I pericoli nascosti del sovradosaggio e come evitarli

La gestione dell'inventario è un compito fondamentale in ogni azienda. Mentre le aziende cercano di tenere traccia delle proprie forniture, devono affrontare due sfide significative: scorte eccessive e scorte insufficienti.

In quest'ultimo caso, le aziende sono spinte a fidelizzare i propri clienti rifornendo gli articoli esauriti: si tratta di un approccio tattico.

Ma se non esiste una strategia definita per raggiungere questo obiettivo, potrebbero finire per acquistare forniture in eccesso che rimangono per lunghi periodi sugli scaffali. Una mossa costosa come questa potrebbe incorrere in perdite impreviste, influenzando la crescita del business.

Questo articolo condivide le cinque principali cause dell'eccesso di scorte e alcune strategie collaudate per prevenire l'eccesso di scorte. E, anche se disponi già di scorte in eccesso, i suggerimenti condivisi in questa guida ti aiuteranno a evitare danni inutili e scadenze del prodotto.

Cos'è l'eccesso di scorte?

Overstocking significa acquistare beni o forniture che superano le esigenze dell'azienda o le richieste del mercato entro un determinato periodo. Succede quando un'azienda ordina in eccesso l'inventario e finisce con lo stock in eccesso.

Quando le aziende ordinano troppi prodotti che non possono vendere, i costi di stoccaggio dell'inventario aumentano. E i prodotti potrebbero probabilmente passare di moda o deprezzarsi man mano che raggiungono le date di scadenza.

Will Stevenson, nel suo libro, ha spiegato le sfide che derivano dall'eccesso di scorte. Secondo lui,

"... l'eccesso di scorte occupa inutilmente spazio e impegna fondi che potrebbero essere più produttivi altrove... il prezzo da pagare per l'eccesso di scorte può essere sbalorditivo quando i costi di mantenimento dell'inventario sono elevati..."

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Quali sono le cause dell'eccesso di scorte?

Il primo passo per prevenire l'eccesso di scorte è conoscere la radice del problema. Sebbene l'eccesso di scorte derivi da diversi fattori, è possibile compilarli sotto queste cinque cause principali.

1. Cattiva gestione dell'inventario

Lo smistamento, lo stoccaggio, l'imballaggio e la gestione complessiva dell'inventario consentono alle aziende di monitorare l'entrata e l'uscita delle forniture. Man mano che le richieste di diverse unità di stoccaggio (SKU) cambiano, a causa della stagionalità o dei cambiamenti nelle tendenze, diventa più difficile trovare un equilibrio tra avere troppo o troppo poco.

A causa di report imprecisi, scarsa comunicazione tra i reparti o pianificazione impropria, le aziende potrebbero non avere informazioni in tempo reale sui costi di inventario. Queste irregolarità possono indurre i rivenditori a ordinare in eccesso le merci oltre i livelli massimi delle scorte, con conseguenti costi di stoccaggio e acquisto eccessivi.

2. Problemi di gestione della catena di approvvigionamento

Incidenti come disastri naturali, guerre o pandemie possono interrompere la catena di approvvigionamento di un'azienda, aumentando così le possibilità di esaurimento scorte o ritardi nella produzione. Quando le aziende percepiscono una potenziale barriera nella catena di approvvigionamento, potrebbero voler evitare ritardi e interruzioni imprevisti acquistando scorte in eccesso.

Sebbene questa possa essere una strategia perfetta per combattere l'esaurimento delle scorte, può portare a un eccesso di scorte e a un rischio maggiore di danni o scadenza del prodotto.

3. Previsione imprecisa della domanda

Puoi prendere decisioni intelligenti sul tuo inventario e sulle offerte di prodotti utilizzando dati qualitativi e quantitativi accurati, indipendentemente dalla posizione, dalla stagionalità o dal tipo di prodotto.

Ma quando sopravvaluti la domanda o interpreti erroneamente il comportamento dei clienti, potresti finire per riempire i tuoi scaffali di scorte in eccesso. E quando la domanda di mercato per una particolare SKU alla fine rallenta, le merci in eccedenza rimarranno nel negozio per periodi prolungati, occupando spazio che potrebbe essere utilizzato per altri prodotti.

4. Paura delle scorte

A causa di una gestione inefficiente della catena di approvvigionamento, bassi costi di produzione o problemi di qualità del prodotto, un'azienda potrebbe esaurire inaspettatamente le scorte. Secondo Netstock, il 43% dei consumatori ha indicato che è più probabile che abbandoni un prodotto dopo aver sperimentato due o più esaurimenti di scorte.

Di conseguenza, molte aziende preferirebbero sovraccaricare i propri scaffali per evitare di esaurire le scorte in caso di calamità naturali o qualsiasi altra sfida.

5. Richieste stagionali

Con il cambio delle stagioni, cambiano anche le richieste. Periodi come Natale, Pasqua, ecc., comportano un aumento delle richieste dei clienti, quindi i proprietari dei negozi sfruttano questi eventi per aumentare le vendite. Tuttavia, poiché le aziende tendono ad accumulare scorte in preparazione per la stagione, una pianificazione impropria potrebbe spingerle a ordinare troppo le scorte.

Quando le finestre di acquisto stagionali si chiudono, le scorte in eccesso rimangono intatte sugli scaffali per periodi prolungati. Ciò potrebbe essere dovuto a una scarsa strategia di marketing, promozione o prezzo.

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Conseguenze dell'eccesso di scorte

Dal deprezzamento delle merci agli spazi di stoccaggio limitati e al denaro vincolato, l'eccesso di scorte può comportare diverse criticità nelle aziende, indipendentemente dalla causa. Ecco alcuni problemi che derivano dall'eccesso di scorte:

1. Aumento dei costi di stoccaggio e movimentazione

Una delle insidie ​​più ovvie dell'eccesso di scorte è l'aumento dei costi di inventario. I costi di inventario si riferiscono a tutte le spese che comportano la gestione dell'inventario, inclusi stoccaggio, ordinazione, trasporto, ecc.

Quando ordini troppe forniture, potresti finire per conservarle in spazi destinati ad altri prodotti. Poiché c'è una bassa domanda di merci in eccesso, le vendite e i fatturati saranno bassi. Inoltre, gli spazi limitati per più stock possono portare a maggiori possibilità di esaurimento scorte per altri SKU molto richiesti.

Più a lungo la merce rimane sugli scaffali, maggiori sono le spese e i costi per conservarla fino alla vendita.

2. Scadenza e obsolescenza del prodotto

In genere, tutti i prodotti sono sensibili al fattore tempo. Mentre alcuni possono durare alcune settimane o mesi, altri potrebbero rimanere fino a pochi decenni.

Quando acquisti un prodotto, ti aspetti di venderlo prima che perda il suo valore. Tuttavia, in caso di eccesso di scorte, hai più scorte di quelle che puoi vendere. E con i cambiamenti nelle tendenze, un prodotto può diventare lentamente obsoleto.

Il valore di un prodotto obsoleto di solito si riduce, soprattutto quando la domanda diminuisce gradualmente. Lo stesso vale per le merci deperibili: si deteriorano quando rimangono più a lungo del previsto.

Questi danni possono portare a perdite impreviste, risorse sprecate e spese aggiuntive per riparazioni e sostituzioni. Ancora di più, potresti essere spinto a vendere questi prodotti al di sotto dei prezzi effettivi per liberare più spazio.

3. Capitale vincolato

Quando accumuli il tuo inventario con nuovi prodotti, devi venderli entro una tempistica definita per recuperare il tuo capitale e ottenere i tuoi profitti. Ma con l'eccesso di scorte, i tuoi fondi sono bloccati in scorte in eccesso.

Con un capitale basso, non è possibile acquistare nuovi prodotti con una domanda più elevata. Ciò aumenta il tasso di esaurimento scorte per altri SKU, con conseguente perdita di vendite.

Le perdite possono moltiplicarsi man mano che sorgono maggiori esigenze per introdurre nuovi prodotti o eseguire altre operazioni commerciali redditizie. In definitiva, c'è un rischio maggiore di perdere opportunità di espansione e ridimensionamento.

4. Ridotta soddisfazione del cliente

Tutte le altre conseguenze dell'eccesso di scorte porteranno infine a una scarsa esperienza del cliente.

Mentre cerchi di evitare l'esaurimento delle scorte acquistando troppe forniture, potresti occupare spazio in eccesso per nuovi prodotti e, infine, esaurire le scorte per altri SKU a vendita rapida. Quando i clienti vengono in negozio e scoprono che la merce non è disponibile, li lascia con un'esperienza negativa.

Ancora di più, i clienti, che acquistano merci in eccesso, si sentiranno frustrati quando vedranno i loro articoli in cattive condizioni. Queste esperienze riducono la fiducia del marchio, costringendo i clienti a cercare soluzioni dai concorrenti.

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Overstocking: quanto è "troppo"?

Non esiste un numero fisso per la giusta quantità di azioni che una società dovrebbe avere, poiché diverse aziende hanno operazioni e processi di vendita diversi. Inoltre, i livelli minimo e massimo delle scorte per diversi SKU all'interno di un'azienda variano poiché le richieste dipendono da diversi fattori.

Tuttavia, una corretta gestione dell'inventario e rapporti accurati possono fornire ai rivenditori informazioni sui prodotti che si vendono bene e su altri che si vendono lentamente. Man mano che le aziende monitorano il loro tasso di rotazione, possono impostare livelli di inventario minimi e massimi per diversi SKU.

In definitiva, una corretta razionalizzazione degli SKU può aiutare i rivenditori a identificare e interrompere i prodotti a basso rendimento.

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Sovraccarico vs Accumulo

Mentre le aziende si preparano per stagioni impegnative o cercano di combattere i problemi di gestione della catena di approvvigionamento, possono immagazzinare grandi quantità di merci per un uso futuro, aumentando così la disponibilità del prodotto quando le richieste aumentano. Questo è accumulare scorte, non eccedere nelle scorte.

Sebbene simili, l'eccesso di scorte e lo stoccaggio vengono utilizzati quando le aziende ordinano troppe forniture. Tuttavia, presentano alcune differenze:

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Prevenzione del sovradosaggio

Conoscere la causa dell'eccesso di scorte è il primo passo verso una corretta gestione dell'inventario. Ma non finisce qui. Esistono altre strategie su misura per aiutarti a implementare migliori pratiche di stock. Ecco alcune misure preventive che riducono il rischio di avere troppe forniture sugli scaffali:

1. Sistemi efficienti di gestione dell'inventario

Uno strumento di gestione dell'inventario possiede funzionalità per tenere traccia dei livelli di inventario, vendite di prodotti, ordini, consegne e altri processi di produzione. Le soluzioni di gestione dell'inventario forniscono una rappresentazione accurata dei livelli delle scorte e mostrano i prodotti disponibili o gli articoli pronti per la vendita.

Con questi dati, determini i tuoi livelli di scorte ottimali anche quando la domanda e le tendenze cambiano. Fornendovi informazioni sui dati in tempo reale, i programmi software vi aiutano a prendere decisioni di acquisto strategiche.

2. Previsione accurata della domanda

Accedendo alle tendenze di marketing e del settore, puoi prevedere con precisione la domanda per un particolare SKU. Questo può aiutarti a identificare i fattori che influenzano il comportamento del cliente in un periodo specifico.

Utilizzando strumenti come Google Trends, Netstock o SAP, puoi identificare con precisione i prodotti che stuzzicano l'interesse dei clienti nel tempo. Con i dati, puoi impostare livelli di inventario ottimali per diversi articoli, indipendentemente dalle stagioni o dai cambiamenti nelle tendenze.

3. Verifiche periodiche dell'inventario

Gli audit di inventario comportano l'utilizzo di specifici indicatori chiave di prestazione (KPI) per abbinare i livelli di scorte correnti e i record di inventario con i dati finanziari. Audit regolari e programmati ti aiutano a identificare i livelli delle scorte di sicurezza, prevedere la domanda e rilevare le differenze inventariali.

Questi KPI includono il rapporto di rotazione dell'inventario, il conteggio dell'inventario, l'inventario medio, il tempo di evasione degli ordini, il tempo di ciclo, il rapporto tra inventario e vendite, ecc.

Un controllo dell'inventario riuscito ti offre una visione completa del tuo inventario, aiutandoti a identificare i prodotti più venduti e quelli che non funzionano. Ciò fornisce informazioni sui prodotti che dovresti rifornire più frequentemente e su altri che dovresti ignorare per evitare l'eccesso di scorte.

4. Gestione efficace della catena di approvvigionamento

Alcune numerose limitazioni e interruzioni derivano dalla gestione della catena di approvvigionamento. Per paura di esaurimenti di scorte, queste interruzioni possono spingere i rivenditori a ordinare in eccesso le scorte in eccesso. Ma con una gestione efficiente della catena di approvvigionamento, le aziende possono elaborare strategie chiare che garantiscano un flusso di inventario continuo anche in caso di sfide impreviste.

Avere la resilienza della catena di approvvigionamento implica l'elaborazione di piani e strategie per migliorare la disponibilità del prodotto e garantire livelli di scorte ottimali.

Alcune di queste strategie includono la disponibilità di più canali di distribuzione per l'inventario, la collaborazione con diversi fornitori e corrieri e l'assunzione di specialisti della logistica esperti.

Inoltre, i rivenditori con più centri di vendita possono riorganizzare i livelli delle scorte in base alla domanda in una particolare località. Questo crea un equilibrio per garantire che un articolo non sia in eccesso in una posizione e in difetto in un'altra.

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Cosa fare con l'inventario in eccesso

Per quanto si possa prevenire l'eccesso di scorte, molte aziende hanno già forniture in eccesso sui loro scaffali senza alcuna idea di cosa farne. Poiché la domanda di questi articoli è bassa e non si vende bene, ci sono altri modi per toglierli dagli scaffali e liberare spazio nell'inventario senza incorrere in perdite esponenziali.

1. Crea offerte speciali e sconti

Puoi stuzzicare l'interesse dei tuoi clienti riducendo i prezzi delle scorte in eccesso poiché la domanda degli articoli è bassa. Con altre offerte speciali come l'acquisto multiplo, BOGO (compra uno, ricevi due gratis), ecc., attiri potenziali acquirenti ad acquistare di più, soprattutto se gli articoli fanno parte di un set.

Poiché lo stock in eccesso può rimanere più a lungo del solito e deprezzarsi, offrire sconti ti aiuterà a venderli più velocemente evitando danni inutili.

2. Spostare le scorte in eccesso in altre posizioni

Questo vale solo per i rivenditori che hanno più centri di vendita. Il monitoraggio dei livelli delle scorte in più sedi e il trasferimento dell'inventario in eccesso assicurerà che un articolo non sia in eccesso in una posizione e in difetto in un'altra.

Tuttavia, se c'è un solo negozio, i rivenditori possono considerare di riorganizzare i prodotti o di ottimizzare la loro vetrina per attirare più acquirenti. Ciò renderà i prodotti nascosti visibili e facilmente accessibili.

3. Offri articoli in eccedenza come regali o donazioni di beneficenza

In linea con la creazione di offerte speciali e sconti, i commercianti possono anche regalare articoli in eccedenza. Anche se questo potrebbe non aumentare direttamente il tuo profitto, può migliorare la soddisfazione del cliente.

Questa strategia funziona bene per articoli a basso costo e i rivenditori possono utilizzarla per aumentare le vendite di un altro prodotto o migliorare le loro campagne di marketing.

Ancora di più, alcune forniture possono servire come donazioni alle organizzazioni locali. Questo dimostra il tuo sostegno alla comunità, aumentando quindi la fiducia del marchio.

4. Richiedi un rimborso o uno scambio

Se hai un ottimo rapporto con il tuo fornitore, puoi gentilmente richiedere un rimborso o un cambio con un articolo diverso. Questo può funzionare solo se la merce è in buone condizioni poiché il fornitore dovrà rivenderla ad altri clienti.

Alcuni fornitori hanno politiche di rimborso, quindi puoi chiedere che il tuo fornitore lo accetti prima di presentare la tua offerta.

5. Impiegare servizi di liquidazione dell'inventario

La liquidazione dell'inventario comporta la vendita all'ingrosso dell'inventario in eccesso a un prezzo ridotto. Ciò si verifica quando le aziende pianificano di chiudere o eliminare le scorte in eccesso.

Le società di liquidazione delle scorte acquistano le scorte in eccesso a prezzi fortemente scontati. E mentre potrebbe esserci una diminuzione del tuo margine di profitto, puoi liberare spazio per altri prodotti che funzioneranno meglio.

Assicurati di confrontare le opzioni e controllare le recensioni per trovare liquidatori affidabili con politiche praticabili.

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Bottomline: ottieni una presa sul tuo inventario

Una delle principali cause dell'eccesso di scorte è la cattiva gestione delle scorte. Ordinare prodotti senza conoscere l'inventario del tuo negozio può portare a scorte eccessive per alcuni prodotti e scorte insufficienti per altri.

Tuttavia, un buon sistema di gestione dell'inventario, insieme a una strategia perfettamente funzionante, ti aiuterà a superare le fluttuazioni dei livelli delle scorte.

L'elaborazione manuale dei dati di inventario può causare imprecisioni, calcoli errati e altri errori. Quindi, hai bisogno di uno strumento di gestione dell'inventario e di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come EngageBay, per aiutarti a tenere traccia delle vendite, registrare i dati dei clienti e comunicare con i tuoi acquirenti per migliorare l'efficienza delle vendite e la soddisfazione del cliente.