الأخطار الخفية للتكدس وكيفية تفاديها

إدارة المخزون هي مهمة حاسمة في كل عمل. بينما تحاول الشركات تتبع إمداداتها ، فإنها تواجه تحديين كبيرين - الإفراط في التخزين ونقص المخزون.

عندما يحدث هذا الأخير ، يتم الضغط على الشركات للاحتفاظ بعملائها من خلال تجديد العناصر غير المتوفرة في المخزون - وهذا نهج تكتيكي.

ولكن إذا لم تكن هناك استراتيجية محددة لتحقيق ذلك ، فقد ينتهي بهم الأمر بشراء إمدادات فائضة تبقى لفترات طويلة على الرفوف. يمكن أن تتكبد مثل هذه الخطوة باهظة الثمن خسائر غير متوقعة ، مما يؤثر على نمو الأعمال.

تشارك هذه المقالة الأسباب الخمسة الرئيسية للتكدس ، وبعض الاستراتيجيات التي أثبتت جدواها لمنع الإفراط في التخزين. وحتى إذا كان لديك مخزون فائض بالفعل ، فإن النصائح التي تمت مشاركتها في هذا الدليل ستساعدك على تجنب الأضرار غير الضرورية وانتهاء صلاحية المنتج.

ما هو الإفراط في التخزين؟

يعني الإفراط في التخزين شراء السلع أو الإمدادات التي تتجاوز احتياجات الشركة أو متطلبات السوق خلال فترة معينة. يحدث ذلك عندما تقوم الشركة بإفراط في طلب المخزون وينتهي بمخزون فائض.

عندما تطلب الشركات الكثير من المنتجات التي لا يمكنها بيعها ، تزداد تكاليف تخزين المخزون. ومن المحتمل أن تخرج المنتجات عن الموضة أو تنخفض قيمتها عند وصولها إلى تواريخ انتهاء صلاحيتها.

أوضح ويل ستيفنسون ، في كتابه ، التحديات التي تأتي مع الإفراط في التخزين. وفقا له،

"... يستهلك الإفراط في التخزين بلا داع مساحة ويقيد الأموال التي قد تكون أكثر إنتاجية في مكان آخر ... يمكن أن يكون سعر الإفراط في التخزين مذهلًا عندما تكون تكاليف الاحتفاظ بالمخزون مرتفعة ..."

اقرأ أيضًا: مقاييس التجارة الإلكترونية أصبحت سهلة: كيفية دفع عجلة النمو

ما هي أسباب الإفراط في التخزين؟

الخطوة الأولى لمنع فائض المخزون هي معرفة جذر المشكلة. على الرغم من أن الإفراط في التخزين ينشأ من عدة عوامل ، إلا أنه يمكنك تجميعها تحت هذه الأسباب الخمسة الرئيسية.

1. سوء إدارة المخزون

يتيح الفرز والتخزين والتعبئة وإدارة المخزون الشاملة للشركات تتبع دخول وخروج الإمدادات. مع تغير الطلب على وحدات حفظ المخزون المختلفة (SKUs) ، إما بسبب الموسمية أو التغيرات في الاتجاهات ، يصبح الأمر أكثر إلحاحًا لتحقيق التوازن بين وجود الكثير أو القليل جدًا.

بسبب التقارير غير الدقيقة ، أو ضعف التواصل بين الإدارات ، أو التخطيط غير السليم ، قد تفتقر الشركات إلى رؤى في الوقت الفعلي حول تكاليف مخزونها. يمكن أن تتسبب هذه المخالفات في قيام تجار التجزئة بطلب البضائع الزائدة عن الحد الأقصى لمستويات المخزون ، مما يؤدي إلى زيادة تكاليف التخزين والشراء.

2. مشاكل إدارة سلسلة التوريد

يمكن أن تؤدي حوادث مثل الكوارث الطبيعية أو الحروب أو الأوبئة إلى تعطيل سلسلة التوريد للشركة ، وبالتالي زيادة فرص نفاد المخزون أو تأخير الإنتاج. عندما تشعر الشركات بوجود عائق محتمل في سلسلة التوريد ، فقد ترغب في تجنب التأخيرات والاضطرابات غير المتوقعة عن طريق شراء مخزون فائض.

في حين أن هذه قد تكون استراتيجية مثالية لمكافحة نفاد المخزون ، إلا أنها قد تؤدي إلى زيادة المخزون وزيادة مخاطر التلف أو انتهاء صلاحية المنتج.

3. عدم دقة التنبؤ بالطلب

يمكنك اتخاذ قرارات ذكية بشأن مخزونك وعروض منتجاتك باستخدام بيانات نوعية وكمية دقيقة ، بغض النظر عن الموقع أو الموسمية أو نوع المنتج.

ولكن عندما تبالغ في تقدير الطلب أو تسيء تفسير سلوك العملاء ، فقد ينتهي بك الأمر إلى تخزين أرففك بإمدادات زائدة. وعندما يتباطأ طلب السوق على SKU معين في النهاية ، فإن البضائع الفائضة ستبقى في المتجر لفترات طويلة ، وتشغل مساحة يمكن استخدامها لمنتجات أخرى.

4. الخوف من نفاد المخزون

بسبب إدارة سلسلة التوريد غير الفعالة أو انخفاض تكاليف الإنتاج أو مشاكل جودة المنتج ، قد ينفد مخزون الشركة بشكل غير متوقع. وفقًا لـ Netstock ، أشار 43 ٪ من المستهلكين إلى أنهم أكثر عرضة للتخلي عن منتج بعد تجربة مخزونين أو أكثر.

نتيجة لذلك ، تفضل العديد من الشركات زيادة مخزون أرففها لتجنب نفاد الإمدادات في حالة حدوث كارثة طبيعية أو أي تحدٍ آخر.

5. المطالب الموسمية

مع تغير الفصول ، تتغير الطلبات أيضًا. تأتي فترات مثل عيد الميلاد وعيد الفصح وما إلى ذلك مع زيادة في طلبات العملاء ، لذلك يستفيد أصحاب المتاجر من هذه الأحداث لزيادة المبيعات. ولكن نظرًا لأن الشركات تميل إلى تجميع المخزون استعدادًا للموسم ، فقد يدفعها التخطيط غير السليم إلى الإفراط في طلب المخزون.

عندما تغلق نوافذ الشراء الموسمية ، تبقى الإمدادات الزائدة على الرفوف كما هي لفترات طويلة. قد يكون هذا بسبب ضعف التسويق أو الترويج أو استراتيجية التسعير.

اقرأ أيضًا: التنبؤ بالمبيعات: دليل شامل لأصحاب الأعمال الصغيرة

عواقب الإفراط في التخزين

من انخفاض قيمة البضائع إلى مساحات التخزين المحدودة والنقود المقيدة ، يمكن أن يؤدي التخزين الزائد إلى العديد من المشكلات الحرجة في الأعمال ، بغض النظر عن السبب. فيما يلي بعض المشكلات التي تأتي مع زيادة المخزون:

1. زيادة تكاليف التخزين والمناولة

واحدة من أكثر المآزق الواضحة للتكدس هو ارتفاع تكاليف المخزون. تشير تكاليف المخزون إلى جميع النفقات التي تنطوي على إدارة المخزون ، بما في ذلك التخزين والطلب والنقل وما إلى ذلك.

عندما تطلب الكثير من المستلزمات ، قد ينتهي بك الأمر بتخزينها في مساحات مخصصة لمنتجات أخرى. نظرًا لوجود طلب منخفض على السلع المكتظة ، ستكون المبيعات والإيرادات منخفضة. علاوة على ذلك ، قد تؤدي المساحات المحدودة لمزيد من المخزون إلى زيادة فرص نفاد المخزون لوحدات SKU الأخرى في ارتفاع الطلب.

كلما طالت مدة بقاء البضائع على الرفوف ، زادت نفقات وتكاليف حفظها حتى بيعها.

2. انتهاء صلاحية المنتج وتقادمه

عادةً ما تكون جميع المنتجات حساسة للوقت. في حين أن البعض قد يستمر لبضعة أسابيع أو أشهر ، يمكن للبعض الآخر البقاء حتى بضعة عقود.

عندما تشتري أي منتج ، فإنك تتوقع بيعه قبل أن يفقد قيمته. ومع ذلك ، في حالة الإفراط في التخزين ، لديك مخزون أكثر مما يمكنك بيعه. ومع التغييرات في الاتجاهات ، قد يصبح المنتج قديمًا ببطء.

عادة ما يتم تقليل قيمة المنتج القديم ، خاصةً عندما ينخفض ​​الطلب تدريجياً. هذا هو نفسه بالنسبة للسلع القابلة للتلف - فهي تتدهور عندما تبقى لفترة أطول من المتوقع.

قد تؤدي هذه الأضرار إلى خسائر غير متوقعة وموارد مهدرة ونفقات إضافية للإصلاحات والاستبدال. أكثر من ذلك ، قد تتعرض لضغوط لبيع هذه المنتجات بأقل من الأسعار الفعلية لتوفير مساحة أكبر.

3. رأس المال الأسير

عندما تقوم بتجميع مخزونك بمنتجات جديدة ، عليك بيعها في غضون جدول زمني محدد لاستعادة رأس المال الخاص بك وجني أرباحك. ولكن مع الإفراط في التخزين ، يتم تقييد أموالك في المخزون الزائد.

مع انخفاض رأس المال ، لا يمكنك شراء منتجات جديدة ذات طلب أعلى. يؤدي هذا إلى رفع معدل المخزون الخاص بك لوحدات SKU الأخرى ، مما يؤدي في النهاية إلى خسارة المبيعات.

قد تتضاعف الخسائر مع ظهور المزيد من الاحتياجات لتقديم منتجات جديدة أو تشغيل عمليات تجارية مربحة أخرى. في النهاية ، هناك خطر أكبر بفقدان فرص التوسع والتوسع.

4. انخفاض رضا العملاء

ستؤدي جميع النتائج الأخرى للتخزين الزائد في النهاية إلى تجربة سيئة للعميل.

أثناء محاولتك تجنب نفاد المخزون عن طريق شراء عدد كبير جدًا من المستلزمات ، قد تأخذ مساحة زائدة للمنتجات الجديدة ، وفي النهاية ، نفد المخزون بالنسبة لوحدات SKU الأخرى سريعة البيع. عندما يأتي العملاء إلى المتجر ويكتشفون أن السلع غير متوفرة ، فإن ذلك يترك لهم تجربة سيئة.

أكثر من ذلك ، سيصاب العملاء ، الذين يشترون البضائع الزائدة عن الحاجة ، بالإحباط عندما يرون سلعهم في حالة سيئة. تقلل هذه التجارب من ثقة العلامة التجارية ، مما يجبر العملاء على البحث عن حلول من المنافسين.

اقرأ أيضًا: تحليل المبيعات: تعلم كيفية التكبير وإتقان خط الأنابيب

الإفراط في التخزين: ما مقدار "الإفراط في التخزين"؟

لا يوجد رقم ثابت للكمية المناسبة من الأسهم التي يجب أن تمتلكها الشركة ، حيث أن الشركات المختلفة لديها عمليات وعمليات مبيعات مختلفة. علاوة على ذلك ، يختلف الحد الأدنى والحد الأقصى لمستويات المخزون لوحدات SKU المميزة داخل الشركة نظرًا لأن الطلبات تعتمد على عدة عوامل.

ومع ذلك ، فإن الإدارة السليمة للمخزون والتقارير الدقيقة يمكن أن تمنح تجار التجزئة رؤى ثاقبة حول المنتجات التي تبيع بشكل جيد وغيرها من المنتجات التي تبيع ببطء. نظرًا لأن الشركات تراقب معدل دورانها ، يمكنها تعيين الحد الأدنى والحد الأقصى لمستويات المخزون لوحدات SKU المختلفة.

في النهاية ، يمكن أن يساعد ترشيد SKU المناسب تجار التجزئة على تحديد المنتجات منخفضة الأداء ووقفها.

إقرأ أيضاً: ما هو تخطيط المبيعات؟ نصائح وقوالب قابلة للتنزيل للمبتدئين

الإفراط في التخزين مقابل التخزين

نظرًا لأن الشركات تستعد للمواسم الصعبة أو تحاول مكافحة مشكلات إدارة سلسلة التوريد ، فقد تقوم بتخزين كميات كبيرة من السلع للاستخدام المستقبلي ، وبالتالي زيادة توفر المنتج عندما تتصاعد الطلبات. هذا هو تكديس وليس تكدس.

على الرغم من التشابه ، يتم استخدام التخزين الزائد والتخزين عندما تطلب الشركات الكثير من الإمدادات. ومع ذلك ، لديهم بعض الاختلافات:

اقرأ أيضًا: تسويق التجارة الإلكترونية: 8 مجالات للتركيز عليها لزيادة المبيعات

منع الإفراط في التخزين

إن معرفة سبب الإفراط في التخزين هو الخطوة الأولى نحو الإدارة السليمة للمخزون. لكن الأمر لا ينتهي عند هذا الحد. هناك استراتيجيات أخرى مصممة لمساعدتك على تنفيذ ممارسات أفضل للمخزون. فيما يلي بعض التدابير الوقائية التي تقلل من خطر وجود الكثير من المستلزمات على أرففك:

1. كفاءة أنظمة إدارة المخزون

تمتلك أداة إدارة المخزون إمكانات لتتبع مستويات المخزون ومبيعات المنتجات والأوامر والتسليمات وعمليات الإنتاج الأخرى. توفر حلول إدارة المخزون تمثيلًا دقيقًا لمستويات المخزون وإظهار المنتجات أو العناصر المتاحة الجاهزة للبيع.

باستخدام هذه البيانات ، يمكنك تحديد مستويات المخزون المثلى لديك حتى مع تغير الطلبات والاتجاهات. من خلال إعطائك نظرة ثاقبة على البيانات في الوقت الفعلي ، تساعدك البرامج على اتخاذ قرارات شراء إستراتيجية.

2. دقة التنبؤ بالطلب

من خلال الوصول إلى اتجاهات التسويق والصناعة ، يمكنك التنبؤ بدقة بالطلب على SKU معين. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد العوامل التي تؤثر على سلوك العميل خلال فترة محددة.

باستخدام أدوات مثل Google Trends أو Netstock أو SAP ، يمكنك تحديد المنتجات التي تثير اهتمام العملاء بدقة بمرور الوقت. باستخدام البيانات ، يمكنك تعيين مستويات المخزون المثلى للعديد من العناصر ، بغض النظر عن المواسم أو التغييرات في الاتجاهات.

3. عمليات تدقيق المخزون المنتظم

تتضمن عمليات تدقيق المخزون استخدام مؤشرات أداء رئيسية محددة (KPIs) لمطابقة مستويات المخزون الحالية وسجلات المخزون مع بياناتك المالية. تساعدك عمليات التدقيق المنتظمة والمجدولة على تحديد مستويات مخزون السلامة وتوقع الطلب واكتشاف الانكماش.

تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية هذه نسبة دوران المخزون ، وعدد المخزون ، ومتوسط ​​المخزون ، ووقت تنفيذ الطلب ، ووقت الدورة ، ونسبة المخزون إلى المبيعات ، إلخ.

يمنحك تدقيق المخزون الناجح رؤية كاملة لمخزونك ، مما يساعدك على تحديد المنتجات الأكثر مبيعًا والفاشلة. يعطي هذا نظرة ثاقبة للمنتجات التي يجب عليك إعادة تخزينها بشكل متكرر وغيرها من المنتجات التي يجب عليك تجاهلها لتجنب الإفراط في التخزين.

4. إدارة سلسلة التوريد الفعالة

تأتي بعض القيود والاضطرابات العديدة مع إدارة سلسلة التوريد. خوفًا من نفاد المخزون ، يمكن أن تؤدي هذه الاضطرابات إلى الضغط على تجار التجزئة للإفراط في طلب الإمدادات الزائدة. ولكن مع الإدارة الفعالة لسلسلة التوريد ، يمكن للشركات صياغة استراتيجيات واضحة تضمن التدفق المستمر للمخزون حتى مع وجود تحديات غير متوقعة.

يتضمن امتلاك مرونة سلسلة التوريد وضع خطط واستراتيجيات لتعزيز توافر المنتج وضمان مستويات المخزون المثلى.

تتضمن بعض هذه الاستراتيجيات وجود قنوات توزيع متعددة للمخزون ، والتعاون مع العديد من الموردين والناقلين ، وتوظيف متخصصين ذوي خبرة في اللوجستيات.

أيضًا ، يمكن لتجار التجزئة الذين لديهم مراكز مبيعات متعددة إعادة ترتيب مستويات المخزون بناءً على الطلب في موقع معين. يؤدي هذا إلى إنشاء توازن لضمان عدم زيادة مخزون العنصر في مكان ما وعدم تخزينه في مكان آخر.

اقرأ أيضًا: مسارات مبيعات التجارة الإلكترونية 101: دليل المبتدئين

ما يجب القيام به مع المخزون الزائد

بقدر ما يمكن منع الإفراط في التخزين ، فإن العديد من الشركات لديها بالفعل إمدادات فائضة على أرففها دون أي فكرة عما يجب فعله بها. نظرًا لأن الطلب على هذه العناصر منخفض ولا يتم بيعه جيدًا ، فهناك طرق أخرى لإزالتها من الرفوف وتحرير مساحة المخزون الخاصة بك دون تكبد خسائر أسية.

1. إنشاء عروض وخصومات خاصة

يمكنك إثارة اهتمام عملائك عن طريق خفض أسعار المخزون الزائد لأن الطلب على العناصر منخفض. مع العروض الخاصة الأخرى مثل الشراء المتعدد ، BOGO (اشترِ واحدًا ، واحصل على واحد مجانًا) ، وما إلى ذلك ، فإنك تجذب المشترين المحتملين لشراء المزيد ، خاصةً إذا كانت العناصر جزءًا من مجموعة.

نظرًا لأن المخزون الفائض قد يظل أطول من المعتاد وينخفض ​​، فإن تقديم الخصومات سيساعدك على بيعها بشكل أسرع مع منع الأضرار غير الضرورية.

2. نقل المخزون الزائد إلى مواقع أخرى

هذا ينطبق فقط على تجار التجزئة الذين لديهم عدة مراكز بيع. ستضمن مراقبة مستويات المخزون عبر عدة مواقع ونقل فائض المخزون عدم زيادة مخزون العنصر في موقع ما وعدم وجود مخزون كافٍ في مكان آخر.

ومع ذلك ، إذا كان هناك متجر واحد فقط ، فيمكن لتجار التجزئة التفكير في إعادة ترتيب المنتجات أو تحسين واجهة محلهم لجذب المزيد من المشترين. سيؤدي ذلك إلى جعل المنتجات المخفية مرئية ويمكن الوصول إليها بسهولة.

3. تقديم الأشياء الفائضة كهدايا أو تبرعات خيرية

تماشياً مع إنشاء عروض وخصومات خاصة ، يمكن للتجار أيضًا تقديم العناصر الفائضة كهدايا. في حين أن هذا قد لا يؤدي إلى زيادة أرباحك بشكل مباشر ، إلا أنه يمكن أن يحسن رضا العملاء.

تعمل هذه الإستراتيجية بشكل جيد مع العناصر منخفضة التكلفة ، ويمكن لتجار التجزئة استخدامها لزيادة مبيعات منتج آخر أو تحسين حملاتهم التسويقية.

أكثر من ذلك ، يمكن أن تكون بعض الإمدادات بمثابة تبرعات للمنظمات المحلية. هذا يدل على دعمك للمجتمع ، وبالتالي تعزيز ثقة العلامة التجارية.

4. طلب ​​استرداد أو تبادل

إذا كانت لديك علاقة رائعة مع المورد الخاص بك ، يمكنك التفضل بطلب استرداد أو استبدال عنصر مختلف. يمكن أن يعمل هذا فقط إذا كانت البضائع في حالة جيدة حيث سيتعين على المورد إعادة بيعها إلى عملاء آخرين.

بعض الموردين لديهم سياسات استرداد ، لذلك يمكنك أن تطلب التأكد من قبول المورد الخاص بك قبل تقديم عرضك.

5. توظيف خدمات تصفية المخزون

تتضمن تصفية المخزون بيع المخزون الزائد بكميات كبيرة بسعر مخفض. يحدث هذا عندما تخطط الشركات لإغلاق أو إزالة المخزون الفائض.

تقوم شركات تصفية المخزون بشراء المخزون الفائض بأسعار مخفضة للغاية. وبينما قد يكون هناك انخفاض في هامش ربحك ، يمكنك توفير مساحة للمنتجات الأخرى التي ستؤدي بشكل أفضل.

تأكد من مقارنة الخيارات والتحقق من المراجعات للعثور على المصفين الموثوق بهم بسياسات عملية.

اقرأ أيضًا: البيع بالتجزئة متعدد القنوات: كل ما تحتاج إلى معرفته

الخلاصة: احصل على السيطرة على المخزون الخاص بك

أحد الأسباب الرئيسية للتكدس هو ضعف إدارة المخزون. يمكن أن يؤدي طلب المنتجات دون فهم مخزون متجرك إلى زيادة المخزون لبعض المنتجات وتقليل المخزون بالنسبة للآخرين.

ومع ذلك ، فإن نظام إدارة المخزون الجيد ، جنبًا إلى جنب مع إستراتيجية تعمل بكامل طاقتها ، سيساعدك على التغلب على التقلبات في مستويات المخزون.

قد تؤدي معالجة بيانات المخزون يدويًا إلى عدم الدقة وسوء التقدير وأخطاء أخرى. لذلك ، فأنت بحاجة إلى أداة لإدارة المخزون ونظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مثل EngageBay ، لمساعدتك في تتبع المبيعات وتسجيل بيانات العملاء والتواصل مع المشترين لتحسين كفاءة المبيعات ورضا العملاء.