Cara Menghindari Filter Spam Untuk Keterkiriman Email yang Lebih Baik

Kampanye pemasaran email yang efektif akan berkembang seiring dengan keberhasilan email Anda. Dan betapapun optimalnya konten Anda, tidak ada pengaruhnya jika tetap berada di folder spam. Anda mungkin memiliki strategi yang sukses untuk menghindari email terpental dan meningkatkan tingkat pengiriman, tetapi ketika filter spam mencegah pesan Anda masuk ke kotak masuk, hal ini dapat mengganggu kemampuan pengiriman email Anda.

Sambil meningkatkan email Anda untuk interaksi yang lebih baik, penting untuk memastikan email tersebut melewati filter spam ke penerima Anda.

Dalam posting blog panduan ini, Anda akan belajar:

• Apa itu filter spam dan cara kerjanya
• Bagaimana filter spam dapat memengaruhi kemampuan pengiriman email Anda
• Bagaimana menghindari filter spam

Apa itu Filter Spam?

Filter spam adalah program yang mendeteksi email spam dan mencegahnya masuk ke kotak masuk pengguna. Email spam adalah email yang tidak diinginkan dan tidak diminta, biasanya berisi konten berbahaya yang dapat merugikan penerimanya. Jadi, penyedia email seperti Gmail, Yahoo, dan Outlook menggunakan filter untuk menandai email yang tidak pantas ini guna melindungi penggunanya dari kotak masuk yang berantakan atau konten berbahaya.

Sebelum email masuk ke kotak masuk pelanggan Anda, penyedia email menganalisisnya, memeriksa atribut tertentu, dan menempatkannya di folder yang sesuai – email yang baik masuk ke kotak masuk sementara email yang buruk masuk ke folder spam atau sampah.

Dampak Filter Spam pada Keterkiriman Email

Ketika filter spam menandai sebagian besar pesan Anda sebagai spam, hal ini dapat mengganggu kemampuan pengiriman email Anda, karena email penting Anda mungkin tidak selalu sampai ke kotak masuk utama.

Menurut Statista, 49% dari seluruh email di seluruh dunia teridentifikasi sebagai spam pada tahun 2022 – jumlah tersebut hampir setengah dari seluruh email yang terkirim. Gmail juga melaporkan, pada tahun 2019, memblokir lebih dari 100 juta email spam per hari. Hal ini menunjukkan tindakan ketat yang diambil penyedia email untuk melindungi penggunanya dari konten web berbahaya.

Namun meskipun filter spam ini mencoba mencegah email yang tidak diminta sampai ke pengguna, filter tersebut tidak selalu akurat, dan terkadang, email yang berguna juga disaring ke folder sampah.

Pengujian yang dilakukan oleh Email Tool Tester menemukan rata-rata tingkat keterkiriman email di berbagai platform pemasaran email adalah 81%. Ini berarti dari setiap sepuluh email, sekitar dua akan hilang atau masuk ke folder spam.

Filter spam menggunakan beberapa teknik untuk mendeteksi karakteristik email tertentu dan menentukan apakah email harus masuk ke folder spam, tab promosi, sosial, atau kotak masuk utama. Jadi, meskipun email Anda dioptimalkan dan terkirim dengan baik, pengguna mungkin tidak akan pernah membuka atau melihatnya jika disaring ke folder spam.

Apa Perbedaan Antara Pengiriman Email dan Keterkiriman Email?

Pengiriman email mengacu pada apakah penerima menerima email Anda atau tidak, terlepas dari folder yang mereka masukkan. Sebuah email dikatakan terkirim ketika server email penerima menerima email yang masuk. Ini terjadi ketika email tidak diblokir oleh hard atau soft bouncing.

Di sisi lain, kemampuan pengiriman email mengacu pada kapan email yang terkirim sampai ke kotak masuk penerima Anda.

Filter spam mungkin tidak menghentikan penyedia email mengirimkan pesan Anda, namun dapat menghalangi email tersebut masuk ke kotak masuk penerima. Dan bila ini terjadi, hal ini dapat memengaruhi rasio pembukaan, klik-tayang, dan konversi Anda.

Meskipun penting untuk membuat email yang menarik, penting juga untuk mengikuti praktik terbaik untuk menghindari filter spam dan meningkatkan kemampuan pengiriman Anda untuk memastikan kampanye pemasaran email berhasil.

Baca juga: Keterkiriman Email: 7 Tips Mendapatkan Lebih Banyak Klik, Penjualan & Pendaftaran

Bagaimana Cara Kerja Filter Spam?

Pada awalnya, penyedia email menggunakan teknik dasar untuk menentukan apakah sebuah email adalah spam atau bukan. Filter spam menangkap beberapa kata kunci atau frasa yang digunakan spammer. Dan setiap kali mereka mendeteksi email masuk yang berisi kata-kata tersebut, mereka memindahkannya ke folder spam.

Teknik ini, meskipun efektif, mempunyai beberapa kelemahan:

• Email sebenarnya dari email terkemuka dikirim ke folder spam
• Kebanyakan pelaku spam dapat dengan mudah menipu sistem dengan mengubah pesan mereka
• Pemeliharaannya membosankan karena kata kunci dan frasa harus diperbarui secara manual

Selama bertahun-tahun, penyedia email telah berevolusi, dan filter spam kini menggunakan teknik yang lebih canggih untuk mendeteksi email spam. Meskipun masih memiliki beberapa kekurangan, namun lebih efektif dalam membatasi email yang tidak diinginkan.

Ada beberapa jenis filter spam, dan semuanya memiliki fungsi unik. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Filter header: Filter ini menganalisis header email untuk mendeteksi pola mencurigakan di kolom subjek dan alamat “Dari:” dan “Ke:”. Mereka memeriksa alamat samar, salah ejaan, dan ciri-ciri spam lainnya di header email.
2. Filter konten: Seperti filter header, filter konten menganalisis konten email Anda untuk menemukan kata-kata yang berisi spam atau elemen dan atribut email yang mencurigakan.
3. Filter daftar blokir: Filter ini menggunakan alamat IP atau nama domain untuk menentukan apakah email Anda berisi spam atau tidak. Mereka menganalisis IP Anda dan mencegah email dari alamat atau nama domain yang masuk daftar blokir masuk ke kotak masuk pelanggan.
4. Filter berbasis aturan: Meskipun semua filter spam bekerja berdasarkan instruksi yang telah ditentukan sebelumnya, filter berbasis aturan lebih disesuaikan dan ditargetkan. Ini menggunakan aturan khusus yang ditetapkan oleh pengguna untuk mencegah email yang tidak diinginkan mengacaukan kotak masuk mereka.
5. Filter Bayesian: Filter Bayesian lebih canggih karena menggunakan rumus yang diautentikasi untuk menentukan validitas n email. Ini adalah sistem adaptif yang menggunakan konten email untuk menghitung kemungkinan pesan diklasifikasikan sebagai spam.

Baca juga: Email Bounce Back: Apa Itu Dan Bagaimana Cara Memperbaikinya

Apa yang Dicari Filter Spam?

Semua filter spam, meskipun berbeda, bekerja berdasarkan prinsip yang sama. Mereka menggunakan karakteristik khusus untuk menentukan apakah suatu email cocok untuk kotak masuk penerima.

Berikut adalah beberapa kriteria yang mereka perhatikan:

1. Konten berisi spam

Filter spam menganalisis konten Anda untuk mencari kata, frasa, gambar, atau pola pemicu tertentu yang digunakan pelaku spam dalam email mereka. Pola-pola ini berkisar dari templat email yang dirancang dengan buruk hingga penggunaan teks dengan huruf kapital semua, tanda baca berlebihan, terlalu banyak tautan, karakter aneh, font, dll.

Kebanyakan pengirim spam mencoba memikat penerimanya untuk melakukan tindakan tertentu, sehingga mereka menggunakan beberapa istilah dalam emailnya untuk mendapatkan tanggapan. Ketika filter spam mendeteksi istilah-istilah ini, mereka segera memindahkannya ke folder spam. Beberapa kata pemicu untuk beberapa industri antara lain sebagai berikut:

Pada contoh di bawah, email phishing yang dimaksudkan untuk menipu mahasiswa di Universitas Mount Saint Vincent dijelaskan dengan popout. Umumnya, filter spam tidak akan menandai email Anda sebagai spam saat Anda menggunakan kata-kata seperti “Verifikasi”, “Terjangkau”, atau “Penawaran gratis”. Jadi, Anda dapat menambahkan beberapa kata ini di konten email Anda, karena filter spam menilai email Anda secara kontekstual.

Namun, istilah ini dapat memicu filter spam bila digunakan secara berlebihan atau dengan frasa pemicu lainnya. Terlebih lagi, kode rusak dan email terpental meningkatkan kemungkinan terkirimnya email Anda ke folder sampah.

2. Alamat IP atau reputasi domain

Bahkan dengan konten yang dioptimalkan dengan baik, filter spam mungkin masih menandai email Anda sebagai spam jika mereka melihat alamat IP Anda memiliki reputasi yang buruk. Reputasi pengirim email – reputasi domain dan IP – adalah ukuran yang digunakan penyedia layanan internet (ISP) untuk menentukan keabsahan pengirim.

Biasanya, ISP membuang email dari alamat IP dengan reputasi buruk. Dan bahkan ketika email-email ini terkirim, filter spam mencegahnya masuk ke kotak masuk utama pengguna.

Email dari pelaku spam biasanya dihosting di domain dengan reputasi buruk, sehingga filter spam menggunakan alamat IP untuk mengevaluasi keamanan email. Ada beberapa kriteria yang digunakan ISP untuk memastikan reputasi pengirim. Mereka termasuk yang berikut:

• Rasio pentalan
• Mengirim frekuensi
• Keluhan spam
• Usia dan riwayat IP/domain
• Performa waktu nyata
• Lokasi hosting

Ketika reputasi Anda menurun, skor spam Anda meningkat – hal ini dapat memengaruhi kemampuan pengiriman email Anda.

3. Keterlibatan

Selain konten email dan reputasi pengirim, filter spam mengamati bagaimana pelanggan Anda berinteraksi dengan email Anda. Saat pelanggan menerima email spam, mereka akan menghapus atau memindahkannya ke folder sampah.

Keluhan spam dari satu pengguna mungkin tidak ada bedanya tetapi ketika persentase lebih besar dari pelanggan Anda menandai email Anda sebagai spam, mereka mengirimkan sinyal ke penyedia email. Dan jika hal ini terjadi seiring berjalannya waktu, reputasi Anda akan menurun, dan filter spam akan mulai menandai email Anda sebagai spam.

Alternatifnya, ketika pengguna memindahkan email dari folder spam ke kotak masuk mereka, mereka mengirimkan sinyal positif ke penyedia email, sehingga meningkatkan reputasi pengirim Anda.

Filter spam metrik keterlibatan lainnya yang diperhatikan adalah balasan email dan tarif terbuka. Tarif terbuka yang rendah mengirimkan sinyal buruk ke penyedia email. Dan menurut Chad S. White, Kepala Riset di Oracle Marketing Consulting,

”… Keterbukaan sangat penting untuk menjaga kesehatan daftar yang baik dan kemampuan pengiriman yang baik mengingat bobot luar biasa yang diberikan oleh penyedia kotak surat dalam algoritme pemfilteran spam mereka.”

Bagaimana Cara Menghindari Filter Spam?

Tidak ada pendekatan universal untuk menghindari filter spam dan tidak ada teknik yang sempurna. Namun, beberapa praktik terbaik akan membantu Anda mengurangi kemungkinan menemukan email Anda di folder sampah.

1. Otentikasi email Anda

Beberapa penjahat dunia maya menipu orang agar memberikan detail mereka dengan menggunakan alamat palsu untuk mengirim email. Saat spoofer menggunakan identitas Anda untuk melakukan aktivitas yang mencurigakan atau berbahaya, hal itu dapat merusak reputasi Anda.

Penyedia email mengambil tindakan tegas untuk melindungi penggunanya dengan hanya mengirimkan email dari pengirim resmi. Jadi, saat Anda mengautentikasi email, Anda memverifikasi keabsahan informasi apa pun dari Anda.

Validasi email meningkatkan reputasi Anda dan membantu Anda melewati filter spam dengan mendeteksi dan mencegah spoofing. Ada tiga metode autentikasi email utama:

• Kerangka Kebijakan Pengirim (SPF)
• DomainKeys Identified Mail (DKIM)
• Pelaporan dan Kepatuhan Otentikasi Berbasis Domain (DMARC)

2. Optimalkan konten email Anda

Penyedia email menganalisis email Anda untuk menemukan pola mencurigakan yang dapat menghalangi pesan masuk ke kotak masuk penerima. Jadi, penting untuk membuat konten berkualitas dan relevan yang menarik bagi audiens Anda.

Berikut adalah tips bermanfaat yang dapat meningkatkan konten Anda dan mencegah filter spam masuk ke email Anda:

• Hindari penggunaan kata atau frasa pemicu yang berlebihan
• Jangan gunakan terlalu banyak tanda seru atau karakter khusus
• Hindari baris subjek berisi spam
• Batasi penggunaan semua huruf besar
• Hindari menggunakan terlalu banyak gambar
• Gunakan pemeriksa ejaan untuk mengoreksi kesalahan tata bahasa dan ejaan
• Hindari penggunaan font atau warna yang sulit dibaca
• Pastikan Anda menulis email Anda dalam teks biasa
• Hindari menggunakan formulir tersemat, kode rusak, video, flash, atau JavaScript di email Anda
• Gunakan segmentasi cerdas untuk mengirimkan konten yang relevan ke penerima yang tepat
• Jangan sertakan lampiran, tetapi sisipkan tautan ke lokasi file
• Hindari menambahkan terlalu banyak tautan

Baca juga: 7 Pelacak Email Gratis yang Anda Tidak Tahu Ada

3. Patuhi undang-undang anti-spam

Undang-undang anti-spam melindungi pengguna online dari menerima email yang tidak diminta, tidak diinginkan, atau berbahaya. Meskipun undang-undang ini memiliki satu tujuan, kebijakannya berbeda bergantung pada negara atau wilayah tempat Anda beroperasi.

Tiga undang-undang anti-spam global utama termasuk GDPR, CASL, dan CAN-SPAM Act. Undang-undang ini memberikan panduan untuk pemasaran email untuk melindungi data penerima Anda dan melindungi privasi mereka. Beberapa persyaratannya antara lain:

• Jangan gunakan baris subjek yang menipu
• Sertakan alamat fisik yang valid yang menunjukkan lokasi Anda
• Identifikasi dengan jelas bahwa pesan Anda adalah iklan (jika ya)
• Hindari penggunaan informasi tajuk yang salah atau menyesatkan
• Sertakan tautan berhenti berlangganan yang jelas untuk membantu pengguna memilih keluar dari email Anda dengan mudah
• Hormati semua permintaan penyisihan dengan segera

4. Dapatkan alamat IP khusus

Alamat IP bersama digunakan oleh beberapa situs web dalam satu server. Meskipun opsi ini cocok untuk pengirim baru atau beranggaran rendah, Anda berisiko kehilangan identitas merek karena reputasi Anda "bersama".

Praktik email yang buruk dari pengirim lain dapat merusak reputasi alamat IP, dan ketika filter spam mendeteksi hal ini, mereka dapat menandai semua email yang berasal dari alamat yang sama sebagai spam.

IP khusus, meskipun mahal dan rumit, lebih bermanfaat. Ini secara eksklusif ditugaskan ke perangkat tertentu, sehingga memberi Anda lebih banyak kontrol server dan opsi penyesuaian. Dengan ini, pengirim lain tidak dapat memengaruhi reputasi Anda dan Anda memiliki peluang lebih tinggi untuk mengirimkan email Anda ke kotak masuk penerima.

“ Penting juga untuk meminta alamat IP khusus dari ESP untuk instans Anda. Hal ini dapat mengurangi risiko “kontaminasi silang” saat klien lain dari ESP yang sama menyalahgunakan layanan menggunakan IP yang sama dengan Anda.”

~ Gladys N. Doerig, Manajer Pemasaran Digital Sr, Desjardins

5. Bersihkan daftar email Anda

Daftar email Anda terdiri dari alamat email yang valid dan tidak valid serta pengguna aktif dan tidak aktif. Seiring bertambahnya basis pelanggan Anda, kemungkinan banyak pengguna akan kehilangan minat pada email Anda. Terlebih lagi, daftar Anda mungkin diisi dengan robot spam yang menghasilkan email atau alamat duplikat dengan nama domain yang aneh.

Kegagalan untuk memangkas daftar Anda secara teratur meningkatkan pantulan email Anda karena lebih banyak alamat yang tidak valid akan mencegah email Anda terkirim. Selain itu, Anda mungkin menerima lebih banyak keluhan spam saat mempertahankan alamat pelanggan yang tidak lagi tertarik dengan merek Anda.

Seiring waktu, filter spam memilih sinyal ini dan menganggap email Anda tidak relevan. Akhirnya, mereka akan menandai email Anda sebagai spam. Namun, daftar email yang bersih berisi lebih banyak pelanggan aktif yang berinteraksi dan terlibat dengan merek Anda. Ini memberikan sinyal yang bagus, sehingga meningkatkan reputasi pengirim dan keterkiriman email Anda.

Berikut adalah beberapa pedoman untuk mempertahankan daftar email yang bersih:

• Berikan persetujuan ganda pada formulir pendaftaran Anda
• Minta pelanggan untuk memindahkan email ke kotak masuk utama
• Hapus pelanggan yang tidak aktif
• Jangan membeli daftar email
• Hapus email yang tidak valid atau kedaluwarsa dari daftar Anda
• Pastikan segmentasi email yang tepat
• Sertakan tautan berhenti berlangganan di email Anda

6. Uji email Anda

Pengujian spam melibatkan penggunaan alat untuk menentukan kemungkinan email Anda ditandai sebagai spam. Alat ini bekerja dengan mensimulasikan filter spam dan menganalisis beberapa elemen email Anda, seperti header email, konten, dan reputasi pengirim. Itu mencari masalah potensial yang mungkin Anda lewatkan – kata pemicu, karakter khusus, gambar, dll.

Tes email yang tepat memungkinkan Anda mengidentifikasi celah di email Anda dan cara memperbaikinya. Dari kesalahan tata bahasa sederhana hingga visual yang tidak pantas, tautan rusak, atau elemen email lainnya, alat pengujian email membantu Anda mengoptimalkan email untuk meningkatkan keterlibatan.

Anda juga dapat menguji desain email, tata letak, keterbacaan, dan daya tanggap untuk melihat tampilannya di beberapa perangkat. Jika Anda tidak menguji email Anda sebelum mengirimkannya, Anda dapat mengabaikan aspek tertentu yang dapat memicu filter spam.

Baca juga: Waktu Terbaik Mengirim Email (dan Terburuk)

Kesimpulan Terakhir

Tidak peduli seberapa menarik dan meyakinkan email Anda, penerima Anda mungkin tidak akan pernah melihatnya jika masuk ke folder sampah. Jadi, meskipun mengoptimalkan email untuk meningkatkan keterlibatan adalah hal yang penting, Anda juga perlu meningkatkan tingkat keterkiriman untuk memastikan pengguna membaca email Anda.

Dan apakah keterkiriman email tanpa alat pemasaran email yang baik?

Sebagian besar perangkat lunak pemasaran mendukung alat keterkiriman email yang sesuai yang memberikan wawasan berharga tentang kinerja email Anda, membantu Anda membuat email yang dioptimalkan, dan meningkatkan peluang Anda untuk menyampaikan pesan Anda ke kotak masuk utama penerima.