Como evitar filtros de spam para melhor capacidade de entrega de e-mail

Uma campanha eficaz de marketing por email prospera com base no sucesso de seus emails. E não importa o quão otimizado seja o seu conteúdo, ele não terá efeito se permanecer na pasta de spam. Você pode ter uma estratégia bem-sucedida para escapar de devoluções de e-mail e aumentar sua taxa de entrega, mas quando os filtros de spam impedem que suas mensagens cheguem à caixa de entrada, isso pode prejudicar a capacidade de entrega de seu e-mail.

Ao melhorar seus e-mails para um melhor envolvimento, é importante fazer com que eles passem pelos filtros de spam e cheguem aos seus destinatários.

Nesta postagem do guia do blog, você aprenderá:

• O que são filtros de spam e como funcionam
• Como os filtros de spam podem afetar a capacidade de entrega do seu e-mail
• Como evitar filtros de spam

O que são filtros de spam?

Os filtros de spam são programas que detectam e-mails de spam e os impedem de chegar à caixa de entrada do usuário. E-mails de spam são e-mails indesejados e não solicitados, geralmente contendo conteúdo malicioso que pode prejudicar os destinatários. Assim, provedores de e-mail como Gmail, Yahoo e Outlook usam filtros para sinalizar esses e-mails impróprios para proteger seus usuários de caixas de entrada desordenadas ou conteúdo prejudicial.

Antes que um e-mail chegue à caixa de entrada do seu assinante, o provedor de e-mail o analisa, verifica atributos específicos e os coloca nas pastas apropriadas – e-mails bons vão para a caixa de entrada enquanto e-mails ruins vão para a pasta de spam ou lixo eletrônico.

O impacto dos filtros de spam na capacidade de entrega de e-mail

Quando os filtros de spam sinalizam a maioria de suas mensagens como spam, isso pode prejudicar a capacidade de entrega de seu e-mail, pois seus e-mails importantes nem sempre chegam à caixa de entrada principal.

De acordo com o Statista, 49% de todos os e-mails em todo o mundo foram identificados como spam em 2022 – isso representa quase metade de todos os e-mails enviados. O Gmail também informou, em 2019, que bloqueia mais de 100 milhões de e-mails de spam por dia. Isso mostra as medidas rigorosas que os provedores de e-mail tomam para proteger seus usuários contra conteúdo prejudicial da web.

Mas, por mais que esses filtros de spam tentem impedir que e-mails não solicitados cheguem aos usuários, eles nem sempre são precisos e, às vezes, e-mails úteis também são filtrados para a pasta de lixo eletrônico.

Um teste conduzido pelo Email Tool Tester descobriu que a taxa média de entrega de email em várias plataformas de email marketing é de 81%. Isso significa que de cada dez e-mails, cerca de dois desaparecerão ou irão para a pasta de spam.

Os filtros de spam usam várias técnicas para detectar certas características de e-mail e determinar se os e-mails devem ir para a pasta de spam, guia de promoções, social ou caixa de entrada principal. Portanto, mesmo que seus e-mails sejam bem otimizados e entregues, os usuários nunca poderão abri-los ou vê-los se forem filtrados para a pasta de spam.

Qual é a diferença entre entrega de email e capacidade de entrega de email?

A entrega de e-mail refere-se a se seus destinatários recebem ou não seus e-mails, independentemente da pasta em que entram. Diz-se que um e-mail foi entregue quando o servidor de e-mail do destinatário aceita o e-mail recebido. Isso acontece quando os e-mails não são bloqueados por um hard bounce ou soft bounce.

Por outro lado, a capacidade de entrega de e-mail refere-se a quando o e-mail entregue chega às caixas de entrada de seus destinatários.

Os filtros de spam podem não impedir que os provedores de e-mail entreguem sua mensagem, mas podem impedir que esses e-mails cheguem à caixa de entrada do destinatário. E quando isso acontece, pode afetar suas taxas de abertura, cliques e conversão.

Embora seja essencial criar e-mails atraentes, também é necessário seguir as práticas recomendadas para evitar filtros de spam e melhorar sua capacidade de entrega para garantir campanhas de marketing por e-mail bem-sucedidas.

Leia também: Capacidade de entrega de e-mail: 7 dicas para obter mais cliques, vendas e inscrições

Como funcionam os filtros de spam?

No início, os provedores de e-mail usavam técnicas básicas para determinar se um e-mail era spam ou não. Os filtros de spam capturaram várias palavras-chave ou frases usadas pelos spammers. E sempre que detectavam um e-mail contendo essas palavras, eles o moviam para a pasta de spam.

Esta técnica, embora eficaz, tinha algumas desvantagens:

• E-mails reais de e-mails confiáveis ​​foram enviados para a pasta de spam
• A maioria dos spammers poderia facilmente enganar o sistema ajustando suas mensagens
• Era tedioso manter, pois as palavras-chave e frases precisavam ser atualizadas manualmente

Ao longo dos anos, os provedores de e-mail evoluíram e os filtros de spam agora usam técnicas mais sofisticadas para detectar e-mails de spam. Embora ainda tenham algumas desvantagens, são mais eficazes para conter e-mails indesejados.

Existem vários tipos de filtros de spam e todos eles possuem funções exclusivas. Alguns deles incluem o seguinte:

1. Filtros de cabeçalho: Esses filtros analisam cabeçalhos de e-mail para detectar padrões suspeitos nos campos de assunto e nos endereços “De:” e “Para:”. Eles verificam endereços enigmáticos, erros ortográficos e outras características de spam no cabeçalho do e-mail.
2. Filtros de conteúdo: como os filtros de cabeçalho, os filtros de conteúdo analisam o conteúdo de seu e-mail para encontrar palavras com spam ou elementos e atributos de e-mail suspeitos.
3. Filtros de lista de bloqueio: esses filtros usam endereços IP ou nomes de domínio para determinar se seus e-mails contêm spam ou não. Eles analisam seu IP e evitam que e-mails de endereços bloqueados ou nomes de domínio cheguem à caixa de entrada do assinante.
4. Filtros baseados em regras: embora todos os filtros de spam funcionem com base em instruções predefinidas, o filtro baseado em regras é mais personalizado e direcionado. Ele usa regras específicas definidas pelo usuário para evitar que e-mails indesejados sobrecarreguem suas caixas de entrada.
5. Filtro Bayesiano: O filtro Bayesiano é mais avançado porque usa fórmulas autenticadas para determinar a validade de n emails. É um sistema adaptativo que utiliza o conteúdo do email para calcular a probabilidade de a mensagem ser classificada como spam.

Leia também: E-mails devolvidos: o que são e como corrigi-los

O que os filtros de spam procuram?

Todos os filtros de spam, embora diferentes, funcionam com base em princípios semelhantes. Eles usam características específicas para determinar se um e-mail é adequado para a caixa de entrada do destinatário.

Aqui estão alguns dos critérios que eles procuram:

1. Conteúdo com spam

Os filtros de spam analisam seu conteúdo em busca de certas palavras, frases, imagens ou padrões gatilhos que os spammers usam em seus e-mails. Esses padrões variam de modelos de e-mail mal projetados ao uso de textos em maiúsculas, pontuação excessiva, muitos links, caracteres estranhos, fontes, etc.

A maioria dos spammers tenta induzir seus destinatários a realizar determinadas ações, por isso usam vários termos em seus e-mails para obter uma resposta. Quando os filtros de spam detectam esses termos, eles os movem imediatamente para a pasta de spam. Algumas das palavras-chave para vários setores incluem o seguinte:

No exemplo abaixo, um e-mail de phishing destinado a enganar estudantes da Mount Saint Vincent University é explicado com pop-outs. Geralmente, os filtros de spam não marcam seu e-mail como spam quando você usa palavras como “Verificar”, “Acessível” ou “Oferta gratuita”. Portanto, você pode adicionar algumas dessas palavras ao conteúdo do seu e-mail, pois os filtros de spam classificam seus e-mails contextualmente.

No entanto, esses termos podem acionar filtros de spam quando usados ​​excessivamente ou com outras frases-gatilho. Ainda mais, códigos quebrados e devoluções de e-mail aumentam as chances de enviar seus e-mails para a pasta de lixo eletrônico.

2. Endereço IP ou reputação do domínio

Mesmo com conteúdo bem otimizado, os filtros de spam ainda podem sinalizar seu e-mail como spam se perceberem que seu endereço IP tem má reputação. A reputação de um remetente de e-mail – reputação de domínio e IP – é a medida que os provedores de serviços de Internet (ISPs) usam para determinar a legitimidade do remetente.

Normalmente, os ISPs descartam e-mails de endereços IP com má reputação. E mesmo quando esses e-mails são entregues, os filtros de spam impedem que cheguem à caixa de entrada principal do usuário.

Os e-mails de spammers geralmente são hospedados em domínios com má reputação, portanto, os filtros de spam usam o endereço IP para avaliar a segurança dos e-mails. Existem vários critérios que os ISPs usam para verificar a reputação de um remetente. Eles incluem o seguinte:

• Taxas de rejeição
• Frequência de envio
• Reclamações de spam
• Idade e histórico do IP/domínio
• Desempenho em tempo real
• Local de hospedagem

À medida que sua reputação diminui, sua pontuação de spam aumenta – isso pode afetar a capacidade de entrega de seu e-mail.

3. Engajamento

Além do conteúdo do e-mail e da reputação do remetente, os filtros de spam observam como seus assinantes interagem com seus e-mails. Quando um assinante recebe um e-mail de spam, ele o exclui ou move para a pasta de lixo eletrônico.

Uma reclamação de spam de um único usuário pode não fazer diferença, mas quando uma porcentagem maior de seus assinantes marca seus e-mails como spam, eles enviam sinais aos provedores de e-mail. E quando isso acontecer com o tempo, sua reputação diminuirá e os filtros de spam começarão a sinalizar seus e-mails como spam.

Como alternativa, quando os usuários movem um e-mail da pasta de spam para suas caixas de entrada, eles enviam sinais positivos aos provedores de e-mail, aumentando assim a reputação do remetente.

Outras métricas de engajamento que os filtros de spam procuram são respostas de e-mail e taxas de abertura. Taxas de abertura baixas enviam sinais ruins aos provedores de e-mail. E de acordo com Chad S. White, Chefe de Pesquisa da Oracle Marketing Consulting,

"... as aberturas são essenciais para manter uma boa integridade da lista e uma boa capacidade de entrega, devido ao peso incrível que os provedores de caixa de correio oferecem para abrir em seus algoritmos de filtragem de spam."

Como você pode evitar filtros de spam?

Não existe uma abordagem única para evitar filtros de spam e nenhuma técnica é perfeita. No entanto, algumas práticas recomendadas ajudarão você a reduzir as chances de encontrar seus e-mails na pasta de lixo eletrônico.

1. Autentique seus e-mails

Alguns cibercriminosos enganam as pessoas para que revelem seus dados usando endereços falsos para enviar e-mails. Quando os falsificadores usam a sua identidade para realizar atividades suspeitas ou prejudiciais, isso pode prejudicar a sua reputação.

Os provedores de e-mail tomam medidas rigorosas para proteger seus usuários, entregando apenas e-mails de remetentes autorizados. Assim, ao autenticar seus e-mails, você verifica a legitimidade de qualquer informação sua.

A validação de e-mail melhora sua reputação e ajuda você a passar pelos filtros de spam, detectando e prevenindo falsificações. Existem três métodos principais de autenticação de e-mail:

• Estrutura de Política do Remetente (SPF)
• Correio identificado por DomainKeys (DKIM)
• Relatório e conformidade de autenticação baseada em domínio (DMARC)

2. Otimize o conteúdo do seu e-mail

Os provedores de e-mail analisam seus e-mails para encontrar padrões suspeitos que podem impedir que as mensagens cheguem às caixas de entrada dos destinatários. Portanto, é fundamental criar conteúdo relevante e de qualidade que atraia o seu público.

Aqui estão algumas dicas úteis que podem melhorar seu conteúdo e evitar que filtros de spam cheguem aos seus e-mails:

• Evite o uso excessivo de palavras ou frases-gatilho
• Não use muitos pontos de exclamação ou caracteres especiais
• Evite linhas de assunto com spam
• Limite o uso de todas as letras maiúsculas
• Evite usar muitas imagens
• Use a verificação ortográfica para corrigir erros gramaticais e ortográficos
• Evite usar fontes ou cores difíceis de ler
• Certifique-se de escrever seus e-mails em texto simples
• Evite usar formulários incorporados, códigos quebrados, vídeo, flash ou JavaScript em seus e-mails
• Use segmentação inteligente para enviar conteúdo relevante aos destinatários certos
• Não inclua um anexo, em vez disso insira um link para o local do arquivo
• Evite adicionar muitos links

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3. Siga as leis anti-spam

As leis anti-spam protegem os usuários online de receber e-mails não solicitados, indesejados ou prejudiciais. Embora estas leis tenham um único propósito, as políticas diferem dependendo do país ou região em que você opera.

As três principais leis anti-spam globais incluem GDPR, CASL e CAN-SPAM Act. Essas leis fornecem diretrizes para marketing por email para proteger os dados dos destinatários e salvaguardar sua privacidade. Alguns dos requisitos incluem:

• Não use linhas de assunto enganosas
• Inclua um endereço físico válido que mostre sua localização
• Identifique claramente que sua mensagem é um anúncio (se for)
• Evite usar informações de cabeçalho falsas ou enganosas
• Inclua um link de cancelamento de inscrição claro para ajudar os usuários a cancelar facilmente seus e-mails
• Honre todas as solicitações de cancelamento imediatamente

4. Obtenha um endereço IP dedicado

Um endereço IP compartilhado é usado por vários sites em um servidor. Embora esta opção seja adequada para remetentes novos ou de baixo orçamento, você corre o risco de perder a identidade da sua marca, pois sua reputação é “compartilhada”.

Práticas inadequadas de e-mail de outros remetentes podem prejudicar a reputação do endereço IP e, quando os filtros de spam detectam isso, podem marcar todos os e-mails provenientes do mesmo endereço como spam.

Um IP dedicado, embora caro e complexo, é mais benéfico. Ele é atribuído exclusivamente a um dispositivo específico, oferecendo assim mais controle do servidor e opções de personalização. Com isso, outros remetentes não podem afetar sua reputação e você tem maiores chances de receber seus e-mails na caixa de entrada do destinatário.

“ Também é importante solicitar um endereço IP dedicado do seu ESP para sua instância. Isso pode reduzir o risco de “contaminação cruzada” quando outros clientes do mesmo ESP abusam do serviço usando o mesmo IP que você.”

~ Gladys N. Doerig, gerente sênior de marketing digital, Desjardins

5. Limpe sua lista de e-mail

Sua lista de e-mail inclui endereços de e-mail válidos e inválidos e usuários ativos e inativos. À medida que sua base de assinantes cresce, é provável que muitos usuários percam o interesse em seus e-mails. Ainda mais, sua lista pode estar repleta de spambots que geram e-mails duplicados ou endereços com nomes de domínio estranhos.

Deixar de limpar sua lista regularmente aumenta as devoluções de e-mails, pois mais endereços inválidos impedirão que seus e-mails sejam entregues. Além disso, você poderá receber mais reclamações de spam ao reter endereços de assinantes que não têm mais interesse em sua marca.

Com o tempo, os filtros de spam captam esses sinais e presumem que seus e-mails são irrelevantes. Eventualmente, eles marcarão seus e-mails como spam. Uma lista de e-mail limpa, entretanto, contém assinantes mais ativos que interagem e se envolvem com sua marca. Isso fornece bons sinais, melhorando assim a reputação do remetente e a capacidade de entrega do email.

Aqui estão algumas diretrizes para manter uma lista de e-mail limpa:

• Forneça double opt-in em seus formulários de inscrição
• Peça aos assinantes para moverem os e-mails para a caixa de entrada principal
• Remover assinantes inativos
• Não compre listas de e-mail
• Remova e-mails inválidos ou expirados da sua lista
• Garanta a segmentação adequada de e-mail
• Inclua um link de cancelamento de inscrição em seus e-mails

6. Teste seus e-mails

O teste de spam envolve o uso de ferramentas para determinar a possibilidade de seu e-mail ser sinalizado como spam. Essas ferramentas funcionam simulando filtros de spam e analisando diversos elementos de seus e-mails, como cabeçalho do e-mail, conteúdo e reputação do remetente. Ele procura possíveis problemas que você possa ter perdido – palavras-gatilho, caracteres especiais, imagens, etc.

Testes de e-mail adequados permitem identificar lacunas em seus e-mails e como corrigi-las. Desde simples erros gramaticais até imagens inadequadas, links quebrados ou outros elementos de e-mail, as ferramentas de teste de e-mail ajudam você a otimizar seus e-mails para melhorar o envolvimento.

Você também pode testar o design, o layout, a legibilidade e a capacidade de resposta do seu e-mail para ver como ele aparece em vários dispositivos. Se você não testar seus e-mails antes de enviá-los, poderá omitir alguns aspectos que podem acionar filtros de spam.

Leia também: O melhor momento para enviar um e-mail (e o pior)

Conclusão

Não importa o quão atraentes e atraentes sejam seus e-mails, seus destinatários talvez nunca os vejam se forem para a pasta de lixo eletrônico. Portanto, embora seja necessário otimizar seus e-mails para aumentar o engajamento, você também precisa melhorar sua taxa de entrega para garantir que seus usuários leiam seus e-mails.

E o que é a capacidade de entrega do email sem uma boa ferramenta de email marketing?

A maioria dos softwares de marketing oferece suporte a ferramentas de entrega de e-mail adequadas que fornecem informações valiosas sobre o desempenho do seu e-mail, ajudam você a criar e-mails otimizados e aumentam suas chances de enviar sua mensagem para a caixa de entrada principal do destinatário.