Erstellen Sie mit diesen 8 Tipps einen effektiven Performance-Reporting-Prozess

Veröffentlicht: 2022-08-05

Unsere kürzlich durchgeführte Umfrage ergab eine überraschende Tatsache: Trotz aller verfügbaren Berichtstools auf dem Markt verlassen sich 50 % der Unternehmen immer noch auf Tabellenkalkulationen, um Leistungsberichte zu erstellen . Und etwa die Hälfte der Befragten berichtet über Präsentationen oder Dokumente, die wiederholte, manuelle Arbeit erfordern.

In der Welt der Automatisierung ist und kann das Kopieren und Einfügen sowie das manuelle Aktualisieren von Tabellen aus mehreren Gründen kein effektiver Berichtsprozess sein:

  • Sie verbringen zu viel Zeit damit, einen Bericht zu erstellen, als darauf zu reagieren
  • Manuelle Arbeit erhöht die Möglichkeit menschlicher Fehler
  • Tabellenkalkulationen müssen manuell an den Rest des Teams, Kunden oder Manager gesendet werden, was die Wahrscheinlichkeit doppelter oder fehlerhafter Daten erhöht
  • Es ist unmöglich, Ihren Betrieb zu skalieren, da Sie immer mehr Zeit und Mühe benötigen, um einfache Aufgaben zu erledigen

Sind Sie bereits gezwungen, Ihren Berichtsprozess zu überdenken? Jetzt, da wir Ihre Aufmerksamkeit erregt haben, teilen wir die besten Berichtsverfahren, die von Experten auf der ganzen Welt angewendet werden, um Ihnen zu helfen, Ihre Berichterstellung noch heute zu verbessern.

Lassen Sie uns gleich eintauchen.

  • Wie sieht ein typischer Meldeprozess in einem Unternehmen aus?
  • So erstellen Sie einen effektiven Performance-Reporting-Prozess: 8 Best Practices

Wie sieht ein typischer Meldeprozess in einem Unternehmen aus?

Alle Unternehmen, die an unserer jüngsten Umfrage teilgenommen haben, sehen ihren aktuellen Berichtsprozess als effektiv an: 70 % von ihnen bewerten ihn sogar als sehr effektiv.

effektiver Meldeprozess

Aber wenn Sie sich die Daten genauer ansehen und wie ihre Berichtspraktiken tatsächlich aussehen, können Sie sehen, dass viel redundante Arbeit erforderlich ist, von der Verwendung von Tabellenkalkulationen und der Dateneingabe bis hin zum Kopieren und Einfügen von Diagrammen aus Datenanalysetools in Präsentationen.

Berichterstattungsaktivitäten

Was viele Unternehmen nicht tun, ist, einen Schritt zurückzutreten und einen Blick auf das Gesamtbild zu werfen, wie die Berichterstattung in ihre täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aktivitäten passt. Glücklicherweise sind sich viele Umfrageteilnehmer, mit denen wir gesprochen haben, bewusst, dass Automatisierung der richtige Weg ist, auch wenn sie ihren Berichtsprozess (zumindest für den Moment) als „gut genug“ betrachten.

„Wir wissen, dass es definitiv Raum für Verbesserungen gibt, aber unser aktueller Berichtsprozess liefert uns die Daten, die wir im Moment benötigen“, sagt Craig Anderson von Express Dentist. „Wir werden unsere Prozesse optimieren, indem wir mehr Automatisierung hinzufügen.“

Tim Schroeder von Starting a Blog und sein Team erwägen auch die Einführung von Automatisierungstools in ihren Berichtsprozess. „Wir haben festgestellt, dass es ziemlich zeitaufwändig ist, alles manuell zu erledigen, was dazu geführt hat, dass mein Team menschliche Fehler gemacht hat“, erklärt Schroeder. „Dies hat sich auf unsere Endergebnisse ausgewirkt, sodass wir möglicherweise bald Daten mithilfe von Berichtssoftware sammeln. Dadurch können Echtzeit-Einblicke generiert werden, die zu unserem Vorteil genutzt werden können.“

Da die meisten von uns befragten Unternehmen bis zu 20 Berichte pro Monat erstellen, stellen Sie sich vor, wie viel Zeit sie sparen würden, wenn sie nur ein paar manuelle Berichtsschritte durch automatisierte Leistungsberichte ersetzen würden – wie die in Databox verfügbaren.

Anzahl Berichte pro Monat

Einige Unternehmen sind sich bewusst, dass ihr Performance-Reporting-Prozess verbessert werden kann, aber der Mangel an Zeit oder spezialisiertem Personal hält sie möglicherweise davon ab, die notwendigen Änderungen vorzunehmen. Aber selbst wenn Ihr Berichtsprozess immer noch etwas „schrottig“ ist, weil Sie ein Startup betreiben, stimmt Jeet Mehta von Swift zu, dass zuverlässige, hochwertige Tools, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden, für die Skalierung entscheidend sein können. „Im Zuge unseres Wachstums müssen wir bessere Reporting-Tools einführen“, bestätigt Mehta.

Siehe auch: Wie automatisiertes Reporting 16 Agenturen Zeit, Geld und Kopfschmerzen gespart hat

So erstellen Sie einen effektiven Performance-Reporting-Prozess: 8 Best Practices

Wir haben über 30 Experten gebeten, uns mitzuteilen, wie sie effektive, skalierbare Prozesse zur Leistungsberichterstattung erstellt haben. Dies sind die 8 Best Practices, die Sie befolgen sollten.

  1. Verwenden Sie Automatisierungssoftware, um Berichte zu erstellen
  2. Förderung der Kreativität bei der Datenanalyse
  3. Betrachten Sie Ihre Zielgruppe
  4. Adressieren Sie Key-Value-Treiber
  5. Präzise und klare Ziele setzen
  6. Fügen Sie Branchen-Benchmarks hinzu
  7. Verfolgen Sie die Leistung einzelner Teammitglieder
  8. Nehmen Sie sich Zeit, um die Berichte mit Ihrem Team zu überprüfen

1. Verwenden Sie Automatisierungssoftware, um Berichte zu erstellen

Automatisierungssoftware erleichtert das Erstellen und Teilen von Berichten, da sie redundante Aufgaben eliminiert, die viel Zeit in Anspruch nehmen: Dateneingabe, manuelle Berechnungen, Kopieren und Einfügen von Diagrammen und Tabellen und mehr. Da die Berechnungen automatisch durchgeführt werden und die Daten direkt von der Quelle in Ihr Berichtstool gezogen werden, wird auch die Möglichkeit menschlicher Fehler reduziert und die Genauigkeit Ihres Berichts drastisch erhöht.

Kate Zhang von Kate Backdrop bestätigt, dass ihr Berichtsprozess von der Einführung der Automatisierung profitiert hat. „Die Automatisierung stellt sicher, dass die Daten korrekt und aktuell sind. Außerdem haben wir Zeit gespart, da wir Berichte nicht manuell erstellen mussten“, teilt Zhang mit.

Daniel Chen und sein Team bei Airgram haben positive Ergebnisse erzielt, nachdem sie ihrem Berichtsprozess Automatisierungstools hinzugefügt haben. „Die Software hat uns geholfen, den Prozess zu rationalisieren und effizienter zu gestalten“, sagt Chen und fügt hinzu, dass ihr Leistungsberichtsprozess jetzt von Anfang bis Ende automatisiert ist. „Das bedeutet, dass wir Berichte viel schneller und mit weniger Aufwand als zuvor erstellen können. Dank der Fähigkeit der Software, Daten schnell und genau zu erfassen, hat sich auch die Qualität unserer Berichte verbessert.“

Verwandte Themen : So richten Sie ein automatisiertes Berichtssystem ein: Tipps, Tools und Best Practices

2. Förderung der Kreativität bei der Datenanalyse

Verschiedene Arten von Berichten und Datenkombinationen ermöglichen es Ihnen, Ihre Leistung konsistent zu verfolgen, aber auch neue Sichtweisen auf die Daten zu entdecken und innovative Ansätze für Ihre Strategie zu entwickeln. Das wird Ihnen helfen, Ihre wichtigsten KPIs und Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele zu überwachen, aber gleichzeitig nach Blickwinkeln zu suchen, die Ihnen helfen, sich von Mitbewerbern abzuheben.

„Wir haben eine Reihe von Berichten, die von Anfang an durchdacht und vereinbart wurden, konsistent zu bleiben, um die Entwicklung bestimmter Metriken zu zeigen“, sagt Charles Cridland von YourParkingSpace.

„Gleichzeitig möchten wir keine Erkenntnisse verpassen und die Kreativität des Teams einschränken – daher fördern wir neue Ad-hoc-Blickwinkel auf Daten. So erreichen wir Datensicherheit, einen frischen Blick auf die Marktentwicklung und Arbeitszufriedenheit, da die Berichterstattung nicht langweilig und eintönig wird.“

Verwandte Themen : 7 Fragen zur Datenanalyse zur Verbesserung Ihres Geschäftsberichterstattungsprozesses

3. Betrachten Sie Ihre Zielgruppe

Leistungsberichte sind normalerweise für Teammanager gedacht, aber manchmal werden sie auch von Unternehmensaktionären, Investoren oder sogar Mitarbeitern gelesen. Berücksichtigen Sie je nach Thema und Art Ihres Leistungsberichts die Zielgruppe, bevor Sie mit der Erstellung beginnen. Warum wollten sie den Bericht überhaupt? Welche Informationen müssen Sie übermitteln? Wie stellen Sie die Daten dar? Welche Takeaways erhofft sich das Publikum?

Laut Candice Moses of Information hat sich dieser Ansatz bewährt. „Während ich versuchte, meinen Leistungsbericht zu verbessern, lernte ich, meine Zielgruppe zu berücksichtigen. Bevor ich anfing, einen Leistungsbericht zu schreiben, habe ich mir die Gründe für die Anforderung eines solchen angesehen. Ich habe mir folgende Fragen gestellt: Was ist meine Zielgruppe? Was wollen sie: einen umfassenden Leistungsbericht oder einen bestimmten Leistungsbericht? Ist dieser Leistungsbericht für sie von Nutzen?“

Ein kritischer Punkt bei Leistungsberichten für verschiedene Zielgruppen ist das Verständnis, das sie über das Thema haben, über das Sie berichten. Wenn die Führungskräfte des Unternehmens etwas über die Leistung Ihres Marketingteams wissen möchten, sollten Sie einen einfachen Ansatz wählen und vermeiden, den Bericht mit zu vielen detaillierten Kennzahlen zu verkomplizieren. Das Top-Management interessiert sich normalerweise mehr für Budgets und Einnahmen, also sollten Sie sich darauf konzentrieren: Berichten Sie darüber, wie effizient Ihr Team das Budget einsetzt und welchen ROI Sie generieren.

Siehe auch : Berichterstellungsstrategie für mehrere Zielgruppen: 6 Tipps für den Einstieg

4. Präzise und klare Ziele setzen

SMARTe Ziele zu setzen oder eine andere Technik zur Planung Ihrer Ziele zu verwenden, wird Ihnen helfen, klar zu definieren, was Sie mit Ihren Berichten erreichen möchten. Mit einem bestimmten Ziel vor Augen wird es einfacher zu bestimmen, welche KPIs gemessen, wie oft sie überwacht und wie sie Ihrem Publikum präsentiert werden sollen. Klare und prägnante Ziele werden Sie auch motivieren und Ihnen helfen zu verstehen, wie Ihre Berichterstattungsprozessziele an den übergeordneten Unternehmenszielen ausgerichtet sind und wie sie zum Unternehmenswachstum beitragen.

Die Verfolgung Ihres Fortschritts anhand von Zielen hält Sie auf dem richtigen Weg, sagt James Jason von Notta AI und teilt eine einfache Verfolgungsstrategie.

„Ich habe festgestellt, dass der beste Weg zur Erstellung eines effektiven Leistungsberichterstattungsprozesses darin besteht, klare und prägnante Ziele festzulegen und dann regelmäßig den Fortschritt anhand dieser Ziele zu verfolgen. Das Einrichten einer einfachen Tabelle mit den Zielen in einer Spalte und dem Fortschritt gegenüber diesen Zielen in einer anderen Spalte ist der beste Weg, um den Fortschritt zu verfolgen. So sehe ich auf einen Blick, wie gut wir sind und wo wir uns verbessern müssen.“

5. Adressieren Sie Key-Value-Treiber

Leistungsmessungen ermöglichen es Ihnen, wichtige Werttreiber in Ihrem Unternehmen zu adressieren, wie z. B. Kundenerlebnis, Mitarbeiter, finanzielle Leistung. Im Vergleich zu KPIs allein kann Ihnen die Identifizierung wichtiger Werttreiber dabei helfen, Aufgaben zu priorisieren und gleichzeitig darauf ausgerichtet zu bleiben, was den Erfolg Ihres Unternehmens wirklich ausmacht.

Wenn Sie beispielsweise einen Schritt in Ihrem Berichterstattungsprozess als Engpass identifizieren, der Ihre Mitarbeiter daran hindert, maximale Effizienz zu erreichen, kann die Automatisierung dieses Schritts die Nadel für den Berichterstattungsprozess und Ihr gesamtes Unternehmen bewegen.

Laut Candice Moses ist das Risikomanagement genauso wichtig wie die Umsetzung der Strategie. Wenn Sie also Ihre wichtigsten Werttreiber kennen, können Sie die Probleme und Chancen „triagieren“, die zuerst angegangen werden müssen.

„Zusätzlich zu den operativen Ergebnissen habe ich mich auch auf Messungen konzentriert, die den Fortschritt der Strategieumsetzung sowie das Risikomanagement bewerten, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen die Entscheidungen der Investoren unterstützen. KPIs konzentrieren sich auf bestimmte Bereiche des Unternehmens, die Chancen und Gefahren bergen. Solche KPIs sollten eher spezifisch als allgemein sein. Sie sollten bestimmen, wie bestimmte Bereiche des Unternehmens verwaltet werden sollen, anstatt zu versuchen, jedes Problem und jeden Mangel zu beheben.“

Es ist auch entscheidend, sich auf potenzielle und zukünftige Werttreiber zu konzentrieren, nicht nur auf das, was in der Vergangenheit funktioniert hat.

„Ich habe gelernt, dass ich mich auch auf neu entstehende Leistungsindikatoren konzentrieren muss und nicht nur auf nachlaufende Leistungsindikatoren, die sich auf frühere Leistung und Geschichte konzentrieren“, sagt Moses.

6. Fügen Sie Branchen-Benchmarks hinzu

In Leistungsberichten reicht es nicht aus, zu wissen, wo Sie im Vergleich zu Ihrer Leistung im letzten Monat oder Jahr stehen. Es ist auch wichtig, Ihre Ergebnisse im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern zu bewerten.

Diese Daten werden:

  • Ermöglichen es Ihnen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren
  • Verstehen Sie die Trends in Ihrer Branche
  • Helfen Sie dabei, erreichbare, aber sinnvolle Ziele zu setzen

Alexandra Fennell und ihr Team bei Attn: Grace verwenden Benchmarks in ihren Leistungsberichten, damit sie sich ein klares Bild davon machen können, wie erfolgreich sie in ihrer Branche sind, über Umsatz und Kundenzufriedenheit hinaus.

„Benchmarking hilft uns, unsere Leistung im Vergleich zu Wettbewerbern zu messen. Wir verwenden spezifische, messbare Datenpunkte, um herauszufinden, wo wir gedeihen und wo wir schlechter abschneiden. Mit diesen Informationen können wir gezielte Verbesserungen vornehmen, die unsere Stärken nutzen und uns weiter vom Wettbewerb abheben“, erklärt Fennell.

7. Verfolgen Sie die Leistung einzelner Teammitglieder

Um das Beste aus Ihrem Berichtsprozess herauszuholen, verfolgen Sie nicht nur die Teamleistung, sondern stellen Sie sicher, dass Sie auch die Leistung einzelner Teammitglieder überwachen.

Das Ziel der Leistungsverfolgung für jedes Teammitglied besteht nicht darin, einen leistungsschwachen Mitarbeiter zu identifizieren und zu schelten. Ganz im Gegenteil, es geht darum, Hindernisse und Mängel zu identifizieren und Schulungen, Ideen und Lösungen zu entwickeln, die jedem im Team helfen, Höchstleistungen zu erbringen, und entsprechende Anreize einzuführen. Ein gutes Reporting-Tool kann hier sehr helfen.

„Hier bei TeleCRM hilft uns das Reporting-Tool, unsere Teammitglieder in der Vertriebsabteilung zu verfolgen und denen zu helfen, die irgendwo hinterherhinken. Wir verfolgen sogar, wie viel Gesamtumsatz jedes Mitglied dem Unternehmen eingebracht hat, damit wir ihnen entsprechende Anreize geben können, wenn sie ihr monatliches Ziel erreichen“, teilt Hardik Masani von TeleCRM seine Strategie mit.

„Anfangs hatten wir ein Berichtssystem, in dem wir nur die Gesamtzahl der Anrufe, die Gesamtdauer und die Gesamtverkäufe sehen konnten. Aber nach und nach haben wir es so aufgebaut, dass wir jetzt mehrere Dinge verfolgen können, einschließlich ihres ersten Anrufs (hilft zu verfolgen, wann sie an diesem Tag mit der Arbeit beginnen) und des letzten Anrufs (wann sie ihre Arbeit beenden). Dies hat uns enorm dabei geholfen, mehr Leads abzuschließen, unseren Umsatz zu steigern und unsere Kunden zu halten.“

Verwandt : Berichterstattung zu Vertriebsmetriken: Verfolgen Sie diese 16 Vertriebs-KPIs und -Metriken, um die Leistung Ihres Vertriebsteams zu verbessern

8. Nehmen Sie sich Zeit, um die Berichte mit Ihrem Team zu überprüfen

Eine monatliche Teambesprechung, bei der Sie die Berichte mit Ihren Kollegen durchgehen, ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Berichtsprozess abzuschließen. Indem Sie Ihrem Team direkte Einblicke in seine Leistung geben und es ihm ermöglichen, an der Analyse teilzunehmen, haben sie die Möglichkeit, aktiv über aufgetretene Probleme und mögliche Lösungswege nachzudenken und erfolgreiche Strategien zu identifizieren, die ihre Leistung steigern.

Diese Team-Review-Sitzungen sind genau das, was James Jason in seinem Unternehmen macht.

„Ich habe festgestellt, dass es hilfreich ist, die Leistungsberichte regelmäßig mit meinem Team durchzugehen. Dies hilft sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind und dass wir alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten. Das Ergebnis dieser Bemühungen war ein effektiver Leistungsberichterstattungsprozess, der uns hilft, unsere Fortschritte zu verfolgen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und entsprechende Änderungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass wir alle unser Bestes geben, um zu denselben Zielen beizutragen“, schließt Jason.

Liam Johnson von TheHitchStore stimmt zu, dass die Überprüfung von Leistungsberichten unerlässlich ist, um die Effizienz aufrechtzuerhalten und Ihr Team für seine Arbeit verantwortlich zu machen.

„Der beste Weg, einen effektiven Leistungsberichterstattungsprozess zu erstellen, besteht darin, sich auf zwei Dinge zu konzentrieren: Effizienz und Rechenschaftspflicht. Aus Effizienzgründen verwende ich gerne eine Art Checkliste für die monatlichen Berichte jedes Mitarbeiters, damit es keine Entschuldigung dafür gibt, einen der erforderlichen Schritte zu verpassen. Wir haben ein regelmäßiges Treffen, bei dem alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Ziele zu besprechen und wie sie sie erreichen wollen. Das hilft uns zu sehen, was verbessert werden muss, und stellt sicher, dass niemand im Regen stehen bleibt, wenn es Zeit für die nächste Berichtsrunde ist.“

Setzen Sie Ihre Berichterstattung mit Databox auf Autopilot

Wir wissen, dass es schwer ist, etwas zu ändern. Vor allem, wenn Sie einen Prozess von Grund auf durchdacht haben, auch wenn er einige Mängel aufweist. Sie haben bereits gelernt, wie Sie das Beste aus Ihren Tabellenkalkulationen herausholen, und Sie sind sehr schnell beim Kopieren und Einfügen von Tortendiagrammen.

Aber was wäre, wenn Ihr Prozess sofort effizienter werden könnte? Nehmen Sie weniger Zeit und Mühe in Anspruch? Ohne Ihren Arbeitsablauf zu stören?

Sie könnten befürchten, dass die Umstellung einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Aber wir garantieren, dass es viel weniger Zeit in Anspruch nehmen wird als Ihr nächster Tabellenkalkulationsbericht, den Sie manuell ausfüllen müssen.

Erleichtern Sie sich mit Databox den Weg in einen neuen, bahnbrechenden Leistungsberichtsprozess.

Das einzige, was Sie manuell tun müssen, ist, die nächsten Schritte auf der Grundlage Ihres Berichts zu empfehlen, was Folgendes bedeuten würde:

  • Lassen Sie sich zu jeder gewünschten Zeit automatisch generieren.
  • Verwenden Sie dynamische Elemente, die sicherstellen, dass Ihre Daten auf dem neuesten Stand sind.
  • Automatisch an alle gesendet werden, die sie sehen müssen.
  • Exportieren Sie den Bericht, wenn Sie ihn für ein Meeting oder eine Präsentation benötigen

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