La guía de estrategias y herramientas de marketing por correo electrónico para organizaciones sin fines de lucro

El marketing por correo electrónico eficaz para organizaciones sin fines de lucro abarca marcos sólidos, estrategias basadas en datos y aplicaciones bien diseñadas para construir relaciones sanas y duraderas con clientes potenciales y clientes.

Los administradores de organizaciones sin fines de lucro manejan muchas actividades arduas, por lo que generalmente ignoran tareas que requieren mucho tiempo y que pueden requerir contacto y gestión de clientes. Sin embargo, es esencial adoptar un sistema fluido para comunicarse con el público a través de múltiples canales. Por lo tanto, su comunicación no tiene que comenzar ni detenerse cuando llega el momento de recaudar fondos o reunir voluntarios.

Este artículo explica cómo las organizaciones sin fines de lucro pueden utilizar estrategias exitosas de marketing por correo electrónico para hacer crecer sus instituciones, construir una base sólida de clientes y fomentar relaciones productivas con los donantes. Específicamente, cubrimos las siguientes áreas en este artículo:

• Cómo las OSFL pueden optimizar las comunicaciones con los clientes
• Cómo lanzar una campaña de correo electrónico exitosa para una organización sin fines de lucro
• Estrategias efectivas de marketing por correo electrónico para organizaciones sin fines de lucro
• Herramientas de marketing por correo electrónico recomendadas para organizaciones sin fines de lucro

Cómo las OSFL pueden optimizar las comunicaciones con los clientes mediante el marketing por correo electrónico

Desde la recaudación de fondos hasta la planificación financiera, la gestión de recursos humanos, el desarrollo comunitario, etc., las organizaciones sin fines de lucro llevan a cabo varias operaciones exigentes incluso con personal limitado e ingresos inestables. Por lo general, la mayoría de las operaciones implican una comunicación constante con los donantes o los beneficiarios.

Pero cuando surgen necesidades más apremiantes, las organizaciones tienden a suspender las actividades de marketing a menos que estén promocionando un evento, pidiendo apoyo o pidiendo donaciones. Esto se debe a que el marketing por correo electrónico requiere actividades repetitivas y mundanas como entrada de datos, gestión del desempeño, generación de leads, etc. Por lo tanto, priorizar estas operaciones sobre otras actividades más críticas puede ser perjudicial para el crecimiento general de su organización.

Afortunadamente, múltiples sistemas de marketing por correo electrónico ahora admiten procesos optimizados, flujos de trabajo automatizados y funcionalidades simplificadas que mejoran sus procesos, brindándole más tiempo para concentrarse en otras actividades cruciales.

Los informes muestran que el 91% de todos los consumidores estadounidenses todavía utilizan el correo electrónico a diario. Por tanto, el correo electrónico sigue siendo un canal eficaz para llegar a una audiencia más diversa. Además, TruConversion revela que las campañas de marketing por correo electrónico pueden generar un retorno de $40 por cada $1 gastado, lo que implica que una campaña bien planificada y dirigida puede aumentar su visibilidad y aumentar sus ingresos.

Básicamente, las organizaciones sin fines de lucro pueden beneficiarse del marketing por correo electrónico de las siguientes maneras:

1. Es más fácil construir y fomentar relaciones con donantes, clientes y simpatizantes.
2. Hay mayor visibilidad y conciencia.
3. Puede recaudar fondos y donaciones más rápido con campañas específicas
4. Es más fácil realizar un seguimiento del rendimiento y medir los resultados.
5. Sus procesos de comunicación con el cliente se mejoran y agilizan

El resto de este artículo revela cómo puede ejecutar campañas exitosas y utilizar estrategias probadas para un crecimiento constante.

Cómo lanzar una campaña de correo electrónico exitosa para una organización sin fines de lucro

Algunos principios y marcos básicos garantizan una campaña de correo electrónico productiva, independientemente del tamaño de su base de suscriptores. Como OSFL, los siguientes pasos le ayudarán a iniciar sus operaciones de marketing por correo electrónico.

1. Define tus metas y objetivos

A diferencia de otras estructuras comerciales, las OSFL generalmente no se centran en promover productos o servicios para aumentar las ventas. El objetivo común de una organización sin fines de lucro promedio es aumentar la conciencia, servir a los miembros de varias comunidades, recaudar fondos y generar capital social.

Estos objetivos influyen en sus decisiones y en las estrategias que emplean. Por ejemplo, mientras solicita fondos, puede enviar correos electrónicos de apelación o compartir un éxito para alentar a los donantes a realizar donaciones. Pero al crear conciencia, puedes compartir invitaciones o enviar boletines para educar a tu audiencia o a tus beneficiarios.

Entonces, estos correos electrónicos se aplican a diferentes segmentos para diferentes ocasiones. Cuando sus valores y estructuras están claramente definidos, podrá trazar fácilmente un marco sólido para alcanzar sus objetivos.

2. Crea tu lista de correo electrónico

Tus objetivos también pueden influir en las personas que atraes a tu base de suscriptores. Encontrar a las personas adecuadas para promover su causa es esencial para crear una lista de correo electrónico sólida y funcional. Con una base de contactos completa, puede compartir actualizaciones y comunicarse periódicamente con personas apasionadas por apoyar su misión.

Incentivar a su audiencia para que se una a su lista de correo a través de obsequios o recursos útiles lo distingue del desorden y los alienta a registrarse o suscribirse. Estos podrían ser kits de herramientas, infografías, listas de verificación, seminarios web gratuitos, etc.

También es importante establecer claramente la misión y visión de su institución para ayudar a los visitantes a comprender si es algo con lo que están dispuestos a comprometerse. Esto se debe a que gastará más recursos en mantener una lista de personas aleatorias que no saben nada sobre su organización.

3. Garantizar una segmentación y personalización adecuadas de la lista

Generalmente, su base de suscriptores contiene personas con diferentes preferencias e intereses, por lo que una estrategia de correo electrónico única puede no funcionar para todos. Hay nuevos visitantes, seguidores leales, donantes habituales, beneficiarios únicos, miembros del equipo, patrocinadores corporativos, seguidores pasivos, etc.

Básicamente, necesita un enfoque bien estructurado para adaptar los correos electrónicos adecuados a estos segmentos; de lo contrario, sus destinatarios recibirán mensajes que no necesitan, aumentando así el riesgo de que sus correos electrónicos lleguen a la carpeta de correo no deseado.

Sus segmentos de correo electrónico se basan principalmente en datos demográficos, ubicación, comportamiento del usuario, preferencias e intereses. Dependiendo de los criterios preestablecidos, puede fragmentar su lista para enviar mensajes más personalizados que atraigan a los segmentos correctos.

4. Escriba correos electrónicos relevantes y oportunos.

Los correos electrónicos que cree dependen de sus segmentos de audiencia y del tipo de campaña que esté ejecutando. Estos correos electrónicos se envían según el tipo de relación que tenga con sus destinatarios. Por ejemplo, los nuevos suscriptores, los seguidores leales, los patrocinadores corporativos, los voluntarios, etc., recibirán correos electrónicos diferentes, ya que cumplen diferentes funciones.

El éxito de sus correos electrónicos depende de la relevancia, puntualidad y idoneidad del contenido que promociona. Ya sea que esté dando la bienvenida a un nuevo suscriptor o agradeciendo a un donante, varios correos electrónicos estratégicos se adaptan a estas ocasiones. Algunos de estos ejemplos de correo electrónico incluyen:

a. Correos electrónicos de bienvenida

Los correos electrónicos están diseñados para nuevos suscriptores (patrocinadores, beneficiarios, voluntarios, etc.). Proporciona una descripción general de la visión y los objetivos de su organización y lo que esperan de usted en el futuro. Puedes ofrecer incentivos o obsequios para animarte a correr la voz y hacer donaciones. Lea este blog para aprender a escribir correos electrónicos de bienvenida satisfactorios.

b. correos electrónicos de agradecimiento

Estos correos electrónicos están dirigidos principalmente a patrocinadores, voluntarios y cualquier otra persona que haya desempeñado un papel en el apoyo a la misión. Los correos electrónicos están escritos para mostrar el impacto y el valor de su apoyo, animándolos a seguir dando y haciendo correr la voz. Consulte algunas plantillas de correo electrónico de agradecimiento aquí.

C. Boletines

Suelen ser materiales educativos que tienen como objetivo crear conciencia o proporcionar actualizaciones sobre cómo los miembros pueden mantenerse involucrados y comprometidos con la causa. Incluye recursos útiles que revelan sus logros y planes. Utilice esta guía para escribir boletines informativos atractivos.

d. Promociones e invitaciones.

Si está organizando un evento o promocionando una iniciativa, una campaña de correo electrónico estratégica le ayudará a llegar a una audiencia más amplia para aumentar el número de asistentes. Estos correos electrónicos incluyen grabaciones, un resumen de eventos anteriores (si está disponible) e información específica que anima a los suscriptores a registrarse a tiempo. Aprenda a crear correos electrónicos promocionales atractivos con esta guía completa.

mi. Celebre días e hitos especiales

Ya sea que esté celebrando días festivos nacionales, aniversarios o hitos específicos, hay un correo electrónico único para casi cualquier celebración. Además, si tu evento cae en alguno de estos días, puedes utilizar este correo electrónico para promocionar la ocasión y honrar el día especial.

F. Llame para obtener ayuda

Estos correos electrónicos generalmente se envían a donantes y patrocinadores cuando solicitan fondos o buscan cualquier tipo de asistencia. Incluye, en detalle, el propósito de la operación, el tipo de apoyo necesario y un llamado a la acción claro. También se utiliza para buscar ayuda de voluntarios para varios proyectos.

gramo. Historias de éxito

Estos correos electrónicos generalmente se envían con los correos electrónicos de agradecimiento o llamada de soporte. Muestran las donaciones anteriores a varias comunidades y su impacto en la vida de los beneficiarios. Las historias están dirigidas principalmente a benefactores que estén dispuestos a compartir sus experiencias y mostrar el impacto del apoyo.

5. Supervise su desempeño y ajuste sus procesos

Su operación de correo electrónico no es una estrategia de marketing única. A medida que su organización crece, es esencial ajustar y mejorar las estrategias existentes para que coincidan con los patrones y tendencias de la industria en constante evolución.

Comprender qué funciona en su industria lo ayuda a evaluar su desempeño y adaptar los enfoques para adaptarlos a su plan de desarrollo. Generalmente, las diferentes OSFL tendrán diferentes estructuras y marcos según sus objetivos y visiones. Por lo tanto, es esencial descubrir qué funciona y qué no.

Métricas como las tasas de clics, apertura, rebote y conversión revelan cómo interactúan sus suscriptores con sus correos electrónicos y la efectividad general de sus campañas de correo electrónico.

Lea también: CRM para organizaciones sin fines de lucro: uso de su CRM para recaudar fondos y más

Estrategias efectivas de marketing por correo electrónico para organizaciones sin fines de lucro

Las complejidades que implica garantizar un marketing por correo electrónico eficaz para organizaciones sin fines de lucro dificultan que los gerentes mantengan un éxito constante de la campaña mientras buscan el apoyo de donantes y miembros. Con un marco sólido y probado, puede desarrollar un sistema que ofrezca campañas específicas y personalizadas en piloto automático, eliminando procesos que consumen mucho tiempo y simplificando sus operaciones.

Consulte estas estrategias comprobadas para mejorar sus operaciones de marketing por correo electrónico:

1. Tenga un cronograma de envío constante

Dado que las OSFL manejan múltiples tareas con recursos limitados, es fácil dejar de lado las actividades de marketing hasta que llega el momento de solicitar apoyo o atraer patrocinadores. Los correos electrónicos regulares y oportunos colocan a su organización en la mente de su audiencia, aumentando sus posibilidades de recibir soporte cada vez que lo solicita.

Cuando no esté promocionando activamente un evento o buscando donaciones, los boletines informativos periódicos y los correos electrónicos informativos pueden ayudar a mantener a nuestra audiencia en contacto. De esta manera, pueden obtener información sobre desarrollos recientes, el impacto de donaciones anteriores, cómo pueden ser parte de iniciativas futuras y cualquier otra información valiosa que los mantenga informados.

Consejo profesional: cree un calendario de contenido e incluya temas interesantes, próximos eventos, proyectos actuales e historias de éxito que pueda enviar a diferentes segmentos de su lista de correo.

2. Diseñar correos electrónicos responsivos

Las estadísticas de correo electrónico móvil destacan que el 85% de los usuarios utilizan teléfonos inteligentes para acceder a sus correos electrónicos. No importa cuán convincentes y atractivos sean sus correos electrónicos, serán ineficaces si los destinatarios pueden acceder a ellos o leerlos. La optimización de sus correos electrónicos para varios tamaños de dispositivos móviles, navegadores web y aplicaciones aumenta su alcance y le permite conectarse con sus clientes potenciales independientemente de sus dispositivos.

Consejo profesional: asegúrese de que se pueda hacer clic y desplazarse en su contenido. Evite el uso de fuentes demasiado pequeñas o demasiado grandes y optimice el tamaño de sus archivos para una carga rápida.

3. Cumplir con las leyes antispam

Las regulaciones antispam lo protegen a usted y a sus destinatarios de violaciones de datos y amenazas a la seguridad. Por lo tanto, dependiendo de su región, cumplir con estos requisitos es vital para evitar que sus correos electrónicos se marquen como spam o se eliminen.

A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a optimizar sus correos electrónicos, reducir las quejas de spam y mejorar la capacidad de entrega del correo electrónico:

• Utilice líneas de asunto que no sean engañosas
• Recopile los datos de sus clientes de forma ética
• Incluya su nombre u organización en sus correos electrónicos
• Añade tu dirección postal
• Facilite a los usuarios darse de baja
• Utilice enlaces en lugar de formularios incrustados, etc.

4. Limpiar la lista de correo electrónico con regularidad

Su lista de correo electrónico contiene direcciones de personas con diferentes preferencias e intereses, por lo que, con el tiempo, es posible que algunos usuarios ya no deseen continuar con su misión. Esto es normal, por lo que necesita un sistema que ayude a estos usuarios a darse de baja fácilmente; de lo contrario, llenarás tu base de contactos con direcciones antiguas, desactualizadas o incorrectas.

Enviar correos electrónicos a destinatarios que ya no los necesitan puede aumentar sus posibilidades de llegar a la carpeta de correo no deseado. Al podar y actualizar su lista, se asegura de que las direcciones de contacto sean correctas y que los segmentos se refinen adecuadamente para incluir a los destinatarios correctos.

Consejo profesional: cree un plan para realizar una poda periódica de la lista de correo electrónico. Descubra segmentos inactivos, correos electrónicos antiguos o incorrectos y tasas de cancelación de suscripción. Descubra por qué los suscriptores se van y elabore estrategias para volver a involucrarlos o dejarlos ir.

5. Incluya una CTA clara en sus correos electrónicos

No puede asumir que sus destinatarios entienden su correo electrónico y saben qué hacer después. Incluso cuando el mensaje suena sencillo, es importante agregar un llamado a la acción claro que los oriente a actuar.

Algunos ejemplos incluyen "Registrarse ahora", "Recomendar a un amigo", "Dar hoy", etc. Su CTA varía según la intención del correo electrónico. Probar diferentes CTA le ayuda a realizar las actualizaciones necesarias para aumentar sus tasas de conversión.

Consejo profesional: pruebe diferentes variaciones de CTA utilizando varias posiciones, colores, botones, fuentes, etc., y optimice las páginas de destino para evitar que los usuarios se vayan tan pronto como lleguen a su página.

6. Adopte un proveedor de servicios de marketing por correo electrónico confiable

Como organización sin fines de lucro, sus procesos de marketing requerirán varias operaciones avanzadas que no se pueden procesar manualmente. Necesita un sistema bien diseñado y adaptado a su organización que agilice sus flujos de trabajo y le permita involucrar a su audiencia con una mínima participación humana.

Un sistema de correo electrónico mejora la eficiencia de sus campañas de marketing y le brinda más tiempo para concentrarse en otras actividades más urgentes. Además, su proveedor de servicios de correo electrónico admite integraciones perfectas con múltiples aplicaciones, lo que le permite manejar diferentes actividades desde un solo lugar.

Consejo profesional: adopte una potente solución de marketing por correo electrónico que se adapte al tamaño, los objetivos y el marco de su NPO. Descubra las funciones que ofrecen y vea si coinciden con sus estrategias.

Lea también: Automatización de marketing para organizaciones sin fines de lucro: cómo escalar el impacto

Herramientas de marketing por correo electrónico recomendadas para organizaciones sin fines de lucro

Aunque todo el software de marketing por correo electrónico admite funciones de envío de correo electrónico, no son adecuados para su organización sin fines de lucro. Los factores que influyen en la plataforma elegida dependen de su tamaño, objetivos, visión, misión y valores fundamentales.

Averiguar qué quiere su organización puede ayudarle a elegir su herramienta preferida en función del costo, la escalabilidad, la seguridad y otros requisitos esenciales. En la siguiente tabla se enumeran algunas plataformas de marketing por correo electrónico que son aptas para organizaciones sin fines de lucro.

1. EngageBay

EngageBay es una herramienta de correo electrónico asequible con un conjunto de CRM todo en uno con potentes funciones para fortalecer las relaciones con los donantes, mejorar la eficiencia de los voluntarios e impulsar las operaciones de recaudación de fondos.

Su versión gratuita viene con funciones limitadas. Sin embargo, es una opción noble para las organizaciones más pequeñas que intentan encontrar su lugar en el mundo del marketing por correo electrónico. Funciones como gestión de clientes potenciales, perfiles de 360 ​​grados, descanso A/B, automatización de marketing, plantillas prediseñadas y personalizables, etc., ayudan a sus equipos a construir relaciones productivas con los suscriptores.

El plan pago comienza en $11,95/mes para hasta 500 contactos.

2. MailChimp

Mailchimp es una popular herramienta de marketing por correo electrónico con funciones avanzadas para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a manejar operaciones de marketing complejas en múltiples canales. Algunas de sus características incluyen automatización de tareas, análisis e informes procesables, gestión y comunicaciones de donantes, integración de software, etc.

Mailchimp también ofrece una versión gratuita, con el plan básico a partir de $6,50 al mes para 500 contactos. Además, ofrece un descuento del 15% a organizaciones benéficas y sin fines de lucro verificadas.

3. Contacto constante

Constant Contact es una poderosa plataforma de marketing por correo electrónico para organizaciones sin fines de lucro. Proporciona funciones de automatización de correo electrónico para campañas de goteo, segmentación de listas y páginas de destino de donaciones personalizables. Además, le ayuda a evaluar su progreso y ver la información de los donantes con informes de participación.

Hay cientos de plantillas personalizables que permiten a las organizaciones sin fines de lucro promocionar los próximos eventos y solicitar ayuda. Pero a diferencia de otros servicios de marketing por correo electrónico, Constant Contact no tiene una versión gratuita. El plan comienza en $12/mes y ofrece a las organizaciones sin fines de lucro verificadas un descuento del 30% por un prepago de 12 meses.

4. Obtener respuesta

GetResponse es una sencilla plataforma de marketing por correo electrónico que admite el crecimiento de listas, formularios y ventanas emergentes, respuestas automáticas, desarrollo de clientes potenciales y otras soluciones de automatización de marketing. Con estas herramientas, puede llegar a nuevas audiencias y motivar a los patrocinadores para que apoyen su iniciativa.

Las funciones están diseñadas para ayudarlo a impulsar la membresía, aumentar las donaciones y crear conciencia, y con el plan gratuito, puede acceder a las funciones básicas con un espacio para hasta 500 contactos. El plan básico comienza en 15,6/mes para 1000 contactos. Además, ofrece un descuento del 50% para organizaciones sin fines de lucro que no sean organizaciones políticas.

5. Brevo (anteriormente Sendinblue)

Brevo es una amplia suite de CRM con una plataforma de marketing que ofrece campañas multicanal y automatización de marketing. Admite operaciones de marketing dirigidas a través de correos electrónicos, SMS, WhatsApp y Facebook. Además, existen varias plantillas profesionales para crear correos electrónicos atractivos y atractivos.

Estos servicios le permiten fomentar relaciones sólidas con sus donantes y voluntarios. La versión gratuita admite amplias funciones con contactos ilimitados pero 300 correos electrónicos diarios. El plan básico comienza en $22 al mes y las organizaciones sin fines de lucro obtienen un 15% de descuento en la tarifa de la licencia empresarial.

6. Campaña Activa

ActiveCampaign es una herramienta de correo electrónico que ofrece automatización de la experiencia del cliente, una solución personalizada para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a impulsar su crecimiento con comunicación automatizada 1:1 durante todo el ciclo de vida del cliente.

Con series de bienvenida, formularios de registro, gestión de listas de donantes, campañas de goteo y una segmentación adecuada, puede crear experiencias fluidas que impulsen el conocimiento y las donaciones. No existe una versión gratuita y el plan básico comienza en $29/mes.

Como organización sin fines de lucro, obtienes un descuento del 20 % en todos los planes.

7. Kit de conversión

ConvertKit es una plataforma amigable para los creadores con características únicas adecuadas para blogueros, músicos, autores, YouTubers, entrenadores, artistas, etc. Admite sólidas funciones de automatización visual de participación de la audiencia. Además, las plantillas personalizables del diseñador de correo electrónico simplifican la creación de correos electrónicos, permitiéndole crear boletines electrónicos atractivos y responsivos que atraigan a su audiencia.

ConvertKit tiene una versión gratuita con un plan pago a partir de $25 al mes.

Lea también: Marketing por correo electrónico para organizaciones sin fines de lucro: consejos, herramientas y mejores prácticas

Envolver

A diferencia de otras industrias principalmente centradas en las ventas y las ganancias, las organizaciones sin fines de lucro se centran más en construir relaciones sólidas con patrocinadores y donantes corporativos. Por lo tanto, se empleará un enfoque basado en datos para lanzar campañas dirigidas al público adecuado. No es necesario ser un especialista en marketing por correo electrónico profesional para iniciar su campaña.

Siempre que tenga las herramientas adecuadas y las mejores prácticas comprobadas, podrá crear una estructura a prueba de fallos para atraer seguidores y miembros a través de múltiples canales.

Ya sea que esté enviando un boletín informativo periódicamente, ejecutando una campaña de recaudación de fondos o promocionando un próximo evento, una herramienta de correo electrónico adecuada admite las funciones perfectas para acelerar sus operaciones de marketing por correo electrónico.

Una herramienta todo en uno como EngageBay ofrece las soluciones básicas para generar clientes potenciales y ejecutar campañas en piloto automático. Puede comenzar con $11.95 mensuales, pero si no está listo para un compromiso financiero, puede inscribirse en el plan gratuito para siempre sin necesidad de tarjeta de crédito.