Le guide des stratégies et des outils de marketing par e-mail pour les organisations à but non lucratif

Un marketing par e-mail efficace pour les organisations à but non lucratif englobe des cadres solides, des stratégies basées sur les données et des applications bien conçues pour établir des relations saines et durables avec les prospects et les clients.

Les gestionnaires d’organisations à but non lucratif gèrent de nombreuses activités ardues et ignorent donc généralement les tâches chronophages qui peuvent nécessiter une gestion des contacts et des clients. Cependant, il est essentiel d’adopter un système transparent pour communiquer avec le public sur plusieurs canaux. Ainsi, votre communication n'a pas besoin de commencer ou de s'arrêter lorsqu'il est temps de collecter des fonds ou de rassembler des bénévoles.

Cet article explique comment les organisations à but non lucratif peuvent utiliser des stratégies de marketing par courrier électronique efficaces pour développer leurs institutions, constituer une base de clients solide et entretenir des relations productives avec les donateurs. Plus précisément, nous couvrons les domaines suivants dans cet article :

• Comment les OBNL peuvent rationaliser les communications avec les clients
• Comment lancer une campagne e-mail à but non lucratif réussie
• Stratégies de marketing par e-mail efficaces pour les organisations à but non lucratif
• Outils de marketing par e-mail recommandés pour les organisations à but non lucratif

Comment les OBNL peuvent rationaliser les communications avec leurs clients grâce au marketing par courrier électronique

De la collecte de fonds à la planification financière, en passant par la gestion des ressources humaines, le développement communautaire, etc., les organismes à but non lucratif réalisent plusieurs opérations exigeantes même avec un personnel limité et des revenus instables. Habituellement, la plupart des opérations impliquent une communication constante avec les donateurs ou les bénéficiaires.

Mais lorsque des besoins plus urgents se font sentir, les organisations ont tendance à suspendre leurs activités marketing, sauf si elles font la promotion d'un événement, appellent au soutien ou demandent des dons. En effet, le marketing par e-mail nécessite des activités répétitives et banales telles que la saisie de données, la gestion des performances, la génération de leads, etc. Ainsi, donner la priorité à ces opérations par rapport à d'autres activités plus critiques peut être préjudiciable à la croissance globale de votre organisation.

Heureusement, plusieurs systèmes de marketing par e-mail prennent désormais en charge des processus rationalisés, des flux de travail automatisés et des fonctionnalités simplifiées qui améliorent vos processus, vous donnant plus de temps pour vous concentrer sur d'autres activités cruciales.

Des rapports montrent que 91 % de tous les consommateurs américains utilisent encore quotidiennement le courrier électronique. L’e-mail reste donc un canal efficace pour toucher un public plus diversifié. De plus, TruConversion révèle que les campagnes de marketing par e-mail peuvent générer un retour de 40 $ pour chaque dollar dépensé, ce qui implique qu'une campagne bien planifiée et ciblée peut augmenter votre visibilité et augmenter vos revenus.

Essentiellement, les organisations à but non lucratif peuvent bénéficier du marketing par e-mail des manières suivantes :

1. Il est plus facile d’établir et d’entretenir des relations avec les donateurs, les clients et les sympathisants
2. Il y a une visibilité et une sensibilisation accrues
3. Vous pouvez collecter des fonds et des dons plus rapidement grâce à des campagnes ciblées
4. Il est plus facile de suivre les performances et de mesurer les résultats
5. Vos processus de communication client sont améliorés et rationalisés

Le reste de cet article révèle comment vous pouvez mener des campagnes réussies et utiliser des stratégies éprouvées pour une croissance constante.

Comment lancer une campagne e-mail à but non lucratif réussie

Certains principes et cadres de base garantissent une campagne par e-mail productive, quelle que soit la taille de votre base d'abonnés. En tant qu'OBNL, les étapes suivantes vous aideront à lancer vos opérations d'email marketing.

1. Définissez vos buts et objectifs

Contrairement à d’autres structures commerciales, les OBNL ne se concentrent généralement pas sur la promotion de produits ou de services pour augmenter les ventes. L'objectif commun d'une organisation à but non lucratif moyenne est d'accroître la notoriété, de servir les membres de plusieurs communautés, de collecter des fonds et de constituer un capital social.

Ces objectifs influencent leurs décisions et les stratégies qu’ils emploient. Par exemple, lorsque vous sollicitez des fonds, vous pouvez envoyer des courriels d’appel ou partager une réussite pour encourager les donateurs à donner. Mais lors d’une sensibilisation, vous pouvez partager des invitations ou envoyer des newsletters pour éduquer votre audience ou vos bénéficiaires.

Ainsi, ces e-mails s'appliquent à différents segments pour différentes occasions. Lorsque vos valeurs et structures sont clairement définies, vous pouvez facilement définir un cadre solide pour atteindre vos objectifs.

2. Créez votre liste de diffusion

Vos objectifs peuvent également influencer les personnes que vous attirez dans votre base d'abonnés. Trouver les bonnes personnes pour promouvoir votre cause est essentiel pour créer une liste de diffusion solide et fonctionnelle. Avec une base de contacts complète, vous pouvez partager des mises à jour et communiquer régulièrement avec des personnes passionnées par le soutien de votre mission.

Inciter votre public à rejoindre votre liste de diffusion via des cadeaux ou des ressources utiles vous distingue du désordre et l'encourage à s'inscrire ou à s'abonner. Il peut s'agir de boîtes à outils, d'infographies, de listes de contrôle, de webinaires gratuits, etc.

Il est également important d'énoncer clairement la mission et la vision de votre institution pour aider les visiteurs à comprendre s'ils sont prêts à s'y engager. En effet, vous consacrerez plus de ressources à maintenir une liste de personnes aléatoires qui ne connaissent rien de votre organisation.

3. Assurer un segmentage et une personnalisation de liste appropriés

En règle générale, votre base d'abonnés contient des personnes ayant des préférences et des intérêts variés, de sorte qu'une stratégie de courrier électronique universelle peut ne pas fonctionner pour tout le monde. Il y a de nouveaux visiteurs, des supporters fidèles, des donateurs réguliers, des bénéficiaires ponctuels, des membres d’équipe, des sponsors corporatifs, des abonnés passifs, etc.

Essentiellement, vous avez besoin d’une approche bien structurée pour adapter les bons e-mails à ces segments ; sinon, vos destinataires recevront des messages dont ils n'ont pas besoin, augmentant ainsi le risque que vos e-mails se retrouvent dans le dossier indésirable.

Vos segments de courrier électronique sont principalement basés sur les données démographiques, l'emplacement, le comportement des utilisateurs, les préférences et les intérêts. En fonction de critères prédéfinis, vous pouvez fragmenter votre liste pour envoyer des messages plus personnalisés qui plaisent aux bons segments.

4. Rédigez des e-mails pertinents et opportuns

Les e-mails que vous créez dépendent de vos segments d'audience et du type de campagne que vous lancez. Ces e-mails sont envoyés en fonction du type de relation que vous entretenez avec vos destinataires. Par exemple, les nouveaux abonnés, les partisans fidèles, les sponsors corporatifs, les bénévoles, etc. recevront tous des e-mails différents car ils remplissent diverses fonctions.

Le succès de vos e-mails dépend de la pertinence, de l'actualité et de l'adéquation du contenu dont vous faites la promotion. Que vous souhaitiez accueillir un nouvel abonné ou remercier un donateur, plusieurs e-mails stratégiques conviennent à ces occasions. Certains de ces exemples d'e-mails incluent :

un. E-mails de bienvenue

Les emails sont adaptés aux nouveaux abonnés (parrains, bénéficiaires, bénévoles, etc.). Il donne un aperçu de la vision et des objectifs de votre organisation et de ce qu'elle attend de vous à l'avenir. Vous pouvez offrir des incitations ou des cadeaux pour vous encourager à faire passer le message et à faire des dons. Lisez ce blog pour apprendre à rédiger des e-mails de bienvenue satisfaisants.

b. E-mails de remerciement

Ces e-mails sont principalement destinés aux sponsors, aux bénévoles et à toute autre personne ayant joué un rôle dans le soutien de la mission. Les e-mails sont rédigés pour montrer l’impact et la valeur de leur soutien, les encourageant à continuer à donner et à faire passer le message. Découvrez quelques modèles d'e-mails de remerciement ici.

c. Lettres d'information

Il s’agit généralement de matériel pédagogique visant à sensibiliser ou à fournir des mises à jour sur la manière dont les membres peuvent rester impliqués et engagés dans la cause. Il comprend des ressources utiles qui révèlent vos réalisations et vos projets. Utilisez ce guide pour rédiger des newsletters attrayantes.

d. Promotions et invitations

Si vous organisez un événement ou faites la promotion d'une initiative, une campagne stratégique par e-mail vous aidera à atteindre un public plus large pour augmenter le nombre de participants. Ces e-mails comprennent des enregistrements, un récapitulatif des événements précédents (si disponible) et des informations spécifiques encourageant les abonnés à s'inscrire à temps. Apprenez à créer des e-mails promotionnels convaincants avec ce guide complet.

e. Célébrez des jours et des jalons spéciaux

Que vous célébriez des fêtes nationales, des anniversaires ou des événements marquants spécifiques, il existe un e-mail unique pour presque toutes les célébrations. De plus, si votre événement tombe un de ces jours, vous pouvez utiliser cet e-mail pour promouvoir l'occasion et honorer cette journée spéciale.

F. Appel au soutien

Ces e-mails sont généralement envoyés aux donateurs et sponsors lors d’une sollicitation de fonds ou de toute forme d’assistance. Il comprend en détail le but de l’opération, le type de soutien nécessaire et un appel à l’action clair. Il sert également à solliciter l'aide de bénévoles pour plusieurs projets.

g. Réussites

Ces e-mails sont généralement envoyés avec les e-mails de remerciement ou d'appel à l'assistance. Ils montrent les dons antérieurs à plusieurs communautés et leur impact sur la vie des bénéficiaires. Les histoires sont principalement destinées aux bienfaiteurs désireux de partager leurs expériences et de mettre en valeur l’impact de leur soutien.

5. Surveillez vos performances et ajustez vos processus

Votre opération de messagerie électronique n’est pas une stratégie marketing ponctuelle. À mesure que votre organisation se développe, il est essentiel d’ajuster et d’améliorer les stratégies existantes pour correspondre aux modèles et aux tendances du secteur en constante évolution.

Comprendre ce qui fonctionne dans votre secteur vous aide à évaluer vos performances et à adapter vos approches à votre plan de développement. En règle générale, différents OBNL auront des structures et des cadres variés en fonction de leurs objectifs et de leur vision. Il est donc essentiel de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Des mesures telles que les taux de clics, d'ouverture, de rebond et de conversion révèlent la manière dont vos abonnés interagissent avec vos e-mails et l'efficacité globale de vos campagnes par e-mail.

Lisez aussi : CRM pour les organisations à but non lucratif – Utiliser votre CRM pour la collecte de fonds et plus encore

Stratégies de marketing par e-mail efficaces pour les organisations à but non lucratif

Les complexités liées à la garantie d'un marketing par courrier électronique efficace pour les organisations à but non lucratif font qu'il est difficile pour les responsables de maintenir un succès constant de leurs campagnes tout en recherchant le soutien des donateurs et des membres. Avec un cadre solide et testé, vous pouvez développer un système qui propose des campagnes ciblées et personnalisées sur pilote automatique, éliminant les processus fastidieux et simplifiant vos opérations.

Découvrez ces stratégies éprouvées pour améliorer vos opérations de marketing par e-mail :

1. Ayez un calendrier d’envoi cohérent

Étant donné que les OBNL gèrent de multiples tâches avec des ressources limitées, il est facile de mettre de côté les activités de marketing jusqu'à ce qu'il soit temps de demander de l'aide ou d'attirer des sponsors. Des e-mails réguliers et opportuns placent votre organisation dans l'esprit de votre public, augmentant ainsi vos chances de recevoir de l'aide chaque fois que vous en appelez.

Lorsque vous ne faites pas activement la promotion d'un événement ou ne recherchez pas de dons, des newsletters périodiques et des e-mails informatifs peuvent vous aider à garder notre public en contact. De cette façon, ils peuvent avoir un aperçu des développements récents, de l’impact des dons précédents, de la manière dont ils peuvent participer aux initiatives futures et de toute autre information précieuse qui les tient au courant.

Conseil de pro : créez un calendrier de contenu et incluez des sujets intéressants, des événements à venir, des projets en cours et des réussites que vous pouvez envoyer à différents segments de votre liste de diffusion.

2. Concevoir des e-mails réactifs

Les statistiques de messagerie mobile soulignent que 85 % des utilisateurs utilisent des smartphones pour accéder aux e-mails. Aussi convaincants et attrayants que vos e-mails soient, ils sont inefficaces si les destinataires peuvent y accéder ou les lire. L'optimisation de vos e-mails pour plusieurs tailles de mobiles, navigateurs Web et applications augmente votre portée et vous permet de vous connecter avec vos prospects quel que soit leur appareil.

Conseil de pro : assurez-vous que votre contenu est cliquable et défilable. Évitez d'utiliser des polices trop petites ou trop grandes et optimisez la taille de vos fichiers pour un chargement rapide.

3. Respectez les lois anti-spam

Les réglementations anti-spam vous protègent, vous et vos destinataires, contre les violations de données et les menaces de sécurité. Ainsi, selon votre région, le respect de ces exigences est essentiel pour éviter que vos e-mails ne soient marqués comme spam ou supprimés.

Voici quelques conseils pour vous aider à optimiser vos e-mails, à réduire les plaintes pour spam et à améliorer la délivrabilité des e-mails :

• Utilisez des lignes d'objet non trompeuses
• Collectez vos données clients de manière éthique
• Incluez votre nom ou votre organisation dans vos e-mails
• Ajoutez votre adresse postale
• Facilitez la désinscription des utilisateurs
• Utilisez des liens au lieu de formulaires intégrés, etc.

4. Nettoyer régulièrement la liste de diffusion

Votre liste de diffusion contient des adresses de personnes ayant des préférences et des intérêts variés. Ainsi, au fil du temps, certains utilisateurs pourraient ne plus souhaiter poursuivre votre mission. C'est normal, vous avez donc besoin d'un système pour aider ces utilisateurs à se désinscrire facilement ; sinon, vous remplirez votre base de contacts d’adresses anciennes, obsolètes ou incorrectes.

L'envoi d'e-mails à des destinataires qui n'ont plus besoin de vos e-mails peut augmenter vos chances d'accéder au dossier indésirable. En élaguant et en mettant à jour votre liste, vous vous assurez que les adresses de contact sont correctes et que les segments sont correctement affinés pour inclure les bons destinataires.

Conseil de pro : créez un plan pour effectuer un élagage périodique des listes de diffusion. Découvrez les segments inactifs, les e-mails anciens ou incorrects et les taux de désabonnement. Découvrez pourquoi les abonnés partent et élaborez une stratégie pour les réengager ou les laisser partir.

5. Incluez un CTA clair dans vos e-mails

Vous ne pouvez pas supposer que vos destinataires comprennent votre e-mail et savent quoi faire par la suite. Même lorsque le message semble clair, il est important d’ajouter un appel à l’action clair qui les guidera dans l’action.

Quelques exemples incluent « Inscrivez-vous maintenant », « Parrainez un ami », « Donnez aujourd'hui », etc. Votre CTA varie en fonction de l'intention de l'e-mail. Tester différents CTA vous aide à effectuer les mises à jour nécessaires pour augmenter vos taux de conversion.

Conseil de pro : testez différentes variantes de CTA en utilisant plusieurs positions, couleurs, boutons, polices, etc., et optimisez les pages de destination pour empêcher les utilisateurs de partir dès qu'ils arrivent sur votre page.

6. Adoptez un fournisseur de services de marketing par e-mail fiable

En tant qu'organisation à but non lucratif, vos processus marketing nécessiteront plusieurs opérations avancées qui ne peuvent pas être traitées manuellement. Vous avez besoin d'un système bien conçu, adapté à votre organisation, qui rationalise vos flux de travail et vous permet d'engager votre public avec un minimum d'intervention humaine.

Un système d'e-mailing améliore l'efficacité de vos campagnes marketing et vous donne plus de temps pour vous concentrer sur d'autres activités plus urgentes. De plus, votre fournisseur de services de messagerie prend en charge des intégrations transparentes avec plusieurs applications, vous permettant de gérer différentes activités à partir d'un seul endroit.

Conseil de pro : adoptez une solution de marketing par e-mail puissante qui convient à la taille, aux objectifs et au cadre de votre OBNL. Découvrez les fonctionnalités qu'ils proposent et voyez si elles correspondent à vos stratégies.

Lisez aussi : Automatisation du marketing pour les organisations à but non lucratif : comment augmenter l'impact

Outils de marketing par e-mail recommandés pour les organisations à but non lucratif

Bien que tous les logiciels de marketing par e-mail prennent en charge les fonctionnalités d’envoi d’e-mails, ils ne conviennent pas à votre organisation à but non lucratif. Les facteurs influençant votre choix de plateforme dépendent de votre taille, de vos objectifs, de votre vision, de votre mission et de vos valeurs fondamentales.

Déterminer ce que veut votre organisation peut vous aider à choisir votre outil préféré en fonction du coût, de l'évolutivité, de la sécurité et d'autres exigences essentielles. Certaines plateformes de marketing par e-mail à but non lucratif sont répertoriées dans le tableau ci-dessous.

1. EngagerBay

EngageBay est un outil de messagerie abordable doté d'une suite CRM tout-en-un dotée de fonctionnalités puissantes pour renforcer les relations avec les donateurs, améliorer l'efficacité des bénévoles et stimuler les opérations de collecte de fonds.

Sa version gratuite est dotée de fonctionnalités limitées. Cependant, il s’agit d’une option noble pour les petites organisations qui tentent de s’implanter dans le monde du marketing par courrier électronique. Des fonctionnalités telles que la gestion des leads, les profils à 360 degrés, le repos A/B, l'automatisation du marketing, les modèles prédéfinis et personnalisables, etc. aident vos équipes à établir des relations productives avec les abonnés.

Le forfait payant commence à 11,95 $/mois pour un maximum de 500 contacts.

2. MailChimp

Mailchimp est un outil de marketing par e-mail populaire doté de fonctionnalités avancées pour aider les organisations à but non lucratif à gérer des opérations marketing complexes sur plusieurs canaux. Certaines de ses fonctionnalités incluent l'automatisation des tâches, des analyses et des rapports exploitables, la gestion et les communications des donateurs, l'intégration de logiciels, etc.

Mailchimp propose également une version gratuite, avec le forfait de base à partir de 6,50 $/mois pour 500 contacts. De plus, il offre une réduction de 15 % aux organisations à but non lucratif et caritatives vérifiées.

3. Contact constant

Constant Contact est une puissante plateforme de marketing par e-mail pour les organisations à but non lucratif. Il fournit des fonctionnalités d'automatisation des e-mails pour les campagnes goutte à goutte, la segmentation des listes et les pages de destination des dons personnalisables. De plus, il vous aide à évaluer vos progrès et à consulter les informations sur les donateurs grâce aux rapports d'engagement.

Il existe des centaines de modèles personnalisables qui permettent aux organisations à but non lucratif de promouvoir les événements à venir et d'appeler à l'aide. Mais contrairement à d’autres services de marketing par e-mail, Constant Contact n’a pas de version gratuite. Le plan commence à 12 $/mois, offrant aux organisations à but non lucratif vérifiées une réduction de 30 % pour un pré-paiement de 12 mois.

4. Obtenir une réponse

GetResponse est une plate-forme de marketing par e-mail simple qui prend en charge la croissance des listes, les formulaires et les fenêtres contextuelles, les répondeurs automatiques, le lead nurturing et d'autres solutions d'automatisation du marketing. Avec ces outils, vous pouvez toucher de nouveaux publics et motiver les sponsors à soutenir votre initiative.

Les fonctionnalités sont conçues pour vous aider à générer des adhésions, à augmenter les dons et à sensibiliser le public, et avec le plan gratuit, vous pouvez accéder aux fonctionnalités de base avec un espace pouvant accueillir jusqu'à 500 contacts. Le forfait de base commence à 15,6/mois pour 1 000 contacts. De plus, il offre une réduction de 50 % aux organisations à but non lucratif qui ne sont pas des organisations politiques.

5. Brevo (anciennement Sendinblue)

Brevo est une suite CRM complète dotée d'une plateforme marketing qui propose des campagnes multicanaux et une automatisation du marketing. Il prend en charge les opérations marketing ciblées par e-mail, SMS, WhatsApp et Facebook. Il existe également plusieurs modèles professionnels pour créer des e-mails attrayants et engageants.

Ces services vous permettent de nouer des relations solides avec vos donateurs et bénévoles. La version gratuite prend en charge des fonctionnalités étendues avec des contacts illimités mais 300 e-mails par jour. Le forfait de base commence à 22 $/mois et les organisations à but non lucratif bénéficient d'une réduction de 15 % sur les frais de licence Enterprise.

6. Campagne active

ActiveCampaign est un outil de messagerie offrant l'automatisation de l'expérience client, une solution sur mesure pour aider les organisations à but non lucratif à alimenter leur croissance grâce à une communication 1:1 automatisée tout au long du cycle de vie du client.

Avec des séries de bienvenue, des formulaires d'inscription, la gestion de la liste des donateurs, des campagnes goutte à goutte et une segmentation appropriée, vous pouvez créer des expériences transparentes qui stimulent la notoriété et les dons. Il n'existe pas de version gratuite et le forfait de base commence à 29 $/mois.

En tant qu'organisation à but non lucratif, vous bénéficiez d'une réduction de 20 % sur tous les forfaits.

7. ConvertKit

ConvertKit est une plate-forme conviviale pour les créateurs avec des fonctionnalités uniques bien adaptées aux blogueurs, musiciens, auteurs, YouTubers, coachs, artistes, etc. Elle prend en charge de solides fonctionnalités d'automatisation visuelle de l'engagement du public. De plus, les modèles personnalisables du concepteur d'e-mails simplifient la création d'e-mails, vous permettant de créer de superbes newsletters réactives qui plaisent à votre public.

ConvertKit propose une version gratuite avec un forfait payant à partir de 25 $/mois.

Lisez aussi : Marketing par e-mail à but non lucratif : conseils, outils et meilleures pratiques

Conclure

Contrairement à d’autres secteurs principalement axés sur les ventes et le profit, les organisations à but non lucratif se concentrent davantage sur l’établissement de relations solides avec les entreprises sponsors et les donateurs. Ainsi, une approche basée sur les données sera utilisée pour lancer des campagnes ciblées auprès du bon public. Vous n'avez pas besoin d'être un spécialiste du marketing par courrier électronique pour lancer votre campagne.

Tant que vous disposez des bons outils et des meilleures pratiques éprouvées, vous pouvez créer une structure infaillible pour attirer des sympathisants et des membres sur plusieurs canaux.

Que vous envoyiez une newsletter régulière, meniez une campagne de collecte de fonds ou fassiez la promotion d'un événement à venir, un outil de messagerie bien adapté prend en charge les fonctionnalités parfaites pour accélérer vos opérations de marketing par e-mail.

Un outil tout-en-un comme EngageBay offre les solutions de base pour générer des prospects et mener des campagnes en pilote automatique. Vous pouvez commencer à 11,95 $ par mois, mais si vous n'êtes pas prêt à vous engager financièrement, vous pouvez vous inscrire au forfait gratuit pour toujours, sans carte de crédit requise.