O guia de estratégias e ferramentas para marketing por e-mail para organizações sem fins lucrativos

O marketing por email eficaz para organizações sem fins lucrativos abrange estruturas sólidas, estratégias baseadas em dados e aplicativos bem projetados para construir relacionamentos saudáveis ​​e duradouros com clientes potenciais e potenciais.

Os gerentes de organizações sem fins lucrativos lidam com muitas atividades árduas, por isso geralmente ignoram tarefas demoradas que podem exigir contato e gerenciamento de clientes. No entanto, é essencial adotar um sistema contínuo de comunicação com o público em vários canais. Assim, sua comunicação não precisa começar ou parar na hora de arrecadar fundos ou reunir voluntários.

Este artigo explica como organizações sem fins lucrativos podem usar estratégias bem-sucedidas de marketing por e-mail para expandir suas instituições, construir uma base sólida de clientes e promover relacionamentos produtivos com doadores. Especificamente, cobrimos as seguintes áreas nesta peça:

• Como as organizações sem fins lucrativos podem agilizar as comunicações com os clientes
• Como lançar uma campanha de e-mail para uma organização sem fins lucrativos de sucesso
• Estratégias eficazes de marketing por e-mail para organizações sem fins lucrativos
• Ferramentas de marketing por e-mail recomendadas para organizações sem fins lucrativos

Como as organizações sem fins lucrativos podem agilizar as comunicações dos clientes com marketing por e-mail

Desde a angariação de fundos ao planeamento financeiro, gestão de recursos humanos, desenvolvimento comunitário, etc., as organizações sem fins lucrativos realizam diversas operações exigentes, mesmo com pessoal limitado e rendimentos instáveis. Normalmente, a maioria das operações envolve comunicação constante com doadores ou beneficiários.

Mas quando surgem necessidades mais prementes, as organizações tendem a suspender as atividades de marketing, a menos que estejam promovendo um evento, pedindo apoio ou pedindo doações. Isso ocorre porque o marketing por email requer atividades repetitivas e mundanas, como entrada de dados, gerenciamento de desempenho, geração de leads, etc. Portanto, priorizar essas operações em detrimento de outras atividades mais críticas pode ser prejudicial ao crescimento organizacional geral.

Felizmente, vários sistemas de email marketing agora oferecem suporte a processos simplificados, fluxos de trabalho automatizados e funcionalidades simplificadas que aprimoram seus processos, dando a você mais tempo para se concentrar em outras atividades cruciais.

Os relatórios mostram que 91% de todos os consumidores dos EUA ainda usam e-mail diariamente. Portanto, o e-mail continua sendo um canal eficaz para atingir um público mais diversificado. Além disso, TruConversion revela que campanhas de email marketing podem gerar um retorno de US$ 40 para cada US$ 1 gasto, o que implica que uma campanha bem planejada e direcionada pode aumentar sua visibilidade e aumentar sua receita.

Essencialmente, as organizações sem fins lucrativos podem se beneficiar do marketing por email das seguintes maneiras:

1. É mais fácil construir e cultivar relacionamentos com doadores, clientes e apoiadores
2. Há maior visibilidade e conscientização
3. Você pode arrecadar fundos e doações mais rapidamente com campanhas direcionadas
4. É mais fácil acompanhar o desempenho e medir os resultados
5. Seus processos de comunicação com o cliente são aprimorados e simplificados

O restante deste artigo revela como você pode realizar campanhas de sucesso e utilizar estratégias comprovadas para um crescimento constante.

Como lançar uma campanha de e-mail para organizações sem fins lucrativos de sucesso

Alguns princípios e estruturas básicas garantem uma campanha de e-mail produtiva, independentemente do tamanho da sua base de assinantes. Como NPO, as etapas a seguir o ajudarão a lançar suas operações de marketing por email.

1. Defina suas metas e objetivos

Ao contrário de outras estruturas empresariais, as OSFL geralmente não se concentram na promoção de produtos ou serviços para aumentar as vendas. O objetivo comum de uma organização sem fins lucrativos média é aumentar a conscientização, servir membros de diversas comunidades, arrecadar fundos e construir capital social.

Esses objetivos influenciam suas decisões e as estratégias que empregam. Por exemplo, ao solicitar fundos, você pode enviar e-mails de apelo ou compartilhar um sucesso para incentivar os doadores a doar. Mas ao aumentar a conscientização, você pode compartilhar convites ou enviar boletins informativos para educar seu público ou beneficiários.

Portanto, esses e-mails se aplicam a diferentes segmentos para diferentes ocasiões. Quando seus valores e estruturas estão claramente definidos, você pode facilmente mapear uma estrutura robusta para alcançar seus objetivos.

2. Construa sua lista de e-mail

Seus objetivos também podem influenciar os indivíduos que você atrai para sua base de assinantes. Encontrar as pessoas certas para promover sua causa é essencial para construir uma lista de e-mail sólida e funcional. Com uma base de contatos abrangente, você pode compartilhar atualizações e comunicar-se regularmente com pessoas que desejam apoiar sua missão.

Incentivar seu público a ingressar em sua lista de e-mails por meio de brindes ou recursos úteis diferencia você da confusão e os incentiva a se inscreverem ou se inscreverem. Podem ser kits de ferramentas, infográficos, listas de verificação, webinars gratuitos, etc.

Também é importante declarar claramente a missão e a visão da sua instituição para ajudar os visitantes a compreender se é algo com que estão dispostos a se comprometer. Isso ocorre porque você gastará mais recursos mantendo uma lista de indivíduos aleatórios que nada sabem sobre sua organização.

3. Garanta o segmento e a personalização adequados da lista

Geralmente, sua base de assinantes contém indivíduos com preferências e interesses variados, portanto, uma estratégia de e-mail única pode não funcionar para todos. Existem novos visitantes, apoiadores leais, doadores recorrentes, beneficiários ocasionais, membros da equipe, patrocinadores corporativos, seguidores passivos, etc.

Essencialmente, você precisa de uma abordagem bem estruturada para adaptar os e-mails certos a esses segmentos; caso contrário, seus destinatários receberão mensagens desnecessárias, aumentando assim o risco de colocar seus e-mails na pasta de lixo eletrônico.

Seus segmentos de e-mail são baseados principalmente em dados demográficos, localização, comportamento do usuário, preferências e interesses. Dependendo dos critérios predefinidos, você pode fragmentar sua lista para enviar mensagens mais personalizadas que atraiam os segmentos certos.

4. Escreva e-mails relevantes e oportunos

Os e-mails que você cria dependem dos segmentos de seu público e do tipo de campanha que você está executando. Esses e-mails são enviados com base no tipo de relacionamento que você mantém com seus destinatários. Por exemplo, novos assinantes, apoiadores leais, patrocinadores corporativos, voluntários, etc., receberão e-mails diferentes, uma vez que desempenham funções variadas.

O sucesso de seus e-mails depende da relevância, oportunidade e adequação do conteúdo que você está promovendo. Esteja você dando as boas-vindas a um novo assinante ou agradecendo a um doador, vários e-mails estratégicos se adequam a essas ocasiões. Alguns desses exemplos de e-mail incluem:

a. E-mails de boas-vindas

Os emails são personalizados para novos assinantes (patrocinadores, beneficiários, voluntários, etc.). Ele fornece uma visão geral da visão e dos objetivos da sua organização e o que eles esperam de você no futuro. Você pode oferecer incentivos ou presentes para incentivá-lo a divulgar e fazer doações. Leia este blog para aprender como escrever e-mails de boas-vindas satisfatórios.

b. Obrigado e-mails

Esses e-mails são direcionados principalmente a patrocinadores, voluntários e todos os outros indivíduos que desempenharam um papel no apoio à missão. Os e-mails são escritos para mostrar o impacto e o valor do seu apoio, incentivando-os a continuar doando e divulgando. Confira alguns modelos de e-mail de agradecimento aqui.

c. boletins informativos

Geralmente são materiais educativos que visam conscientizar ou fornecer atualizações sobre como os membros podem permanecer envolvidos e comprometidos com a causa. Inclui recursos úteis que revelam suas realizações e planos. Use este guia para escrever boletins informativos envolventes.

d. Promoções e convites

Se você estiver organizando um evento ou promovendo uma iniciativa, uma campanha estratégica por e-mail ajudará a atingir um público mais amplo para aumentar o número de participantes. Esses e-mails incluem gravações, uma recapitulação de eventos anteriores (se disponível) e informações específicas incentivando os assinantes a se registrarem a tempo. Aprenda como criar e-mails promocionais atraentes com este guia completo.

e. Comemore dias e marcos especiais

Esteja você comemorando feriados nacionais, aniversários ou marcos específicos, há um e-mail exclusivo para praticamente qualquer comemoração. Além disso, se o seu evento ocorrer em algum desses dias, você pode usar este e-mail para divulgar a ocasião e homenagear o dia especial.

f. Ligue para obter suporte

Esses e-mails geralmente são enviados a doadores e patrocinadores quando solicitam fundos ou buscam qualquer forma de assistência. Inclui, detalhadamente, o objetivo da operação, o tipo de apoio necessário e um apelo claro à ação. Também é utilizado para buscar ajuda de voluntários para diversos projetos.

g. Histórias de sucesso

Esses e-mails geralmente são enviados com e-mails de agradecimento ou chamada de suporte. Eles mostram as doações anteriores a diversas comunidades e seu impacto na vida dos beneficiários. As histórias são principalmente para benfeitores que estão dispostos a partilhar as suas experiências e mostrar o impacto do apoio.

5. Monitore seu desempenho e ajuste seus processos

Sua operação de e-mail não é uma estratégia de marketing pontual. À medida que sua organização cresce, é essencial ajustar e melhorar as estratégias existentes para corresponder aos padrões em constante evolução e às tendências do setor.

Compreender o que funciona em seu setor ajuda a avaliar seu desempenho e adaptar abordagens para se adequar ao seu plano de desenvolvimento. Geralmente, diferentes OSFL terão estruturas e enquadramentos variados com base nos seus objetivos e visões. Então, é essencial descobrir o que funciona e o que não funciona

Métricas como taxas de cliques, abertura, rejeição e conversão revelam como seus assinantes interagem com seus e-mails e a eficácia geral de suas campanhas por e-mail.

Leia também: CRM para organizações sem fins lucrativos – usando seu CRM para arrecadação de fundos e muito mais

Estratégias eficazes de marketing por e-mail para organizações sem fins lucrativos

As complexidades envolvidas em garantir um marketing por email eficaz para organizações sem fins lucrativos tornam difícil para os gestores manterem o sucesso consistente da campanha enquanto procuram o apoio de doadores e membros. Com uma estrutura sólida e testada, você pode desenvolver um sistema que entrega campanhas direcionadas e personalizadas no piloto automático, eliminando processos demorados e simplificando suas operações.

Confira estas estratégias comprovadas para aprimorar suas operações de marketing por e-mail:

1. Tenha uma programação de envio consistente

Como as organizações sem fins lucrativos lidam com múltiplas tarefas com recursos limitados, é fácil deixar as atividades de marketing de lado até chegar a hora de pedir apoio ou atrair patrocinadores. E-mails regulares e oportunos colocam sua organização na mente do seu público, aumentando suas chances de receber suporte sempre que você solicitar.

Quando você não está promovendo ativamente um evento ou buscando doações, boletins informativos periódicos e e-mails informativos podem ajudar a manter nosso público em contato. Dessa forma, eles podem obter insights sobre desenvolvimentos recentes, o impacto de doações anteriores, como podem fazer parte de iniciativas futuras e qualquer outra informação valiosa que os mantenha informados.

Dica profissional: crie um calendário de conteúdo e inclua tópicos envolventes, eventos futuros, projetos atuais e histórias de sucesso que você pode enviar para diferentes segmentos de sua lista de e-mails.

2. Crie e-mails responsivos

As estatísticas de e-mail móvel destacam que 85% dos usuários usam smartphones para acessar e-mails. Não importa quão convincentes e atraentes sejam seus e-mails, eles serão ineficazes se os destinatários puderem acessá-los ou lê-los. Otimizar seus e-mails para diversos tamanhos de dispositivos móveis, navegadores da web e aplicativos aumenta seu alcance e permite que você se conecte com seus clientes potenciais, independentemente de seus dispositivos.

Dica profissional: certifique-se de que seu conteúdo seja clicável e rolável. Evite usar fontes muito pequenas ou muito grandes e otimize o tamanho dos arquivos para carregamento rápido.

3. Cumpra as leis anti-spam

As regulamentações antispam protegem você e seus destinatários contra violações de dados e ameaças à segurança. Portanto, dependendo da sua região, cumprir esses requisitos é vital para evitar que seus e-mails sejam marcados como spam ou excluídos.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a otimizar seus e-mails, reduzir reclamações de spam e melhorar a capacidade de entrega de e-mails:

• Use linhas de assunto não enganosas
• Colete os dados do seu cliente de forma ética
• Inclua seu nome ou organização em seus e-mails
• Adicione seu endereço de correspondência
• Facilite o cancelamento da assinatura dos usuários
• Use links em vez de formulários incorporados, etc.

4. Limpe a lista de e-mail regularmente

Sua lista de e-mail contém endereços de pessoas com preferências e interesses variados; portanto, com o tempo, alguns usuários podem não querer mais continuar com sua missão. Isso é normal, então você precisa de um sistema para ajudar esses usuários a cancelarem facilmente; caso contrário, você preencherá sua base de contatos com endereços antigos, desatualizados ou incorretos.

Enviar e-mails para destinatários que não precisam mais de seus e-mails pode aumentar suas chances de ir para a pasta de lixo eletrônico. Ao podar e atualizar sua lista, você garante que os endereços de contato estejam corretos e que os segmentos sejam devidamente refinados para incluir os destinatários certos.

Dica profissional: crie um plano para realizar a remoção periódica da lista de e-mail. Descubra segmentos inativos, e-mails antigos ou incorretos e taxas de cancelamento de assinatura. Descubra por que os assinantes estão saindo e crie estratégias para reconectá-los ou dispensá-los.

5. Inclua um CTA claro em seus e-mails

Você não pode presumir que seus destinatários entenderam seu e-mail e saberão o que fazer depois. Mesmo quando a mensagem parece simples, é importante adicionar uma frase de chamariz clara que os oriente a agir.

Alguns exemplos incluem “Cadastre-se agora”, “Indique um amigo”, “Dê hoje” etc. Seu CTA varia dependendo da intenção do e-mail. Testar diferentes CTAs ajuda você a fazer as atualizações necessárias para aumentar suas taxas de conversão.

Dica profissional: teste diferentes variações de CTA usando diversas posições, cores, botões, fontes, etc., e otimize as landing pages para evitar que os usuários saiam assim que acessarem sua página.

6. Adote um provedor de serviços de marketing por e-mail confiável

Como uma organização sem fins lucrativos, seus processos de marketing exigirão diversas operações avançadas que não podem ser processadas manualmente. Você precisa de um sistema bem construído e adaptado à sua organização, que simplifique seus fluxos de trabalho e permita envolver seu público com o mínimo de intervenção humana.

Um sistema de e-mail aumenta a eficiência de suas campanhas de marketing e lhe dá mais tempo para se concentrar em outras atividades mais urgentes. Além disso, seu provedor de serviços de e-mail oferece suporte a integrações perfeitas com vários aplicativos, permitindo que você lide com diferentes atividades em um só lugar.

Dica profissional: adote uma solução poderosa de marketing por e-mail que se adapte ao tamanho, aos objetivos e à estrutura da sua NPO. Descubra os recursos que eles oferecem e veja se combinam com suas estratégias.

Leia também: Automação de marketing para organizações sem fins lucrativos: como dimensionar o impacto

Ferramentas de marketing por e-mail recomendadas para organizações sem fins lucrativos

Embora todos os softwares de marketing por email ofereçam suporte a funcionalidades de envio de email, eles são inadequados para sua organização sem fins lucrativos. Os fatores que influenciam a plataforma escolhida dependem de seu tamanho, objetivos, visão, missão e valores essenciais.

Descobrir o que sua organização deseja pode ajudá-lo a escolher sua ferramenta preferida com base no custo, escalabilidade, segurança e outros requisitos essenciais. Algumas plataformas de marketing por e-mail sem fins lucrativos estão listadas na tabela abaixo.

1. EngajarBay

EngageBay é uma ferramenta de e-mail acessível com um conjunto de CRM completo com recursos poderosos para fortalecer relacionamentos com doadores, aumentar a eficiência do voluntariado e impulsionar as operações de arrecadação de fundos.

Sua versão gratuita vem com recursos limitados. No entanto, é uma opção nobre para organizações menores que estão tentando se firmar no mundo do marketing por email. Recursos como gerenciamento de leads, perfis de 360 ​​graus, descanso A/B, automação de marketing, modelos pré-construídos e personalizáveis, etc., auxiliam suas equipes na construção de relacionamentos produtivos com os assinantes.

O plano pago começa em US$ 11,95/mês para até 500 contatos.

2. MailChimp

Mailchimp é uma ferramenta popular de marketing por e-mail com recursos avançados para ajudar organizações sem fins lucrativos a lidar com operações de marketing complexas em vários canais. Alguns de seus recursos incluem automação de tarefas, análises e relatórios acionáveis, gerenciamento e comunicações de doadores, integração de software, etc.

Mailchimp também oferece uma versão gratuita, com plano básico a partir de US$ 6,50/mês para 500 contatos. Além disso, oferece desconto de 15% para organizações sem fins lucrativos e instituições de caridade verificadas.

3. Contato Constante

Constant Contact é uma poderosa plataforma de email marketing para organizações sem fins lucrativos. Ele fornece recursos de automação de e-mail para campanhas de gotejamento, segmentação de listas e páginas de destino de doações personalizáveis. Além disso, ajuda você a avaliar seu progresso e visualizar informações de doadores com relatórios de engajamento.

Existem centenas de modelos personalizáveis ​​que permitem que organizações sem fins lucrativos promovam eventos futuros e peçam apoio. Mas, ao contrário de outros serviços de email marketing, o Constant Contact não possui versão gratuita. O plano começa em US$ 12/mês, oferecendo às organizações sem fins lucrativos verificadas um desconto de 30% para um pré-pagamento de 12 meses.

4. Obtenha resposta

GetResponse é uma plataforma simples de marketing por e-mail que oferece suporte ao crescimento de listas, formulários e pop-ups, respostas automáticas, promoção de leads e outras soluções de automação de marketing. Com essas ferramentas, você pode alcançar novos públicos e motivar patrocinadores a apoiarem sua iniciativa.

Os recursos são adaptados para ajudá-lo a impulsionar o número de membros, aumentar as doações e aumentar a conscientização. Com o plano gratuito, você pode acessar os recursos básicos com espaço para até 500 contatos. O plano básico começa em 15,6/mês para 1.000 contatos. Além disso, oferece desconto de 50% para organizações sem fins lucrativos que não sejam organizações políticas.

5. Brevo (anteriormente Sendinblue)

Brevo é um amplo pacote de CRM com plataforma de marketing que oferece campanhas multicanais e automação de marketing. Ele oferece suporte a operações de marketing direcionadas por e-mail, SMS, WhatsApp e Facebook. Além disso, existem vários modelos profissionais para criar e-mails atraentes e envolventes.

Esses serviços permitem que você promova relacionamentos sólidos com seus doadores e voluntários. A versão gratuita oferece suporte a recursos abrangentes com contatos ilimitados, mas 300 e-mails diários. O plano básico começa em US$ 22/mês, e organizações sem fins lucrativos recebem um desconto de 15% na taxa de licença Enterprise.

6. Campanha Ativa

ActiveCampaign é uma ferramenta de e-mail que oferece automação da experiência do cliente, uma solução personalizada para ajudar organizações sem fins lucrativos a impulsionar seu crescimento com comunicação automatizada 1:1 durante todo o ciclo de vida do cliente.

Com séries de boas-vindas, formulários de inscrição, gerenciamento de lista de doadores, campanhas de gotejamento e segmentação adequada, você pode criar experiências integradas que impulsionam a conscientização e as doações. Não existe versão gratuita e o plano básico começa em US$ 29/mês.

Como organização sem fins lucrativos, você ganha um desconto de 20% em todos os planos.

7. Kit de conversão

ConvertKit é uma plataforma amigável para criadores com recursos exclusivos adequados para blogueiros, músicos, autores, YouTubers, treinadores, artistas, etc. Além disso, os modelos personalizáveis ​​do designer de e-mail simplificam a criação de e-mails, permitindo que você crie boletins informativos por e-mail bonitos e responsivos que atraiam seu público.

O ConvertKit possui uma versão gratuita com plano pago a partir de US$ 25/mês.

Leia também: Email Marketing para organizações sem fins lucrativos: dicas, ferramentas e práticas recomendadas

Embrulhar

Ao contrário de outras indústrias focadas principalmente nas vendas e no lucro, as organizações sem fins lucrativos concentram-se mais na construção de relacionamentos sólidos com patrocinadores e doadores corporativos. Assim, uma abordagem baseada em dados será empregada para lançar campanhas direcionadas ao público certo. Você não precisa ser um profissional de marketing por e-mail para iniciar sua campanha.

Contanto que você tenha as ferramentas certas e as melhores práticas comprovadas, poderá construir uma estrutura à prova de falhas para atrair apoiadores e membros em vários canais.

Esteja você enviando um boletim informativo regular, realizando uma campanha de arrecadação de fundos ou promovendo um evento futuro, uma ferramenta de e-mail adequada oferece os recursos perfeitos para acelerar suas operações de marketing por e-mail.

Uma ferramenta completa como o EngageBay oferece soluções básicas para gerar leads e executar campanhas no piloto automático. Você pode começar com US $ 11,95 mensais, mas se não estiver pronto para um compromisso financeiro, poderá se inscrever no plano gratuito para sempre, sem necessidade de cartão de crédito.