La guida alle strategie e agli strumenti per l'email marketing per le organizzazioni non profit

L'email marketing efficace per le organizzazioni non profit comprende strutture solide, strategie basate sui dati e applicazioni ben progettate per costruire relazioni sane e durature con potenziali clienti e clienti.

I manager no-profit gestiscono molte attività difficili, quindi di solito ignorano attività dispendiose in termini di tempo che potrebbero richiedere la gestione dei contatti e dei clienti. Tuttavia, è essenziale adottare un sistema continuo per comunicare con il pubblico su più canali. Pertanto, la tua comunicazione non deve necessariamente iniziare o interrompersi quando è il momento di raccogliere fondi o raccogliere volontari.

Questo articolo spiega come le organizzazioni no-profit possono utilizzare strategie di email marketing di successo per far crescere le proprie istituzioni, costruire una solida base di clienti e promuovere relazioni produttive con i donatori. Nello specifico, in questo articolo trattiamo le seguenti aree:

• Come le NPO possono semplificare le comunicazioni con i clienti
• Come lanciare una campagna e-mail senza scopo di lucro di successo
• Strategie di email marketing efficaci per le organizzazioni non profit
• Strumenti di email marketing consigliati per le organizzazioni non profit

In che modo le NPO possono semplificare le comunicazioni con i clienti con l'e-mail marketing

Dalla raccolta fondi alla pianificazione finanziaria, alla gestione delle risorse umane, allo sviluppo della comunità, ecc., le organizzazioni no-profit svolgono numerose operazioni impegnative anche con personale limitato e entrate instabili. Di solito, la maggior parte delle operazioni prevede una comunicazione costante con i donatori o i beneficiari.

Ma quando sorgono esigenze più urgenti, le organizzazioni tendono a sospendere le attività di marketing a meno che non stiano promuovendo un evento, chiedendo supporto o donazioni. Questo perché l'email marketing richiede attività ripetitive e banali come l'immissione di dati, la gestione delle prestazioni, la generazione di lead, ecc. Pertanto, dare priorità a queste operazioni rispetto ad altre attività più critiche può essere dannoso per la crescita organizzativa complessiva.

Fortunatamente, diversi sistemi di email marketing ora supportano processi semplificati, flussi di lavoro automatizzati e funzionalità semplificate che migliorano i tuoi processi, dandoti più tempo per concentrarti su altre attività cruciali.

I rapporti mostrano che il 91% di tutti i consumatori statunitensi utilizza ancora la posta elettronica quotidianamente. Pertanto, l’e-mail rimane un canale efficace per raggiungere un pubblico più diversificato. Inoltre, TruConversion rivela che le campagne di email marketing possono generare un ritorno di $ 40 per ogni $ 1 speso, il che implica che una campagna mirata e ben pianificata può aumentare la tua visibilità e aumentare le tue entrate.

In sostanza, le organizzazioni no-profit possono trarre vantaggio dall’email marketing nei seguenti modi:

1. È più facile costruire e coltivare relazioni con donatori, clienti e sostenitori
2. C’è maggiore visibilità e consapevolezza
3. Puoi raccogliere fondi e donazioni più velocemente con campagne mirate
4. È più semplice monitorare le prestazioni e misurare i risultati
5. I tuoi processi per la comunicazione con i clienti sono migliorati e semplificati

Il resto di questo articolo rivela come eseguire campagne di successo e utilizzare strategie comprovate per una crescita costante.

Come lanciare una campagna e-mail senza scopo di lucro di successo

Alcuni principi e strutture di base garantiscono una campagna e-mail produttiva, indipendentemente dalle dimensioni della base di iscritti. In qualità di NPO, i seguenti passaggi ti aiuteranno ad avviare le tue operazioni di email marketing.

1. Definisci i tuoi scopi e obiettivi

A differenza di altre strutture aziendali, le NPO generalmente non si concentrano sulla promozione di prodotti o servizi per aumentare le vendite. L’obiettivo comune di un’organizzazione no-profit media è aumentare la consapevolezza, servire i membri di diverse comunità, raccogliere fondi e costruire capitale sociale.

Questi obiettivi influenzano le loro decisioni e le strategie che impiegano. Ad esempio, mentre richiedi fondi, puoi inviare e-mail di appello o condividere un successo per incoraggiare i donatori a donare. Ma quando aumenti la consapevolezza, puoi condividere inviti o inviare newsletter per educare il tuo pubblico o i tuoi beneficiari.

Pertanto, queste e-mail si applicano a segmenti diversi per occasioni diverse. Quando i tuoi valori e le tue strutture sono chiaramente definiti, puoi facilmente tracciare una struttura solida per raggiungere i tuoi obiettivi.

2. Costruisci la tua lista e-mail

I tuoi obiettivi possono anche influenzare le persone che attiri nella tua base di iscritti. Trovare le persone giuste per promuovere la tua causa è essenziale per creare una mailing list solida e funzionante. Con una base di contatti completa, puoi condividere aggiornamenti e comunicare regolarmente con persone appassionate nel sostenere la tua missione.

Incentivare il tuo pubblico a iscriversi alla tua mailing list attraverso omaggi o risorse utili ti distingue dalla confusione e li incoraggia a iscriversi o iscriversi. Potrebbero essere toolkit, infografiche, liste di controllo, webinar gratuiti, ecc.

È anche importante affermare chiaramente la missione e la visione della tua istituzione per aiutare i visitatori a capire se è qualcosa per cui sono disposti a impegnarsi. Questo perché spenderai più risorse per mantenere un elenco di individui casuali che non sanno nulla della tua organizzazione.

3. Garantire il corretto segmento dell'elenco e la personalizzazione

Generalmente, la tua base di iscritti comprende persone con preferenze e interessi diversi, quindi una strategia di posta elettronica unica per tutti potrebbe non funzionare per tutti. Ci sono nuovi visitatori, sostenitori fedeli, donatori abituali, beneficiari occasionali, membri del team, sponsor aziendali, follower passivi, ecc.

Essenzialmente, è necessario un approccio ben strutturato per adattare le email giuste a questi segmenti; in caso contrario, i tuoi destinatari riceveranno messaggi di cui non hanno bisogno, aumentando così il rischio di finire le tue email nella cartella della posta indesiderata.

I segmenti della tua email si basano principalmente su dati demografici, posizione, comportamento degli utenti, preferenze e interessi. A seconda dei criteri preimpostati, puoi frammentare la tua lista per inviare messaggi più personalizzati che si rivolgono ai segmenti giusti.

4. Scrivi e-mail pertinenti e tempestive

Le email che crei dipendono dai segmenti di pubblico e dal tipo di campagna che stai pubblicando. Queste email vengono inviate in base al tipo di rapporto che hai con i tuoi destinatari. Ad esempio, i nuovi abbonati, i sostenitori fedeli, gli sponsor aziendali, i volontari, ecc. riceveranno tutti email diverse poiché svolgono funzioni diverse.

Il successo delle tue e-mail dipende dalla pertinenza, tempestività e adeguatezza dei contenuti che stai promuovendo. Che tu stia dando il benvenuto a un nuovo iscritto o ringraziando un donatore, diverse email strategiche si adattano a queste occasioni. Alcuni di questi esempi di email includono:

UN. E-mail di benvenuto

Le e-mail sono personalizzate per i nuovi abbonati (sponsor, beneficiari, volontari, ecc.). Fornisce una panoramica della visione e degli obiettivi della tua organizzazione e di cosa si aspettano da te in futuro. Puoi offrire incentivi o regali per incoraggiarti a spargere la voce e fare donazioni. Leggi questo blog per imparare a scrivere email di benvenuto soddisfacenti.

B. Grazie e-mail

Queste e-mail sono rivolte principalmente a sponsor, volontari e a tutti gli altri individui che hanno avuto un ruolo nel sostenere la missione. Le e-mail sono scritte per mostrare l'impatto e il valore del loro sostegno, incoraggiandoli a continuare a donare e a spargere la voce. Dai un'occhiata ad alcuni modelli di email di ringraziamento qui.

C. Newsletter

Si tratta solitamente di materiale educativo che mira a sensibilizzare o fornire aggiornamenti su come i membri possono rimanere coinvolti e impegnati nella causa. Include risorse utili che rivelano i tuoi risultati e i tuoi piani. Utilizza questa guida per scrivere newsletter accattivanti.

D. Promozioni e inviti

Se stai organizzando un evento o promuovendo un'iniziativa, una campagna email strategica ti aiuterà a raggiungere un pubblico più ampio per aumentare i partecipanti. Queste e-mail includono registrazioni, un riepilogo degli eventi precedenti (se disponibile) e informazioni specifiche che incoraggiano gli abbonati a registrarsi in tempo. Scopri come creare e-mail promozionali accattivanti con questa guida completa.

e. Festeggia giorni speciali e traguardi importanti

Che tu stia celebrando festività nazionali, anniversari o traguardi specifici, esiste un'e-mail unica per quasi ogni celebrazione. Inoltre, se il tuo evento cade in uno di questi giorni, puoi utilizzare questa email per promuovere l'occasione e onorare il giorno speciale.

F. Richiedi supporto

Queste e-mail vengono solitamente inviate a donatori e sponsor quando si richiedono fondi o si cerca qualsiasi forma di assistenza. Include, in dettaglio, lo scopo dell'operazione, il tipo di supporto necessario e un chiaro invito all'azione. Viene anche utilizzato per chiedere aiuto ai volontari per diversi progetti.

G. Storie di successo

Queste e-mail vengono generalmente inviate con le e-mail di ringraziamento o di richiesta di supporto. Mostrano le donazioni precedenti a diverse comunità e il loro impatto sulla vita dei beneficiari. Le storie sono rivolte principalmente ai benefattori disposti a condividere le proprie esperienze e a mostrare l'impatto del sostegno.

5. Monitora le tue prestazioni e adatta i tuoi processi

La tua operazione di posta elettronica non è una strategia di marketing una tantum. Man mano che la tua organizzazione cresce, è essenziale adattare e migliorare le strategie esistenti per adattarle ai modelli in continua evoluzione e alle tendenze del settore.

Capire cosa funziona nel tuo settore ti aiuta a valutare le tue prestazioni e ad adattare gli approcci al tuo piano di sviluppo. In generale, diverse NPO avranno strutture e quadri diversi in base ai loro obiettivi e visioni. Quindi, è essenziale scoprire cosa funziona e cosa no

Metriche come click-through, apertura, rimbalzo e tassi di conversione rivelano il modo in cui i tuoi abbonati interagiscono con le tue e-mail e l'efficacia complessiva delle tue campagne e-mail.

Leggi anche: CRM per organizzazioni non profit: utilizzo del CRM per la raccolta fondi e altro ancora

Strategie di email marketing efficaci per le organizzazioni non profit

Le complessità legate al garantire un marketing via e-mail efficace per le organizzazioni non profit rendono difficile per i manager mantenere un successo costante delle campagne mentre cercano il sostegno di donatori e membri. Con una struttura solida e testata, puoi sviluppare un sistema che fornisce campagne mirate e personalizzate con il pilota automatico, eliminando processi dispendiosi in termini di tempo e semplificando le tue operazioni.

Dai un'occhiata a queste strategie comprovate per migliorare le tue operazioni di email marketing:

1. Avere un programma di invio coerente

Poiché le NPO gestiscono molteplici attività con risorse limitate, è facile mettere da parte le attività di marketing fino al momento di chiedere supporto o attirare sponsor. Le e-mail regolari e tempestive mettono la tua organizzazione nella mente del tuo pubblico, aumentando le tue possibilità di ricevere supporto ogni volta che ne richiedi uno.

Quando non stai promuovendo attivamente un evento o cercando donazioni, newsletter periodiche ed e-mail informative possono aiutare a mantenere il nostro pubblico in contatto. In questo modo, possono ottenere informazioni dettagliate sugli sviluppi recenti, sull'impatto delle donazioni precedenti, su come possono partecipare a iniziative future e su qualsiasi altra informazione preziosa che li tenga aggiornati.

Suggerimento da professionista: crea un calendario di contenuti e includi argomenti coinvolgenti, eventi imminenti, progetti attuali e storie di successo che puoi inviare a diversi segmenti della tua mailing list.

2. Progetta e-mail reattive

Le statistiche sulla posta elettronica mobile evidenziano che l'85% degli utenti utilizza gli smartphone per accedere alle e-mail. Non importa quanto siano convincenti e attraenti le tue e-mail, sono inefficaci se i destinatari possono accedervi o leggerle. L'ottimizzazione delle tue e-mail per diversi formati di dispositivi mobili, browser Web e app aumenta la tua portata e ti consente di connetterti con i tuoi potenziali clienti indipendentemente dai loro dispositivi.

Suggerimento professionale: assicurati che i tuoi contenuti siano cliccabili e scorrevoli. Evita di utilizzare caratteri troppo piccoli o troppo grandi e ottimizza le dimensioni dei file per un caricamento rapido.

3. Rispettare le leggi anti-spam

Le normative anti-spam proteggono te e i tuoi destinatari da violazioni dei dati e minacce alla sicurezza. Pertanto, a seconda della tua regione, rispettare questi requisiti è fondamentale per evitare che le tue email vengano contrassegnate come spam o eliminate.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a ottimizzare le tue e-mail, ridurre i reclami di spam e migliorare la consegna delle e-mail:

• Utilizza oggetti non ingannevoli
• Raccogli i dati dei tuoi clienti in modo etico
• Includi il tuo nome o la tua organizzazione nelle tue email
• Aggiungi il tuo indirizzo postale
• Semplifica l'annullamento dell'iscrizione da parte degli utenti
• Utilizza collegamenti invece di moduli incorporati, ecc.

4. Pulisci regolarmente l'elenco e-mail

La tua lista e-mail contiene indirizzi di persone con preferenze e interessi diversi, quindi nel tempo alcuni utenti potrebbero non voler più continuare con la tua missione. Questo è normale, quindi è necessario un sistema che aiuti questi utenti a rinunciare facilmente; in caso contrario, riempirai la tua base di contatti con indirizzi vecchi, obsoleti o errati.

L'invio di e-mail a destinatari che non hanno più bisogno delle tue e-mail può aumentare le tue possibilità di arrivare alla cartella della posta indesiderata. Eliminando e aggiornando il tuo elenco, ti assicuri che gli indirizzi di contatto siano corretti e che i segmenti siano adeguatamente perfezionati per includere i destinatari giusti.

Suggerimento professionale: crea un piano per eseguire la potatura periodica dell'elenco di posta elettronica. Scopri segmenti inattivi, email vecchie o errate e tariffe di annullamento dell'iscrizione. Scopri perché gli iscritti se ne vanno e stabilisci una strategia per coinvolgerli nuovamente o lasciarli andare.

5. Includi un CTA chiaro nelle tue e-mail

Non puoi dare per scontato che i tuoi destinatari capiscano la tua email e sappiano cosa fare dopo. Anche quando il messaggio sembra chiaro, è importante aggiungere un chiaro invito all'azione che li guidi ad agire.

Alcuni esempi includono "Registrati ora", "Invita un amico", "Fai una donazione oggi", ecc. Il tuo CTA varia a seconda dell'intento dell'e-mail. Testare diversi CTA ti aiuta ad apportare gli aggiornamenti necessari per aumentare i tassi di conversione.

Suggerimento da professionista: prova diverse varianti di CTA utilizzando diverse posizioni, colori, pulsanti, caratteri, ecc. e ottimizza le pagine di destinazione per impedire agli utenti di abbandonare non appena arrivano sulla tua pagina.

6. Adotta un fornitore affidabile di servizi di email marketing

In quanto organizzazione no-profit, i tuoi processi di marketing richiederanno diverse operazioni avanzate che non possono essere elaborate manualmente. Hai bisogno di un sistema ben costruito su misura per la tua organizzazione che semplifichi i tuoi flussi di lavoro e ti consenta di coinvolgere il tuo pubblico con un input umano minimo.

Un sistema di posta elettronica migliora l'efficienza delle tue campagne di marketing e ti dà più tempo per concentrarti su altre attività più urgenti. Inoltre, il tuo fornitore di servizi di posta elettronica supporta integrazioni perfette con più applicazioni, consentendoti di gestire diverse attività da un unico posto.

Suggerimento da professionista: adotta una potente soluzione di email marketing adatta alle dimensioni, agli obiettivi e alla struttura della tua NPO. Scopri le funzionalità che offrono e vedi se corrispondono alle tue strategie.

Leggi anche: Automazione del marketing per le organizzazioni non profit: come aumentare l'impatto

Strumenti di email marketing consigliati per le organizzazioni non profit

Sebbene tutti i software di email marketing supportino le funzionalità di invio di email, non sono adatti alla tua organizzazione no-profit. I fattori che influenzano la piattaforma scelta dipendono dalle dimensioni, dagli obiettivi, dalla visione, dalla missione e dai valori fondamentali.

Capire cosa vuole la tua organizzazione può aiutarti a scegliere il tuo strumento preferito in base a costi, scalabilità, sicurezza e altri requisiti essenziali. Alcune piattaforme di email marketing adatte alle organizzazioni no-profit sono elencate nella tabella seguente.

1. CoinvolgiBay

EngageBay è uno strumento di posta elettronica conveniente con una suite CRM all-in-one con potenti funzionalità per rafforzare le relazioni con i donatori, migliorare l'efficienza dei volontari e potenziare le operazioni di raccolta fondi.

La sua versione gratuita ha funzionalità limitate. Tuttavia, è un'opzione nobile per le organizzazioni più piccole che cercano di trovare il loro posto nel mondo dell'email marketing. Funzionalità come la gestione dei lead, i profili a 360 gradi, il riposo A/B, l'automazione del marketing, modelli predefiniti e personalizzabili, ecc., aiutano i tuoi team a costruire relazioni produttive con gli abbonati.

Il piano a pagamento parte da $ 11,95 al mese per un massimo di 500 contatti.

2. MailChimp

Mailchimp è un popolare strumento di email marketing con funzionalità avanzate per aiutare le organizzazioni non profit a gestire operazioni di marketing complesse su più canali. Alcune delle sue funzionalità includono l'automazione delle attività, analisi e reporting fruibili, gestione e comunicazioni dei donatori, integrazione software, ecc.

Mailchimp fornisce anche una versione gratuita, con il piano base a partire da 6,50 dollari al mese per 500 contatti. Inoltre, offre uno sconto del 15% alle organizzazioni no-profit e agli enti di beneficenza verificati.

3. Contatto costante

Constant Contact è una potente piattaforma di email marketing per organizzazioni no profit. Fornisce funzionalità di automazione della posta elettronica per campagne drip, segmentazione di elenchi e pagine di destinazione delle donazioni personalizzabili. Inoltre, ti aiuta a valutare i tuoi progressi e a visualizzare le informazioni sui donatori con i rapporti sul coinvolgimento.

Esistono centinaia di modelli personalizzabili che consentono alle organizzazioni non profit di promuovere eventi imminenti e richiedere supporto. Ma a differenza di altri servizi di email marketing, Constant Contact non ha una versione gratuita. Il piano parte da $ 12 al mese e offre alle organizzazioni non profit verificate uno sconto del 30% per un pagamento anticipato di 12 mesi.

4. Ottieni risposta

GetResponse è una semplice piattaforma di email marketing che supporta la crescita di elenchi, moduli e popup, autorisponditori, lead nurturing e altre soluzioni di automazione del marketing. Con questi strumenti puoi raggiungere nuovo pubblico e motivare gli sponsor a sostenere la tua iniziativa.

Le funzionalità sono personalizzate per aiutarti a promuovere l'abbonamento, aumentare le donazioni e aumentare la consapevolezza e, con il piano gratuito, puoi accedere alle funzionalità di base con uno spazio per un massimo di 500 contatti. Il piano base parte da 15,6/mese per 1.000 contatti. Inoltre, offre uno sconto del 50% per le organizzazioni non profit che non sono organizzazioni politiche.

5. Brevo (ex Sendinblue)

Brevo è un'ampia suite CRM con una piattaforma di marketing che offre campagne multicanale e automazione del marketing. Supporta operazioni di marketing mirate tramite e-mail, SMS, WhatsApp e Facebook. Inoltre, esistono diversi modelli professionali per creare email attraenti e coinvolgenti.

Questi servizi ti consentono di promuovere solide relazioni con i tuoi donatori e volontari. La versione gratuita supporta funzionalità estese con contatti illimitati ma 300 e-mail al giorno. Il piano base parte da $ 22 al mese e le organizzazioni no-profit ottengono uno sconto del 15% sul canone di licenza Enterprise.

6. Campagna attiva

ActiveCampaign è uno strumento di posta elettronica che offre automazione dell'esperienza del cliente, una soluzione su misura per aiutare le organizzazioni non profit ad alimentare la propria crescita con comunicazioni automatizzate 1:1 attraverso l'intero ciclo di vita del cliente.

Con serie di benvenuto, moduli di iscrizione, gestione dell'elenco dei donatori, campagne di raccolta e un'adeguata segmentazione, puoi creare esperienze fluide che promuovono la consapevolezza e le donazioni. Non esiste una versione gratuita e il piano base parte da $ 29 al mese.

Come organizzazione no-profit, ottieni uno sconto del 20% su tutti i piani.

7. ConvertiKit

ConvertKit è una piattaforma pensata per i creatori con funzionalità uniche adatte a blogger, musicisti, autori, YouTuber, coach, artisti, ecc. Supporta robuste funzionalità di automazione visiva del coinvolgimento del pubblico. Inoltre, i modelli personalizzabili del designer di posta elettronica semplificano la creazione di posta elettronica, consentendoti di creare newsletter via email belle e reattive che attirano il tuo pubblico.

ConvertKit ha una versione gratuita con un piano a pagamento a partire da $ 25 al mese.

Leggi anche: Email marketing senza scopo di lucro: suggerimenti, strumenti e best practice

Incartare

A differenza di altri settori principalmente focalizzati sulle vendite e orientati al profitto, le organizzazioni no-profit si concentrano maggiormente sulla costruzione di solide relazioni con sponsor e donatori aziendali. Pertanto, verrà utilizzato un approccio basato sui dati per lanciare campagne mirate al pubblico giusto. Non è necessario essere un esperto di email marketing per avviare la tua campagna.

Finché disponi degli strumenti giusti e delle best practice comprovate, puoi costruire una struttura a prova di fallimento per attirare sostenitori e membri attraverso più canali.

Che tu stia inviando una newsletter regolare, conducendo una campagna di raccolta fondi o promuovendo un evento imminente, uno strumento di posta elettronica adatto supporta le funzionalità perfette per accelerare le tue operazioni di email marketing.

Uno strumento all-in-one come EngageBay offre le soluzioni di base per generare lead e gestire campagne con il pilota automatico. Puoi iniziare con $ 11,95 al mese, ma se non sei pronto per un impegno finanziario, puoi iscriverti al piano gratuito per sempre senza carta di credito richiesta.