非營利組織電子郵件行銷策略和工具指南

非營利組織的有效電子郵件行銷包括可靠的框架、數據驅動的策略和精心設計的應用程序，用於與潛在客戶和客戶建立健康和持久的關係。

非營利組織經理要處理許多艱鉅的活動，因此他們通常會忽略可能需要聯繫和客戶管理的耗時任務。 然而，採用無縫系統跨多個管道與受眾溝通至關重要。 因此，當需要籌集資金或招募志工時，您的溝通不必開始或停止。

本文介紹了非營利組織如何利用成功的電子郵件行銷策略來發展其機構、建立穩固的客戶群並與捐款者建立富有成效的關係。 具體來說，我們在本文中涵蓋以下領域：

• 非營利組織如何簡化客戶溝通
• 如何發起成功的非營利電子郵件活動
• 非營利組織的有效電子郵件行銷策略
• 推薦的非營利組織電子郵件行銷工具

非營利組織如何透過電子郵件行銷簡化客戶溝通

從募款到財務規劃、人力資源管理、社區發展等，非營利組織在人員有限、收入不穩定的情況下進行多項高難度作業。 通常，大多數行動都涉及與捐助者或受益人的持續溝通。

但當出現更迫切的需求時，組織往往會暫停行銷活動，除非他們正在宣傳活動、呼籲支持或尋求捐贈。 這是因為電子郵件行銷需要重複且平凡的活動，例如資料輸入、績效管理、潛在客戶開發等。因此，將這些操作優先於其他更關鍵的活動可能會不利於您的整體組織發展。

幸運的是，多個電子郵件行銷系統現在支援簡化的流程、自動化的工作流程和簡化的功能，可增強您的流程，讓您有更多的時間專注於其他關鍵活動。

報告顯示，91% 的美國消費者仍每天使用電子郵件。 因此，電子郵件仍然是接觸更多元受眾的有效管道。 此外，TruConversion 還透露，電子郵件行銷活動每花費 1 美元即可產生 40 美元的回報，這意味著精心策劃、有針對性的活動可以提高您的知名度並增加您的收入。

從本質上講，非營利組織可以透過以下方式從電子郵件行銷中受益：

1. 更容易與捐款者、客戶和支持者建立和培養關係
2. 可見度和意識有所提高
3. 您可以透過有針對性的活動更快地籌集資金和捐款
4. 更容易追蹤績效和衡量結果
5. 您的客戶溝通流程得到增強和簡化

本文的其餘部分將介紹如何進行成功的行銷活動並利用經過驗證的策略來實現穩定成長。

如何發起成功的非營利電子郵件活動

無論您的訂閱者群有多大，一些基本原則和框架都可以確保電子郵件行銷活動富有成效。 作為非營利組織，以下步驟將幫助您啟動電子郵件行銷業務。

1. 定義你的目標

與其他商業結構不同，非營利組織通常不專注於推廣產品或服務以增加銷售。 一般非營利組織的共同目標是提高意識、為多個社區的成員提供服務、籌集資金並建立社會資本。

這些目標影響他們的決策和所採用的策略。 例如，在募款時，您可以發送呼籲電子郵件或分享成功案例，以鼓勵捐款者捐款。 但是，在提高意識時，您可以分享邀請或發送新聞通訊來教育您的受眾或受益人。

因此，這些電子郵件適用於不同場合的不同細分市場。 當你的價值觀和結構被明確定義時，你可以輕鬆地制定一個強大的框架來實現你的目標。

2. 建立您的電子郵件列表

您的目標也會影響您吸引訂閱者群組的個人。 找到合適的人來促進您的事業對於建立可靠且有效的電子郵件清單至關重要。 憑藉全面的聯繫基礎，您可以與熱衷於支持您的使命的個人分享最新動態並定期溝通。

透過贈品或有用的資源來激勵您的受眾加入您的郵件列表，可以讓您從混亂中脫穎而出，並鼓勵他們註冊或訂閱。 這些可以是工具包、資訊圖表、清單、免費網路研討會等。

清楚地說明您所在機構的使命和願景也很重要，以幫助訪客了解他們是否願意致力於此。 這是因為您將花費更多的資源來維護對您的組織一無所知的隨機個人清單。

3. 確保適當的清單細分和個人化

一般來說，您的訂閱者群包含具有不同偏好和興趣的個人，因此一刀切的電子郵件策略可能不適合所有人。 有新訪客、忠實支持者、重複捐贈者、一次性受益者、團隊成員、企業贊助商、被動追隨者等。

從本質上講，您需要一種結構良好的方法來為這些細分受眾量身定制合適的電子郵件； 否則，您的收件者將收到他們不需要的郵件，從而增加您的電子郵件進入垃圾資料夾的風險。

您的電子郵件分段主要基於人口統計、位置、使用者行為、偏好和興趣。 根據預設標準，您可以對清單進行分段，以發送更個人化的訊息來吸引正確的細分群體。

4. 撰寫相關且及時的電子郵件

您建立的電子郵件取決於您的受眾群體和您正在運行的行銷活動類型。 這些電子郵件是根據您與收件者的關係類型發送的。 例如，新訂閱者、忠實支持者、企業贊助商、志工等都會收到不同的電子郵件，因為他們的功能不同。

電子郵件的成功取決於您所宣傳內容的相關性、及時性和適當性。 無論您是歡迎新訂閱者還是感謝捐贈者，幾封策略電子郵件都適合這些場合。 其中一些電子郵件範例包括：

A。 歡迎電子郵件

這些電子郵件是為新訂閱者（贊助商、受益者、志工等）量身定制的。 它概述了您的組織的願景和目標以及他們對您未來的期望。 您可以提供獎勵或禮物來鼓勵您傳播訊息和捐款。 閱讀此博客，了解如何撰寫令人滿意的歡迎電子郵件。

b. 謝謝你的電子郵件

這些電子郵件主要針對贊助商、志工以及為支持該使命發揮作用的所有其他個人。 這些電子郵件旨在展示他們的支持的影響和價值，鼓勵他們繼續奉獻和傳播訊息。 在這裡查看一些感謝電子郵件範本。

C。 時事通訊

這些通常是教育材料，旨在提高認識或提供有關成員如何繼續參與並致力於這項事業的最新資訊。 它包括揭示您的成就和計劃的有用資源。 使用本指南撰寫引人入勝的電子報。

d. 促銷和邀請

如果您正在組織活動或推廣一項計劃，策略性電子郵件行銷活動將有助於覆蓋更廣泛的受眾，從而增加參與者。 這些電子郵件包括錄音、先前活動的回顧（如果有）以及鼓勵訂閱者按時註冊的具體資訊。 透過這份綜合指南了解如何製作引人注目的促銷電子郵件。

e. 慶祝特別的日子和里程碑

無論您是慶祝國家法定假日、週年紀念日還是特定的里程碑，幾乎任何慶祝活動都會有一封獨特的電子郵件。 此外，如果您的活動發生在這些日子中的任何一天，您可以使用此電子郵件來宣傳活動並紀念這個特殊的日子。

F。 致電尋求支持

這些電子郵件通常在募集資金或尋求任何形式的幫助時發送給捐助者和贊助者。 它詳細包括行動的目的、所需的支持類型以及明確的行動呼籲。 它也用於為多個項目尋求志願者的幫助。

G。 成功的故事

這些電子郵件通常與「感謝」或「致電支援」電子郵件一起發送。 它們展示了先前對幾個社區的捐贈及其對受益者生活的影響。 這些故事主要針對願意分享經驗並展示支持影響力的捐助者。

5.監控你的表現並調整你的流程

您的電子郵件操作不是一次性的行銷策略。 隨著您的組織的發展，調整和改進現有策略以適應不斷發展的模式和行業趨勢至關重要。

了解什麼在您的行業中有效可以幫助您評估您的績效並調整方法以適應您的發展計劃。 一般來說，不同的非營利組織根據其目標和願景會有不同的結構和框架。 因此，找出什麼有效、什麼無效非常重要

點擊率、開啟率、退回率和轉換率等指標揭示了訂閱者如何與您的電子郵件互動以及電子郵件行銷活動的整體成效。

另請閱讀：非營利組織 CRM – 使用您的 CRM 進行籌款等

非營利組織的有效電子郵件行銷策略

確保非營利組織有效的電子郵件行銷的複雜性使得管理者很難在尋求捐款者和會員的支持的同時保持活動的持續成功。 借助可靠且經過測試的框架，您可以開發一個系統，在自動駕駛儀上提供有針對性和定制的活動，消除耗時的流程並簡化您的操作。

查看這些行之有效的策略來增強您的電子郵件行銷營運：

1. 有一致的發送時間表

由於非營利組織利用有限的資源處理多項任務，因此很容易將行銷活動擱置一旁，直到需要尋求支持或吸引贊助商為止。 定期、及時的電子郵件可以讓受眾記住您的組織，從而增加您在需要時獲得支持的機會。

當您沒有積極宣傳活動或尋求捐款時，定期簡訊和資訊豐富的電子郵件可以幫助我們的受眾保持聯繫。 透過這種方式，他們可以深入了解最近的事態發展、先前捐贈的影響、如何成為未來計劃的一部分，以及讓他們了解情況的任何其他有價值的資訊。

專業提示：建立一個內容日曆，其中包括引人入勝的主題、即將舉辦的活動、當前專案和成功案例，您可以將它們發送到郵件清單的不同部分。

2. 設計響應式電子郵件

行動電子郵件統計數據表明，85% 的用戶使用智慧型手機存取電子郵件。 無論您的電子郵件多麼引人注目和有吸引力，如果收件人可以訪問或閱讀它們，那麼它們就無效了。 針對多種行動裝置尺寸、網頁瀏覽器和應用程式最佳化您的電子郵件可以擴大您的覆蓋範圍，並使您能夠與潛在客戶建立聯繫，無論他們使用什麼設備。

專業提示：確保您的內容可點擊和可捲動。 避免使用太小或太大的字體，並優化檔案大小以實現快速載入。

3. 遵守反垃圾郵件法

反垃圾郵件法規可保護您和您的收件者免受資料外洩和安全威脅。 因此，根據您所在的地區，遵守這些要求對於防止您的電子郵件被標記為垃圾郵件或被刪除至關重要。

以下一些提示可協助您優化電子郵件、減少垃圾郵件投訴並提高電子郵件送達率：

• 使用非欺騙性的主題行
• 以合乎道德的方式收集您的客戶數據
• 在電子郵件中包含您的姓名或組織
• 新增您的郵寄地址
• 讓用戶輕鬆取消訂閱
• 使用連結代替嵌入表單等。

4.定期清理電子郵件列表

您的電子郵件清單包含具有不同偏好和興趣的個人地址，因此隨著時間的推移，一些用戶可能不再希望繼續執行您的任務。 這是正常現象，因此您需要一個系統來幫助這些使用者輕鬆選擇退出； 否則，您將使用舊的、過時的或不正確的地址填充您的聯絡庫。

向不再需要您的電子郵件的收件者發送電子郵件可以增加您進入垃圾資料夾的機會。 透過修剪和更新您的列表，您可以確保聯絡地址正確，並適當細化細分以包含正確的收件者。

專業提示：制定計劃定期清理電子郵件清單。 發現不活躍的細分、舊的或不正確的電子郵件以及取消訂閱率。 找出訂閱者離開的原因，並制定策略以重新吸引他們或讓他們離開。

5. 在電子郵件中包含明確的號召性用語

您不能假設您的收件人理解您的電子郵件並知道隨後該做什麼。 即使訊息聽起來很簡單，加入明確的號召性用語來引導他們採取行動也很重要。

一些例子包括「立即註冊」、「推薦朋友」、「今天贈送」等。您的號召性用語根據電子郵件的意圖而有所不同。 測試不同的 CTA 可協助您進行必要的更新以提高轉換率。

專業提示：使用多種位置、顏色、按鈕、字體等測試不同的 CTA 變體，並優化登陸頁面，以防止使用者一登陸您的頁面就離開。

6.採用可靠的電子郵件行銷服務供應商

作為非營利組織，您的行銷流程將需要多項無法手動處理的高階作業。 您需要一個為您的組織量身定制的精心構建的系統，以簡化您的工作流程，並讓您以最少的人力投入吸引受眾。

電子郵件系統可以提高行銷活動的效率，讓您有更多時間專注於其他更迫切的活動。 此外，您的電子郵件服務提供者支援與多個應用程式的無縫集成，使您可以從一個地方處理不同的活動。

專業提示：採用適合 NPO 規模、目標和框架的強大電子郵件行銷解決方案。 發現他們提供的功能，看看它們是否符合您的策略。

另請閱讀：非營利組織行銷自動化：如何擴大影響力

推薦的非營利組織電子郵件行銷工具

儘管所有電子郵件行銷軟體都支援電子郵件發送功能，但它們不適合您的非營利組織。 影響您選擇平台的因素取決於您的規模、目標、願景、使命和核心價值。

弄清楚您的組織想要什麼可以幫助您根據成本、可擴展性、安全性和其他基本要求選擇首選工具。 下表列出了一些非營利電子郵件行銷平台。

1. 參與灣

EngageBay 是一款經濟實惠的電子郵件工具，具有一體化的 CRM 套件，具有強大的功能，可加強捐助者關係、提高志工效率和促進籌款業務。

它的免費版本功能有限。 然而，對於試圖在電子郵件行銷領域站穩腳跟的小型組織來說，這是一個不錯的選擇。 潛在客戶管理、360 度檔案、A/B 休息、行銷自動化、預建、可自訂範本等功能可協助您的團隊與訂閱者建立富有成效的關係。

付費方案起價為 11.95 美元/月，最多可容納 500 位聯絡人。

2. 郵件黑猩猩

Mailchimp 是一種流行的電子郵件行銷工具，具有高級功能，可協助非營利組織在多個管道中處理複雜的行銷作業。 它的一些功能包括任務自動化、可操作的分析和報告、捐助者管理和通訊、軟體整合等。

Mailchimp 還提供免費版本，基本套餐起價為 6.50 美元/月，可容納 500 個聯絡人。 此外，它還為經過驗證的非營利組織和慈善機構提供 15% 的折扣。

3. 持續接觸

Constant Contact 是一個強大的非營利組織電子郵件行銷平台。 它為點滴活動、清單細分和可自訂的捐款登陸頁面提供電子郵件自動化功能。 此外，它還可以幫助您評估您的進度並透過參與報告查看捐贈者資訊。

有數百個可自訂的模板，可讓非營利組織宣傳即將舉行的活動並呼籲支持。 但與其他電子郵件行銷服務不同，Constant Contact 沒有免費版本。 該計劃起價為每月 12 美元，為經過驗證的非營利組織提供 12 個月預付款 30% 的折扣。

4. 獲取響應

GetResponse 是一個簡單的電子郵件行銷平台，支援清單成長、表單和彈出視窗、自動回覆器、潛在客戶培育和其他行銷自動化解決方案。 借助這些工具，您可以吸引新受眾並激勵贊助商支持您的計劃。

這些功能專為幫助您增加會員資格、增加捐款和提高認識而量身定制，透過免費計劃，您可以訪問基本功能，最多可容納 500 個聯絡人。 基本方案起價為 15.6/月，適用於 1,000 個聯絡人。 此外，它還為非政治組織的非營利組織提供 50% 的折扣。

5.Brevo（原Sendinblue）

Brevo 是一個廣泛的 CRM 套件，具有一個行銷平台，可提供多通路活動和行銷自動化。 它支援跨電子郵件、簡訊、WhatsApp 和 Facebook 的有針對性的行銷操作。 此外，還有一些專業範本可用於建立有吸引力且引人入勝的電子郵件。

這些服務使您能夠與捐贈者和志工建立牢固的關係。 免費版本支援廣泛的功能，聯絡人數量不受限制，但每天可處理 300 封電子郵件。 基本方案起價為 22 美元/月，非營利組織可享有企業許可費 15% 的折扣。

6. 活動活動

ActiveCampaign 是一款提供客戶體驗自動化的電子郵件工具，這是一種量身定制的解決方案，可在整個客戶生命週期中透過自動化的一對一溝通來幫助非營利組織推動其發展。

透過歡迎系列、註冊表單、捐贈者名單管理、點滴活動和適當的細分，您可以創建無縫體驗，提高知名度和捐贈。 沒有免費版本，基本套餐起價為 29 美元/月。

作為非營利組織，您可以享受所有計劃 20% 的折扣。

7. 轉換套件

ConvertKit 是一個創作者友善平台，具有獨特的功能，非常適合部落客、音樂家、作家、YouTuber、教練、藝術家等。它支援強大的觀眾參與視覺自動化功能。 此外，電子郵件設計器的可自訂範本簡化了電子郵件創建，使您能夠製作精美、響應迅速的電子郵件通訊來吸引您的受眾。

ConvertKit 有免費版本和付費計劃，起價為 25 美元/月。

另請閱讀：非營利電子郵件行銷：提示、工具和最佳實踐

包起來

與其他主要以銷售為中心和利潤驅動的行業不同，非營利組織更專注於與企業贊助商和捐助者建立牢固的關係。 因此，將採用數據驅動的方法向正確的受眾發起有針對性的活動。 您不必成為專業的電子郵件行銷人員即可開始您的行銷活動。

只要您擁有正確的工具和經過驗證的最佳實踐，您就可以建立一個萬無一失的結構，以跨多個管道吸引支持者和成員。

無論您是發送定期通訊、進行募款活動或宣傳即將舉行的活動，合適的電子郵件工具都支援加速電子郵件行銷營運的完美功能。

像 EngageBay 這樣的一體化工具提供了在自動駕駛儀上產生潛在客戶和運行行銷活動的基本解決方案。 您的起價為每月 11.95 美元，但如果您還沒有準備好承擔財務承諾，您可以註冊永久免費計劃，無需信用卡。