Ghidul de strategii și instrumente pentru marketing prin e-mail pentru organizații nonprofit

Marketingul prin e-mail eficient pentru organizații nonprofit cuprinde cadre solide, strategii bazate pe date și aplicații bine concepute pentru a construi relații sănătoase și de durată cu potențialii și clienții.

Managerii nonprofit se ocupă de multe activități dificile, așa că, de obicei, ignoră sarcinile care necesită timp care pot necesita contact și gestionarea clienților. Cu toate acestea, adoptarea unui sistem perfect pentru comunicarea cu publicul pe mai multe canale este esențială. Deci, comunicarea ta nu trebuie să înceapă sau să se oprească atunci când este timpul să strângi fonduri sau să aduni voluntari.

Acest articol explică modul în care organizațiile nonprofit pot folosi strategii de marketing prin e-mail de succes pentru a-și dezvolta instituțiile, pentru a construi o bază solidă de clienți și pentru a stimula relații productive cu donatorii. Mai exact, acoperim următoarele domenii în această piesă:

• Cum ONG-urile pot eficientiza comunicațiile cu clienții
• Cum să lansați o campanie de e-mail nonprofit de succes
• Strategii eficiente de email marketing pentru organizații nonprofit
• Instrumente de marketing prin e-mail recomandate pentru organizații nonprofit

Cum ONG-urile pot eficientiza comunicările cu clienții cu marketingul prin e-mail

De la strângerea de fonduri la planificarea financiară, managementul resurselor umane, dezvoltarea comunității etc., organizațiile nonprofit desfășoară mai multe operațiuni solicitante chiar și cu personal limitat și venituri instabile. De obicei, majoritatea operațiunilor implică o comunicare constantă fie cu donatorii, fie cu beneficiarii.

Dar când apar nevoi mai stringente, organizațiile tind să suspende activitățile de marketing, cu excepția cazului în care promovează un eveniment, solicită sprijin sau solicită donații. Acest lucru se datorează faptului că marketingul prin e-mail necesită activități repetitive și banale, cum ar fi introducerea de date, managementul performanței, generarea de clienți potențiali etc. Așadar, prioritizarea acestor operațiuni față de alte activități mai critice poate fi în detrimentul creșterii organizaționale generale.

Din fericire, mai multe sisteme de marketing prin e-mail acceptă acum procese simplificate, fluxuri de lucru automatizate și funcționalități simplificate care vă îmbunătățesc procesele, oferindu-vă mai mult timp pentru a vă concentra pe alte activități cruciale.

Rapoartele arată că 91% dintre toți consumatorii din SUA încă folosesc e-mailul zilnic. Prin urmare, e-mailul rămâne un canal eficient pentru a ajunge la un public mai divers. Mai mult, TruConversion dezvăluie că campaniile de marketing prin e-mail pot genera un profit de 40 USD pentru fiecare dolar cheltuit, ceea ce implică faptul că o campanie bine planificată și direcționată vă poate crește vizibilitatea și vă poate spori veniturile.

În esență, organizațiile nonprofit pot beneficia de marketing prin e-mail în următoarele moduri:

1. Este mai ușor să construiești și să cultivi relații cu donatorii, clienții și susținătorii
2. Există o vizibilitate și conștientizare crescute
3. Puteți strânge fonduri și donații mai rapid cu campanii direcționate
4. Este mai ușor să urmăriți performanța și să măsurați rezultatele
5. Procesele dumneavoastră de comunicare cu clienții sunt îmbunătățite și simplificate

Restul acestui articol dezvăluie cum puteți derula campanii de succes și puteți utiliza strategii dovedite pentru o creștere constantă.

Cum să lansați o campanie de succes nonprofit prin e-mail

Unele principii și cadre de bază asigură o campanie de e-mail productivă, indiferent de dimensiunea bazei dvs. de abonați. În calitate de NPO, următorii pași vă vor ajuta să vă lansați operațiunile de marketing prin e-mail.

1. Definiți-vă scopurile și obiectivele

Spre deosebire de alte structuri de afaceri, NPO-urile, în general, nu se concentrează pe promovarea produselor sau serviciilor pentru a crește vânzările. Obiectivul comun al unei organizații nonprofit obișnuite este de a crește gradul de conștientizare, de a servi membrii mai multor comunități, de a strânge fonduri și de a construi capital social.

Aceste obiective le influențează deciziile și strategiile pe care le folosesc. De exemplu, în timp ce solicitați fonduri, puteți trimite e-mailuri de contestație sau puteți împărtăși un succes pentru a încuraja donatorii să dea. Dar atunci când creșteți gradul de conștientizare, puteți trimite invitații sau trimite buletine informative pentru a vă educa publicul sau beneficiarii.

Prin urmare, aceste e-mailuri se aplică la diferite segmente pentru diferite ocazii. Când valorile și structurile dvs. sunt clar definite, puteți crea cu ușurință un cadru robust pentru atingerea obiectivelor.

2. Construiește-ți lista de e-mail

Obiectivele dvs. pot influența și persoanele pe care le atrageți către baza dvs. de abonați. Găsirea persoanelor potrivite pentru a vă promova cauza este esențială în construirea unei liste de e-mail solide și funcționale. Cu o bază de contact cuprinzătoare, puteți împărtăși actualizări și comunica în mod regulat cu persoane care sunt pasionate să vă susțină misiunea.

Încurajarea publicului să se alăture listei de corespondență prin cadouri sau resurse utile vă diferențiază de aglomerație și îl încurajează să se înscrie sau să se aboneze. Acestea ar putea fi truse de instrumente, infografice, liste de verificare, seminarii web gratuite etc.

De asemenea, este important să precizați în mod clar misiunea și viziunea instituției dvs. pentru a ajuta vizitatorii să înțeleagă dacă este ceva la care sunt dispuși să se angajeze. Acest lucru se datorează faptului că veți cheltui mai multe resurse menținând o listă de persoane aleatorii care nu știu nimic despre organizația dvs.

3. Asigurați-vă segmentarea și personalizarea corespunzătoare a listei

În general, baza dvs. de abonați conține persoane cu preferințe și interese diferite, așa că este posibil ca o strategie de e-mail universală să nu funcționeze pentru toată lumea. Sunt vizitatori noi, susținători fideli, donatori repetați, beneficiari unici, membri ai echipei, sponsori corporativi, urmăritori pasivi etc.

În esență, aveți nevoie de o abordare bine structurată pentru a adapta e-mailurile potrivite acestor segmente; în caz contrar, destinatarii dvs. vor primi mesaje de care nu au nevoie, crescând astfel riscul de a vă introduce e-mailurile în dosarul nedorit.

Segmentele dvs. de e-mail se bazează în principal pe date demografice, locație, comportamentul utilizatorului, preferințe și interese. În funcție de criteriile prestabilite, vă puteți fragmenta lista pentru a trimite mesaje mai personalizate care să atragă segmentele potrivite.

4. Scrieți e-mailuri relevante și în timp util

E-mailurile pe care le creați depind de segmentele dvs. de public și de tipul de campanie pe care o desfășurați. Aceste e-mailuri sunt trimise în funcție de tipul de relație pe care o aveți cu destinatarii dvs. De exemplu, noii abonați, susținătorii fideli, sponsorii corporativi, voluntarii etc., vor primi cu toții e-mailuri diferite, deoarece au diferite funcții.

Succesul e-mailurilor tale se bazează pe relevanța, actualitatea și caracterul adecvat al conținutului pe care îl promovezi. Indiferent dacă întâmpinați un nou abonat sau mulțumiți unui donator, mai multe e-mailuri strategice se potrivesc acestor ocazii. Unele dintre aceste exemple de e-mail includ:

A. E-mailuri de bun venit

E-mailurile sunt adaptate noilor abonați (sponsori, beneficiari, voluntari etc.). Acesta oferă o imagine de ansamblu asupra viziunii și obiectivelor organizației dvs. și a ceea ce așteaptă acestea de la dvs. în viitor. Puteți oferi stimulente sau cadouri pentru a vă încuraja să răspândiți vestea și să faceți donații. Citiți acest blog pentru a afla cum să scrieți e-mailuri de bun venit satisfăcătoare.

b. Multumesc e-mailuri

Aceste e-mailuri sunt destinate în principal sponsorilor, voluntarilor și oricărei alte persoane care au jucat un rol în sprijinirea misiunii. E-mailurile sunt scrise pentru a arăta impactul și valoarea sprijinului lor, încurajându-i să continue să ofere și să răspândească cuvântul. Consultați câteva șabloane de e-mail de mulțumire aici.

c. Buletine informative

Acestea sunt de obicei materiale educaționale care au scopul de a crește gradul de conștientizare sau de a oferi actualizări cu privire la modul în care membrii pot rămâne implicați și angajați față de cauză. Include resurse utile care vă dezvăluie realizările și planurile. Utilizați acest ghid pentru a scrie buletine informative captivante.

d. Promoții și invitații

Dacă organizați un eveniment sau promovați o inițiativă, o campanie strategică de e-mail vă va ajuta să ajungeți la un public mai larg pentru a crește numărul de participanți. Aceste e-mailuri includ înregistrări, o recapitulare a evenimentelor anterioare (dacă sunt disponibile) și informații specifice care încurajează abonații să se înregistreze la timp. Aflați cum să creați e-mailuri promoționale convingătoare cu acest ghid cuprinzător.

e. Sărbătorește zilele și etapele speciale

Indiferent dacă sărbătorești sărbători naționale, aniversări sau anumite etape, există un e-mail unic pentru aproape orice sărbătoare. De asemenea, dacă evenimentul tău are loc în oricare dintre aceste zile, poți folosi acest e-mail pentru a promova ocazia și a onora ziua specială.

f. Apelați pentru asistență

Aceste e-mailuri sunt de obicei trimise donatorilor și sponsorilor atunci când solicită fonduri sau solicită orice formă de asistență. Acesta include, în detaliu, scopul operațiunii, tipul de sprijin necesar și un îndemn clar la acțiune. De asemenea, este folosit pentru a solicita ajutor de la voluntari pentru mai multe proiecte.

g. Povesti de succes

Aceste e-mailuri sunt de obicei trimise împreună cu e-mailurile de mulțumire sau de apel pentru asistență. Acestea arată donațiile anterioare către mai multe comunități și impactul lor asupra vieții beneficiarilor. Poveștile sunt în principal pentru binefăcători care sunt dispuși să-și împărtășească experiențele și să prezinte impactul sprijinului.

5. Monitorizați-vă performanța și ajustați-vă procesele

Operațiunea dvs. de e-mail nu este o strategie de marketing unică. Pe măsură ce organizația dvs. crește, este esențială ajustarea și îmbunătățirea strategiilor existente pentru a se potrivi cu modelele în continuă evoluție și tendințele din industrie.

Înțelegerea a ceea ce funcționează în industria dvs. vă ajută să vă evaluați performanța și să adaptați abordările pentru a se potrivi planului dvs. de dezvoltare. În general, diferite ONG-uri vor avea diferite structuri și cadre bazate pe obiectivele și viziunile lor. Deci, este esențial să aflați ce funcționează și ce nu

Valori precum ratele de clic, deschidere, respingere și conversie dezvăluie modul în care abonații tăi interacționează cu e-mailurile tale și eficacitatea generală a campaniilor tale de e-mail.

Citește și: CRM nonprofit – Utilizarea CRM-ului tău pentru strângerea de fonduri și multe altele

Strategii eficiente de marketing prin e-mail pentru organizații nonprofit

Complexitățile implicate în asigurarea eficientă a marketingului prin e-mail pentru organizațiile nonprofit fac dificil pentru manageri să mențină succesul constant al campaniei în timp ce caută sprijin de la donatori și membri. Cu un cadru solid și testat, puteți dezvolta un sistem care oferă campanii țintite și personalizate pe pilot automat, eliminând procesele consumatoare de timp și simplificându-vă operațiunile.

Consultați aceste strategii dovedite pentru îmbunătățirea operațiunilor de marketing prin e-mail:

1. Aveți un program consecvent de trimitere

Deoarece ONG-urile se ocupă de sarcini multiple cu resurse limitate, este ușor să lăsați deoparte activitățile de marketing până când este timpul să apelați pentru sprijin sau să atrageți sponsori. E-mailurile regulate și la timp vă pun organizația în mintea publicului dvs., crescând șansele de a primi asistență ori de câte ori apelați pentru unul.

Atunci când nu promovați în mod activ un eveniment sau nu căutați donații, buletinele informative periodice și e-mailurile informative pot ajuta la menținerea publicului în legătură. În acest fel, ei pot obține informații despre evoluțiile recente, impactul donațiilor anterioare, cum pot face parte din inițiativele viitoare și orice altă informație valoroasă care îi ține la curent.

Sfat profesionist: creați un calendar de conținut și includeți subiecte captivante, evenimente viitoare, proiecte curente și povești de succes pe care le puteți trimite către diferite segmente ale listei de corespondență.

2. Proiectați e-mailuri receptive

Statisticile pentru e-mailurile mobile evidențiază faptul că 85% dintre utilizatori folosesc smartphone-uri pentru a accesa e-mailurile. Indiferent cât de convingătoare și atractive sunt e-mailurile tale, acestea sunt ineficiente dacă destinatarii le pot accesa sau le pot citi. Optimizarea e-mailurilor pentru mai multe dimensiuni mobile, browsere web și aplicații vă mărește acoperirea și vă permite să vă conectați cu clienții potențiali, indiferent de dispozitivele lor.

Sfat profesionist: asigurați-vă că conținutul dvs. poate fi clicat și derulat. Evitați să utilizați fonturi prea mici sau prea mari și optimizați dimensiunile fișierelor pentru încărcare rapidă.

3. Respectați legile anti-spam

Reglementările anti-spam vă protejează pe dumneavoastră și pe destinatarii dvs. de încălcări ale datelor și amenințări de securitate. Deci, în funcție de regiunea dvs., respectarea acestor cerințe este vitală pentru a preveni marcarea e-mailurilor dvs. ca spam sau șterse.

Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să vă optimizați e-mailurile, să reduceți reclamațiile de spam și să îmbunătățiți livrarea e-mailurilor:

• Folosiți subiecte care nu sunt înșelătoare
• Colectați-vă datele clienților în mod etic
• Includeți numele sau organizația dvs. în e-mailurile dvs
• Adăugați adresa dvs. poștală
• Facilități utilizatorilor să se dezaboneze
• Folosiți linkuri în loc de formulare încorporate etc.

4. Curăță lista de e-mailuri în mod regulat

Lista dvs. de e-mail conține adrese ale persoanelor cu preferințe și interese diferite, așa că, în timp, este posibil ca unii utilizatori să nu mai dorească să vă continue misiunea. Acest lucru este normal, așa că aveți nevoie de un sistem care să îi ajute pe acești utilizatori să renunțe cu ușurință; în caz contrar, îți vei completa baza de contacte cu adrese vechi, învechite sau incorecte.

Trimiterea de e-mailuri către destinatari care nu mai au nevoie de e-mailurile dvs. vă poate crește șansele de a ajunge în dosarul nedorit. Prin tăierea și actualizarea listei, vă asigurați că adresele de contact sunt corecte, iar segmentele sunt rafinate corespunzător pentru a include destinatarii potriviți.

Sfat profesionist: creați un plan pentru a efectua tăierea periodică a listei de e-mail. Descoperiți segmente inactive, e-mailuri vechi sau incorecte și rate de dezabonare. Aflați de ce pleacă abonații și stabiliți o strategie fie pentru a se reangaja, fie pentru a le lăsa să plece.

5. Includeți un CTA clar în e-mailurile dvs

Nu puteți presupune că destinatarii vă înțeleg e-mailul și știu ce să facă după aceea. Chiar și atunci când mesajul sună simplu, este important să adăugați un îndemn clar la acțiune care să îi ghideze să acționeze.

Câteva exemple includ „Înregistrează-te acum”, „Recomandă un prieten”, „Oferă astăzi” etc. CTA variază în funcție de intenția e-mailului. Testarea diferitelor CTA vă ajută să faceți actualizările necesare pentru a vă crește ratele de conversie.

Sfat profesionist: testați diferite variante de CTA folosind mai multe poziții, culori, butoane, fonturi etc. și optimizați paginile de destinație pentru a preveni utilizatorii să părăsească imediat ce ajung pe pagina dvs.

6. Adoptă un furnizor de servicii de marketing prin e-mail de încredere

Ca organizație nonprofit, procesele dvs. de marketing vor necesita mai multe operațiuni avansate care nu pot fi procesate manual. Aveți nevoie de un sistem bine construit, adaptat organizației dvs., care să vă eficientizeze fluxurile de lucru și să vă permită să vă implicați publicul cu o contribuție umană minimă.

Un sistem de e-mail îmbunătățește eficiența campaniilor dvs. de marketing și vă oferă mai mult timp pentru a vă concentra pe alte activități mai presante. În plus, furnizorul dvs. de servicii de e-mail acceptă integrări perfecte cu mai multe aplicații, permițându-vă să gestionați diferite activități dintr-un singur loc.

Sfat profesionist: adoptați o soluție puternică de marketing prin e-mail, care se potrivește dimensiunii, obiectivelor și cadrului organizației dvs. Descoperiți funcțiile pe care le oferă și vedeți dacă se potrivesc cu strategiile dvs.

Citește și: Automatizarea de marketing pentru organizații nonprofit: cum să scalați impactul

Instrumente de marketing prin e-mail recomandate pentru organizații nonprofit

Deși toate programele de marketing prin e-mail acceptă funcționalități de trimitere a e-mailurilor, acestea nu sunt potrivite pentru organizația dvs. nonprofit. Factorii care influențează platforma aleasă depind de dimensiunea, obiectivele, viziunea, misiunea și valorile de bază.

Înțelegerea ce dorește organizația dvs. vă poate ajuta să alegeți instrumentul preferat în funcție de cost, scalabilitate, securitate și alte cerințe esențiale. Unele platforme de marketing prin e-mail care sunt nonprofit sunt enumerate în tabelul de mai jos.

1. EngageBay

EngageBay este un instrument de e-mail accesibil, cu o suită CRM all-in-one, cu funcții puternice pentru consolidarea relațiilor cu donatorii, sporirea eficienței voluntarilor și stimularea operațiunilor de strângere de fonduri.

Versiunea sa gratuită vine cu funcții limitate. Cu toate acestea, este o opțiune nobilă pentru organizațiile mai mici care încearcă să-și găsească picioarele în lumea marketingului prin e-mail. Funcții precum managementul clienților potențiali, profilurile la 360 de grade, odihna A/B, automatizarea marketingului, șabloane preconstruite, personalizabile etc., vă ajută echipele să construiască relații productive cu abonații.

Planul plătit începe de la 11,95 USD/lună pentru până la 500 de contacte.

2. Mailchimp

Mailchimp este un instrument popular de marketing prin e-mail cu funcții avansate pentru a ajuta organizațiile nonprofit să gestioneze operațiuni complexe de marketing pe mai multe canale. Unele dintre caracteristicile sale includ automatizarea sarcinilor, analize și raportări acționabile, managementul donatorilor și comunicațiile, integrarea software-ului etc.

Mailchimp oferă, de asemenea, o versiune gratuită, cu planul de bază începând de la 6,50 USD/lună pentru 500 de contacte. În plus, oferă o reducere de 15% organizațiilor nonprofit și organizațiilor caritabile verificate.

3. Contact constant

Constant Contact este o platformă puternică de marketing prin e-mail pentru organizații nonprofit. Oferă funcții de automatizare a e-mailului pentru campanii de picurare, segmentare a listelor și pagini de destinație personalizabile pentru donații. În plus, vă ajută să vă evaluați progresul și să vizualizați informațiile donatorilor cu raportarea angajamentului.

Există sute de șabloane personalizabile care permit organizațiilor nonprofit să promoveze evenimentele viitoare și să solicite asistență. Dar, spre deosebire de alte servicii de email marketing, Constant Contact nu are o versiune gratuită. Planul începe de la 12 USD/lună, oferind organizațiilor nonprofit verificate o reducere de 30% pentru o plată anticipată de 12 luni.

4. GetResponse

GetResponse este o platformă simplă de marketing prin e-mail care acceptă creșterea listelor, formulare și ferestre pop-up, răspunsuri automate, creșterea clienților potențiali și alte soluții de automatizare a marketingului. Cu aceste instrumente, puteți ajunge la noi audiențe și puteți motiva sponsorii să vă susțină inițiativa.

Funcțiile sunt adaptate pentru a vă ajuta să creșteți numărul de membri, să creșteți donațiile și să creșteți gradul de conștientizare, iar cu planul gratuit, puteți accesa funcțiile de bază cu un spațiu pentru până la 500 de persoane de contact. Planul de bază începe de la 15,6/lună pentru 1.000 de contacte. Mai mult, oferă o reducere de 50% pentru organizațiile nonprofit care nu sunt organizații politice.

5. Brevo (fostă Sendinblue)

Brevo este o suită CRM extinsă cu o platformă de marketing care oferă campanii multicanal și automatizare de marketing. Acceptă operațiuni de marketing direcționate prin e-mailuri, SMS, WhatsApp și Facebook. De asemenea, există mai multe șabloane profesionale pentru crearea de e-mailuri atractive și captivante.

Aceste servicii vă permit să promovați relații puternice cu donatorii și voluntarii dumneavoastră. Versiunea gratuită acceptă funcții extinse cu contacte nelimitate, dar 300 de e-mailuri zilnic. Planul de bază începe de la 22 USD/lună, iar organizațiile nonprofit primesc o reducere de 15% la taxa de licență Enterprise.

6. ActiveCampaign

ActiveCampaign este un instrument de e-mail care oferă automatizarea experienței clienților, o soluție personalizată pentru a ajuta organizațiile nonprofit să-și alimenteze creșterea cu comunicare automată 1:1 pe întregul ciclu de viață al clientului.

Cu serii de bun venit, formulare de înscriere, gestionarea listei de donatori, campanii de picurare și o segmentare adecvată, puteți crea experiențe fără întreruperi care stimulează conștientizarea și donațiile. Nu există o versiune gratuită, iar planul de bază începe de la 29 USD/lună.

În calitate de organizație nonprofit, obțineți o reducere de 20% la toate planurile.

7. ConvertKit

ConvertKit este o platformă prietenoasă pentru creatori, cu funcții unice, potrivite pentru bloggeri, muzicieni, autori, YouTuberi, antrenori, artiști etc. Acceptă funcții robuste de automatizare vizuală a implicării publicului. În plus, șabloanele personalizabile ale designerului de e-mail simplifică crearea de e-mailuri, permițându-vă să creați buletine informative frumoase, receptive, care atrag publicul dvs.

ConvertKit are o versiune gratuită cu un plan plătit care începe de la 25 USD/lună.

Citește și: Marketing prin e-mail nonprofit: sfaturi, instrumente și bune practici

Învelire

Spre deosebire de alte industrii axate în principal pe vânzări și pe profit, organizațiile nonprofit se concentrează mai mult pe construirea de relații solide cu sponsorii corporativi și donatorii. Deci, va fi folosită o abordare bazată pe date pentru a lansa campanii direcționate către publicul potrivit. Nu trebuie să fii un profesionist de marketing prin e-mail pentru a-ți începe campania.

Atâta timp cât aveți instrumentele potrivite și cele mai bune practici dovedite, puteți construi o structură rezistentă la eșec pentru a atrage susținători și membri pe mai multe canale.

Indiferent dacă trimiteți un buletin informativ regulat, desfășurați o campanie de strângere de fonduri sau promovați un eveniment viitor, un instrument de e-mail adecvat acceptă funcțiile perfecte pentru accelerarea operațiunilor de marketing prin e-mail.

Un instrument all-in-one precum EngageBay oferă soluțiile de bază pentru generarea de clienți potențiali și derularea campaniilor pe pilot automat. Puteți începe de la 11,95 USD lunar, dar dacă nu sunteți pregătit pentru angajament financiar, vă puteți înscrie la planul gratuit pentru totdeauna, fără a fi nevoie de card de credit.