Comment embaucher votre premier assistant virtuel

Travaillez-vous plus de 50 heures par semaine pour développer votre petite entreprise ? Si oui, vous êtes en bonne compagnie. Dans une étude récente, 39 % des participants au sondage ont déclaré travailler 60 heures par semaine. Environ 15 % ont indiqué la difficulté à trouver des ressources de soutien comme facteur.

Une façon pour les propriétaires de petites entreprises de gagner du temps consiste à externaliser les tâches administratives. Engagez un assistant virtuel et récupérez certaines de ces longues heures de travail.

Aujourd'hui, nous explorons le processus d'embauche d'un assistant virtuel pour la première fois. Nous vous montrerons comment trouver et travailler avec la personne qui pourrait devenir l'un de vos plus grands atouts.

Tout d'abord, déterminez tous vos besoins

Avant d'embaucher un assistant virtuel, il est essentiel d'évaluer votre charge de travail. Identifiez les tâches et les domaines spécifiques où un assistant virtuel peut fournir un soutien précieux. L'augmentation de la productivité est l'une des principales raisons pour lesquelles de nombreux propriétaires d'entreprise embauchent des assistants virtuels.

Voici quelques autres domaines communs où un assistant virtuel peut vous aider :

• Gestion des plannings et des rendez-vous
• Gestion des e-mails et des communications
• PREPARATIFS DE VOYAGE
• recherche sur Internet
• La saisie des données
• Gestion des réseaux sociaux
• Service client

Consacrez du temps à l'élaboration d'une description de poste détaillée. Il doit décrire les responsabilités et les compétences nécessaires pour le rôle. Cette étape peut faciliter la recherche d'un assistant virtuel qui correspond à vos besoins et à votre vision.

Où trouver des assistants virtuels potentiels

Avant l'arrivée de l'ère numérique, les demandeurs d'emploi consultaient le journal pour trouver du travail. Ils ont postulé en personne ou ont travaillé en face à face avec des agences de placement.

Aujourd'hui, de plus en plus de personnes recherchent du travail en ligne. Ils utilisent une large gamme de plateformes conçues pour les télétravailleurs.

Les employeurs et les travailleurs considèrent ces plateformes comme des ressources précieuses où ils peuvent se connecter. En tant que propriétaire d'entreprise, vous trouverez un bassin diversifié de professionnels talentueux.

N'oubliez pas votre réseau professionnel. À partir de là, vous pouvez tirer parti de vos relations. Demandez des recommandations à des collègues qui ont travaillé avec des assistants virtuels.

Entrevue et sélection des bons candidats

Une fois que vous avez identifié des candidats potentiels, vous pouvez programmer des entretiens. Puisque vous ne vous rencontrerez pas en personne, optez pour les appels vidéo. Vous aurez une meilleure idée des compétences en communication et du professionnalisme du candidat.

Préparez-vous avec une liste de questions pertinentes conçues pour vous aider à évaluer :

• L'expérience des candidats
• Capacité à gérer des tâches
• Compatibilité avec votre style de travail

Renseignez-vous sur les tâches spécifiques qu'ils ont gérées avec succès. Parlez de la façon dont ils gèrent les situations difficiles ou les délais. Cela devrait vous donner un aperçu précieux de leurs compétences en résolution de problèmes.

Qu'en est-il des références et des vérifications des antécédents ?

Les agences qui occupent des emplois d'assistant virtuel effectuent des vérifications des antécédents. Ils vérifient également les références. Vous pouvez commander une vérification des antécédents en ligne si vous gérez vous-même le processus de recherche et d'embauche.

Assurez-vous toujours de contacter les références du candidat. Cela fournit des commentaires de première main d'anciens employeurs et clients.

Il y a quelques éléments supplémentaires à prendre en compte lors de la vérification des candidats assistants virtuels. Nous couvrirons ceux-ci ensuite.

Comment vous assurer d'éviter les problèmes de droit du travail

Bien que nous ayons suggéré de faire une liste de questions à poser aux candidats, il y a des questions à éviter. Il est essentiel de s'assurer que vous respectez les lois sur l'emploi.
Voici quelques exemples de sujets considérés comme inappropriés à poser lors d'un entretien :

• Caractéristiques protégées
• Questions personnelles ou familiales
• Questions qui violent la vie privée
• Questions pouvant conduire à des préjugés ou à de la discrimination

Évitez les questions sans rapport avec les qualifications professionnelles et le rendement au travail d'un candidat. Poser des questions sur des questions privées ou confidentielles est également tabou. Vous pouvez discuter de tout ce qui concerne les qualifications, le rendement au travail et les capacités professionnelles du candidat.

Utilisez la même prudence lorsque vous parlez avec les références d'un candidat.

Trouvez l'assistant virtuel idéal pour vous

Vous avez passé du temps à créer une description de poste claire et concise. Vous avez vos 2-3 meilleurs candidats. Voici quelques domaines clés à prendre en compte lors de votre sélection finale :

Compétences et l'expérience

Choisissez un candidat possédant les compétences et l'expérience décrites dans votre description de poste. Vérifiez la maîtrise des logiciels pertinents et des autres outils utilisés dans votre entreprise. Si vous vous attendez à ce que votre assistant ait des connaissances spécifiques à l'industrie, assurez-vous d'en discuter.

Adaptabilité

L'adaptabilité et la volonté d'apprendre sont essentielles pour ce poste. Recherchez un assistant virtuel capable de saisir rapidement de nouveaux concepts. Évaluez s'ils peuvent s'adapter au changement sans se plaindre.

S'ils peuvent montrer une attitude proactive envers la résolution de problèmes, ils sont un gardien.

Communication et professionnalisme

Une communication efficace est essentielle pour une relation de travail réussie. Votre assistant virtuel doit communiquer clairement, rapidement et professionnellement. La réactivité et l'attention sont deux traits clés, mais les compétences d'écoute active le sont également.

Éthique de travail et fiabilité

Un assistant virtuel fiable démontre une solide éthique de travail. Ils respectent systématiquement les délais et livrent un travail de qualité. Ils s'approprient leurs tâches, font preuve d'initiative et font preuve d'attention aux détails.

Résolution efficace des problèmes

Le candidat possède-t-il de solides compétences en résolution de problèmes ? Il est important de résoudre les problèmes avec un minimum de tracas, mais il est tout aussi important de trouver des solutions de manière indépendante. Choisissez un candidat ingénieux, créatif et proactif pour surmonter les obstacles.

Compatibilité

Il est essentiel que vous choisissiez un assistant virtuel dont le style de travail et les valeurs correspondent aux vôtres. Le candidat idéal sera disposé à connaître vos préférences. Ils fonctionneront bien avec vos systèmes et processus établis.

Embaucher un assistant virtuel moins que parfait

Dans un monde parfait, votre candidat assistant virtuel préféré coche toutes les cases. La réalité est qu'il est rare de trouver ce joyau parfait. Même le candidat idéal peut manquer quelques exigences. Assurez-vous d'évaluer attentivement la situation avant de prendre une décision.

Briseur d'affaire

Identifiez les exigences cruciales pour l'accomplissement des tâches de votre assistant virtuel. Si le candidat répond aux exigences de base du poste, envisagez d'aller de l'avant avec lui.

Envie d'apprendre

Évaluez la volonté et la capacité de l'assistant virtuel à apprendre et à grandir. Si vous pouvez voir une forte volonté d'acquérir de nouvelles compétences ou de s'adapter à vos besoins spécifiques, avec le temps, ils pourront peut-être répondre aux exigences manquantes.

Compatibilité et communication

La compatibilité et une bonne communication rendront le travail ensemble agréable. Des relations solides, une communication efficace et une compréhension des attentes de chacun sont essentielles. Sans eux, il sera plus difficile d'établir une relation de travail positive.

La formation et le développement

Êtes-vous prêt à investir dans la formation et le développement ? Vous devrez peut-être le faire si l'assistant virtuel a besoin d'aide pour les compétences manquantes.

Contraintes de temps

Tenez compte des contraintes de temps des tâches que vous devez accomplir avec votre assistant virtuel. Si vous n'êtes pas flexible en ce qui concerne vos besoins, vous devrez peut-être trouver un assistant virtuel formé qui peut être opérationnel.

Enfin, évaluez les compromis associés aux exigences manquantes. Un assistant virtuel complet avec de solides compétences dans la plupart des domaines peut très bien fonctionner.

Assistants virtuels formés vs indépendants

Dans votre recherche d'un nouvel assistant virtuel, vous rencontrerez des candidats avec un large éventail d'expériences d'éducation et de formation. Certains ont une formation formelle sur le tas. D'autres se présentent comme des pigistes.

Y a-t-il une distinction? En bref, cela dépend des exigences spécifiques et du contexte du travail ou du projet.

Voici quelques facteurs à considérer :

Compétences et qualifications

Examinez les compétences, les qualifications et l'expérience pertinente. La formation officielle ne l'emporte pas toujours sur l'expérience.

Antécédents de travail et antécédents

Les professionnels des ressources humaines peuvent mettre l'accent sur les antécédents professionnels et les antécédents lors de l'évaluation des pigistes. Il est vrai que l'expérience formelle peut présenter une histoire d'emploi cohérente. Les pigistes peuvent démontrer leur expertise avec un portefeuille bien équilibré et des témoignages de clients.

Adaptabilité et polyvalence

Les assistants virtuels formés et indépendants travaillent souvent avec divers clients et projets. Cela les oblige à être adaptables et polyvalents.

Les meilleurs assistants peuvent gérer plusieurs projets en même temps. Ils sont également capables de travailler de manière autonome.

Méthodes d'évaluation

Les professionnels des RH peuvent utiliser différentes méthodes d'évaluation pour les pigistes. Voici ce que le processus d'évaluation pourrait inclure :

• Revues de portefeuille
• Entrevues
• Tests spécifiques aux tâches requises

En revanche, les candidats ayant une expérience formelle peuvent subir des évaluations plus traditionnelles telles que :

• Entrevues
• Vérifications des références
• Vérification des antécédents professionnels.

Alors que la formation peut créer une base de compétences et de connaissances, l'expérience du monde réel et le professionnalisme sont tout aussi importants.

Prêt à embaucher un assistant virtuel ?

Travailler avec un assistant virtuel change la donne pour les propriétaires d'entreprise avisés. L'utilisation des conseils de cet article vous aidera à embaucher un assistant qui peut vous aider à transformer votre entreprise.

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Inscription gratuite. En un rien de temps, vous serez sur la bonne voie pour travailler avec un assistant talentueux qui pourra vous aider à gérer votre entreprise.