Como contratar seu primeiro assistente virtual

Você está trabalhando mais de 50 horas por semana para desenvolver sua pequena empresa? Se assim for, você está em boa companhia. Em um estudo recente, 39% dos participantes da pesquisa disseram que trabalhavam 60 horas por semana. Cerca de 15% indicaram como fator a dificuldade em encontrar recursos de apoio.

Uma maneira pela qual os proprietários de pequenas empresas podem liberar algum tempo é terceirizar tarefas administrativas. Contrate um assistente virtual e recupere algumas dessas longas horas de trabalho.

Hoje, estamos explorando o processo de contratação de um assistente virtual pela primeira vez. Mostraremos como encontrar e trabalhar com a pessoa que pode acabar sendo um de seus maiores trunfos.

Primeiro, determine todas as suas necessidades

Antes de contratar um assistente virtual, é essencial avaliar sua carga de trabalho. Identifique tarefas e áreas específicas em que um assistente virtual pode fornecer um suporte valioso. O aumento da produtividade é a principal razão pela qual muitos empresários contratam assistentes virtuais.

Aqui estão algumas outras áreas comuns onde um assistente virtual pode fornecer ajuda:

• Gerenciamento de agendas e compromissos
• Gerenciamento de e-mail e comunicação
• Organização de viagens
• pesquisa na internet
• Entrada de dados
• gerenciamento de mídia social
• Suporte ao cliente

Dedique tempo para elaborar uma descrição completa do trabalho. Deve delinear as responsabilidades e habilidades necessárias para a função. Esta etapa pode facilitar a localização de um assistente virtual que se alinhe às suas necessidades e visão.

Onde encontrar potenciais assistentes virtuais

Antes da chegada da era digital, os candidatos a emprego consultavam o jornal para encontrar trabalho. Eles se inscreveram pessoalmente ou trabalharam pessoalmente com agências de emprego.

Hoje, mais pessoas estão procurando trabalho online. Eles usam uma ampla variedade de plataformas projetadas para trabalhadores remotos.

Empregadores e trabalhadores veem essas plataformas como recursos valiosos com os quais podem se conectar. Como proprietário de uma empresa, você encontrará um grupo diversificado de profissionais talentosos.

Não se esqueça da sua rede profissional. A partir daí, você pode aproveitar suas conexões. Peça recomendações de colegas que trabalharam com assistentes virtuais.

Entrevistando e selecionando os candidatos certos

Depois de identificar potenciais candidatos, você pode agendar entrevistas. Já que você não vai se encontrar pessoalmente, opte por videochamadas. Você terá uma noção melhor das habilidades de comunicação e profissionalismo do candidato.

Venha preparado com uma lista de perguntas relevantes projetadas para ajudá-lo a avaliar:

• experiência dos candidatos
• Capacidade de lidar com tarefas
• Compatibilidade com seu estilo de trabalho

Pergunte sobre tarefas específicas que eles administraram com sucesso. Fale sobre como eles lidam com situações desafiadoras ou prazos. Isso deve fornecer informações valiosas sobre suas habilidades de resolução de problemas.

E as referências e verificações de antecedentes?

Agências que preenchem trabalhos de assistente virtual realizam verificações de antecedentes. Eles também verificam as referências. Você pode solicitar uma verificação de antecedentes on-line se estiver lidando com o processo de busca e contratação por conta própria.

Certifique-se sempre de entrar em contato com as referências do candidato. Isso fornece feedback em primeira mão de empregadores e clientes anteriores.

Há mais algumas coisas a considerar ao examinar candidatos a assistentes virtuais. Abordaremos os próximos.

Como garantir que você evite problemas com leis trabalhistas

Embora tenhamos sugerido fazer uma lista de perguntas a serem feitas aos candidatos, há perguntas a serem evitadas. É fundamental certificar-se de que você segue as leis trabalhistas.
Aqui estão alguns exemplos de tópicos considerados inadequados para perguntar ao entrevistar:

• Características protegidas
• Assuntos pessoais ou familiares
• Perguntas que violam a privacidade
• Perguntas que podem levar a preconceito ou discriminação

Evite perguntas não relacionadas às qualificações profissionais e ao desempenho profissional do candidato. Perguntar sobre assuntos particulares ou confidenciais também é um tabu. O que você pode discutir é qualquer coisa relacionada às qualificações, desempenho no trabalho e habilidades profissionais do candidato.

Use o mesmo cuidado ao falar com as referências de um candidato.

Encontre o assistente virtual ideal para você

Você gastou tempo criando uma descrição de cargo clara e concisa. Você tem seus 2-3 principais candidatos. Aqui estão algumas áreas-chave a serem consideradas ao fazer sua seleção final:

Habilidades e Experiência

Escolha um candidato com as habilidades e experiência descritas na descrição do seu trabalho. Verifique a proficiência em software relevante e outras ferramentas usadas em seu negócio. Se você espera que seu assistente tenha conhecimento específico do setor, certifique-se de discuti-lo.

Adaptabilidade

Adaptabilidade e vontade de aprender são vitais para esta posição. Procure um assistente virtual que possa compreender rapidamente novos conceitos. Avalie se eles podem se adaptar à mudança sem reclamar.

Se eles puderem mostrar uma atitude proativa em relação à solução de problemas, eles são um guardião.

Comunicação e Profissionalismo

Uma comunicação eficaz é essencial para uma relação de trabalho bem-sucedida. Seu assistente virtual deve se comunicar de forma clara, rápida e profissional. Capacidade de resposta e atenção são duas características principais, mas também são habilidades de escuta ativa.

Ética de Trabalho e Confiabilidade

Um assistente virtual confiável demonstra uma forte ética de trabalho. Eles sempre cumprem os prazos e entregam um trabalho de alta qualidade. Eles se apropriam de suas tarefas, mostram iniciativa e mostram atenção aos detalhes.

Resolução Eficaz de Problemas

O candidato tem fortes habilidades de resolução de problemas? Abordar problemas com o mínimo de confusão é importante, mas também encontrar soluções de forma independente. Escolha um candidato que seja engenhoso, criativo e proativo na superação de obstáculos.

Compatibilidade

É vital que você escolha um assistente virtual cujo estilo de trabalho e valores estejam alinhados com os seus. O candidato ideal estará disposto a aprender sobre suas preferências. Eles funcionarão bem dentro de seus sistemas e processos estabelecidos.

Contratando um assistente virtual menos que perfeito

Em um mundo perfeito, seu candidato a assistente virtual favorito marca todas as caixas. A realidade é que é raro encontrar aquela joia perfeita. Mesmo o candidato ideal pode estar faltando alguns requisitos. Certifique-se de avaliar a situação cuidadosamente antes de tomar uma decisão.

Quebradores de acordo

Identifique quais requisitos são cruciais para a conclusão de suas tarefas de assistente virtual. Se o candidato atender aos requisitos básicos para a função, considere avançar com eles.

Vontade de aprender

Avalie a vontade e a capacidade do assistente virtual de aprender e crescer. Se você perceber uma forte vontade de adquirir novas habilidades ou se adaptar às suas necessidades específicas, com o tempo, eles poderão atender aos requisitos ausentes.

Compatibilidade e Comunicação

Compatibilidade e boa comunicação tornarão o trabalho em conjunto agradável. Relacionamento forte, comunicação eficaz e compreensão das expectativas de cada um são essenciais. Sem eles, será mais difícil estabelecer uma relação de trabalho positiva.

Treinamento e desenvolvimento

Você está disposto a investir em treinamento e desenvolvimento? Você pode precisar se o assistente virtual precisar de ajuda com habilidades ausentes.

Limitações de tempo

Considere as restrições de tempo das tarefas que você precisa que seu assistente virtual conclua. Se você não for flexível no que diz respeito aos seus requisitos, pode ser necessário encontrar um assistente virtual treinado que possa começar a funcionar.

Por fim, avalie as compensações associadas aos requisitos ausentes. Um assistente virtual completo com um forte conjunto de habilidades na maioria das áreas pode funcionar muito bem.

Assistentes virtuais treinados x autônomos

Em sua busca por um novo assistente virtual, você encontrará candidatos com uma ampla gama de experiências de educação e treinamento. Alguns têm treinamento formal no local de trabalho. Outros se comercializam como freelancers.

Existe uma distinção? Em suma, depende dos requisitos específicos e do contexto do trabalho ou projeto.

Aqui estão alguns fatores a serem considerados:

Habilidades e Qualificações

Olhe para habilidades, qualificações e experiência relevante. O treinamento formal nem sempre supera a experiência.

Histórico de trabalho e histórico

Os profissionais de recursos humanos podem enfatizar o histórico de trabalho e o histórico ao avaliar freelancers. É verdade que a experiência formal pode mostrar um histórico profissional consistente. Os freelancers podem demonstrar sua experiência com um portfólio completo e depoimentos de clientes.

Adaptabilidade e Versatilidade

Assistentes virtuais treinados e autônomos geralmente trabalham com diversos clientes e projetos. Isso exige que sejam adaptáveis ​​e versáteis.

Os melhores assistentes podem lidar com vários projetos ao mesmo tempo. Eles também são capazes de trabalhar de forma independente.

Métodos de Avaliação

Profissionais de RH podem usar diferentes métodos de avaliação para freelancers. Aqui está o que o processo de avaliação pode incluir:

• Revisões de portfólio
• entrevistas
• Testes específicos para as tarefas necessárias

Em contrapartida, candidatos com experiência formal podem passar por avaliações mais tradicionais como:

• entrevistas
• Verificações de referência
• Verificação do histórico de emprego.

Embora o treinamento possa criar uma base de habilidades e conhecimentos, a experiência no mundo real e o profissionalismo são igualmente importantes.

Pronto para contratar um assistente virtual?

Trabalhar com um assistente virtual é um divisor de águas para empresários experientes. Usar as dicas deste artigo ajudará você a contratar um assistente que pode ajudar a transformar seu negócio.

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