첫 번째 가상 도우미를 고용하는 방법

소규모 비즈니스를 성장시키기 위해 일주일에 50시간 이상 일하고 있습니까? 그렇다면 좋은 회사에 있는 것입니다. 최근 연구에서 설문조사 참가자의 39%가 주당 60시간 일한다고 말했습니다. 약 15%는 지원 리소스를 찾는 데 어려움을 요인으로 나타냈습니다.

소기업 소유자가 시간을 절약할 수 있는 한 가지 방법은 관리 작업을 아웃소싱하는 것입니다. 가상 조수를 고용하고 그 긴 근무 시간 중 일부를 되찾으십시오.

오늘 우리는 처음으로 가상 비서를 고용하는 과정을 탐구하고 있습니다. 우리는 당신의 가장 큰 자산 중 하나가 될 수 있는 사람을 찾고 함께 일하는 방법을 보여줄 것입니다.

첫째, 귀하의 모든 요구 사항을 결정하십시오.

가상 비서를 고용하기 전에 작업 부하를 평가하는 것이 중요합니다. 가상 도우미가 귀중한 지원을 제공할 수 있는 특정 작업 및 영역을 식별합니다. 생산성 향상은 많은 비즈니스 소유자가 가상 ​​도우미를 고용하는 주된 이유입니다.

다음은 가상 비서가 도움을 줄 수 있는 몇 가지 일반적인 영역입니다.

• 일정 및 약속 관리
• 이메일 및 커뮤니케이션 관리
• 여행 준비
• 인터넷 조사
• 데이터 입력
• 소셜 미디어 관리
• 고객 지원

철저한 직무 설명을 작성하는 데 시간을 할애하십시오. 역할에 필요한 책임과 기술을 설명해야 합니다. 이 단계를 통해 귀하의 필요와 비전에 부합하는 가상 도우미를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

잠재적인 가상 도우미를 찾을 수 있는 곳

디지털 시대가 도래하기 전에 구직자들은 신문을 보고 일자리를 찾았습니다. 그들은 직접 지원하거나 직업 소개소와 대면하여 일했습니다.

오늘날 더 많은 사람들이 온라인에서 일자리를 찾고 있습니다. 원격 근무자를 위해 설계된 다양한 플랫폼을 사용합니다.

고용주와 근로자는 이러한 플랫폼을 연결할 수 있는 귀중한 리소스로 간주합니다. 비즈니스 오너는 다양한 재능 있는 전문가 풀을 찾을 수 있습니다.

전문 네트워크를 잊지 마세요. 거기에서 연결을 활용할 수 있습니다. 가상 비서와 함께 일한 동료에게 추천을 요청하십시오.

올바른 후보자 인터뷰 및 선택

잠재적 후보자를 식별하면 인터뷰 일정을 잡을 수 있습니다. 직접 만나지 않을 것이므로 화상 통화를 선택하십시오. 지원자의 커뮤니케이션 기술과 전문성을 더 잘 이해할 수 있습니다.

다음을 측정하는 데 도움이 되도록 고안된 관련 질문 목록을 준비하십시오.

• 후보자의 경험
• 작업 처리 능력
• 작업 스타일과의 호환성

그들이 성공적으로 관리한 특정 작업에 대해 물어보십시오. 그들이 어려운 상황이나 마감일을 어떻게 처리하는지에 대해 이야기하십시오. 이를 통해 문제 해결 기술에 대한 귀중한 통찰력을 얻을 수 있습니다.

참조 및 신원 조회는 어떻습니까?

가상 비서 작업을 채우는 대행사는 신원 조회를 수행합니다. 그들은 또한 참조를 확인합니다. 검색 및 고용 프로세스를 직접 처리하는 경우 온라인으로 배경 조사를 주문할 수 있습니다.

항상 후보자의 추천인에게 연락했는지 확인하십시오. 이것은 이전 고용주와 고객으로부터 직접 피드백을 제공합니다.

가상 비서 후보자를 심사할 때 고려해야 할 몇 가지 사항이 더 있습니다. 다음에 다룰 것입니다.

고용법 문제를 피하는 방법

후보자에게 물어볼 질문 목록을 만들 것을 제안했지만 피해야 할 질문이 있습니다. 고용법을 준수하는지 확인하는 것이 중요합니다.
다음은 인터뷰 시 질문하기에 부적절하다고 간주되는 주제의 몇 가지 예입니다.

• 보호된 특성
• 개인 또는 가족 문제
• 개인 정보를 침해하는 질문
• 편견이나 차별로 이어질 수 있는 질문

후보자의 전문 자격 및 업무 성과와 관련 없는 질문은 피하십시오. 사적인 문제나 기밀 문제에 대해 묻는 것도 금기입니다. 토론할 수 있는 것은 후보자의 자격, 직무 수행 및 전문적인 능력과 관련된 모든 것입니다.

후보자의 참고 문헌에 대해 이야기할 때도 동일한 주의를 기울이십시오.

당신에게 이상적인 가상 비서 찾기

명확하고 간결한 작업 설명을 만드는 데 시간을 보냈습니다. 상위 2-3명의 후보가 있습니다. 최종 선택을 할 때 고려해야 할 몇 가지 주요 영역은 다음과 같습니다.

기술 및 경험

직무 기술서에 설명된 기술과 경험을 갖춘 후보자를 선택하십시오. 비즈니스에서 사용되는 관련 소프트웨어 및 기타 도구에 대한 숙련도를 확인합니다. 비서가 산업별 지식을 갖고 있을 것으로 예상되는 경우 이에 대해 논의해야 합니다.

적응성

적응력과 배우려는 의지가 이 직책에 매우 중요합니다. 새로운 개념을 빠르게 파악할 수 있는 가상 조수를 찾으십시오. 불평 없이 변화에 적응할 수 있는지 평가하십시오.

문제 해결에 능동적인 태도를 보일 수 있다면 그들은 골키퍼입니다.

소통과 전문성

성공적인 업무 관계를 위해서는 효과적인 커뮤니케이션이 필수적입니다. 가상 비서는 명확하고 신속하며 전문적으로 소통해야 합니다. 반응성과 주의력은 두 가지 주요 특성이지만 능동적인 경청 기술도 마찬가지입니다.

직업 윤리 및 신뢰성

신뢰할 수 있는 가상 조수는 강력한 직업 윤리를 보여줍니다. 그들은 지속적으로 마감일을 지키고 고품질 작업을 제공합니다. 그들은 자신의 일에 주인의식을 갖고 주도권을 행사하며 세부 사항에 주의를 기울입니다.

효과적인 문제 해결

후보자가 강력한 문제 해결 능력을 가지고 있습니까? 최소한의 소란으로 문제를 해결하는 것도 중요하지만 독립적으로 해결책을 찾는 것도 중요합니다. 자원이 풍부하고 창의적이며 장애물을 극복하는 데 능동적인 후보자를 선택하십시오.

호환성

작업 스타일과 가치가 자신과 일치하는 가상 조수를 선택하는 것이 중요합니다. 이상적인 후보자는 귀하의 선호 사항에 대해 기꺼이 알 것입니다. 기존 시스템 및 프로세스 내에서 잘 작동합니다.

완벽하지 않은 가상 도우미 고용

완벽한 세상에서는 좋아하는 가상 비서 후보가 모든 상자를 확인합니다. 현실은 그 완벽한 보석을 찾는 것이 드물다는 것입니다. 이상적인 후보자라도 몇 가지 요구 사항이 누락되었을 수 있습니다. 결정을 내리기 전에 상황을 주의 깊게 평가하십시오.

거래 차단기

가상 비서 작업을 완료하는 데 어떤 요구 사항이 중요한지 식별하십시오. 후보자가 역할의 핵심 요구 사항을 충족하는 경우 함께 진행하는 것이 좋습니다.

배우려는 의지

학습하고 성장하려는 가상 비서의 의지와 능력을 평가합니다. 새로운 기술을 습득하거나 특정 요구 사항에 적응하려는 강한 의지를 볼 수 있다면 적시에 누락된 요구 사항을 충족할 수 있습니다.

호환성 및 커뮤니케이션

호환성과 좋은 의사 소통은 함께 일하는 것을 즐겁게 만듭니다. 강한 관계, 효과적인 의사소통, 서로의 기대치에 대한 이해가 중요합니다. 그들 없이는 긍정적인 업무 관계를 구축하기가 더 어려울 것입니다.

훈련과 발전

교육 및 개발에 투자할 의향이 있습니까? 가상 비서가 누락된 기술에 대한 도움이 필요한 경우 필요할 수 있습니다.

시간 제약

가상 비서가 완료해야 하는 작업의 시간 제약을 고려하십시오. 요구 사항에 따라 융통성이 없다면 바로 실행할 수 있는 훈련된 가상 도우미를 찾아야 할 수 있습니다.

마지막으로 누락된 요구 사항과 관련된 장단점을 평가합니다. 대부분의 영역에서 강력한 기술 세트를 갖춘 다재다능한 가상 조수는 잘 작동할 수 있습니다.

훈련된 대 프리랜서 가상 비서

새로운 가상 비서를 찾는 과정에서 다양한 교육 및 훈련 경험을 가진 지원자를 만나게 됩니다. 일부는 공식적인 실무 교육을 받습니다. 다른 사람들은 자신을 프리랜서로 마케팅합니다.

구별이 있습니까? 요컨대, 작업 또는 프로젝트의 특정 요구 사항과 컨텍스트에 따라 다릅니다.

고려해야 할 몇 가지 요소는 다음과 같습니다.

기술 및 자격

기술, 자격 및 관련 경험을 살펴보십시오. 정식 교육이 항상 경험보다 우선하는 것은 아닙니다.

작업 이력 및 실적

인적 자원 전문가는 프리랜서를 평가할 때 경력과 실적을 강조할 수 있습니다. 공식적인 경험이 일관된 고용 이력을 보여줄 수 있다는 것은 사실입니다. 프리랜서는 균형 잡힌 포트폴리오와 고객 평가를 통해 전문성을 입증할 수 있습니다.

적응성과 다양성

교육을 받은 프리랜서 가상 비서는 종종 다양한 클라이언트 및 프로젝트와 함께 작업합니다. 이를 위해서는 적응력과 다재다능함이 필요합니다.

최고의 조수는 동시에 여러 프로젝트를 처리할 수 있습니다. 그들은 또한 독립적으로 일할 수 있습니다.

평가 방법

HR 전문가는 프리랜서에 대해 다른 평가 방법을 사용할 수 있습니다. 평가 프로세스에 포함될 수 있는 내용은 다음과 같습니다.

• 포트폴리오 리뷰
• 인터뷰
• 필요한 작업에 특정한 테스트

반대로 공식적인 경험이 있는 지원자는 다음과 같은 보다 전통적인 평가를 받을 수 있습니다.

• 인터뷰
• 레퍼런스 체크
• 고용 이력 확인.

교육을 통해 기술과 지식의 기초를 만들 수 있지만 실제 경험과 전문성도 똑같이 중요합니다.

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