如何僱用您的第一個虛擬助理

您是否每週工作 50 多個小時來發展您的小企業？ 如果是這樣，那麼您的公司很好。 在最近的一項研究中，39% 的調查參與者表示他們每週工作 60 小時。 大約 15% 的人表示難以找到支持資源是一個因素。

小企業主可以騰出一些時間的一種方法是將管理任務外包。 僱用一個虛擬助手並收回一些長時間的工作時間。

今天，我們正在探索首次聘用虛擬助理的過程。 我們將向您展示如何找到可能最終成為您最大資產之一的人並與之共事。

首先，確定您的所有需求

在您僱用虛擬助理之前，評估您的工作量至關重要。 確定虛擬助手可以提供有價值支持的具體任務和領域。 提高生產力是許多企業主僱用虛擬助手的主要原因。

以下是虛擬助手可以提供幫助的其他一些常見領域：

• 管理日程安排和約會
• 電子郵件和通訊管理
• 出行安排
• 互聯網研究
• 數據輸入
• 社交媒體管理
• 客戶支持

花時間制定詳盡的職位描述。 它應該概述該角色所需的職責和技能。 此步驟可以讓您更輕鬆地找到符合您的需求和願景的虛擬助手。

在哪裡可以找到潛在的虛擬助理

在數字時代到來之前，求職者都是看報紙找工作。 他們親自申請或與就業機構面對面工作。

如今，越來越多的人在網上找工作。 他們使用為遠程工作者設計的各種平台。

雇主和工人將這些平台視為可以連接的寶貴資源。 作為企業主，您會發現各種各樣的才華橫溢的專業人士。

不要忘記您的專業網絡。 從那裡，您可以利用您的連接。 向使用過虛擬助手的同事尋求建議。

面試和選擇合適的候選人

確定潛在候選人後，您可以安排面試。 由於您不會親自見面，請選擇視頻通話。 您將更好地了解候選人的溝通技巧和專業精神。

準備好一系列旨在幫助您衡量的相關問題：

• 候選人經歷
• 處理任務的能力
• 與您的工作風格兼容

詢問他們成功完成的具體任務。 談論他們如何處理具有挑戰性的情況或截止日期。 這應該讓您對他們解決問題的能力有寶貴的見解。

參考資料和背景調查怎麼樣？

填補虛擬助理職位的機構會進行背景調查。 他們還檢查參考資料。 如果您自己處理搜索和招聘流程，則可以在線訂購背景調查。

始終確保聯繫候選人的推薦人。 這提供了以前雇主和客戶的第一手反饋。

在審查虛擬助理候選人時，還有一些事情需要考慮。 接下來我們將介紹這些。

如何確保您避免僱傭法問題

雖然我們建議列出要問求職者的問題，但也有一些問題需要避免。 確保遵守僱傭法至關重要。
以下是一些被認為不適合在面試時詢問的話題示例：

• 受保護的特性
• 個人或家庭事務
• 侵犯隱私的問題
• 可能導致偏見或歧視的問題

避免與應聘者的專業資格和工作表現無關的問題。 詢問私人或機密事項也是禁忌。 你可以討論的是任何與應聘者的資歷、工作表現和專業能力有關的東西。

與應聘者的推薦人交談時也要小心。

為您尋找理想的虛擬助手

您已經花時間創建了清晰簡潔的職位描述。 你有 2-3 名候選人。 以下是做出最終選擇時需要考慮的一些關鍵領域：

技能和經驗

選擇具有職位描述中列出的技能和經驗的候選人。 驗證您在業務中使用的相關軟件和其他工具的熟練程度。 如果您希望您的助手擁有特定行業的知識，請務必進行討論。

適應性

適應能力和學習意願對於這個職位至關重要。 尋找可以快速掌握新概念的虛擬助手。 評估他們是否可以毫無抱怨地適應變化。

如果他們能在解決問題時表現出積極主動的態度，那麼他們就是守門員。

溝通與專業

有效的溝通對於成功的工作關係至關重要。 您的虛擬助理應該清晰、及時、專業地進行溝通。 反應能力和注意力是兩個關鍵特徵，但積極的傾聽技巧也是如此。

職業道德和可靠性

可靠的虛擬助手錶現出強烈的職業道德。 他們始終如一地按時完成並交付高質量的工作。 他們對自己的任務負起責任，表現出主動性，並關注細節。

有效解決問題

候選人是否有很強的解決問題的能力？ 以最少的麻煩解決問題很重要，但獨立尋找解決方案也很重要。 選擇一個足智多謀、有創造力並積極克服障礙的候選人。

兼容性

選擇一個工作風格和價值觀與您自己一致的虛擬助手至關重要。 理想的候選人將願意了解您的偏好。 它們將在您已建立的系統和流程中運作良好。

僱用一個不完美的虛擬助手

在一個完美的世界中，您最喜歡的虛擬助理候選人會選中所有復選框。 現實情況是，很難找到完美的寶石。 即使是理想的候選人也可能缺少一些要求。 在做出決定之前，請務必仔細評估情況。

交易破壞者

確定哪些要求對於完成虛擬助手任務至關重要。 如果候選人滿足該職位的核心要求，請考慮繼續他們的工作。

學習的意願

評估虛擬助手學習和成長的意願和能力。 如果您能看到獲得新技能或適應您的特定需求的強烈意願，及時，他們可能能夠滿足缺失的要求。

兼容性和通信

兼容性和良好的溝通將使一起工作愉快。 融洽的關係、有效的溝通以及對彼此期望的理解至關重要。 沒有他們，建立積極的工作關係將更加困難。

培訓與發展

您願意投資於培訓和發展嗎？ 如果虛擬助手需要幫助解決缺失的技能，您可能需要這樣做。

時間限制

考慮您需要虛擬助手完成的任務的時間限制。 如果您的要求不夠靈活，您可能需要找一個訓練有素的虛擬助手，他可以立即行動起來。

最後，評估與缺失需求相關的權衡。 一個在大多數領域都具備強大技能的全面的虛擬助手可能會工作得很好。

訓練有素的 vs. 自由虛擬助理

在尋找新的虛擬助手時，您會遇到具有廣泛教育和培訓經驗的候選人。 有些人接受過正式的在職培訓。 其他人將自己推銷為自由職業者。

有區別嗎？ 簡而言之，這取決於工作或項目的具體要求和背景。

以下是一些需要考慮的因素：

技能和資格

查看技能、資格和相關經驗。 正規培訓並不總是勝過經驗。

工作經歷和業績記錄

人力資源專業人員在評估自由職業者時可能會強調工作經歷和業績記錄。 的確，正式的經驗可能會展示出一致的工作經歷。 自由職業者可以通過全面的投資組合和客戶推薦來展示他們的專業知識。

適應性和多功能性

訓練有素的自由虛擬助理經常與不同的客戶和項目合作。 這要求他們具有適應性和多才多藝的能力。

最好的助手可以同時處理多個項目。 他們也能夠獨立工作。

評估方法

人力資源專業人士可能會對自由職業者使用不同的評估方法。 以下是評估過程可能包括的內容：

• 投資組合評論
• 訪談
• 特定於所需任務的測試

相比之下，具有正式經驗的候選人可能會接受更傳統的評估，例如：

• 訪談
• 參考檢查
• 工作經歷驗證。

雖然培訓可以為技能和知識奠定基礎，但現實世界的經驗和專業精神同樣重要。

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對於精明的企業主來說，與虛擬助手一起工作是一種改變遊戲規則的方式。 使用本文中的提示將幫助您聘請一位可以幫助您轉變業務的助手。

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