如何雇用您的第一个虚拟助理

您是否每周工作 50 多个小时来发展您的小企业？ 如果是这样，那么您的公司很好。 在最近的一项研究中，39% 的调查参与者表示他们每周工作 60 小时。 大约 15% 的人表示难以找到支持资源是一个因素。

小企业主可以腾出一些时间的一种方法是将管理任务外包。 雇用一个虚拟助手并收回一些长时间的工作时间。

今天，我们正在探索首次聘用虚拟助理的过程。 我们将向您展示如何找到可能最终成为您最大资产之一的人并与之共事。

首先，确定您的所有需求

在您雇用虚拟助理之前，评估您的工作量至关重要。 确定虚拟助手可以提供有价值支持的具体任务和领域。 提高生产力是许多企业主雇用虚拟助手的主要原因。

以下是虚拟助手可以提供帮助的其他一些常见领域：

• 管理日程安排和约会
• 电子邮件和通讯管理
• 出行安排
• 互联网研究
• 数据输入
• 社交媒体管理
• 客户支持

花时间制定详尽的职位描述。 它应该概述该角色所需的职责和技能。 此步骤可以让您更轻松地找到符合您的需求和愿景的虚拟助手。

在哪里可以找到潜在的虚拟助理

在数字时代到来之前，求职者都是看报纸找工作。 他们亲自申请或与就业机构面对面工作。

如今，越来越多的人在网上找工作。 他们使用为远程工作者设计的各种平台。

雇主和工人将这些平台视为可以连接的宝贵资源。 作为企业主，您会发现各种各样的才华横溢的专业人士。

不要忘记您的专业网络。 从那里，您可以利用您的连接。 向使用过虚拟助手的同事寻求建议。

面试和选择合适的候选人

确定潜在候选人后，您可以安排面试。 由于您不会亲自见面，请选择视频通话。 您将更好地了解候选人的沟通技巧和专业精神。

准备好一系列旨在帮助您衡量的相关问题：

• 候选人经历
• 处理任务的能力
• 与您的工作风格兼容

询问他们成功完成的具体任务。 谈论他们如何处理具有挑战性的情况或截止日期。 这应该让您对他们解决问题的能力有宝贵的见解。

参考资料和背景调查怎么样？

填补虚拟助理职位的机构会进行背景调查。 他们还检查参考资料。 如果您自己处理搜索和招聘流程，则可以在线订购背景调查。

始终确保联系候选人的推荐人。 这提供了以前雇主和客户的第一手反馈。

在审查虚拟助理候选人时，还有一些事情需要考虑。 接下来我们将介绍这些。

如何确保您避免雇佣法问题

虽然我们建议列出要问求职者的问题，但也有一些问题需要避免。 确保遵守雇佣法至关重要。
以下是一些被认为不适合在面试时询问的话题示例：

• 受保护的特性
• 个人或家庭事务
• 侵犯隐私的问题
• 可能导致偏见或歧视的问题

避免与应聘者的专业资格和工作表现无关的问题。 询问私人或机密事项也是禁忌。 你可以讨论的是任何与应聘者的资历、工作表现和专业能力有关的东西。

与应聘者的推荐人交谈时也要小心。

为您寻找理想的虚拟助手

您已经花时间创建了清晰简洁的职位描述。 你有 2-3 名候选人。 以下是做出最终选择时需要考虑的一些关键领域：

技能和经验

选择具有职位描述中列出的技能和经验的候选人。 验证您在业务中使用的相关软件和其他工具的熟练程度。 如果您希望您的助手拥有特定行业的知识，请务必进行讨论。

适应性

适应能力和学习意愿对于这个职位至关重要。 寻找可以快速掌握新概念的虚拟助手。 评估他们是否可以毫无抱怨地适应变化。

如果他们能在解决问题时表现出积极主动的态度，那么他们就是守门员。

沟通与专业

有效的沟通对于成功的工作关系至关重要。 您的虚拟助理应该清晰、及时、专业地进行沟通。 反应能力和注意力是两个关键特征，但积极的倾听技巧也是如此。

职业道德和可靠性

可靠的虚拟助手表现出强烈的职业道德。 他们始终如一地按时完成并交付高质量的工作。 他们对自己的任务负起责任，表现出主动性，并关注细节。

有效解决问题

候选人是否有很强的解决问题的能力？ 以最少的麻烦解决问题很重要，但独立寻找解决方案也很重要。 选择一个足智多谋、有创造力并积极克服障碍的候选人。

兼容性

选择一个工作风格和价值观与您自己一致的虚拟助手至关重要。 理想的候选人将愿意了解您的偏好。 它们将在您已建立的系统和流程中运作良好。

雇用一个不完美的虚拟助手

在一个完美的世界中，您最喜欢的虚拟助理候选人会选中所有复选框。 现实情况是，很难找到完美的宝石。 即使是理想的候选人也可能缺少一些要求。 在做出决定之前，请务必仔细评估情况。

交易破坏者

确定哪些要求对于完成虚拟助手任务至关重要。 如果候选人满足该职位的核心要求，请考虑继续他们的工作。

学习的意愿

评估虚拟助手学习和成长的意愿和能力。 如果您能看到获得新技能或适应您的特定需求的强烈意愿，及时，他们可能能够满足缺失的要求。

兼容性和通信

兼容性和良好的沟通将使一起工作愉快。 融洽的关系、有效的沟通以及对彼此期望的理解至关重要。 没有他们，建立积极的工作关系将更加困难。

培训与发展

您愿意投资于培训和发展吗？ 如果虚拟助手需要帮助解决缺失的技能，您可能需要这样做。

时间限制

考虑您需要虚拟助手完成的任务的时间限制。 如果您的要求不够灵活，您可能需要找一个训练有素的虚拟助手，他可以立即行动起来。

最后，评估与缺失需求相关的权衡。 一个在大多数领域都具备强大技能的全面的虚拟助手可能会工作得很好。

训练有素的 vs. 自由虚拟助理

在寻找新的虚拟助手时，您会遇到具有广泛教育和培训经验的候选人。 有些人接受过正式的在职培训。 其他人将自己推销为自由职业者。

有区别吗？ 简而言之，这取决于工作或项目的具体要求和背景。

以下是一些需要考虑的因素：

技能和资格

查看技能、资格和相关经验。 正规培训并不总是胜过经验。

工作经历和业绩记录

人力资源专业人员在评估自由职业者时可能会强调工作经历和业绩记录。 的确，正式的经验可能会展示出一致的工作经历。 自由职业者可以通过全面的投资组合和客户推荐来展示他们的专业知识。

适应性和多功能性

训练有素的自由虚拟助理经常与不同的客户和项目合作。 这要求他们具有适应性和多才多艺的能力。

最好的助手可以同时处理多个项目。 他们也能够独立工作。

评估方法

人力资源专业人士可能会对自由职业者使用不同的评估方法。 以下是评估过程可能包括的内容：

• 投资组合评论
• 访谈
• 特定于所需任务的测试

相比之下，具有正式经验的候选人可能会接受更传统的评估，例如：

• 访谈
• 参考检查
• 工作经历验证。

虽然培训可以为技能和知识奠定基础，但现实世界的经验和专业精神同样重要。

准备好聘请虚拟助理了吗？

对于精明的企业主来说，与虚拟助手一起工作是一种改变游戏规则的方式。 使用本文中的提示将帮助您聘请一位可以帮助您转变业务的助手。

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