Come assumere il tuo primo assistente virtuale

Lavori più di 50 ore alla settimana per far crescere la tua piccola impresa? Se è così, sei in buona compagnia. In uno studio recente, il 39% dei partecipanti al sondaggio ha dichiarato di lavorare 60 ore a settimana. Circa il 15% ha indicato come fattore la difficoltà a trovare risorse di supporto.

Un modo in cui i proprietari di piccole imprese possono liberare un po' di tempo è esternalizzare le attività amministrative. Assumi un assistente virtuale e riprenditi alcune di quelle lunghe ore di lavoro.

Oggi esploriamo per la prima volta il processo di assunzione di un assistente virtuale. Ti mostreremo come trovare e lavorare con la persona che potrebbe diventare una delle tue più grandi risorse.

Innanzitutto, determina tutte le tue esigenze

Prima di assumere un assistente virtuale, è essenziale valutare il tuo carico di lavoro. Identifica attività e aree specifiche in cui un assistente virtuale può fornire un valido supporto. L'aumento della produttività è uno dei motivi principali per cui molti imprenditori assumono assistenti virtuali.

Ecco alcune altre aree comuni in cui un assistente virtuale può fornire aiuto:

• Gestione orari e appuntamenti
• Gestione email e comunicazioni
• L'organizzazione del viaggio
• Ricerca su Internet
• Inserimento dati
• Gestione dei social media
• Servizio Clienti

Dedica del tempo alla creazione di una descrizione completa del lavoro. Dovrebbe delineare le responsabilità e le competenze necessarie per il ruolo. Questo passaggio può facilitare la ricerca di un assistente virtuale in linea con le tue esigenze e la tua visione.

Dove trovare potenziali assistenti virtuali

Prima dell'arrivo dell'era digitale, le persone in cerca di lavoro guardavano il giornale per trovare lavoro. Hanno fatto domanda di persona o hanno lavorato faccia a faccia con le agenzie di collocamento.

Oggi sempre più persone cercano lavoro online. Usano una vasta gamma di piattaforme progettate per i lavoratori remoti.

I datori di lavoro e i lavoratori considerano queste piattaforme come risorse preziose in cui possono connettersi. In qualità di imprenditore, troverai un pool diversificato di professionisti di talento.

Non dimenticare la tua rete professionale. Da lì, puoi sfruttare le tue connessioni. Chiedi consigli ai colleghi che hanno lavorato con gli assistenti virtuali.

Intervistare e selezionare i candidati giusti

Dopo aver identificato i potenziali candidati, puoi programmare i colloqui. Dal momento che non ti incontrerai di persona, opta per le videochiamate. Acquisirai un'idea migliore delle capacità comunicative e della professionalità del candidato.

Vieni preparato con un elenco di domande pertinenti progettate per aiutarti a valutare:

• L'esperienza dei candidati
• Capacità di gestire i compiti
• Compatibilità con il tuo stile di lavoro

Chiedi informazioni su attività specifiche che hanno gestito con successo. Parla di come gestiscono situazioni difficili o scadenze. Questo dovrebbe darti preziose informazioni sulle loro capacità di risoluzione dei problemi.

E le referenze e i controlli dei precedenti?

Le agenzie che svolgono lavori di assistente virtuale eseguono controlli in background. Controllano anche le referenze. Puoi ordinare un controllo dei precedenti online se gestisci da solo il processo di ricerca e assunzione.

Assicurati sempre di contattare i riferimenti del candidato. Ciò fornisce feedback di prima mano da precedenti datori di lavoro e clienti.

Ci sono alcune altre cose da considerare quando si esaminano i candidati agli assistenti virtuali. Tratteremo quelli successivi.

Come assicurarsi di evitare problemi di diritto del lavoro

Mentre abbiamo suggerito di fare un elenco di domande da porre ai candidati, ci sono domande da evitare. È fondamentale assicurarsi di seguire le leggi sul lavoro.
Ecco alcuni esempi di argomenti considerati inappropriati da porre durante il colloquio:

• Caratteristiche protette
• Questioni personali o familiari
• Domande che violano la privacy
• Domande che possono portare a pregiudizi o discriminazioni

Evita domande non correlate alle qualifiche professionali e alle prestazioni lavorative del candidato. Anche chiedere informazioni su questioni private o confidenziali è un tabù. Ciò di cui puoi discutere è tutto ciò che riguarda le qualifiche, le prestazioni lavorative e le capacità professionali del candidato.

Usa la stessa cautela quando parli con le referenze di un candidato.

Trova l'assistente virtuale ideale per te

Hai passato del tempo a creare una descrizione del lavoro chiara e concisa. Hai i tuoi primi 2-3 candidati. Ecco alcune aree chiave da considerare quando si effettua la selezione finale:

Abilità ed esperienza

Scegli un candidato con le competenze e l'esperienza delineate nella tua descrizione del lavoro. Verifica la competenza nel software pertinente e in altri strumenti utilizzati nella tua attività. Se ti aspetti che il tuo assistente abbia conoscenze specifiche del settore, assicurati di discuterne.

Adattabilità

L'adattabilità e la volontà di apprendere sono vitali per questa posizione. Cerca un assistente virtuale in grado di cogliere rapidamente nuovi concetti. Valuta se possono adattarsi al cambiamento senza lamentarsi.

Se possono mostrare un atteggiamento proattivo verso la risoluzione dei problemi, sono un custode.

Comunicazione e Professionalità

Una comunicazione efficace è essenziale per un rapporto di lavoro di successo. Il tuo assistente virtuale dovrebbe comunicare in modo chiaro, tempestivo e professionale. La reattività e l'attenzione sono due tratti chiave, ma lo sono anche le capacità di ascolto attivo.

Etica del lavoro e affidabilità

Un assistente virtuale affidabile dimostra una forte etica del lavoro. Rispettano costantemente le scadenze e forniscono un lavoro di alta qualità. Si assumono la responsabilità dei loro compiti, mostrano iniziativa e mostrano attenzione ai dettagli.

Efficace risoluzione dei problemi

Il candidato ha spiccate capacità di problem solving? Affrontare i problemi con il minimo sforzo è importante, ma lo è anche trovare soluzioni in modo indipendente. Scegli un candidato intraprendente, creativo e proattivo nel superare gli ostacoli.

Compatibilità

È fondamentale scegliere un assistente virtuale il cui stile di lavoro e valori siano in linea con i tuoi. Il candidato ideale sarà disposto a conoscere le tue preferenze. Funzioneranno bene all'interno dei tuoi sistemi e processi consolidati.

Assumere un assistente virtuale meno che perfetto

In un mondo perfetto, il tuo candidato assistente virtuale preferito controlla tutte le caselle. La realtà è che è raro trovare quella gemma perfetta. Anche al candidato ideale potrebbero mancare alcuni requisiti. Assicurati di valutare attentamente la situazione prima di prendere una decisione.

Rompicapo

Identifica quali requisiti sono cruciali per il completamento delle tue attività di assistente virtuale. Se il candidato soddisfa i requisiti fondamentali per il ruolo, considera di andare avanti con loro.

Voglia di imparare

Valuta la volontà e la capacità dell'assistente virtuale di apprendere e crescere. Se riesci a vedere una forte volontà di acquisire nuove competenze o adattarti alle tue esigenze specifiche, nel tempo potrebbero essere in grado di soddisfare i requisiti mancanti.

Compatibilità e comunicazione

Compatibilità e buona comunicazione renderanno piacevole lavorare insieme. Un rapporto forte, una comunicazione efficace e la comprensione delle reciproche aspettative sono fondamentali. Senza di loro sarà più difficile instaurare un rapporto di lavoro positivo.

Allenamento e sviluppo

Sei disposto a investire in formazione e sviluppo? Potrebbe essere necessario se l'assistente virtuale ha bisogno di aiuto con le competenze mancanti.

Vincoli di tempo

Considera i limiti di tempo delle attività che devi completare con il tuo assistente virtuale. Se non sei flessibile per quanto riguarda le tue esigenze, potrebbe essere necessario trovare un assistente virtuale qualificato che possa partire con successo.

Infine, valutare i compromessi associati ai requisiti mancanti. Un assistente virtuale a tutto tondo con una forte competenza nella maggior parte delle aree può funzionare bene.

Assistenti virtuali formati e freelance

Nella tua ricerca di un nuovo assistente virtuale, incontrerai candidati con una vasta gamma di esperienze di istruzione e formazione. Alcuni hanno una formazione formale sul posto di lavoro. Altri si propongono come liberi professionisti.

C'è una distinzione? In breve, dipende dai requisiti specifici e dal contesto del lavoro o del progetto.

Ecco alcuni fattori da considerare:

Competenze e qualifiche

Guarda le competenze, le qualifiche e l'esperienza pertinente. La formazione formale non sempre prevale sull'esperienza.

Storia lavorativa e track record

I professionisti delle risorse umane possono enfatizzare la storia lavorativa e il track record quando valutano i liberi professionisti. È vero che l'esperienza formale può mostrare una storia lavorativa coerente. I freelance possono dimostrare la loro esperienza con un portfolio completo e testimonianze dei clienti.

Adattabilità e Versatilità

Gli assistenti virtuali qualificati e freelance lavorano spesso con clienti e progetti diversi. Ciò richiede che siano adattabili e versatili.

I migliori assistenti possono gestire più progetti contemporaneamente. Sono anche in grado di lavorare in modo indipendente.

Metodi di valutazione

I professionisti delle risorse umane possono utilizzare diversi metodi di valutazione per i liberi professionisti. Ecco cosa potrebbe includere il processo di valutazione:

• Revisioni di portafoglio
• Interviste
• Test specifici per le attività richieste

Al contrario, i candidati con esperienza formale possono sottoporsi a valutazioni più tradizionali come:

• Interviste
• Controlli di riferimento
• Verifica della storia lavorativa.

Sebbene la formazione possa creare una base di competenze e conoscenze, l'esperienza e la professionalità nel mondo reale sono ugualmente importanti.

Pronto ad assumere un assistente virtuale?

Lavorare con un assistente virtuale è un punto di svolta per gli imprenditori esperti. L'utilizzo dei suggerimenti in questo articolo ti aiuterà ad assumere un assistente che può aiutarti a trasformare la tua attività.

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