Cum să angajezi primul tău asistent virtual

Lucrezi peste 50 de ore pe săptămână pentru a-ți dezvolta mica afacere? Dacă da, ești într-o companie bună. Într-un studiu recent, 39% dintre participanții la sondaj au spus că lucrează 60 de ore pe săptămână. Aproximativ 15% au indicat dificultatea de a găsi resurse de sprijin ca factor.

O modalitate prin care proprietarii de afaceri mici pot elibera ceva timp este externalizarea sarcinilor administrative. Angajați un asistent virtual și luați înapoi câteva dintre acele ore lungi de lucru.

Astăzi, explorăm procesul de angajare a unui asistent virtual pentru prima dată. Vă vom arăta cum să găsiți și să lucrați cu persoana care poate ajunge să fie unul dintre cele mai mari atuuri ale dvs.

În primul rând, determinați toate nevoile dvs

Înainte de a angaja un asistent virtual, este esențial să vă evaluați volumul de muncă. Identificați sarcini și zone specifice în care un asistent virtual vă poate oferi un sprijin valoros. Creșterea productivității este motivul principal pentru care mulți proprietari de afaceri angajează asistenți virtuali.

Iată câteva alte zone comune în care un asistent virtual poate oferi ajutor:

• Gestionarea programelor și programărilor
• Gestionarea e-mailului și a comunicațiilor
• Aranjamente de călătorie
• Cercetare pe internet
• De introducere a datelor
• Managementul rețelelor sociale
• Relații Clienți

Dedicați timp pentru elaborarea unei fișe detaliate a postului. Ar trebui să sublinieze responsabilitățile și abilitățile necesare pentru acest rol. Acest pas poate facilita găsirea unui asistent virtual care să se alinieze nevoilor și viziunii tale.

Unde puteți găsi potențiali asistenți virtuali

Înainte de sosirea erei digitale, cei care căutau un loc de muncă se uitau la ziar pentru a găsi de lucru. Au aplicat personal sau au lucrat față în față cu agențiile de ocupare a forței de muncă.

Astăzi, mai mulți oameni caută de lucru online. Ei folosesc o gamă largă de platforme concepute pentru lucrătorii la distanță.

Angajatorii și lucrătorii văd aceste platforme drept resurse valoroase la care se pot conecta. În calitate de proprietar de afaceri, veți găsi un grup divers de profesioniști talentați.

Nu uita de rețeaua ta profesională. De acolo, vă puteți valorifica conexiunile. Solicitați recomandări de la colegii care au lucrat cu asistenți virtuali.

Intervievarea și selectarea candidaților potriviți

Odată ce ați identificat potențialii candidați, puteți programa interviuri. Deoarece nu vă veți întâlni personal, optați pentru apeluri video. Veți obține o mai bună înțelegere a abilităților de comunicare și profesionalismului candidatului.

Veniți pregătit cu o listă de întrebări relevante concepute pentru a vă ajuta să evaluați:

• Experiența candidaților
• Abilitatea de a gestiona sarcini
• Compatibilitate cu stilul dvs. de lucru

Întrebați despre sarcinile specifice pe care le-au gestionat cu succes. Discutați despre modul în care gestionează situațiile dificile sau termenele limită. Acest lucru ar trebui să vă ofere informații valoroase despre abilitățile lor de rezolvare a problemelor.

Dar referințele și verificările antecedentelor?

Agențiile care ocupă locuri de muncă de asistent virtual efectuează verificări ale antecedentelor. Ei verifică și referințele. Puteți comanda online o verificare a antecedentelor dacă vă ocupați singur de procesul de căutare și angajare.

Asigurați-vă întotdeauna că contactați referințele candidatului. Acest lucru oferă feedback direct de la angajatorii și clienții anteriori.

Mai sunt câteva lucruri de luat în considerare atunci când verificăm candidații pentru asistent virtual. Pe acestea le vom acoperi în continuare.

Cum să vă asigurați că eviți problemele legate de legea muncii

Deși am sugerat să faceți o listă de întrebări pe care să le puneți candidaților, există întrebări de evitat. Este esențial să vă asigurați că respectați legile muncii.
Iată câteva exemple de subiecte considerate inadecvate de pus la interviu:

• Caracteristici protejate
• Probleme personale sau de familie
• Întrebări care încalcă confidențialitatea
• Întrebări care pot duce la părtinire sau discriminare

Evitați întrebările care nu au legătură cu calificările profesionale și cu performanța în muncă a candidatului. Întrebarea despre chestiuni private sau confidențiale este, de asemenea, tabu. Ceea ce puteți discuta este orice se referă la calificările, performanța la locul de muncă și abilitățile profesionale ale candidatului.

Utilizați aceeași prudență atunci când vorbiți cu referințele unui candidat.

Găsiți asistentul virtual ideal pentru dvs

Ați petrecut timp creând o fișă clară și concisă a postului. Aveți cei mai buni 2-3 candidați. Iată câteva domenii cheie de luat în considerare atunci când faceți selecția finală:

Abilități și experiență

Alegeți un candidat cu abilitățile și experiența menționate în fișa postului dvs. Verificați competența în software-ul relevant și alte instrumente utilizate în afacerea dvs. Dacă vă așteptați ca asistentul dvs. să aibă cunoștințe specifice industriei, asigurați-vă că le discutați.

Adaptabilitate

Adaptabilitatea și dorința de a învăța sunt vitale pentru această poziție. Căutați un asistent virtual care poate înțelege rapid concepte noi. Evaluați dacă se pot adapta la schimbare fără a se plânge.

Dacă pot arăta o atitudine proactivă față de rezolvarea problemelor, ei sunt paznici.

Comunicare si Profesionalism

Comunicarea eficientă este esențială pentru o relație de lucru de succes. Asistentul dvs. virtual ar trebui să comunice clar, prompt și profesional. Reactivitatea și atenția sunt două trăsături cheie, dar la fel sunt și abilitățile de ascultare activă.

Etica și fiabilitatea muncii

Un asistent virtual de încredere demonstrează o etică puternică a muncii. Ei respectă în mod constant termenele limită și oferă lucrări de înaltă calitate. Aceștia își asumă responsabilitatea sarcinilor, dau dovadă de inițiativă și arată atenție la detalii.

Rezolvarea eficientă a problemelor

Candidatul are abilități puternice de rezolvare a problemelor? Abordarea problemelor cu o agitație minimă este importantă, dar la fel este și găsirea de soluții în mod independent. Alegeți un candidat care este plin de resurse, creativ și proactiv în depășirea obstacolelor.

Compatibilitate

Este vital să alegeți un asistent virtual al cărui stil de lucru și valori se aliniază cu ale dumneavoastră. Candidatul ideal va fi dispus să afle despre preferințele dumneavoastră. Acestea vor funcționa bine în cadrul sistemelor și proceselor tale stabilite.

Angajarea unui asistent virtual mai puțin decât perfect

Într-o lume perfectă, candidatul tău preferat asistent virtual bifează toate căsuțele. Realitatea este că este rar să găsești acea bijuterie perfectă. Chiar și candidatului ideal îi lipsesc câteva cerințe. Asigurați-vă că evaluați situația cu atenție înainte de a lua o decizie.

Spargatori de afaceri

Identificați ce cerințe sunt esențiale pentru îndeplinirea sarcinilor de asistent virtual. Dacă candidatul îndeplinește cerințele de bază pentru acest rol, luați în considerare să mergeți mai departe cu ele.

Dorinta de a invata

Evaluați dorința și capacitatea asistentului virtual de a învăța și de a crește. Dacă observați o dorință puternică de a dobândi noi abilități sau de a vă adapta nevoilor dvs. specifice, în timp, acestea pot fi capabile să îndeplinească cerințele lipsă.

Compatibilitate și comunicare

Compatibilitatea și comunicarea bună vor face lucrul împreună plăcut. Relații puternice, comunicare eficientă și înțelegerea așteptărilor celuilalt sunt esențiale. Fără ele, va fi mai dificil să stabilești o relație de muncă pozitivă.

Antrenament și dezvoltare

Ești dispus să investești în formare și dezvoltare? Este posibil să fie necesar dacă asistentul virtual are nevoie de ajutor cu abilitățile lipsă.

Constrângeri de timp

Luați în considerare constrângerile de timp ale sarcinilor pe care trebuie să le îndepliniți asistentul virtual. Dacă nu sunteți flexibil în ceea ce privește cerințele dvs., este posibil să aveți nevoie să găsiți un asistent virtual instruit care să poată începe.

În cele din urmă, evaluați compromisurile asociate cu cerințele lipsă. Un asistent virtual complet, cu un set puternic de abilități în majoritatea domeniilor poate funcționa foarte bine.

Asistenți virtuali instruiți și independenți

În căutarea unui nou asistent virtual, veți întâlni candidați cu o gamă largă de experiențe de educație și formare. Unii au pregătire formală la locul de muncă. Alții se comercializează ca liber profesioniști.

Există o distincție? Pe scurt, depinde de cerințele specifice și de contextul jobului sau al proiectului.

Iată câțiva factori de luat în considerare:

Abilități și calificări

Priviți aptitudinile, calificările și experiența relevantă. Antrenamentul formal nu depășește întotdeauna experiența.

Istoricul muncii și istoricul

Profesioniștii în resurse umane pot pune accent pe istoricul de muncă și istoricul atunci când evaluează freelanceri. Este adevărat că experiența formală poate prezenta un istoric de angajare consistent. Freelancerii își pot demonstra expertiza cu un portofoliu complet și mărturii ale clienților.

Adaptabilitate și versatilitate

Asistenții virtuali instruiți și independenți lucrează adesea cu clienți și proiecte diverși. Acest lucru le cere să fie adaptabile și versatile.

Cei mai buni asistenți pot gestiona mai multe proiecte în același timp. De asemenea, sunt capabili să lucreze independent.

Metode de evaluare

Profesioniștii în resurse umane pot folosi diferite metode de evaluare pentru freelanceri. Iată ce ar putea include procesul de evaluare:

• Recenzii de portofoliu
• Interviuri
• Teste specifice sarcinilor solicitate

În schimb, candidații cu experiență formală pot fi supuși unor evaluări mai tradiționale, cum ar fi:

• Interviuri
• Verificări de referință
• Verificarea istoricului de angajare.

În timp ce formarea poate crea o bază de abilități și cunoștințe, experiența și profesionalismul din lumea reală sunt la fel de importante.

Ești gata să angajezi un asistent virtual?

Lucrul cu un asistent virtual este o schimbare de joc pentru proprietarii de afaceri pricepuți. Utilizarea sfaturilor din acest articol vă va ajuta să angajați un asistent care vă poate ajuta să vă transformați afacerea.

Când ești gata să angajezi un asistent virtual, FreeUp oferă o gamă de servicii concepute pentru a ajuta proprietarii de afaceri ca tine să găsească potrivirea perfectă.

Inregistreaza-te GRATUIT. În cel mai scurt timp, vei fi pe cale să lucrezi cu un asistent talentat care te poate ajuta să-ți conduci afacerea.