Как нанять своего первого виртуального помощника

Вы работаете более 50 часов в неделю, развивая свой малый бизнес? Если да, то вы в хорошей компании. В недавнем исследовании 39% участников опроса заявили, что работают 60 часов в неделю. Около 15% в качестве фактора указали на трудности с поиском ресурсов поддержки.

Один из способов, которым владельцы малого бизнеса могут высвободить время, — передать административные задачи на аутсорсинг. Наймите виртуального помощника и избавьтесь от долгих часов работы.

Сегодня мы впервые исследуем процесс найма виртуального помощника. Мы покажем вам, как найти и работать с человеком, который может стать одним из ваших самых ценных активов.

Во-первых, определите все свои потребности

Прежде чем нанять виртуального помощника, важно оценить свою рабочую нагрузку. Определите конкретные задачи и области, в которых виртуальный помощник может оказать ценную поддержку. Повышение производительности — основная причина, по которой многие владельцы бизнеса нанимают виртуальных помощников.

Вот некоторые другие распространенные области, в которых виртуальный помощник может оказать помощь:

• Управление расписаниями и встречами
• Электронная почта и управление коммуникациями
• Организация поездок
• Интернет-исследования
• Ввод данных
• Управление социальными сетями
• Служба поддержки

Посвятите время составлению подробного описания работы. В нем должны быть изложены обязанности и навыки, необходимые для этой роли. Этот шаг может упростить поиск виртуального помощника, который соответствует вашим потребностям и видению.

Где найти потенциальных виртуальных помощников

До наступления эпохи цифровых технологий соискатели просматривали газеты, чтобы найти работу. Они обращались лично или работали лицом к лицу с агентствами по трудоустройству.

Сегодня все больше людей ищут работу в Интернете. Они используют широкий спектр платформ, предназначенных для удаленных работников.

Работодатели и работники рассматривают эти платформы как ценные ресурсы, к которым они могут подключаться. Как владелец бизнеса, вы найдете разнообразный пул талантливых профессионалов.

Не забывайте о своей профессиональной сети. Оттуда вы можете использовать свои связи. Спросите рекомендации у коллег, которые работали с виртуальными помощниками.

Собеседование и отбор подходящих кандидатов

Как только вы определили потенциальных кандидатов, вы можете назначить собеседования. Поскольку вы не будете встречаться лично, выберите видеозвонки. Вы получите лучшее представление о коммуникативных навыках и профессионализме кандидата.

Подготовьте список соответствующих вопросов, призванных помочь вам оценить:

• Опыт кандидатов
• Умение справляться с задачами
• Совместимость с вашим стилем работы

Спросите о конкретных задачах, с которыми они успешно справились. Поговорите о том, как они справляются со сложными ситуациями или сроками. Это должно дать вам ценную информацию об их навыках решения проблем.

Как насчет рекомендаций и проверки биографических данных?

Агентства, которые заполняют рабочие места виртуальных помощников, проводят проверку биографических данных. Они также проверяют ссылки. Вы можете заказать проверку биографических данных онлайн, если вы занимаетесь поиском и наймом самостоятельно.

Всегда убедитесь, что вы связываетесь с рекомендациями кандидата. Это обеспечивает обратную связь из первых рук от предыдущих работодателей и клиентов.

Есть еще несколько вещей, которые следует учитывать при проверке кандидатов на роль виртуального помощника. Мы рассмотрим их далее.

Как убедиться, что вы избегаете проблем с трудовым законодательством

Хотя мы предложили составить список вопросов, которые следует задавать кандидатам, есть вопросы, которых следует избегать. Очень важно убедиться, что вы соблюдаете трудовое законодательство.
Вот несколько примеров тем, которые считается неуместным задавать на собеседовании:

• Защищенные характеристики
• Личные или семейные дела
• Вопросы, нарушающие конфиденциальность
• Вопросы, которые могут привести к предвзятости или дискриминации

Избегайте вопросов, не связанных с профессиональной квалификацией кандидата и результатами работы. Спрашивать о личных или конфиденциальных вопросах также запрещено. Вы можете обсудить все, что касается квалификации кандидата, производительности труда и профессиональных способностей.

С такой же осторожностью обращайтесь с рекомендациями кандидата.

Найдите идеального виртуального помощника для себя

Вы потратили время на создание четкого и краткого описания работы. У вас есть 2-3 лучших кандидата. Вот некоторые ключевые моменты, которые следует учитывать при окончательном выборе:

Навыки и опыт

Выберите кандидата с навыками и опытом, указанными в описании вашей вакансии. Подтвердите владение соответствующим программным обеспечением и другими инструментами, используемыми в вашем бизнесе. Если вы ожидаете, что ваш помощник будет обладать отраслевыми знаниями, обязательно обсудите это.

Адаптивность

Адаптивность и готовность учиться жизненно важны для этой должности. Ищите виртуального помощника, который может быстро понять новые концепции. Оцените, могут ли они адаптироваться к изменениям, не жалуясь.

Если они могут продемонстрировать активное отношение к решению проблем, они хранители.

Коммуникация и профессионализм

Эффективная коммуникация необходима для успешных рабочих отношений. Ваш виртуальный помощник должен общаться четко, быстро и профессионально. Отзывчивость и внимательность — две ключевые черты, но не менее важны и навыки активного слушания.

Трудовая этика и надежность

Надежный виртуальный помощник демонстрирует твердую трудовую этику. Они стабильно соблюдают сроки и выполняют работу качественно. Они берут на себя ответственность за свои задачи, проявляют инициативу и проявляют внимание к деталям.

Эффективное решение проблем

Обладает ли кандидат сильными навыками решения проблем? Важно решать проблемы с минимальными усилиями, но не менее важно находить решения самостоятельно. Выберите находчивого, креативного и активного в преодолении препятствий кандидата.

Совместимость

Крайне важно, чтобы вы выбрали виртуального помощника, чей стиль работы и ценности совпадают с вашими собственными. Идеальный кандидат будет готов узнать о ваших предпочтениях. Они будут хорошо работать в ваших установленных системах и процессах.

Наем далеко не идеального виртуального помощника

В идеальном мире ваш любимый кандидат на роль виртуального помощника отвечает всем требованиям. Реальность такова, что редко можно найти идеальный драгоценный камень. Даже идеальному кандидату может не хватать некоторых требований. Перед принятием решения обязательно тщательно оцените ситуацию.

Нарушители сделок

Определите, какие требования имеют решающее значение для выполнения задач вашего виртуального помощника. Если кандидат соответствует основным требованиям для роли, рассмотрите возможность продвижения с ним.

Желание учиться

Оцените готовность и способность виртуального помощника учиться и расти. Если вы видите сильную готовность приобретать новые навыки или адаптироваться к вашим конкретным потребностям, со временем они смогут удовлетворить недостающие требования.

Совместимость и связь

Совместимость и хорошее общение сделают совместную работу приятной. Крепкие отношения, эффективное общение и понимание ожиданий друг друга имеют решающее значение. Без них будет сложнее установить позитивные рабочие отношения.

Тренировка и развитие

Готовы ли вы инвестировать в обучение и развитие? Вам может понадобиться, если виртуальному помощнику нужна помощь с отсутствующими навыками.

Временные ограничения

Учитывайте временные ограничения задач, для выполнения которых вам нужен виртуальный помощник. Если вы недостаточно гибки в своих требованиях, вам может потребоваться найти обученного виртуального помощника, который сможет сразу приступить к делу.

Наконец, оцените компромиссы, связанные с отсутствующими требованиями. Всесторонний виртуальный помощник с сильным набором навыков в большинстве областей может работать очень хорошо.

Обученные и внештатные виртуальные помощники

В поисках нового виртуального помощника вы столкнетесь с кандидатами с широким спектром образования и опыта обучения. Некоторые из них проходят формальное обучение на рабочем месте. Другие позиционируют себя как фрилансеры.

Есть ли различие? Короче говоря, это зависит от конкретных требований и контекста работы или проекта.

Вот некоторые факторы, которые следует учитывать:

Набор навыков и квалификации

Обратите внимание на навыки, квалификацию и соответствующий опыт. Формальное образование не всегда важнее опыта.

История работы и послужной список

Специалисты по персоналу могут делать акцент на истории работы и послужном списке при оценке фрилансеров. Это правда, что формальный опыт может продемонстрировать постоянную историю занятости. Фрилансеры могут продемонстрировать свой опыт с помощью всестороннего портфолио и отзывов клиентов.

Адаптивность и универсальность

Обученные и внештатные виртуальные помощники часто работают с разными клиентами и проектами. Это требует, чтобы они были адаптируемыми и универсальными.

Лучшие помощники могут вести несколько проектов одновременно. Они также могут работать независимо.

Методы оценки

Специалисты по персоналу могут использовать разные методы оценки фрилансеров. Вот что может включать в себя процесс оценки:

• Обзоры портфолио
• Интервью
• Тесты, специфичные для требуемых задач

Напротив, кандидаты с формальным опытом могут пройти более традиционные оценки, такие как:

• Интервью
• Контрольные проверки
• Проверка трудовой книжки.

Хотя обучение может создать основу для навыков и знаний, реальный опыт и профессионализм не менее важны.

Готовы нанять виртуального помощника?

Работа с виртуальным помощником меняет правила игры для опытных владельцев бизнеса. Советы из этой статьи помогут вам нанять помощника, который поможет преобразовать ваш бизнес.

Когда вы будете готовы нанять виртуального помощника, FreeUp предлагает ряд услуг, призванных помочь владельцам бизнеса, таким как вы, найти идеального помощника.

Бесплатно зарегестрироваться. Вскоре вы будете на пути к работе с талантливым помощником, который поможет вам вести свой бизнес.