วิธีจ้างผู้ช่วยเสมือนคนแรกของคุณ

คุณทำงานมากกว่า 50 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่อขยายธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่? ถ้าใช่ แสดงว่าคุณเป็นเพื่อนที่ดี ในการศึกษาล่าสุด 39% ของผู้เข้าร่วมการสำรวจกล่าวว่าพวกเขาทำงาน 60 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ประมาณ 15% ระบุความยากลำบากในการค้นหาทรัพยากรสนับสนุนเป็นปัจจัยหนึ่ง

วิธีหนึ่งที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถมีเวลาว่างได้คือการว่าจ้างบุคคลภายนอกเพื่อจัดการงานธุรการ จ้างผู้ช่วยเสมือนและนำชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานเหล่านั้นกลับคืนมา

วันนี้เรากำลังสำรวจขั้นตอนการจ้างผู้ช่วยเสมือนจริงเป็นครั้งแรก เราจะแสดงวิธีค้นหาและทำงานร่วมกับบุคคลที่อาจเป็นหนึ่งในทรัพย์สินที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณ

ขั้นแรก กำหนดความต้องการทั้งหมดของคุณ

ก่อนที่คุณจะจ้างผู้ช่วยเสมือน สิ่งสำคัญคือต้องประเมินปริมาณงานของคุณ ระบุงานและพื้นที่เฉพาะที่ผู้ช่วยเสมือนสามารถให้การสนับสนุนที่มีค่าได้ ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นเป็นเหตุผลหลักที่เจ้าของธุรกิจจำนวนมากจ้างผู้ช่วยเสมือนจริง

ต่อไปนี้เป็นพื้นที่ทั่วไปอื่นๆ ที่ผู้ช่วยเสมือนสามารถให้ความช่วยเหลือได้:

• การจัดการตารางเวลาและการนัดหมาย
• การจัดการอีเมลและการสื่อสาร
• การเตรียมการเดินทาง
• การวิจัยทางอินเทอร์เน็ต
• การป้อนข้อมูล
• การจัดการโซเชียลมีเดีย
• สนับสนุนลูกค้า

อุทิศเวลาให้กับการจัดทำรายละเอียดงานอย่างละเอียดถี่ถ้วน ควรสรุปความรับผิดชอบและทักษะที่จำเป็นสำหรับบทบาทนี้ ขั้นตอนนี้จะช่วยให้ค้นหาผู้ช่วยเสมือนที่ตรงกับความต้องการและวิสัยทัศน์ของคุณได้ง่ายขึ้น

จะหาผู้ช่วยเสมือนที่มีศักยภาพได้ที่ไหน

ก่อนการมาถึงของยุคดิจิทัล ผู้หางานมองหางานจากหนังสือพิมพ์ พวกเขาสมัครด้วยตนเองหรือทำงานแบบตัวต่อตัวกับบริษัทจัดหางาน

ทุกวันนี้ผู้คนจำนวนมากกำลังมองหางานออนไลน์ พวกเขาใช้แพลตฟอร์มที่หลากหลายซึ่งออกแบบมาสำหรับพนักงานทางไกล

นายจ้างและคนงานมองว่าแพลตฟอร์มเหล่านี้เป็นทรัพยากรอันมีค่าที่พวกเขาสามารถเชื่อมต่อได้ ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณจะพบกับกลุ่มผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถที่หลากหลาย

อย่าลืมเครือข่ายมืออาชีพของคุณ จากตรงนั้น คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการเชื่อมต่อของคุณได้ ขอคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานที่เคยทำงานกับผู้ช่วยเสมือน

สัมภาษณ์และคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม

เมื่อคุณระบุผู้สมัครที่มีศักยภาพแล้ว คุณสามารถนัดสัมภาษณ์ได้ เนื่องจากคุณจะไม่ได้พบหน้ากัน เลือกใช้แฮงเอาท์วิดีโอ คุณจะเข้าใจทักษะการสื่อสารและความเป็นมืออาชีพของผู้สมัครได้ดีขึ้น

เตรียมรายการคำถามที่เกี่ยวข้องซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยคุณประเมิน:

• ประสบการณ์ของผู้สมัคร
• ความสามารถในการจัดการงาน
• เข้ากับสไตล์งานของคุณ

ถามเกี่ยวกับงานเฉพาะที่พวกเขาจัดการได้สำเร็จ พูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาจัดการกับสถานการณ์ที่ท้าทายหรือกำหนดเวลา สิ่งนี้ควรให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าแก่คุณเกี่ยวกับทักษะการแก้ปัญหาของพวกเขา

แล้วการอ้างอิงและการตรวจสอบประวัติล่ะ?

หน่วยงานที่เติมงานผู้ช่วยเสมือนจะทำการตรวจสอบประวัติ พวกเขายังตรวจสอบการอ้างอิง คุณสามารถสั่งซื้อการตรวจสอบภูมิหลังทางออนไลน์ได้ หากคุณจัดการกระบวนการค้นหาและจ้างงานด้วยตัวเอง

ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าคุณติดต่อบุคคลอ้างอิงของผู้สมัคร สิ่งนี้ให้ข้อเสนอแนะโดยตรงจากนายจ้างและลูกค้าคนก่อน

มีอีกสองสามสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อคัดเลือกผู้สมัครผู้ช่วยเสมือน เราจะครอบคลุมต่อไป

วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณหลีกเลี่ยงปัญหากฎหมายการจ้างงาน

แม้ว่าเราจะแนะนำให้ทำรายการคำถามเพื่อถามผู้สมัคร แต่ก็ยังมีคำถามที่ควรหลีกเลี่ยง สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมายการจ้างงาน
ต่อไปนี้คือตัวอย่างหัวข้อที่ถือว่าไม่เหมาะสมที่จะถามเมื่อสัมภาษณ์:

• ลักษณะที่ได้รับการคุ้มครอง
• เรื่องส่วนตัวหรือเรื่องครอบครัว
• คำถามที่ละเมิดความเป็นส่วนตัว
• คำถามที่อาจนำไปสู่อคติหรือการเลือกปฏิบัติ

หลีกเลี่ยงคำถามที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติทางวิชาชีพและผลการปฏิบัติงานของผู้สมัคร การถามเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องลับถือเป็นเรื่องต้องห้ามเช่นกัน สิ่งที่คุณสามารถพูดคุยได้คืออะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของผู้สมัคร การปฏิบัติงาน และความสามารถทางวิชาชีพ

ใช้ความระมัดระวังเช่นเดียวกันเมื่อพูดถึงการอ้างอิงของผู้สมัคร

ค้นหาผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะกับคุณ

คุณได้ใช้เวลาในการสร้างรายละเอียดงานที่ชัดเจนและรัดกุม คุณมีผู้สมัคร 2-3 อันดับแรกของคุณ ต่อไปนี้เป็นประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อทำการเลือกขั้นสุดท้าย:

ทักษะและประสบการณ์

เลือกผู้สมัครที่มีทักษะและประสบการณ์ที่ระบุไว้ในรายละเอียดงานของคุณ ตรวจสอบความเชี่ยวชาญในซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องและเครื่องมืออื่นๆ ที่ใช้ในธุรกิจของคุณ หากคุณคาดหวังให้ผู้ช่วยของคุณมีความรู้เฉพาะด้านอุตสาหกรรม อย่าลืมพูดคุยเรื่องนี้

ความสามารถในการปรับตัว

ความสามารถในการปรับตัวและความเต็มใจที่จะเรียนรู้มีความสำคัญต่อตำแหน่งนี้ มองหาผู้ช่วยเสมือนจริงที่สามารถเข้าใจแนวคิดใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ประเมินว่าพวกเขาสามารถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงโดยไม่บ่นหรือไม่

หากพวกเขาสามารถแสดงทัศนคติเชิงรุกต่อการแก้ปัญหาได้ พวกเขาก็จะเป็นผู้พิทักษ์

การสื่อสารและความเป็นมืออาชีพ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสัมพันธ์ในการทำงานที่ประสบความสำเร็จ ผู้ช่วยเสมือนของคุณควรสื่อสารอย่างชัดเจน รวดเร็ว และเป็นมืออาชีพ การตอบสนองและความเอาใจใส่เป็นลักษณะสำคัญสองประการ แต่ทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้นก็เช่นกัน

จรรยาบรรณในการทำงานและความน่าเชื่อถือ

ผู้ช่วยเสมือนที่เชื่อถือได้แสดงให้เห็นถึงจรรยาบรรณในการทำงานที่แข็งแกร่ง พวกเขาปฏิบัติตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอและส่งมอบงานที่มีคุณภาพสูง พวกเขาเป็นเจ้าของงาน แสดงความคิดริเริ่ม และแสดงความใส่ใจในรายละเอียด

การแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ

ผู้สมัครมีทักษะการแก้ปัญหาที่แข็งแกร่งหรือไม่? การแก้ไขปัญหาโดยมีความยุ่งยากน้อยที่สุดเป็นสิ่งสำคัญ แต่การค้นหาวิธีแก้ไขด้วยตนเองก็เช่นกัน เลือกผู้สมัครที่มีไหวพริบ ความคิดสร้างสรรค์ และเชิงรุกในการเอาชนะอุปสรรค

ความเข้ากันได้

จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องเลือกผู้ช่วยเสมือนจริงที่มีรูปแบบการทำงานและค่านิยมที่สอดคล้องกับตัวคุณเอง ผู้สมัครในอุดมคติจะเต็มใจที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับความชอบของคุณ พวกเขาจะทำงานได้ดีในระบบและกระบวนการที่คุณสร้างขึ้น

การว่าจ้างผู้ช่วยเสมือนที่ไม่สมบูรณ์แบบ

ในโลกที่สมบูรณ์แบบ ผู้สมัครผู้ช่วยเสมือนจริงที่คุณชื่นชอบจะทำเครื่องหมายทุกช่อง ความจริงก็คือหายากที่จะหาอัญมณีที่สมบูรณ์แบบ แม้แต่ผู้สมัครในอุดมคติก็อาจขาดข้อกำหนดบางประการ อย่าลืมประเมินสถานการณ์อย่างรอบคอบก่อนตัดสินใจ

ดีลเบรกเกอร์

ระบุว่าข้อกำหนดใดมีความสำคัญต่อการทำงานผู้ช่วยเสมือนของคุณให้สำเร็จ หากผู้สมัครมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดหลักสำหรับบทบาทนี้ ให้พิจารณาเดินหน้าต่อไปพร้อมกับพวกเขา

ความตั้งใจที่จะเรียนรู้

ประเมินความตั้งใจและความสามารถของผู้ช่วยเสมือนในการเรียนรู้และเติบโต หากคุณเห็นความตั้งใจอย่างแรงกล้าที่จะรับทักษะใหม่ๆ หรือปรับตัวให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของคุณ เมื่อเวลาผ่านไป พวกเขาอาจตอบสนองความต้องการที่ขาดหายไปได้

ความเข้ากันได้และการสื่อสาร

ความเข้ากันได้และการสื่อสารที่ดีจะทำให้ทำงานร่วมกันได้อย่างสนุกสนาน สายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และความเข้าใจในความคาดหวังของกันและกันเป็นสิ่งสำคัญ หากไม่มีพวกเขาจะสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกในการทำงานได้ยากขึ้น

การฝึกอบรมและพัฒนา

คุณยินดีลงทุนในการฝึกอบรมและพัฒนาหรือไม่? คุณอาจต้องทำหากผู้ช่วยเสมือนต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับทักษะที่ขาดหายไป

ข้อจำกัดด้านเวลา

พิจารณาข้อจำกัดด้านเวลาของงานที่คุณต้องการให้ผู้ช่วยเสมือนทำงานให้เสร็จ หากคุณไม่มีความยืดหยุ่นเท่าที่คุณต้องการ คุณอาจต้องหาผู้ช่วยเสมือนที่ผ่านการฝึกอบรมมาและสามารถทำงานจริงได้

สุดท้าย ประเมินการแลกเปลี่ยนที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดที่ขาดหายไป ผู้ช่วยเสมือนที่รอบรู้และมีทักษะที่แข็งแกร่งในพื้นที่ส่วนใหญ่อาจทำงานได้ดี

ผ่านการฝึกอบรมกับผู้ช่วยเสมือนอิสระ

ในการค้นหาผู้ช่วยเสมือนจริงคนใหม่ คุณจะพบกับผู้สมัครที่มีประสบการณ์ด้านการศึกษาและการฝึกอบรมที่หลากหลาย บางคนได้รับการฝึกอบรมภาคปฏิบัติอย่างเป็นทางการ คนอื่นทำตลาดตัวเองว่าเป็นฟรีแลนซ์

มีความแตกต่างหรือไม่? กล่าวโดยสรุปคือ ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดเฉพาะและบริบทของงานหรือโครงการ

นี่คือปัจจัยบางประการที่ควรพิจารณา:

ชุดทักษะและคุณสมบัติ

ดูที่ทักษะ คุณสมบัติ และประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง การฝึกอบรมอย่างเป็นทางการไม่ได้ดีกว่าประสบการณ์เสมอไป

ประวัติการทำงานและประวัติการทำงาน

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรมนุษย์อาจเน้นประวัติการทำงานและประวัติการทำงานเมื่อทำการประเมินฟรีแลนซ์ เป็นความจริงที่ประสบการณ์ทางการอาจแสดงถึงประวัติการทำงานที่สม่ำเสมอ ฟรีแลนซ์สามารถแสดงความเชี่ยวชาญของพวกเขาด้วยพอร์ตโฟลิโอที่รอบรู้และคำรับรองจากลูกค้า

ความสามารถในการปรับตัวและความเก่งกาจ

ผู้ช่วยเสมือนที่ผ่านการฝึกอบรมและเป็นอิสระมักจะทำงานกับลูกค้าและโครงการที่หลากหลาย สิ่งนี้ต้องการให้พวกมันปรับตัวได้และหลากหลาย

ผู้ช่วยที่ดีที่สุดสามารถจัดการหลายโครงการได้ในเวลาเดียวกัน พวกเขายังสามารถทำงานได้อย่างอิสระ

วิธีการประเมินผล

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลอาจใช้วิธีการประเมินที่แตกต่างกันสำหรับฟรีแลนซ์ นี่คือสิ่งที่กระบวนการประเมินอาจรวมถึง:

• ผลงานรีวิว
• สัมภาษณ์
• การทดสอบเฉพาะสำหรับงานที่จำเป็น

ในทางตรงกันข้าม ผู้สมัครที่มีประสบการณ์อย่างเป็นทางการอาจได้รับการประเมินแบบดั้งเดิม เช่น:

• สัมภาษณ์
• การตรวจสอบอ้างอิง
• การตรวจสอบประวัติการทำงาน

แม้ว่าการฝึกอบรมจะสามารถสร้างรากฐานของทักษะและความรู้ได้ แต่ประสบการณ์จริงและความเป็นมืออาชีพก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน

พร้อมที่จะจ้างผู้ช่วยเสมือนแล้วหรือยัง

การทำงานกับผู้ช่วยเสมือนเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับเจ้าของธุรกิจที่มีความชำนาญ การใช้เคล็ดลับในบทความนี้จะช่วยให้คุณจ้างผู้ช่วยที่สามารถช่วยเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณได้

เมื่อคุณพร้อมที่จะจ้างผู้ช่วยเสมือน FreeUp ขอเสนอบริการต่างๆ ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจเช่นคุณพบสิ่งที่พอดีที่สุด

ลงทะเบียนฟรี. ในเวลาไม่นาน คุณจะได้ร่วมงานกับผู้ช่วยที่มีความสามารถ ซึ่งสามารถช่วยคุณดำเนินธุรกิจได้