So stellen Sie Ihren ersten virtuellen Assistenten ein

Arbeiten Sie mehr als 50 Stunden pro Woche und bauen Sie Ihr kleines Unternehmen auf? Dann sind Sie in guter Gesellschaft. In einer aktuellen Studie gaben 39 % der Umfrageteilnehmer an, 60 Stunden pro Woche zu arbeiten. Rund 15 % gaben an, dass es schwierig sei, Unterstützungsressourcen zu finden.

Eine Möglichkeit für Kleinunternehmer, etwas Zeit einzusparen, besteht darin, Verwaltungsaufgaben auszulagern. Stellen Sie einen virtuellen Assistenten ein und gewinnen Sie einen Teil dieser langen Arbeitszeiten zurück.

Heute erkunden wir zum ersten Mal den Prozess der Einstellung eines virtuellen Assistenten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Person finden und mit ihr zusammenarbeiten, die möglicherweise zu Ihrem größten Kapital wird.

Bestimmen Sie zunächst alle Ihre Bedürfnisse

Bevor Sie einen virtuellen Assistenten einstellen, ist es wichtig, Ihre Arbeitsbelastung einzuschätzen. Identifizieren Sie spezifische Aufgaben und Bereiche, in denen ein virtueller Assistent wertvolle Unterstützung leisten kann. Eine gesteigerte Produktivität ist einer der Hauptgründe, warum viele Geschäftsinhaber virtuelle Assistenten einstellen.

Hier sind einige andere häufige Bereiche, in denen ein virtueller Assistent Hilfe leisten kann:

• Verwalten von Zeitplänen und Terminen
• E-Mail- und Kommunikationsmanagement
• Reisevorbereitungen
• Internetnachforschung
• Dateneingabe
• Social-Media-Management
• Kundendienst

Nehmen Sie sich Zeit für die Ausarbeitung einer ausführlichen Stellenbeschreibung. Darin sollten die Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten dargelegt werden, die für die Rolle erforderlich sind. Dieser Schritt kann es einfacher machen, einen virtuellen Assistenten zu finden, der Ihren Bedürfnissen und Visionen entspricht.

Wo Sie potenzielle virtuelle Assistenten finden

Vor dem Einzug des digitalen Zeitalters suchten Arbeitssuchende in der Zeitung nach Arbeit. Sie bewarben sich persönlich oder arbeiteten persönlich mit Arbeitsagenturen zusammen.

Heutzutage suchen immer mehr Menschen online nach Arbeit. Sie nutzen eine breite Palette von Plattformen, die für Remote-Mitarbeiter konzipiert sind.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer betrachten diese Plattformen als wertvolle Ressourcen, über die sie Kontakte knüpfen können. Als Unternehmer finden Sie einen vielfältigen Pool talentierter Fachkräfte.

Vergessen Sie nicht Ihr berufliches Netzwerk. Von dort aus können Sie Ihre Verbindungen nutzen. Bitten Sie Kollegen um Empfehlungen, die mit virtuellen Assistenten gearbeitet haben.

Vorstellungsgespräche führen und die richtigen Kandidaten auswählen

Sobald Sie potenzielle Kandidaten identifiziert haben, können Sie Vorstellungsgespräche planen. Da Sie sich nicht persönlich treffen, entscheiden Sie sich für Videoanrufe. Sie erhalten ein besseres Gefühl für die Kommunikationsfähigkeiten und die Professionalität des Kandidaten.

Bereiten Sie sich auf eine Liste relevanter Fragen vor, die Ihnen dabei helfen soll, Folgendes einzuschätzen:

• Erfahrungen der Kandidaten
• Fähigkeit, Aufgaben zu bewältigen
• Kompatibilität mit Ihrem Arbeitsstil

Fragen Sie nach konkreten Aufgaben, die sie erfolgreich bewältigt haben. Sprechen Sie darüber, wie sie mit herausfordernden Situationen oder Fristen umgehen. Dies sollte Ihnen wertvolle Einblicke in ihre Problemlösungsfähigkeiten geben.

Wie sieht es mit Referenzen und Hintergrundüberprüfungen aus?

Agenturen, die Stellen als virtuelle Assistenten besetzen, führen Hintergrundüberprüfungen durch. Sie prüfen auch Referenzen. Sie können eine Hintergrundüberprüfung online in Auftrag geben, wenn Sie den Such- und Einstellungsprozess selbst durchführen.

Stellen Sie immer sicher, dass Sie die Referenzen des Kandidaten kontaktieren. Dadurch erhalten Sie Feedback aus erster Hand von früheren Arbeitgebern und Kunden.

Bei der Prüfung von Kandidaten für virtuelle Assistenten sind noch einige weitere Dinge zu beachten. Wir werden diese als nächstes behandeln.

So vermeiden Sie arbeitsrechtliche Probleme

Obwohl wir vorgeschlagen haben, eine Liste mit Fragen zu erstellen, die den Kandidaten gestellt werden sollen, gibt es Fragen, die Sie vermeiden sollten. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Sie die Arbeitsgesetze einhalten.
Hier sind einige Beispiele für Themen, die bei Vorstellungsgesprächen als unangemessen erachtet werden:

• Geschützte Eigenschaften
• Persönliche oder familiäre Angelegenheiten
• Fragen, die die Privatsphäre verletzen
• Fragen, die zu Voreingenommenheit oder Diskriminierung führen können

Vermeiden Sie Fragen, die keinen Bezug zur beruflichen Qualifikation und Arbeitsleistung eines Kandidaten haben. Auch Fragen zu privaten oder vertraulichen Angelegenheiten sind tabu. Sie können alles besprechen, was die Qualifikationen, die Arbeitsleistung und die beruflichen Fähigkeiten des Kandidaten betrifft.

Gehen Sie mit der gleichen Vorsicht vor, wenn Sie mit den Referenzen eines Kandidaten sprechen.

Finden Sie den idealen virtuellen Assistenten für Sie

Sie haben sich die Zeit genommen, eine klare und prägnante Stellenbeschreibung zu erstellen. Sie haben Ihre Top-2-3-Kandidaten. Hier sind einige wichtige Bereiche, die Sie bei Ihrer endgültigen Auswahl berücksichtigen sollten:

Fähigkeiten und Erfahrung

Wählen Sie einen Kandidaten mit den in Ihrer Stellenbeschreibung beschriebenen Fähigkeiten und Erfahrungen. Überprüfen Sie Ihre Kenntnisse in der relevanten Software und anderen Tools, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Wenn Sie von Ihrem Assistenten branchenspezifische Kenntnisse erwarten, sollten Sie dies unbedingt besprechen.

Anpassungsfähigkeit

Anpassungsfähigkeit und Lernbereitschaft sind für diese Position von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach einem virtuellen Assistenten, der neue Konzepte schnell erfassen kann. Beurteilen Sie, ob sie sich an Veränderungen anpassen können, ohne sich zu beschweren.

Wenn sie eine proaktive Einstellung zur Problemlösung zeigen können, sind sie ein Hüter.

Kommunikation und Professionalität

Effektive Kommunikation ist für eine erfolgreiche Arbeitsbeziehung unerlässlich. Ihr virtueller Assistent sollte klar, zeitnah und professionell kommunizieren. Reaktionsfähigkeit und Aufmerksamkeit sind zwei Schlüsselmerkmale, aber auch die Fähigkeit, aktiv zuzuhören.

Arbeitsmoral und Zuverlässigkeit

Ein zuverlässiger virtueller Assistent zeigt eine starke Arbeitsmoral. Sie halten stets Termine ein und liefern qualitativ hochwertige Arbeit. Sie übernehmen Verantwortung für ihre Aufgaben, zeigen Initiative und legen Wert auf Details.

Effektive Problemlösung

Verfügt der Kandidat über ausgeprägte Fähigkeiten zur Problemlösung? Es ist wichtig, Probleme mit minimalem Aufwand anzugehen, aber auch selbstständig Lösungen zu finden, ist wichtig. Wählen Sie einen Kandidaten, der einfallsreich, kreativ und proaktiv bei der Überwindung von Hindernissen ist.

Kompatibilität

Es ist wichtig, dass Sie einen virtuellen Assistenten wählen, dessen Arbeitsstil und Werte mit Ihren eigenen übereinstimmen. Der ideale Kandidat wird bereit sein, mehr über Ihre Vorlieben zu erfahren. Sie funktionieren gut in Ihren etablierten Systemen und Prozessen.

Einen nicht perfekten virtuellen Assistenten einstellen

In einer perfekten Welt erfüllt Ihr Lieblingskandidat für virtuelle Assistenten alle Kriterien. Die Realität ist, dass es selten ist, das perfekte Juwel zu finden. Selbst dem idealen Kandidaten fehlen möglicherweise einige Anforderungen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Situation sorgfältig bewerten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Deal Breaker

Identifizieren Sie, welche Anforderungen für die Erledigung Ihrer virtuellen Assistentenaufgaben entscheidend sind. Wenn der Kandidat die Kernanforderungen für die Stelle erfüllt, sollten Sie erwägen, mit ihnen weiterzumachen.

Lernbereitschaft

Bewerten Sie die Bereitschaft und Fähigkeit des virtuellen Assistenten, zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Wenn Sie eine starke Bereitschaft erkennen, sich neue Fähigkeiten anzueignen oder sich an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen, können sie möglicherweise mit der Zeit die fehlenden Anforderungen erfüllen.

Kompatibilität und Kommunikation

Kompatibilität und gute Kommunikation machen die Zusammenarbeit angenehm. Ein gutes Verhältnis, effektive Kommunikation und ein Verständnis für die Erwartungen des anderen sind entscheidend. Ohne sie wird es schwieriger sein, eine positive Arbeitsbeziehung aufzubauen.

Ausbildung und Entwicklung

Sind Sie bereit, in Aus- und Weiterbildung zu investieren? Möglicherweise müssen Sie dies tun, wenn der virtuelle Assistent Hilfe bei fehlenden Fähigkeiten benötigt.

Zeitbeschränkungen

Berücksichtigen Sie die zeitlichen Einschränkungen der Aufgaben, die Ihr virtueller Assistent erledigen muss. Wenn Sie hinsichtlich Ihrer Anforderungen nicht flexibel sind, müssen Sie möglicherweise einen ausgebildeten virtuellen Assistenten finden, der sofort durchstarten kann.

Bewerten Sie abschließend die Kompromisse, die mit den fehlenden Anforderungen verbunden sind. Ein vielseitiger virtueller Assistent mit ausgeprägten Fähigkeiten in den meisten Bereichen kann gut funktionieren.

Ausgebildete vs. freiberufliche virtuelle Assistenten

Auf Ihrer Suche nach einem neuen virtuellen Assistenten stoßen Sie auf Kandidaten mit vielfältigen Aus- und Weiterbildungserfahrungen. Einige verfügen über eine formelle Ausbildung am Arbeitsplatz. Andere vermarkten sich als Freiberufler.

Gibt es einen Unterschied? Kurz gesagt, es hängt von den spezifischen Anforderungen und dem Kontext der Arbeit oder des Projekts ab.

Hier sind einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Fähigkeiten und Qualifikationen

Schauen Sie sich Fähigkeiten, Qualifikationen und relevante Erfahrungen an. Eine formelle Ausbildung geht nicht immer über die Erfahrung hinaus.

Berufserfahrung und Erfolgsbilanz

Personalfachleute können bei der Beurteilung von Freiberuflern den Schwerpunkt auf den beruflichen Werdegang und die Erfolgsbilanz legen. Es ist wahr, dass formelle Erfahrung ein Beweis für eine konsistente Beschäftigungshistorie sein kann. Freiberufler können ihr Fachwissen mit einem umfassenden Portfolio und Kundenreferenzen unter Beweis stellen.

Anpassungsfähigkeit und Vielseitigkeit

Ausgebildete und freiberufliche virtuelle Assistenten arbeiten häufig mit unterschiedlichen Kunden und Projekten. Dafür müssen sie anpassungsfähig und vielseitig sein.

Die besten Assistenten können mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten. Sie sind auch in der Lage, selbstständig zu arbeiten.

Bewertungsmethoden

HR-Experten können für Freiberufler unterschiedliche Bewertungsmethoden verwenden. Folgendes könnte der Bewertungsprozess umfassen:

• Portfolio-Rezensionen
• Interviews
• Tests speziell für die erforderlichen Aufgaben

Im Gegensatz dazu können Kandidaten mit formeller Erfahrung traditionellere Beurteilungen absolvieren, wie zum Beispiel:

• Interviews
• Referenzprüfungen
• Überprüfung des beruflichen Werdegangs.

Während Schulungen eine Grundlage für Fähigkeiten und Wissen schaffen können, sind praktische Erfahrung und Professionalität gleichermaßen wichtig.

Sind Sie bereit, einen virtuellen Assistenten einzustellen?

Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten ist für versierte Geschäftsinhaber ein entscheidender Faktor. Mithilfe der Tipps in diesem Artikel können Sie einen Assistenten einstellen, der Sie bei der Transformation Ihres Unternehmens unterstützen kann.

Wenn Sie bereit sind, einen virtuellen Assistenten zu engagieren, bietet FreeUp eine Reihe von Dienstleistungen an, die Geschäftsinhabern wie Ihnen dabei helfen sollen, die perfekte Lösung zu finden.

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