İlk Sanal Asistanınızı Nasıl İşe Alırsınız?

Küçük işletmenizi büyütmek için haftada 50 saatten fazla mı çalışıyorsunuz? Eğer öyleyse, iyi bir şirkettesiniz. Yakın tarihli bir çalışmada, ankete katılanların %39'u haftada 60 saat çalıştıklarını söyledi. Yaklaşık %15'i bir faktör olarak destek kaynakları bulmakta zorluk çekti.

Küçük işletme sahiplerinin zaman kazanmalarının bir yolu, idari görevleri dışarıdan almaktır. Bir sanal asistan kiralayın ve bu uzun çalışma saatlerinin bir kısmını geri alın.

Bugün, ilk kez bir sanal asistan işe alma sürecini keşfediyoruz. Sonunda en büyük varlıklarınızdan biri olabilecek kişiyi nasıl bulacağınızı ve onunla nasıl çalışacağınızı göstereceğiz.

Öncelikle Tüm İhtiyaçlarınızı Belirleyin

Bir sanal asistan tutmadan önce, iş yükünüzü değerlendirmeniz çok önemlidir. Bir sanal asistanın değerli destek sağlayabileceği belirli görevleri ve alanları tanımlayın. Artan üretkenlik, birçok işletme sahibinin sanal asistan kiralamasının birincil nedenidir.

Bir sanal asistanın yardım sağlayabileceği diğer bazı ortak alanlar şunlardır:

• Programları ve randevuları yönetme
• E-posta ve iletişim yönetimi
• Yolculuk planları
• internet araştırması
• Veri girişi
• Sosyal medya yönetimi
• Müşteri desteği

Kapsamlı bir iş tanımı hazırlamak için zaman ayırın. Rol için gereken sorumlulukları ve becerileri ana hatlarıyla belirtmelidir. Bu adım, ihtiyaçlarınıza ve vizyonunuza uygun bir sanal asistan bulmanızı kolaylaştırabilir.

Potansiyel Sanal Asistanları Nerede Bulabilirsiniz?

Dijital çağın gelişinden önce, iş arayanlar iş bulmak için gazeteye bakarlardı. Şahsen başvurdular veya iş bulma kurumlarıyla yüz yüze çalıştılar.

Bugün, daha fazla insan çevrimiçi iş arıyor. Uzaktan çalışanlar için tasarlanmış çok çeşitli platformlar kullanırlar.

İşverenler ve çalışanlar bu platformları bağlanabilecekleri değerli kaynaklar olarak görüyor. Bir işletme sahibi olarak, çeşitli yetenekli profesyonellerden oluşan bir havuz bulacaksınız.

Profesyonel ağınızı unutmayın. Oradan, bağlantılarınızdan yararlanabilirsiniz. Sanal asistanlarla çalışmış meslektaşlarınızdan tavsiye isteyin.

Görüşme ve Doğru Adayları Seçme

Potansiyel adayları belirledikten sonra görüşme planlayabilirsiniz. Yüz yüze görüşmeyeceğiniz için görüntülü aramaları tercih edin. Adayın iletişim becerileri ve profesyonelliği hakkında daha iyi bir fikir edineceksiniz.

Aşağıdakileri ölçmenize yardımcı olmak için tasarlanmış alakalı sorulardan oluşan bir liste ile hazırlanın:

• Adayların deneyimi
• Görevlerle başa çıkma yeteneği
• Çalışma stilinize uygunluk

Başarıyla yönettikleri belirli görevleri sorun. Zorlu durumları veya son teslim tarihlerini nasıl ele aldıklarından bahsedin. Bu size problem çözme becerileri hakkında değerli bilgiler verecektir.

Referanslar ve arka plan kontrolleri ne olacak?

Sanal asistanlık pozisyonlarını dolduran ajanslar, arka plan kontrolleri gerçekleştirir. Referansları da kontrol ederler. Arama ve işe alma sürecini kendi başınıza yönetiyorsanız, çevrimiçi olarak bir arka plan kontrolü sipariş edebilirsiniz.

Her zaman adayın referanslarıyla iletişime geçtiğinizden emin olun. Bu, önceki işverenlerden ve müşterilerden ilk elden geri bildirim sağlar.

Sanal asistan adaylarını incelerken dikkate alınması gereken birkaç şey daha var. Sıradakileri ele alacağız.

İstihdam Yasası Sorunlarından Kaçındığınızdan Nasıl Emin Olabilirsiniz?

Adaylara sorulacak soruların bir listesini yapmalarını önermiş olsak da kaçınılması gereken sorular da var. İstihdam yasalarına uyduğunuzdan emin olmanız çok önemlidir.
Mülakat sırasında sorulmasının uygun olmadığı düşünülen bazı konu örnekleri aşağıda verilmiştir:

• Korumalı özellikler
• Kişisel veya ailevi meseleler
• Gizliliği ihlal eden sorular
• Önyargı veya ayrımcılığa yol açabilecek sorular

Bir adayın mesleki nitelikleri ve iş performansıyla ilgili olmayan sorulardan kaçının. Özel veya gizli konular hakkında soru sormak da tabudur. Tartışabileceğiniz şey, adayın nitelikleri, iş performansı ve profesyonel yetenekleri ile ilgili her şeydir.

Bir adayın referanslarıyla konuşurken aynı dikkati gösterin.

Sizin İçin İdeal Sanal Asistanı Bulun

Net ve özlü bir iş tanımı oluşturmak için zaman harcadınız. En iyi 2-3 adayınız var. Nihai seçiminizi yaparken göz önünde bulundurmanız gereken bazı önemli alanlar şunlardır:

Beceriler ve Deneyim

İş tanımınızda belirtilen beceri ve deneyime sahip bir aday seçin. İşletmenizde kullanılan ilgili yazılım ve diğer araçlardaki yeterliliğinizi doğrulayın. Asistanınızın sektöre özgü bilgiye sahip olmasını bekliyorsanız, bunu tartıştığınızdan emin olun.

Uyarlanabilirlik

Uyarlanabilirlik ve öğrenmeye isteklilik bu pozisyon için hayati öneme sahiptir. Yeni kavramları hızla kavrayabilen bir sanal asistan arayın. Şikayet etmeden değişime uyum sağlayıp sağlayamayacaklarını değerlendirin.

Sorun çözmeye yönelik proaktif bir tavır sergileyebilirlerse, koruyucudurlar.

İletişim ve Profesyonellik

Başarılı bir çalışma ilişkisi için etkili iletişim şarttır. Sanal asistanınız net, hızlı ve profesyonel bir şekilde iletişim kurmalıdır. Duyarlılık ve dikkatlilik iki temel özelliktir, ancak aktif dinleme becerileri de öyledir.

İş Etiği ve Güvenilirlik

Güvenilir bir sanal asistan, güçlü bir iş ahlakı sergiler. Sürekli olarak son teslim tarihlerini karşılarlar ve yüksek kaliteli işler sunarlar. Görevlerini sahiplenirler, inisiyatif gösterirler ve detaylara dikkat ederler.

Etkili Problem Çözme

Adayın güçlü problem çözme becerileri var mı? Sorunları en az telaşla ele almak önemlidir, ancak bağımsız olarak çözüm bulmak da önemlidir. Becerikli, yaratıcı ve engellerin üstesinden gelme konusunda proaktif olan bir aday seçin.

Uyumluluk

Çalışma stili ve değerleri sizinkiyle uyumlu bir sanal asistan seçmeniz çok önemlidir. İdeal aday, tercihlerinizi öğrenmeye istekli olacaktır. Yerleşik sistemleriniz ve süreçlerinizde iyi çalışacaklardır.

Mükemmel Olmayan Bir Sanal Asistanı İşe Alma

Kusursuz bir dünyada, favori sanal asistan adayınız tüm kutuları işaretler. Gerçek şu ki, o mükemmel cevheri bulmak nadirdir. İdeal adayın bile birkaç gereksinimi eksik olabilir. Bir karar vermeden önce durumu dikkatlice değerlendirdiğinizden emin olun.

Sözünde durmayan

Sanal asistan görevlerinizin tamamlanması için hangi gereksinimlerin çok önemli olduğunu belirleyin. Aday, rolün temel gereksinimlerini karşılıyorsa, onlarla birlikte ilerlemeyi düşünün.

Öğrenmek için istekli

Sanal asistanın öğrenme ve büyüme isteğini ve yeteneğini değerlendirin. Yeni beceriler edinme veya özel ihtiyaçlarınıza uyum sağlama konusunda güçlü bir istek görürseniz, zamanla eksik gereksinimleri karşılayabilirler.

Uyumluluk ve İletişim

Uyumluluk ve iyi iletişim, birlikte çalışmayı keyifli hale getirecektir. Güçlü uyum, etkili iletişim ve birbirlerinin beklentilerini anlamak kritik öneme sahiptir. Onlar olmadan olumlu bir iş ilişkisi kurmak daha zor olacaktır.

Eğitim ve Geliştirme

Eğitim ve gelişime yatırım yapmaya istekli misiniz? Sanal asistanın eksik becerilerle ilgili yardıma ihtiyacı varsa buna ihtiyacınız olabilir.

Zaman kısıtlayıcıları

Tamamlamak için sanal asistanınıza ihtiyaç duyduğunuz görevlerin zaman kısıtlamalarını göz önünde bulundurun. Gereksinimleriniz açısından esnek değilseniz, işe koyulabilecek eğitimli bir sanal asistan bulmanız gerekebilir.

Son olarak, eksik gereksinimlerle ilişkili ödünleşimleri değerlendirin. Çoğu alanda güçlü becerilere sahip çok yönlü bir sanal asistan gayet iyi çalışabilir.

Eğitimli ve Serbest Çalışan Sanal Asistanlar

Yeni bir sanal asistan arayışınızda, çok çeşitli eğitim ve öğretim deneyimine sahip adaylarla karşılaşacaksınız. Bazılarının resmi, iş başında eğitimi vardır. Diğerleri kendilerini serbest çalışan olarak pazarlar.

Bir ayrım var mı? Kısacası, işin veya projenin özel gereksinimlerine ve bağlamına bağlıdır.

İşte dikkate alınması gereken bazı faktörler:

Beceri Seti ve Nitelikler

Becerilere, niteliklere ve ilgili deneyime bakın. Resmi eğitim her zaman deneyimden üstün değildir.

Çalışma Geçmişi ve Performans Kaydı

İnsan kaynakları uzmanları, serbest çalışanları değerlendirirken iş geçmişini ve geçmiş performansını vurgulayabilir. Resmi deneyimin tutarlı bir istihdam geçmişi sergileyebileceği doğrudur. Serbest çalışanlar, çok yönlü bir portföy ve müşteri referansları ile uzmanlıklarını gösterebilirler.

Uyarlanabilirlik ve Çok Yönlülük

Eğitimli ve serbest çalışan sanal asistanlar genellikle farklı müşteriler ve projelerle çalışır. Bu onların uyarlanabilir ve çok yönlü olmalarını gerektirir.

En iyi asistanlar aynı anda birden fazla projeyi yönetebilir. Ayrıca bağımsız olarak da çalışabilirler.

Değerlendirme Yöntemleri

İK profesyonelleri, serbest çalışanlar için farklı değerlendirme yöntemleri kullanabilir. Değerlendirme süreci şunları içerebilir:

• portföy incelemeleri
• Röportajlar
• Gerekli görevlere özel testler

Buna karşılık, resmi deneyime sahip adaylar, aşağıdakiler gibi daha geleneksel değerlendirmelere tabi tutulabilir:

• Röportajlar
• Referans kontrolleri
• İstihdam geçmişi doğrulaması.

Eğitim bir beceri ve bilgi temeli oluşturabilirken, gerçek dünya deneyimi ve profesyonellik de eşit derecede önemlidir.

Bir Sanal Asistan Tutmaya Hazır mısınız?

Bir sanal asistanla çalışmak, anlayışlı işletme sahipleri için oyunun kurallarını değiştirir. Bu makaledeki ipuçlarını kullanmak, işinizi dönüştürmenize yardımcı olabilecek bir asistan tutmanıza yardımcı olacaktır.

Bir sanal asistan tutmaya hazır olduğunuzda, FreeUp sizin gibi işletme sahiplerinin mükemmel uyumu bulmasına yardımcı olmak için tasarlanmış bir dizi hizmet sunar.

Ücretsiz kaydol. Kısa sürede, işinizi yürütmenize yardımcı olabilecek yetenekli bir asistanla çalışma yolunda olacaksınız.