Cómo contratar a tu primer asistente virtual

¿Está trabajando más de 50 horas a la semana para hacer crecer su pequeña empresa? Si es así, estás en buena compañía. En un estudio reciente, el 39% de los participantes de la encuesta dijeron que trabajaban 60 horas a la semana. Alrededor del 15% indicó la dificultad para encontrar recursos de apoyo como un factor.

Una forma en que los propietarios de pequeñas empresas pueden liberar algo de tiempo es externalizar las tareas administrativas. Contrata a un asistente virtual y recupera parte de esas largas horas de trabajo.

Hoy, estamos explorando el proceso de contratación de un asistente virtual por primera vez. Le mostraremos cómo encontrar y trabajar con la persona que puede terminar siendo uno de sus mayores activos.

Primero, determine todas sus necesidades

Antes de contratar a un asistente virtual, es esencial evaluar su carga de trabajo. Identifique tareas y áreas específicas en las que un asistente virtual puede brindar un apoyo valioso. El aumento de la productividad es una de las principales razones por las que muchos empresarios contratan asistentes virtuales.

Aquí hay algunas otras áreas comunes donde un asistente virtual puede brindar ayuda:

• Gestión de horarios y citas.
• Gestión de correo electrónico y comunicaciones.
• Arreglos de viaje
• búsqueda en Internet
• Entrada de datos
• Manejo de redes sociales
• Atención al cliente

Dedique tiempo a elaborar una descripción completa del trabajo. Debe describir las responsabilidades y habilidades necesarias para el puesto. Este paso puede facilitar la búsqueda de un asistente virtual que se alinee con sus necesidades y visión.

Dónde encontrar posibles asistentes virtuales

Antes de la llegada de la era digital, los buscadores de empleo miraban el periódico para encontrar trabajo. Solicitaron en persona o trabajaron cara a cara con agencias de empleo.

Hoy en día, más personas están buscando trabajo en línea. Utilizan una amplia gama de plataformas diseñadas para trabajadores remotos.

Los empleadores y los trabajadores ven estas plataformas como recursos valiosos donde pueden conectarse. Como dueño de un negocio, encontrará un grupo diverso de profesionales talentosos.

No olvides tu red profesional. A partir de ahí, puede aprovechar sus conexiones. Solicite recomendaciones de colegas que hayan trabajado con asistentes virtuales.

Entrevistar y seleccionar a los candidatos adecuados

Una vez que identifique a los candidatos potenciales, puede programar entrevistas. Como no se reunirá en persona, opte por videollamadas. Obtendrá una mejor idea de las habilidades de comunicación y el profesionalismo del candidato.

Venga preparado con una lista de preguntas relevantes diseñadas para ayudarlo a evaluar:

• experiencia de los candidatos
• Habilidad para manejar tareas
• Compatibilidad con tu estilo de trabajo

Pregunte sobre tareas específicas que hayan gestionado con éxito. Hable acerca de cómo manejan situaciones desafiantes o plazos. Esto debería brindarle información valiosa sobre sus habilidades para resolver problemas.

¿Qué pasa con las referencias y verificaciones de antecedentes?

Las agencias que ocupan puestos de asistente virtual realizan verificaciones de antecedentes. También verifican las referencias. Puede solicitar una verificación de antecedentes en línea si está manejando el proceso de búsqueda y contratación por su cuenta.

Siempre asegúrese de comunicarse con las referencias del candidato. Esto proporciona retroalimentación de primera mano de empleadores y clientes anteriores.

Hay algunas cosas más a tener en cuenta al investigar a los candidatos a asistente virtual. Los cubriremos a continuación.

Cómo asegurarse de evitar problemas de derecho laboral

Si bien sugerimos hacer una lista de preguntas para hacerles a los candidatos, hay preguntas que debe evitar. Es fundamental asegurarse de cumplir con las leyes laborales.
Estos son algunos ejemplos de temas que se consideran inapropiados para preguntar en una entrevista:

• Características protegidas
• asuntos personales o familiares
• Preguntas que violan la privacidad
• Preguntas que pueden dar lugar a prejuicios o discriminación

Evite preguntas que no estén relacionadas con las calificaciones profesionales y el desempeño laboral del candidato. Preguntar sobre asuntos privados o confidenciales también es tabú. Lo que puede discutir es cualquier cosa que se relacione con las calificaciones, el desempeño laboral y las habilidades profesionales del candidato.

Tenga la misma precaución cuando hable con las referencias de un candidato.

Encuentra el asistente virtual ideal para ti

Ha dedicado tiempo a crear una descripción de trabajo clara y concisa. Tienes tus 2-3 mejores candidatos. Aquí hay algunas áreas clave a considerar al hacer su selección final:

Habilidades y experiencia

Elija un candidato con las habilidades y la experiencia descritas en la descripción de su puesto. Verifique la competencia en software relevante y otras herramientas utilizadas en su negocio. Si espera que su asistente tenga conocimientos específicos de la industria, asegúrese de discutirlo.

Adaptabilidad

La adaptabilidad y la voluntad de aprender son vitales para este puesto. Busque un asistente virtual que pueda captar rápidamente nuevos conceptos. Evaluar si pueden adaptarse al cambio sin quejarse.

Si pueden mostrar una actitud proactiva hacia la resolución de problemas, son guardianes.

Comunicación y Profesionalidad

La comunicación efectiva es esencial para una relación de trabajo exitosa. Su asistente virtual debe comunicarse de manera clara, rápida y profesional. La capacidad de respuesta y la atención son dos rasgos clave, pero también lo son las habilidades de escucha activa.

Ética de trabajo y confiabilidad

Un asistente virtual confiable demuestra una fuerte ética de trabajo. Siempre cumplen con los plazos y entregan un trabajo de alta calidad. Se apropian de sus tareas, muestran iniciativa y muestran atención a los detalles.

Resolución efectiva de problemas

¿El candidato tiene fuertes habilidades para resolver problemas? Abordar los problemas con el mínimo esfuerzo es importante, pero también lo es encontrar soluciones de forma independiente. Elija un candidato que sea ingenioso, creativo y proactivo para superar obstáculos.

Compatibilidad

Es vital que elija un asistente virtual cuyo estilo de trabajo y valores se alineen con los suyos. El candidato ideal estará dispuesto a conocer sus preferencias. Funcionarán bien dentro de sus sistemas y procesos establecidos.

Contratar a un asistente virtual menos que perfecto

En un mundo perfecto, su candidato a asistente virtual favorito marca todas las casillas. La realidad es que es raro encontrar esa joya perfecta. Incluso al candidato ideal le pueden faltar algunos requisitos. Asegúrese de evaluar la situación cuidadosamente antes de tomar una decisión.

Rompe tratos

Identifique qué requisitos son cruciales para la realización de sus tareas de asistente virtual. Si el candidato cumple con los requisitos básicos para el puesto, considere seguir adelante con ellos.

Voluntad de aprender

Evaluar la voluntad y la capacidad del asistente virtual para aprender y crecer. Si puede ver una fuerte voluntad de adquirir nuevas habilidades o adaptarse a sus necesidades específicas, con el tiempo, es posible que puedan cumplir con los requisitos que faltan.

Compatibilidad y Comunicación

La compatibilidad y la buena comunicación harán que trabajar juntos sea agradable. Una relación sólida, una comunicación efectiva y una comprensión de las expectativas de los demás son fundamentales. Sin ellos, será más difícil establecer una relación laboral positiva.

Formación y desarrollo

¿Está dispuesto a invertir en capacitación y desarrollo? Es posible que lo necesite si el asistente virtual necesita ayuda con las habilidades que faltan.

Restricciones de tiempo

Considere las limitaciones de tiempo de las tareas que necesita que complete su asistente virtual. Si no es flexible en cuanto a sus requisitos, es posible que deba encontrar un asistente virtual capacitado que pueda comenzar a trabajar.

Finalmente, evalúe las ventajas y desventajas asociadas con los requisitos que faltan. Un asistente virtual completo con un sólido conjunto de habilidades en la mayoría de las áreas puede funcionar bien.

Asistentes virtuales capacitados vs. autónomos

En su búsqueda de un nuevo asistente virtual, encontrará candidatos con una amplia gama de experiencias en educación y capacitación. Algunos tienen capacitación formal en el trabajo. Otros se comercializan a sí mismos como autónomos.

¿Hay una distinción? En resumen, depende de los requisitos específicos y el contexto del trabajo o proyecto.

Aquí hay algunos factores a considerar:

Conjunto de habilidades y calificaciones

Mire las habilidades, las calificaciones y la experiencia relevante. El entrenamiento formal no siempre triunfa sobre la experiencia.

Historial de trabajo y trayectoria

Los profesionales de recursos humanos pueden enfatizar el historial laboral y el historial al evaluar a los trabajadores independientes. Es cierto que la experiencia formal puede mostrar un historial laboral consistente. Los autónomos pueden demostrar su experiencia con una cartera completa y testimonios de clientes.

Adaptabilidad y Versatilidad

Los asistentes virtuales capacitados y autónomos a menudo trabajan con diversos clientes y proyectos. Esto requiere que sean adaptables y versátiles.

Los mejores asistentes pueden manejar múltiples proyectos al mismo tiempo. También son capaces de trabajar de forma independiente.

Métodos de evaluación

Los profesionales de recursos humanos pueden utilizar diferentes métodos de evaluación para los autónomos. Esto es lo que podría incluir el proceso de evaluación:

• Revisiones de cartera
• Entrevistas
• Pruebas específicas para las tareas requeridas

Por el contrario, los candidatos con experiencia formal pueden someterse a evaluaciones más tradicionales, como:

• Entrevistas
• Comprobaciones de referencia
• Verificación de antecedentes laborales.

Si bien la capacitación puede crear una base de habilidades y conocimientos, la experiencia y el profesionalismo del mundo real son igualmente importantes.

¿Listo para contratar un asistente virtual?

Trabajar con un asistente virtual es un cambio de juego para los dueños de negocios inteligentes. El uso de los consejos de este artículo lo ayudará a contratar a un asistente que pueda ayudarlo a transformar su negocio.

Cuando esté listo para contratar a un asistente virtual, FreeUp ofrece una variedad de servicios diseñados para ayudar a los dueños de negocios como usted a encontrar la opción perfecta.

Registrate gratis. En poco tiempo, estará en camino de trabajar con un asistente talentoso que puede ayudarlo a administrar su negocio.