كيف تستأجر أول مساعد افتراضي لك

هل تعمل أكثر من 50 ساعة في الأسبوع لتنمية أعمالك الصغيرة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فأنت في شركة جيدة. في دراسة حديثة ، قال 39٪ من المشاركين في الاستطلاع إنهم يعملون 60 ساعة في الأسبوع. أشار حوالي 15٪ إلى صعوبة العثور على موارد الدعم كعامل.

تتمثل إحدى الطرق التي يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة من خلالها توفير بعض الوقت في الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الإدارية. استعن بمساعد افتراضي واسترجع بعض ساعات العمل الطويلة.

اليوم ، نستكشف عملية تعيين مساعد افتراضي لأول مرة. سنوضح لك كيفية العثور على الشخص الذي قد ينتهي بك الأمر ليكون أحد أعظم الأصول لديك والعمل معه.

أولاً ، حدد كل احتياجاتك

قبل تعيين مساعد افتراضي ، من الضروري تقييم عبء العمل لديك. حدد المهام والمجالات المحددة التي يمكن أن يوفر فيها المساعد الافتراضي دعمًا قيمًا. تعد زيادة الإنتاجية سببًا رئيسيًا وراء قيام العديد من أصحاب الأعمال بتعيين مساعدين افتراضيين.

فيما يلي بعض المجالات الشائعة الأخرى حيث يمكن للمساعد الافتراضي تقديم المساعدة:

• إدارة الجداول والمواعيد
• إدارة البريد الإلكتروني والاتصالات
• ترتيبات السفر
• البحث على الإنترنت
• ادخال بيانات
• إدارة مواقع التواصل الإجتماعي
• دعم العملاء

خصص وقتًا لصياغة وصف وظيفي شامل. يجب أن تحدد المسؤوليات والمهارات اللازمة لهذا الدور. يمكن أن تسهل هذه الخطوة العثور على مساعد افتراضي يتوافق مع احتياجاتك ورؤيتك.

أين تجد مساعدين افتراضيين محتملين

قبل وصول العصر الرقمي ، نظر الباحثون عن عمل إلى الصحيفة بحثًا عن عمل. تقدموا بطلباتهم شخصيًا أو عملوا وجهًا لوجه مع وكالات التوظيف.

اليوم ، يبحث المزيد من الأشخاص عن عمل عبر الإنترنت. يستخدمون مجموعة واسعة من المنصات المصممة للعمال عن بعد.

ينظر أصحاب العمل والعمال إلى هذه المنصات على أنها موارد قيمة حيث يمكنهم الاتصال. بصفتك صاحب عمل ، ستجد مجموعة متنوعة من المحترفين الموهوبين.

لا تنس شبكتك المهنية. من هناك ، يمكنك الاستفادة من اتصالاتك. اطلب توصيات من الزملاء الذين عملوا مع مساعدين افتراضيين.

مقابلة واختيار المرشحين المناسبين

بمجرد تحديد المرشحين المحتملين ، يمكنك تحديد موعد للمقابلات. نظرًا لأنك لن تقابل شخصيًا ، فاختر مكالمات الفيديو. ستكتسب إحساسًا أفضل بمهارات الاتصال والاحتراف لدى المرشح.

تعال مستعدًا بقائمة من الأسئلة ذات الصلة المصممة لمساعدتك على قياس:

• خبرة المرشحين
• القدرة على التعامل مع المهام
• التوافق مع أسلوب عملك

اسأل عن مهام محددة قاموا بإدارتها بنجاح. تحدث عن كيفية تعاملهم مع المواقف الصعبة أو المواعيد النهائية. يجب أن يمنحك هذا رؤى قيمة حول مهاراتهم في حل المشكلات.

ماذا عن المراجع والتحقق من الخلفية؟

تقوم الوكالات التي تملأ وظائف المساعد الافتراضي بإجراء فحوصات خلفية. يقومون أيضًا بالتحقق من المراجع. يمكنك طلب فحص الخلفية عبر الإنترنت إذا كنت تتعامل مع عملية البحث والتوظيف بنفسك.

تأكد دائمًا من الاتصال بمراجع المرشح. يوفر هذا ملاحظات مباشرة من أصحاب العمل والعملاء السابقين.

هناك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند فحص المرشحين المساعدين الافتراضيين. سنغطي تلك التالية.

كيفية التأكد من تجنب مشاكل قانون العمل

بينما اقترحنا عمل قائمة بالأسئلة لطرحها على المرشحين ، هناك أسئلة يجب تجنبها. من الضروري التأكد من اتباعك لقوانين العمل.
فيما يلي بعض الأمثلة على الموضوعات التي يعتبر من غير المناسب طرحها عند إجراء المقابلات:

• الخصائص المحمية
• الشؤون الشخصية أو العائلية
• أسئلة تنتهك الخصوصية
• أسئلة قد تؤدي إلى التحيز أو التمييز

تجنب الأسئلة غير المتعلقة بالمؤهلات المهنية للمرشح وأدائه في العمل. السؤال عن الأمور الخاصة أو السرية من المحرمات أيضًا. ما يمكنك مناقشته هو أي شيء يتعلق بمؤهلات المرشح وأدائه الوظيفي وقدراته المهنية.

استخدم نفس الحذر عند التحدث مع مراجع المرشح.

ابحث عن المساعد الافتراضي المثالي لك

لقد قضيت وقتًا في إنشاء وصف وظيفي واضح ومختصر. لديك أفضل 2-3 مرشحين. فيما يلي بعض المجالات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند تحديد اختيارك النهائي:

مهارات وخبرات

اختر مرشحًا يتمتع بالمهارات والخبرة الموضحة في الوصف الوظيفي الخاص بك. تحقق من الكفاءة في البرامج ذات الصلة والأدوات الأخرى المستخدمة في عملك. إذا كنت تتوقع أن يكون لدى مساعدك معرفة خاصة بالصناعة ، فتأكد من مناقشتها.

القدرة على التكيف

القدرة على التكيف والاستعداد للتعلم أمران حيويان لهذا المنصب. ابحث عن مساعد افتراضي يمكنه استيعاب المفاهيم الجديدة بسرعة. قيم ما إذا كان بإمكانهم التكيف مع التغيير دون التذمر.

إذا تمكنوا من إظهار موقف استباقي تجاه حل المشكلات ، فهم حارس.

التواصل والاحتراف

التواصل الفعال ضروري لعلاقة عمل ناجحة. يجب أن يتواصل مساعدك الافتراضي بشكل واضح وسريع ومهني. الاستجابة والانتباه صفتان رئيسيتان ، وكذلك مهارات الاستماع النشط.

أخلاقيات العمل والموثوقية

يوضح المساعد الافتراضي الموثوق به أخلاقيات العمل القوية. إنهم يفيون بالمواعيد النهائية باستمرار ويقدمون عملًا عالي الجودة. يأخذون ملكية مهامهم ، ويظهرون المبادرة ، ويظهرون الاهتمام بالتفاصيل.

حل المشكلات الفعال

هل يتمتع المرشح بمهارات قوية في حل المشكلات؟ تعتبر معالجة المشكلات بأقل قدر من الجلبة أمرًا مهمًا ، وكذلك إيجاد الحلول بشكل مستقل. اختر مرشحًا يتمتع بالحيلة والإبداع والاستباقية في التغلب على العقبات.

التوافق

من الضروري أن تختار مساعدًا افتراضيًا يتوافق أسلوبه وقيمه في العمل مع أسلوبك وقيمك. سيكون المرشح المثالي على استعداد للتعرف على تفضيلاتك. سيعملون بشكل جيد ضمن الأنظمة والعمليات المعمول بها لديك.

توظيف مساعد افتراضي أقل من الكمال

في عالم مثالي ، يقوم مرشح المساعد الافتراضي المفضل لديك بفحص جميع المربعات. الحقيقة أنه من النادر أن تجد تلك الجوهرة المثالية. حتى المرشح المثالي قد يفقد بعض المتطلبات. تأكد من تقييم الموقف بعناية قبل اتخاذ القرار.

قواطع صفقة

حدد المتطلبات الحاسمة لإكمال مهام المساعد الافتراضي. إذا كان المرشح يفي بالمتطلبات الأساسية للوظيفة ، ففكر في المضي قدمًا معهم.

الرغبة في التعلم

قم بتقييم رغبة المساعد الافتراضي وقدرته على التعلم والنمو. إذا رأيت استعدادًا قويًا لاكتساب مهارات جديدة أو التكيف مع احتياجاتك الخاصة ، في الوقت المناسب ، فقد يتمكنون من تلبية المتطلبات المفقودة.

التوافق والتواصل

التوافق والتواصل الجيد سيجعل العمل معًا ممتعًا. العلاقة القوية والتواصل الفعال وفهم توقعات بعضنا البعض أمر بالغ الأهمية. بدونهم ، سيكون من الصعب إقامة علاقة عمل إيجابية.

التدريب والتطوير

هل أنت على استعداد للاستثمار في التدريب والتطوير؟ قد تحتاج إلى ما إذا كان المساعد الافتراضي يحتاج إلى مساعدة في المهارات المفقودة.

ضيق الوقت

ضع في اعتبارك القيود الزمنية للمهام التي تحتاج إلى مساعدك الافتراضي لإكمالها. إذا لم تكن مرنًا فيما يتعلق بمتطلباتك ، فقد تحتاج إلى العثور على مساعد افتراضي مدرب يمكنه بدء التشغيل.

أخيرًا ، قم بتقييم المفاضلات المرتبطة بالمتطلبات المفقودة. قد يعمل المساعد الافتراضي الجيد الذي يتمتع بمجموعة مهارات قوية في معظم المجالات بشكل جيد.

المساعدين الظاهريين المدربين مقابل المساعدين الافتراضيين المستقلين

في بحثك عن مساعد افتراضي جديد ، ستصادف مرشحين لديهم مجموعة واسعة من الخبرات التعليمية والتدريبية. البعض لديه تدريب رسمي أثناء العمل. يقوم الآخرون بتسويق أنفسهم على أنهم مستقلين.

هل هناك فرق؟ باختصار ، يعتمد ذلك على المتطلبات المحددة وسياق الوظيفة أو المشروع.

فيما يلي بعض العوامل التي يجب مراعاتها:

المهارات والمؤهلات

انظر إلى المهارات والمؤهلات والخبرة ذات الصلة. لا يتفوق التدريب الرسمي دائمًا على الخبرة.

تاريخ العمل وسجل المسار

قد يؤكد اختصاصيو الموارد البشرية على تاريخ العمل وسجل الإنجازات عند تقييم المستقلين. صحيح أن التجربة الرسمية قد تُظهر تاريخًا وظيفيًا ثابتًا. يمكن للعاملين لحسابهم الخاص إثبات خبرتهم من خلال محفظة شاملة وشهادات العملاء.

القدرة على التكيف والتنوع

غالبًا ما يعمل المساعدون الافتراضيون المدربون والمستقلون مع عملاء ومشاريع متنوعة. هذا يتطلب منهم أن يكونوا قابلين للتكيف ومتعدد الاستخدامات.

يمكن لأفضل المساعدين التعامل مع مشاريع متعددة في نفس الوقت. إنهم قادرون أيضًا على العمل بشكل مستقل.

طرق التقييم

قد يستخدم متخصصو الموارد البشرية طرق تقييم مختلفة للعاملين لحسابهم الخاص. إليك ما يمكن أن تتضمنه عملية التقييم:

• مراجعات المحفظة
• المقابلات
• اختبارات خاصة بالمهام المطلوبة

في المقابل ، قد يخضع المرشحون ذوو الخبرة الرسمية لعمليات تقييم تقليدية مثل:

• المقابلات
• الشيكات المرجعية
• التحقق من تاريخ التوظيف.

في حين أن التدريب يمكن أن يخلق أساسًا للمهارات والمعرفة ، فإن الخبرة في العالم الحقيقي والمهنية لا تقل أهمية.

هل أنت جاهز لتوظيف مساعد افتراضي؟

العمل مع المساعد الافتراضي هو تغيير قواعد اللعبة لأصحاب الأعمال الأذكياء. سيساعدك استخدام النصائح الواردة في هذه المقالة في تعيين مساعد يمكنه المساعدة في تحويل عملك.

عندما تكون جاهزًا لتوظيف مساعد افتراضي ، تقدم FreeUp مجموعة من الخدمات المصممة لمساعدة أصحاب الأعمال مثلك في العثور على أفضل ما يناسبك.

سجل مجانا. في لمح البصر ، ستكون في طريقك إلى العمل مع مساعد موهوب يمكنه مساعدتك في إدارة عملك.