Cara Menyewa Asisten Virtual Pertama Anda

Apakah Anda bekerja 50+ jam seminggu untuk mengembangkan bisnis kecil Anda? Jika demikian, Anda berada di perusahaan yang baik. Dalam studi terbaru, 39% peserta survei mengatakan mereka bekerja 60 jam per minggu. Sekitar 15% menunjukkan kesulitan menemukan sumber daya pendukung sebagai faktor.

Salah satu cara pemilik usaha kecil dapat meluangkan waktu adalah dengan melakukan outsourcing tugas administratif. Pekerjakan asisten virtual dan ambil kembali sebagian dari jam kerja yang panjang itu.

Hari ini, kami sedang menjajaki proses perekrutan asisten virtual untuk pertama kalinya. Kami akan menunjukkan cara menemukan dan bekerja dengan orang yang mungkin menjadi salah satu aset terbesar Anda.

Pertama, Tentukan Semua Kebutuhan Anda

Sebelum Anda menyewa asisten virtual, penting untuk menilai beban kerja Anda. Identifikasi tugas dan area khusus di mana asisten virtual dapat memberikan dukungan yang berharga. Peningkatan produktivitas adalah alasan utama banyak pemilik bisnis mempekerjakan asisten virtual.

Berikut adalah beberapa area umum lainnya di mana asisten virtual dapat memberikan bantuan:

• Mengelola jadwal dan janji temu
• Manajemen email dan komunikasi
• Agenda Perjalanan
• Pencarian internet
• entri data
• Manajemen media sosial
• Dukungan pelanggan

Dedikasikan waktu untuk menyusun deskripsi pekerjaan yang menyeluruh. Itu harus menguraikan tanggung jawab dan keterampilan yang dibutuhkan untuk peran itu. Langkah ini dapat memudahkan Anda menemukan asisten virtual yang sesuai dengan kebutuhan dan visi Anda.

Tempat Menemukan Potensi Asisten Virtual

Sebelum kedatangan era digital, pencari kerja melihat koran untuk mencari pekerjaan. Mereka melamar secara langsung atau bekerja tatap muka dengan agen tenaga kerja.

Saat ini, lebih banyak orang mencari pekerjaan secara online. Mereka menggunakan berbagai platform yang dirancang untuk pekerja jarak jauh.

Pengusaha dan pekerja melihat platform ini sebagai sumber daya berharga di mana mereka dapat terhubung. Sebagai pemilik bisnis, Anda akan menemukan kumpulan profesional berbakat yang beragam.

Jangan lupakan jaringan profesional Anda. Dari sana, Anda dapat memanfaatkan koneksi Anda. Mintalah rekomendasi dari rekan kerja yang pernah bekerja dengan asisten virtual.

Mewawancarai dan Memilih Kandidat yang Tepat

Setelah Anda mengidentifikasi kandidat potensial, Anda dapat menjadwalkan wawancara. Karena Anda tidak akan bertemu langsung, pilihlah panggilan video. Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang keterampilan komunikasi dan profesionalisme kandidat.

Bersiaplah dengan daftar pertanyaan relevan yang dirancang untuk membantu Anda mengukur:

• Pengalaman para kandidat
• Kemampuan menangani tugas
• Kompatibilitas dengan gaya kerja Anda

Tanyakan tentang tugas spesifik yang berhasil mereka kelola. Bicara tentang bagaimana mereka menangani situasi yang menantang atau tenggat waktu. Ini akan memberi Anda wawasan berharga tentang keterampilan pemecahan masalah mereka.

Bagaimana dengan referensi dan pemeriksaan latar belakang?

Agensi yang mengisi pekerjaan asisten virtual melakukan pemeriksaan latar belakang. Mereka juga memeriksa referensi. Anda dapat memesan pemeriksaan latar belakang secara online jika Anda menangani sendiri proses pencarian dan perekrutan.

Selalu pastikan Anda menghubungi referensi kandidat. Ini memberikan umpan balik langsung dari pemberi kerja dan klien sebelumnya.

Ada beberapa hal lagi yang perlu dipertimbangkan saat memeriksa kandidat asisten virtual. Kami akan membahasnya selanjutnya.

Bagaimana Memastikan Anda Menghindari Masalah Hukum Ketenagakerjaan

Meskipun kami telah menyarankan membuat daftar pertanyaan untuk diajukan kepada kandidat, ada beberapa pertanyaan yang harus dihindari. Sangat penting untuk memastikan Anda mengikuti undang-undang ketenagakerjaan.
Berikut adalah beberapa contoh topik yang dianggap tidak pantas untuk ditanyakan saat wawancara:

• Karakteristik yang dilindungi
• Masalah pribadi atau keluarga
• Pertanyaan yang melanggar privasi
• Pertanyaan yang dapat menimbulkan bias atau diskriminasi

Hindari pertanyaan yang tidak terkait dengan kualifikasi profesional dan kinerja kandidat. Bertanya tentang hal-hal pribadi atau rahasia juga tabu. Apa yang dapat Anda diskusikan adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan kualifikasi kandidat, kinerja pekerjaan, dan kemampuan profesional.

Gunakan kehati-hatian yang sama saat berbicara dengan referensi kandidat.

Temukan Asisten Virtual Ideal untuk Anda

Anda telah menghabiskan waktu membuat deskripsi pekerjaan yang jelas dan ringkas. Anda memiliki 2-3 kandidat teratas. Berikut adalah beberapa bidang utama yang perlu dipertimbangkan saat membuat pilihan akhir Anda:

Kemampuan dan pengalaman

Pilih kandidat dengan keterampilan dan pengalaman yang diuraikan dalam deskripsi pekerjaan Anda. Verifikasi kemahiran dalam perangkat lunak yang relevan dan alat lain yang digunakan dalam bisnis Anda. Jika Anda mengharapkan asisten Anda memiliki pengetahuan khusus industri, pastikan untuk mendiskusikannya.

Kemampuan beradaptasi

Kemampuan beradaptasi dan kemauan untuk belajar sangat penting untuk posisi ini. Cari asisten virtual yang dapat dengan cepat memahami konsep baru. Kaji apakah mereka dapat beradaptasi dengan perubahan tanpa mengeluh.

Jika mereka dapat menunjukkan sikap proaktif terhadap pemecahan masalah, mereka adalah seorang penjaga.

Komunikasi dan Profesionalisme

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk hubungan kerja yang sukses. Asisten virtual Anda harus berkomunikasi dengan jelas, cepat, dan profesional. Daya tanggap dan perhatian adalah dua ciri utama, begitu pula keterampilan mendengarkan secara aktif.

Etos Kerja dan Keandalan

Asisten virtual yang andal menunjukkan etos kerja yang kuat. Mereka secara konsisten memenuhi tenggat waktu dan memberikan pekerjaan berkualitas tinggi. Mereka memiliki tugas mereka, menunjukkan inisiatif, dan menunjukkan perhatian terhadap detail.

Pemecahan Masalah yang Efektif

Apakah kandidat memiliki keterampilan pemecahan masalah yang kuat? Mengatasi masalah dengan sedikit keributan itu penting, tetapi begitu juga mencari solusi secara mandiri. Pilih kandidat yang banyak akal, kreatif, dan proaktif dalam mengatasi hambatan.

Kesesuaian

Sangat penting bagi Anda untuk memilih asisten virtual yang gaya dan nilai kerjanya selaras dengan milik Anda. Kandidat yang ideal akan bersedia mempelajari preferensi Anda. Mereka akan bekerja dengan baik dalam sistem dan proses Anda yang sudah mapan.

Menyewa Asisten Virtual yang Kurang Sempurna

Di dunia yang sempurna, kandidat asisten virtual favorit Anda mencentang semua kotak. Kenyataannya adalah jarang menemukan permata yang sempurna itu. Bahkan kandidat yang ideal mungkin kehilangan beberapa persyaratan. Pastikan untuk mengevaluasi situasi dengan hati-hati sebelum membuat keputusan.

Pemecah Kesepakatan

Identifikasi persyaratan mana yang penting untuk penyelesaian tugas asisten virtual Anda. Jika kandidat memenuhi persyaratan inti untuk peran tersebut, pertimbangkan untuk maju bersama mereka.

Kemauan untuk Belajar

Nilai kemauan dan kemampuan asisten virtual untuk belajar dan berkembang. Jika Anda dapat melihat kemauan yang kuat untuk memperoleh keterampilan baru atau beradaptasi dengan kebutuhan khusus Anda, pada waktunya, mereka mungkin dapat memenuhi persyaratan yang hilang.

Kompatibilitas dan Komunikasi

Kompatibilitas dan komunikasi yang baik akan membuat bekerja sama menjadi menyenangkan. Hubungan yang kuat, komunikasi yang efektif, dan pemahaman tentang harapan satu sama lain sangat penting. Tanpa mereka, akan lebih sulit untuk membangun hubungan kerja yang positif.

Pelatihan dan pengembangan

Apakah Anda bersedia berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan? Anda mungkin perlu jika asisten virtual membutuhkan bantuan dengan keterampilan yang hilang.

Kendala waktu

Pertimbangkan batasan waktu dari tugas yang Anda perlukan untuk diselesaikan oleh asisten virtual Anda. Jika Anda tidak fleksibel sejauh persyaratan Anda berjalan, Anda mungkin perlu menemukan asisten virtual terlatih yang dapat langsung bekerja.

Terakhir, nilai trade-off yang terkait dengan persyaratan yang hilang. Asisten virtual yang berpengetahuan luas dengan keahlian yang kuat di sebagian besar area dapat bekerja dengan baik.

Asisten Virtual Terlatih vs. Freelance

Dalam pencarian asisten virtual baru, Anda akan menemukan kandidat dengan berbagai pengalaman pendidikan dan pelatihan. Beberapa memiliki pelatihan formal di tempat kerja. Yang lain memasarkan diri mereka sebagai pekerja lepas.

Apakah ada perbedaan? Singkatnya, itu tergantung pada persyaratan khusus dan konteks pekerjaan atau proyek.

Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:

Keahlian dan Kualifikasi

Lihatlah keterampilan, kualifikasi, dan pengalaman yang relevan. Pelatihan formal tidak selalu mengalahkan pengalaman.

Riwayat Pekerjaan dan Rekam Jejak

Profesional sumber daya manusia dapat menekankan riwayat kerja dan rekam jejak saat mengevaluasi pekerja lepas. Memang benar bahwa pengalaman formal dapat menunjukkan riwayat pekerjaan yang konsisten. Freelancer dapat menunjukkan keahlian mereka dengan portofolio lengkap dan kesaksian klien.

Adaptasi dan Fleksibilitas

Asisten virtual terlatih dan lepas sering kali bekerja dengan beragam klien dan proyek. Ini mengharuskan mereka untuk beradaptasi dan serbaguna.

Asisten terbaik dapat menangani banyak proyek sekaligus. Mereka juga mampu bekerja secara mandiri.

Metode Evaluasi

Profesional SDM dapat menggunakan metode evaluasi yang berbeda untuk pekerja lepas. Inilah yang dapat mencakup proses evaluasi:

• Ulasan portofolio
• Wawancara
• Tes khusus untuk tugas yang diperlukan

Sebaliknya, kandidat dengan pengalaman formal dapat menjalani evaluasi yang lebih tradisional seperti:

• Wawancara
• Pemeriksaan referensi
• Verifikasi riwayat pekerjaan.

Sementara pelatihan dapat menciptakan landasan keterampilan dan pengetahuan, pengalaman dunia nyata dan profesionalisme sama pentingnya.

Siap Menyewa Asisten Virtual?

Bekerja dengan asisten virtual adalah pengubah permainan bagi pemilik bisnis yang cerdas. Menggunakan tips dalam artikel ini akan membantu Anda menyewa asisten yang dapat membantu mengubah bisnis Anda.

Saat Anda siap menyewa asisten virtual, FreeUp menawarkan berbagai layanan yang dirancang untuk membantu pemilik bisnis seperti Anda menemukan yang paling cocok.

Daftar gratis. Dalam waktu singkat, Anda akan segera bekerja dengan asisten berbakat yang dapat membantu Anda menjalankan bisnis.