Jak zatrudnić swoją pierwszą wirtualną asystentkę

Pracujesz ponad 50 godzin tygodniowo, rozwijając swoją małą firmę? Jeśli tak, jesteś w dobrym towarzystwie. W niedawnym badaniu 39% uczestników ankiety stwierdziło, że pracuje 60 godzin tygodniowo. Około 15% wskazało trudności w znalezieniu zasobów wsparcia jako czynnik.

Jednym ze sposobów, w jaki właściciele małych firm mogą zwolnić trochę czasu, jest outsourcing zadań administracyjnych. Zatrudnij wirtualnego asystenta i odzyskaj część tych długich godzin pracy.

Dzisiaj po raz pierwszy badamy proces zatrudniania wirtualnego asystenta. Pokażemy Ci, jak znaleźć i pracować z osobą, która może okazać się jednym z Twoich największych atutów.

Najpierw określ wszystkie swoje potrzeby

Zanim zatrudnisz wirtualnego asystenta, musisz ocenić swoje obciążenie pracą. Zidentyfikuj konkretne zadania i obszary, w których wirtualny asystent może zapewnić cenne wsparcie. Zwiększona produktywność jest głównym powodem, dla którego wielu właścicieli firm zatrudnia wirtualnych asystentów.

Oto kilka innych wspólnych obszarów, w których wirtualny asystent może udzielić pomocy:

• Zarządzanie harmonogramami i terminami
• Zarządzanie pocztą elektroniczną i komunikacją
• Organizacja podróży
• przeszukanie internetu
• Wprowadzanie danych
• Zarządzanie mediami społecznościowymi
• Wsparcie klienta

Poświęć czas na stworzenie dokładnego opisu stanowiska. Powinien określać obowiązki i umiejętności potrzebne do pełnienia tej roli. Ten krok może ułatwić znalezienie wirtualnego asystenta, który odpowiada Twoim potrzebom i wizji.

Gdzie znaleźć potencjalnych wirtualnych asystentów

Przed nadejściem ery cyfrowej osoby poszukujące pracy przeglądały gazety w poszukiwaniu pracy. Aplikowali osobiście lub pracowali twarzą w twarz z agencjami zatrudnienia.

Obecnie coraz więcej osób szuka pracy przez Internet. Korzystają z szerokiej gamy platform przeznaczonych dla pracowników zdalnych.

Pracodawcy i pracownicy postrzegają te platformy jako cenne zasoby, z którymi mogą się łączyć. Jako właściciel firmy znajdziesz zróżnicowaną pulę utalentowanych profesjonalistów.

Nie zapomnij o swojej profesjonalnej sieci. Stamtąd możesz wykorzystać swoje połączenia. Poproś o rekomendacje kolegów, którzy pracowali z wirtualnymi asystentami.

Rozmowy kwalifikacyjne i wybór odpowiednich kandydatów

Po zidentyfikowaniu potencjalnych kandydatów możesz zaplanować rozmowy kwalifikacyjne. Ponieważ nie spotkasz się osobiście, zdecyduj się na wideorozmowy. Zyskasz lepsze wyczucie umiejętności komunikacyjnych i profesjonalizmu kandydata.

Przyjdź przygotowany z listą odpowiednich pytań, które pomogą Ci ocenić:

• Doświadczenie kandydatów
• Umiejętność radzenia sobie z zadaniami
• Zgodność z Twoim stylem pracy

Zapytaj o konkretne zadania, którymi z powodzeniem zarządzali. Porozmawiaj o tym, jak radzą sobie z trudnymi sytuacjami lub terminami. To powinno dać ci cenny wgląd w ich umiejętności rozwiązywania problemów.

A co z referencjami i weryfikacją przeszłości?

Agencje, które zajmują stanowiska wirtualnego asystenta, przeprowadzają weryfikację przeszłości. Sprawdzają też referencje. Możesz zamówić sprawdzenie przeszłości online, jeśli samodzielnie zajmujesz się procesem wyszukiwania i zatrudniania.

Zawsze upewnij się, że kontaktujesz się z referencjami kandydata. Zapewnia to informacje zwrotne z pierwszej ręki od poprzednich pracodawców i klientów.

Podczas weryfikacji kandydatów na wirtualnych asystentów należy wziąć pod uwagę jeszcze kilka rzeczy. Omówimy te następne.

Jak uniknąć problemów związanych z prawem pracy

Chociaż sugerowaliśmy sporządzenie listy pytań, które należy zadać kandydatom, jest kilka pytań, których należy unikać. Bardzo ważne jest, aby upewnić się, że przestrzegasz przepisów prawa pracy.
Oto kilka przykładów tematów uważanych za nieodpowiednie do zadawania podczas rozmowy kwalifikacyjnej:

• Cechy chronione
• Sprawy osobiste lub rodzinne
• Pytania naruszające prywatność
• Pytania, które mogą prowadzić do uprzedzeń lub dyskryminacji

Unikaj pytań niezwiązanych z kwalifikacjami zawodowymi kandydata i wynikami pracy. Zadawanie pytań w sprawach prywatnych lub poufnych również jest tabu. To, co możesz omówić, to wszystko, co odnosi się do kwalifikacji kandydata, wydajności pracy i umiejętności zawodowych.

Zachowaj tę samą ostrożność, rozmawiając z referencjami kandydata.

Znajdź idealną wirtualną asystentkę dla siebie

Poświęciłeś czas na stworzenie jasnego i zwięzłego opisu stanowiska. Masz swoich 2-3 najlepszych kandydatów. Oto kilka kluczowych obszarów, które należy wziąć pod uwagę przy dokonywaniu ostatecznego wyboru:

Umiejętności i doświadczenie

Wybierz kandydata o umiejętnościach i doświadczeniu opisanym w opisie stanowiska. Zweryfikuj biegłość w odpowiednim oprogramowaniu i innych narzędziach używanych w Twojej firmie. Jeśli oczekujesz, że Twój asystent będzie miał wiedzę branżową, porozmawiaj o tym.

Zdolność adaptacji

Zdolność adaptacji i chęć uczenia się są kluczowe na tym stanowisku. Poszukaj wirtualnego asystenta, który szybko zrozumie nowe koncepcje. Oceń, czy potrafią dostosować się do zmian bez narzekania.

Jeśli potrafią wykazać proaktywne podejście do rozwiązywania problemów, są opiekunami.

Komunikatywność i profesjonalizm

Skuteczna komunikacja jest niezbędna dla udanej współpracy. Twój wirtualny asystent powinien komunikować się jasno, szybko i profesjonalnie. Szybkość reakcji i uważność to dwie kluczowe cechy, podobnie jak umiejętność aktywnego słuchania.

Etyka pracy i rzetelność

Niezawodny wirtualny asystent wykazuje silną etykę pracy. Konsekwentnie dotrzymują terminów i zapewniają wysoką jakość pracy. Biorą odpowiedzialność za swoje zadania, wykazują inicjatywę i zwracają uwagę na szczegóły.

Skuteczne rozwiązywanie problemów

Czy kandydat ma silne umiejętności rozwiązywania problemów? Rozwiązywanie problemów przy minimalnym zamieszaniu jest ważne, ale równie ważne jest samodzielne znajdowanie rozwiązań. Wybierz kandydata, który jest zaradny, kreatywny i proaktywny w pokonywaniu przeszkód.

Zgodność

Bardzo ważne jest, aby wybrać wirtualnego asystenta, którego styl pracy i wartości są zgodne z Twoimi. Idealny kandydat chętnie pozna Twoje preferencje. Będą dobrze działać w ramach ustalonych systemów i procesów.

Zatrudnienie mniej niż idealnej wirtualnej asystentki

W idealnym świecie Twój ulubiony kandydat na wirtualnego asystenta sprawdza wszystkie pola. Rzeczywistość jest taka, że ​​rzadko można znaleźć ten idealny klejnot. Nawet idealnemu kandydatowi może brakować kilku wymagań. Przed podjęciem decyzji należy dokładnie ocenić sytuację.

Zrywacze umów

Określ, które wymagania są kluczowe dla wykonania zadań Twojego wirtualnego asystenta. Jeśli kandydat spełnia podstawowe wymagania dotyczące tej roli, rozważ pójście z nim dalej.

Chęć do nauki

Oceń chęć i zdolność wirtualnego asystenta do nauki i rozwoju. Jeśli widać silną chęć zdobycia nowych umiejętności lub dostosowania się do konkretnych potrzeb, z czasem może uda się sprostać brakującym wymaganiom.

Kompatybilność i komunikacja

Kompatybilność i dobra komunikacja sprawią, że wspólna praca będzie przyjemnością. Silne relacje, skuteczna komunikacja i zrozumienie wzajemnych oczekiwań mają kluczowe znaczenie. Bez nich trudniej będzie nawiązać pozytywne relacje w pracy.

Trening i rozwój

Czy jesteś gotów zainwestować w szkolenia i rozwój? Może być konieczne, jeśli wirtualny asystent potrzebuje pomocy z brakującymi umiejętnościami.

Ograniczenia czasowe

Weź pod uwagę ograniczenia czasowe zadań, które ma wykonać Twój wirtualny asystent. Jeśli nie jesteś elastyczny, jeśli chodzi o twoje wymagania, być może będziesz musiał znaleźć wyszkolonego wirtualnego asystenta, który może zacząć działać.

Na koniec oceń kompromisy związane z brakującymi wymaganiami. Wszechstronny wirtualny asystent z silnym zestawem umiejętności w większości obszarów może działać dobrze.

Wyszkoleni kontra niezależni wirtualni asystenci

W poszukiwaniu nowej wirtualnej asystentki natkniesz się na kandydatów z szerokim wachlarzem doświadczeń edukacyjnych i szkoleniowych. Niektórzy mają formalne szkolenie w miejscu pracy. Inni reklamują się jako freelancerzy.

Czy istnieje rozróżnienie? Krótko mówiąc, zależy to od konkretnych wymagań i kontekstu pracy lub projektu.

Oto kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę:

Umiejętności i kwalifikacje

Spójrz na umiejętności, kwalifikacje i odpowiednie doświadczenie. Formalne szkolenie nie zawsze przewyższa doświadczenie.

Historia pracy i osiągnięcia

Specjaliści ds. zasobów ludzkich mogą podkreślać historię pracy i osiągnięcia podczas oceny freelancerów. Prawdą jest, że formalne doświadczenie może pokazywać spójną historię zatrudnienia. Freelancerzy mogą wykazać się wiedzą fachową za pomocą wszechstronnego portfolio i referencji klientów.

Adaptacyjność i wszechstronność

Wyszkoleni i niezależni wirtualni asystenci często pracują z różnymi klientami i projektami. Wymaga to od nich elastyczności i wszechstronności.

Najlepsi asystenci potrafią jednocześnie obsługiwać wiele projektów. Potrafią też pracować samodzielnie.

Metody oceny

Specjaliści HR mogą stosować różne metody oceny freelancerów. Oto, co może obejmować proces oceny:

• Recenzje portfolio
• Wywiady
• Testy specyficzne dla wymaganych zadań

Natomiast kandydaci z formalnym doświadczeniem mogą przejść bardziej tradycyjne oceny, takie jak:

• Wywiady
• Kontrole referencyjne
• Weryfikacja historii zatrudnienia.

Podczas gdy szkolenie może stworzyć podstawy umiejętności i wiedzy, równie ważne jest doświadczenie w świecie rzeczywistym i profesjonalizm.

Gotowy do zatrudnienia Wirtualnej Asystentki?

Praca z wirtualnym asystentem to rewolucja dla doświadczonych właścicieli firm. Skorzystanie ze wskazówek zawartych w tym artykule pomoże Ci zatrudnić asystenta, który może pomóc w przekształceniu Twojej firmy.

Kiedy będziesz gotowy do zatrudnienia wirtualnego asystenta, FreeUp oferuje szereg usług zaprojektowanych, aby pomóc właścicielom firm takim jak Ty znaleźć idealne dopasowanie.

Zarejestruj się za darmo. W mgnieniu oka będziesz na dobrej drodze do pracy z utalentowaną asystentką, która pomoże Ci w prowadzeniu firmy.