初めての仮想アシスタントを雇う方法

中小企業を成長させるために週に 50 時間以上働いていますか? もしそうなら、あなたは良い仲間です。 最近の調査では、調査参加者の 39% が週に 60 時間働いていると回答しました。 約 15% が、サポート リソースを見つけるのが難しいことを要因として挙げています。

中小企業経営者が時間を確保できる方法の 1 つは、管理タスクをアウトソーシングすることです。 仮想アシスタントを雇って、長時間労働の一部を取り戻しましょう。

今日、私たちは初めてバーチャル アシスタントを雇用するプロセスについて調査します。 最終的にあなたの最大の財産となる可能性のある人を見つけて協力する方法を紹介します。

まず、すべてのニーズを決定します

仮想アシスタントを雇用する前に、自分のワークロードを評価することが重要です。 仮想アシスタントが貴重なサポートを提供できる特定のタスクと領域を特定します。 多くのビジネス オーナーがバーチャル アシスタントを雇用する主な理由は、生産性の向上です。

仮想アシスタントがサポートを提供できるその他の一般的な領域は次のとおりです。

• スケジュールと予定の管理
• 電子メールとコミュニケーションの管理
• 旅行の手配
• インターネット調査
• データ入力
• ソーシャルメディア管理
• 顧客サポート

時間をかけて徹底的な職務内容を作成します。 その役割に必要な責任とスキルの概要を説明する必要があります。 このステップにより、あなたのニーズやビジョンに合った仮想アシスタントを簡単に見つけることができます。

潜在的な仮想アシスタントを見つける場所

デジタル時代が到来する前、求職者は仕事を探すために新聞を閲覧していました。 彼らは直接応募したり、職業紹介所と直接交渉したりした。

今日、オンラインで仕事を探す人が増えています。 彼らは、リモート ワーカー向けに設計された幅広いプラットフォームを使用しています。

雇用主と労働者は、これらのプラットフォームを接続できる貴重なリソースと見なしています。 ビジネスオーナーとして、才能ある専門家が多様に集まっていることに気づくでしょう。

専門的なネットワークを忘れないでください。 そこからコネクションを活用できます。 仮想アシスタントを使用したことのある同僚に推奨事項を尋ねてください。

面接と適切な候補者の選択

潜在的な候補者を特定したら、面接のスケジュールを設定できます。 直接会うことはないので、ビデオ通話を選択してください。 候補者のコミュニケーションスキルとプロフェッショナリズムをよりよく理解できるようになります。

以下のことを判断するのに役立つように設計された、関連する質問のリストを用意してください。

• 候補者の経験
• タスクを処理する能力
• あなたのワークスタイルとの相性

うまく管理できた具体的なタスクについて尋ねます。 困難な状況や期限にどのように対処するかについて話します。 これにより、彼らの問題解決スキルについて貴重な洞察が得られるはずです。

リファレンスや身元調査はどうなるのでしょうか？

バーチャルアシスタントの仕事を請け負う代理店は身元調査を実施します。 参考文献もチェックします。 検索と採用のプロセスを自分で処理している場合は、オンラインで身元調査を注文できます。

必ず候補者の紹介者に連絡してください。 これにより、以前の雇用主や顧客からの直接のフィードバックが得られます。

バーチャル アシスタントの候補者を精査する際には、さらに考慮すべき点がいくつかあります。 次にそれらについて説明します。

雇用法の問題を確実に回避する方法

候補者に尋ねる質問のリストを作成することを提案しましたが、避けるべき質問もあります。 雇用法を必ず遵守することが重要です。
面接時に質問するのが不適切と考えられるトピックの例をいくつか示します。

• 保護される特性
• 個人的または家族の問題
• プライバシーを侵害する質問
• 偏見や差別につながる可能性のある質問

候補者の専門的資格や仕事の実績に関係のない質問は避けてください。 プライベートなことや機密事項について尋ねることもタブーです。 話し合える内容は、候補者の資格、仕事の実績、専門的能力に関連するものであれば何でも構いません。

候補者の参考人について話すときも同様の注意を払ってください。

あなたに最適な仮想アシスタントを見つけてください

明確かつ簡潔な職務内容の作成に時間を費やしました。 上位 2 ～ 3 人の候補者がいます。 最終的な選択を行う際に考慮すべき重要な領域をいくつか示します。

スキルと経験

職務内容に記載されているスキルと経験を持つ候補者を選択してください。 ビジネスで使用される関連ソフトウェアおよびその他のツールの習熟度を確認します。 アシスタントに業界特有の知識を期待する場合は、必ずそれについて話し合ってください。

適応性

このポジションには適応力と学習意欲が不可欠です。 新しい概念をすぐに理解できる仮想アシスタントを探してください。 不平を言わずに変化に適応できるかどうかを評価します。

問題解決に対して積極的な姿勢を見せることができれば、彼らはキーパーです。

コミュニケーションとプロフェッショナリズム

仕事上で良好な関係を築くには、効果的なコミュニケーションが不可欠です。 仮想アシスタントは、明確、迅速、そして専門的にコミュニケーションを取る必要があります。 反応力と注意力は 2 つの重要な特性ですが、積極的に聞くスキルも同様です。

労働倫理と信頼性

信頼できる仮想アシスタントは、強力な労働倫理を示します。 彼らは一貫して納期を守り、高品質の仕事を提供します。 彼らは自分の仕事に責任を持ち、主導権を示し、細部にまで注意を払います。

効果的な問題解決

候補者は優れた問題解決スキルを持っていますか? 最小限の労力で問題に対処することは重要ですが、独自に解決策を見つけることも重要です。 機知に富み、創造力があり、障害を克服することに積極的な候補者を選択してください。

互換性

自分の働き方や価値観と一致するバーチャルアシスタントを選ぶことが重要です。 理想的な候補者は、あなたの好みを喜んで理解するでしょう。 これらは、確立されたシステムやプロセス内でうまく機能します。

完璧とは言えない仮想アシスタントを雇う

完璧な世界では、あなたのお気に入りの仮想アシスタント候補者がすべてのボックスにチェックを入れます。 現実には、完璧な宝石を見つけることはほとんどありません。 理想的な候補者であっても、いくつかの要件が欠けている可能性があります。 決定を下す前に、状況を慎重に評価してください。

ディールブレーカー

仮想アシスタントのタスクを完了するためにどの要件が重要であるかを特定します。 候補者がその役割の中核要件を満たしている場合は、その候補者と進むことを検討してください。

学習意欲

仮想アシスタントの学習と成長に対する意欲と能力を評価します。 新しいスキルを習得したり、特定のニーズに適応したりする強い意欲が見られれば、やがて不足している要件を満たすことができるかもしれません。

互換性と通信

互換性があり、コミュニケーションが良好であれば、一緒に楽しく働くことができます。 強い信頼関係、効果的なコミュニケーション、そしてお互いの期待を理解することが重要です。 彼らがいないと、前向きな仕事上の関係を築くのはさらに難しくなります。

トレーニングと能力開発

トレーニングと能力開発に投資する意欲はありますか? 仮想アシスタントが不足しているスキルについてサポートを必要とする場合は、必要になる場合があります。

時間の制約

仮想アシスタントに完了させる必要があるタスクの時間制約を考慮してください。 要件に対して柔軟でない場合は、すぐに対応できる訓練を受けた仮想アシスタントを見つける必要があるかもしれません。

最後に、不足している要件に関連するトレードオフを評価します。 ほとんどの分野で強力なスキルセットを備えた、バランスの取れた仮想アシスタントがあれば、問題なく機能する可能性があります。

トレーニングを受けた仮想アシスタントとフリーランスの仮想アシスタント

新しい仮想アシスタントを探すと、幅広い教育とトレーニングの経験を持つ候補者に出会うでしょう。 正式な実地訓練を受けている人もいます。 フリーランサーとして自分自身を宣伝する人もいます。

区別はありますか？ つまり、それは仕事やプロジェクトの特定の要件と状況によって異なります。

考慮すべき要素は次のとおりです。

スキルセットと資格

スキル、資格、関連する経験を見てください。 正式なトレーニングが常に経験に勝るとは限りません。

職歴と実績

人事担当者はフリーランスを評価する際に職歴や実績を重視することがあります。 確かに、正式な経験が一貫した職歴を証明する可能性はあります。 フリーランサーは、充実したポートフォリオと顧客の声で専門知識を証明できます。

適応性と多用途性

訓練を受けたフリーランスの仮想アシスタントは、さまざまなクライアントやプロジェクトと協力することがよくあります。 そのためには、適応性と多用途性が求められます。

優秀なアシスタントは、複数のプロジェクトを同時に処理できます。 彼らは独立して働くこともできます。

評価方法

人事担当者はフリーランサーに対して異なる評価方法を使用する場合があります。 評価プロセスには次のものが含まれます。

• ポートフォリオのレビュー
• インタビュー
• 必要なタスクに特化したテスト

対照的に、正式な経験を持つ候補者は、次のようなより伝統的な評価を受ける可能性があります。

• インタビュー
• リファレンスチェック
• 職歴の確認。

トレーニングによってスキルと知識の基礎を築くことができますが、実世界の経験とプロフェッショナリズムも同様に重要です。

仮想アシスタントを雇う準備はできていますか?

仮想アシスタントを使用することは、知識豊富なビジネス オーナーにとって状況を大きく変えるものです。 この記事のヒントを活用すると、ビジネスの変革に役立つアシスタントを雇用することができます。

バーチャル アシスタントを雇う準備ができたら、FreeUp はあなたのようなビジネス オーナーが最適なアシスタントを見つけられるように設計されたさまざまなサービスを提供します。

無料でお申し込み頂けます。 すぐに、ビジネスの運営を支援してくれる有能なアシスタントと協力できるようになります。