Putaran Umpan Balik Email: Cara Kerjanya, Cara Mengaturnya, dan Beberapa Tip

Reputasi pengirim Anda memengaruhi apakah email Anda sampai di kotak masuk atau tidak. Dan sebagian besar reputasi Anda ditentukan oleh pengalaman pelanggan terhadap Anda.

Ketika mereka mempunyai pengalaman buruk, Anda akan mengalami tingkat keluhan yang lebih tinggi. Ini akan merusak reputasi Anda dan mempengaruhi kemampuan pengiriman email Anda. Namun bagaimana Anda mengetahui tingkat keluhan Anda?

Putaran umpan balik email. Inilah yang digunakan klien email seperti Outlook untuk memberi tahu layanan pemasaran email seperti EngageBay pelanggan mana yang menandai Anda (pengguna) sebagai spam.

Putaran umpan balik membantu Anda memantau tingkat keluhan dan melindungi reputasi pengirim Anda. Mereka memberi Anda data real-time yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi masalah apa pun dan mengambil tindakan untuk mengatasinya. Ini dapat mencakup mengubah konten email Anda, berhenti berlangganan pelanggan yang tidak aktif, atau meningkatkan kebersihan daftar email Anda.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari cara kerja feedback email dan segala hal yang perlu Anda ketahui tentangnya untuk meningkatkan kemampuan pengiriman email Anda.

Apa itu Putaran Umpan Balik Email?

Putaran umpan balik email memungkinkan pengirim email mengetahui saat orang mengeluh atau menandai email mereka sebagai spam. Pelanggan melaporkan email sebagai spam dan laporan tersebut dikirim ke klien email, yang kemudian mengirimkan laporan tersebut ke pengirim masing-masing.

Proses putaran umpan balik ini membantu pengirim email mengidentifikasi dan mengatasi masalah pada program email mereka, seperti tingginya tingkat keluhan atau konten email yang buruk, yang dapat memengaruhi kemampuan pengiriman dan keterlibatan email mereka.

Untuk menyiapkan umpan balik email, pengirim email harus memberikan alamat email mereka ke klien email yang ingin mereka terima umpan baliknya.

Saat penerima menandai email sebagai spam atau mengajukan keluhan, klien email mengirimkan laporan umpan balik keluhan kepada pengirim email, yang mencakup rincian tentang keluhan dan alamat email penerima.

Manfaat Menerapkan Putaran Umpan Balik Email

Berikut adalah manfaat yang dapat Anda peroleh dari penerapan putaran umpan balik email.

Peningkatan kemampuan pengiriman email

Anda dapat mengidentifikasi penerima email yang menandai pesan Anda sebagai spam atau keluhan dengan memperhatikan laporan putaran umpan balik. Setelah teridentifikasi, Anda dapat mengambil tindakan cepat untuk menyelesaikan masalah yang menyebabkan keluhan tersebut. Ini mungkin melibatkan evaluasi ulang konten email Anda, menyesuaikan frekuensi pengiriman, atau memastikan Anda hanya mengirim ke penerima yang terlibat.

Ini juga dapat membantu Anda membersihkan daftar email Anda. Anda akan menghapus penerima yang tidak aktif atau tidak terlibat, sehingga mengurangi kemungkinan email Anda ditandai sebagai spam. Audiens yang lebih kecil dan lebih terlibat lebih besar kemungkinannya menerima email di kotak masuk mereka.

Peningkatan keterlibatan dan tingkat respons

Anda dapat menganalisis data putaran umpan balik untuk memahami penerima mana yang paling terlibat dengan email Anda. Anda kemudian dapat mengelompokkan daftar email Anda berdasarkan keterlibatan ini. Misalnya, Anda dapat mengirim email lebih sering dan dipersonalisasi ke penerima yang sangat terlibat dan melibatkan kembali pelanggan yang kurang aktif dengan konten yang disesuaikan.

Laporan putaran umpan balik juga membantu Anda menentukan jenis konten yang paling sesuai dengan audiens Anda. Anda akan menentukan waktu terbaik untuk mengirim email untuk mendapatkan dampak maksimal. Penyempurnaan ini dapat meningkatkan tingkat keterlibatan dan respons secara signifikan.

Reputasi pengirim yang lebih baik

Laporan putaran umpan balik memungkinkan Anda melacak tingkat keluhan Anda. Dengan mengatasi akar penyebab keluhan dan mengurangi kejadiannya, Anda dapat mempertahankan tingkat keluhan yang rendah.

Ini merupakan faktor penting dalam membangun dan menjaga reputasi pengirim yang positif.

Mengurangi keluhan dan laporan spam

Dengan laporan putaran umpan balik, Anda dapat secara proaktif mengidentifikasi dan memperbaiki masalah dalam program email Anda. Hal ini dapat mencakup perbaikan masalah teknis yang memicu laporan spam, menyempurnakan konten agar lebih relevan dan menarik, atau memastikan bahwa permintaan berhenti berlangganan segera dipenuhi.

Terkadang, keluhan muncul akibat kesalahpahaman atau ketidakjelasan. Dengan menggunakan wawasan umpan balik, Anda dapat mengedukasi pelanggan tentang apa yang diharapkan dari email Anda, sehingga mengurangi kemungkinan keluhan yang tidak beralasan.

Baca juga: Dampak Daftar Hitam, Daftar Abu-abu, dan Daftar Putih Terhadap Keterkiriman Email Anda

Cara Mengatur Putaran Umpan Balik Email

Pilih penyedia layanan email yang tepat

Pilih penyedia layanan email yang mendukung loop umpan balik email. Fitur ini memastikan bahwa Anda dapat dengan lancar mengintegrasikan data putaran umpan balik ke dalam strategi pemasaran email Anda. Email Anda lebih mungkin mencapai kotak masuk penerima ketika penyedia layanan email Anda memiliki reputasi yang baik dengan klien email.

Hal ini dapat berdampak positif pada kemampuan pengiriman email Anda.

Beberapa putaran umpan balik mengharuskan Anda menggunakan protokol autentikasi. Jadi, penting untuk memiliki penyedia email seperti EngageBay yang memungkinkan Anda menerapkan protokol ini.

Selain itu, jika Anda sering mengirim lebih dari 50.000 email per bulan, Anda perlu bertanya kepada platform pemasaran email Anda apakah mereka dapat memberi Anda alamat IP khusus karena beberapa klien email mengharuskan Anda mengisi alamat IP Anda sendiri.

Daftar untuk putaran umpan balik

Pilih dengan hati-hati klien email yang ingin Anda terima umpan baliknya. Penyedia yang berbeda memiliki program umpan balik yang berbeda-beda, jadi memilih program yang paling relevan dengan audiens Anda sangatlah penting. Beberapa klien email utama dengan feedback loop termasuk Outlook, Yahoo, dan Gmail. Proses pendaftaran mungkin berbeda antar penyedia.

Berikut ini tautan untuk mendaftar setiap klien email:

• Yahoo: Layanan Putaran Umpan Balik Keluhan Yahoo
• Gmail: Pedoman putaran umpan balik
• Outlook: Pendaftaran putaran umpan balik Microsoft

Mendaftar untuk putaran umpan balik adalah tanggung jawab Anda sebagai pengirim email. Ini adalah cara Anda menunjukkan bahwa Anda peduli dengan masukan penerima dan ingin meningkatkan praktik email Anda. Namun, beberapa platform pemasaran email sudah terdaftar, jadi sebaiknya tanyakan juga kepada penyedia layanan email Anda.

Saya mencoba mendaftar untuk umpan balik Microsoft, dan inilah dasbor utamanya:

Pantau laporan putaran umpan balik

Periksa laporan putaran umpan balik Anda secara teratur. Frekuensi laporan ini dapat bervariasi menurut klien email, namun penting untuk terus memantau laporan tersebut agar dapat menemukan masalah sejak dini. Cari pola dalam laporan keluhan dan spam.

Apakah hal tersebut terkait dengan kampanye, konten, atau praktik pengiriman tertentu? Gunakan informasi ini untuk membuat keputusan yang tepat.

Anda kemudian dapat mengambil langkah-langkah untuk mengatasi keluhan dan laporan spam. Hal ini mungkin melibatkan evaluasi ulang konten email Anda, memastikan opsi berhenti berlangganan yang jelas, dan menyempurnakan daftar email Anda untuk mengecualikan penerima yang tidak terlibat.

Kemudian, terus perbaiki praktik pemasaran email Anda berdasarkan umpan balik yang Anda terima untuk mempertahankan reputasi pengirim yang positif dan meningkatkan kemampuan pengiriman email Anda.

Baca juga : Kebijakan Sunsetting Email 101 Untuk Pemula

Tantangan Umum pada Putaran Umpan Balik Email dan Cara Mengatasinya

Meskipun putaran umpan balik email menawarkan wawasan berharga dari umpan balik pelanggan, putaran ini juga memiliki tantangan.

Positif palsu dan negatif

Positif palsu terjadi ketika email sah salah ditandai sebagai spam, sedangkan negatif palsu terjadi ketika email spam sebenarnya tidak terdeteksi.

Bayangkan Anda berlangganan buletin yang benar-benar ingin Anda terima. Namun, sistem email secara keliru mengkategorikannya sebagai spam karena penyaringan spam yang agresif. Dalam kasus ini, buletin yang sah adalah positif palsu karena tidak seharusnya ditandai sebagai spam.

Contoh negatif palsu adalah ketika pelanggan menerima email yang terlihat sah, namun sebenarnya itu adalah upaya phishing untuk mencuri informasi pribadi mereka. Filter email mereka tidak mendeteksinya sebagai spam, sehingga mengizinkannya masuk ke kotak masuk mereka.

Ini merupakan negatif palsu karena filter gagal mengidentifikasi email berbahaya.

Anda tidak dapat mengontrol cara penerima mengklasifikasikan email mereka, namun Anda dapat meminimalkan kemungkinan kesalahan positif dengan mengikuti praktik terbaik seperti menggunakan baris subjek yang jelas, dan memberikan opsi berhenti berlangganan yang mudah.

Untuk negatif palsu, Anda harus secara teratur memeriksa laporan umpan balik Anda untuk mengetahui adanya laporan spam yang terlewat dan mengatasinya.

Laporan putaran umpan balik yang tidak konsisten

Klien email yang berbeda mungkin memiliki proses putaran umpan balik dan format pelaporan yang berbeda-beda. Hal ini dapat mempersulit pengelolaan dan analisis data putaran umpan balik.

Anda harus bersiap menghadapi variasi ini dan menyesuaikan proses Anda. Anda dapat memanfaatkan alat penyedia layanan email yang dapat menggabungkan laporan putaran umpan balik dari berbagai sumber dan membantu menyederhanakan prosesnya.

Persyaratan putaran umpan balik khusus ISP

Setiap ISP mungkin memiliki persyaratan dan prosedur khusus untuk mengatur putaran umpan balik. Melacak persyaratan ini bisa sangat melelahkan. Anda harus meneliti dan memahami persyaratan putaran umpan balik dari ISP yang Anda minati (tautan yang saya berikan sebelumnya dapat membantu).

Misalnya, beberapa ISP mungkin mengharuskan Anda mendaftarkan domain atau alamat IP Anda pada mereka, sementara ISP lain mungkin mengharuskan Anda memberikan informasi tambahan, seperti informasi kontak atau kredensial autentikasi.

Baca juga: Mengungkap Rahasia Reputasi Pengirim Email

Kiat untuk Memaksimalkan Manfaat Putaran Umpan Balik Email

Berikut beberapa tip yang dapat Anda gunakan untuk memanfaatkan manfaat putaran umpan balik email.

Menganalisis data putaran umpan balik untuk meningkatkan kampanye email

Data putaran umpan balik adalah kompas Anda. Hal ini memberikan wawasan berharga mengenai apa yang berhasil dan apa yang tidak. Tinjau data ini secara berkala untuk memahami keluhan penerima, laporan spam, dan tren.

Anda juga dapat mengidentifikasi masalah yang berulang. Apakah jenis email tertentu lebih mungkin memicu keluhan? Apakah ada waktu tertentu ketika laporan spam meningkat? Menemukan pola-pola ini dapat membantu Anda menentukan dan menyelesaikan masalah.

Ini akan membantu Anda membuat keputusan berdasarkan informasi dan data untuk menyempurnakan kampanye email Anda. Sesuaikan konten email Anda, frekuensi pengiriman, dan penargetan berdasarkan data putaran umpan balik.

Menyegmentasikan daftar email berdasarkan data putaran umpan balik

Data putaran umpan balik membantu Anda mengelompokkan daftar email Anda berdasarkan tingkat keterlibatan pelanggan.

Ini memungkinkan Anda untuk memenuhi preferensi audiens yang berbeda. Pelanggan yang memiliki keterlibatan tinggi mungkin menerima email yang lebih sering dan dipersonalisasi, sementara pelanggan yang kurang terlibat dapat berinteraksi kembali dengan konten yang disesuaikan.

Data ini juga memberi tahu Anda tentang cara menyempurnakan strategi segmentasi Anda. Jadi, Anda akan mengirimkan konten relevan yang mempertahankan minat pelanggan.

Personalisasi konten email untuk meningkatkan keterlibatan

Personalisasi lebih dari sekadar menyapa penerima dengan nama depan mereka. Ini melibatkan penyesuaian konten email berdasarkan preferensi penerima, interaksi sebelumnya, dan perilaku. Hal ini membuat penerima merasa dihargai dan meningkatkan kemungkinan keterlibatan.

Namun meskipun umpan balik email terutama berfokus pada identifikasi keluhan dan laporan spam, data keterlibatan yang diberikan dapat digunakan bersama dengan upaya personalisasi.

Misalnya, jika Anda melihat pelanggan yang sebelumnya berinteraksi secara positif dengan email Anda tiba-tiba mulai menandainya sebagai spam (seperti yang ditunjukkan dalam laporan putaran umpan balik), perubahan perilaku ini dapat memicu kampanye keterlibatan kembali yang dipersonalisasi untuk mengatasi kekhawatiran atau preferensi mereka.

Menguji dan mengoptimalkan kampanye email untuk hasil yang lebih baik

Penting untuk terus bereksperimen dengan berbagai elemen email Anda untuk memahami apa yang sesuai dengan audiens Anda.

Hal ini dapat melengkapi penggunaan data putaran umpan balik. Dengan menguji variasi email Anda dan menganalisis hasilnya, Anda dapat menyempurnakan konten dan strategi email Anda berdasarkan preferensi dan perilaku pelanggan, yang mungkin diinformasikan oleh data putaran umpan balik.

Misalnya, pengujian A/B dapat dijalankan pada versi email yang berbeda untuk mengetahui versi email mana yang mendapat lebih sedikit keluhan dan keterlibatan lebih tinggi, berdasarkan data putaran umpan balik.

Baca juga: Memprioritaskan Kualitas Daftar Email: Jalan Menuju Tingkat Terbuka yang Lebih Tinggi

Kesimpulan

Menggunakan loop umpan balik email penting jika Anda ingin meningkatkan reputasi pengirim, kemampuan pengiriman email, dan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Kiat kami untuk memaksimalkan manfaat putaran umpan balik email menekankan pengambilan keputusan berdasarkan data, konten yang dipersonalisasi, dan optimalisasi kampanye email.

Meskipun praktik ini tidak hanya berlaku pada feedback loop, praktik ini sejalan dengan tujuan umum untuk menciptakan pengalaman email yang lebih bermakna dan relevan bagi penerima.