حلقات ردود الفعل عبر البريد الإلكتروني: كيف تعمل، وكيفية إعدادها، وبعض النصائح

تؤثر سمعة المرسل على ما إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تصل إلى البريد الوارد أم لا. ويعود جزء كبير من سمعتك إلى تجربة المشتركين معك.

عندما يكون لديهم تجربة سيئة، فسوف تواجه معدلات شكوى أعلى. سيؤدي هذا إلى الإضرار بسمعتك ويؤثر على إمكانية تسليم بريدك الإلكتروني. ولكن كيف ستعرف معدلات شكواك؟

حلقات ردود الفعل عبر البريد الإلكتروني. هذا هو ما يستخدمه عملاء البريد الإلكتروني مثل Outlook لإخبار خدمات التسويق عبر البريد الإلكتروني مثل EngageBay بالمشتركين الذين وضعوا علامة عليك (المستخدم) على أنها بريد عشوائي.

تساعدك حلقات التعليقات على مراقبة معدلات شكاواك وحماية سمعة المرسل. إنها توفر لك بيانات في الوقت الفعلي يمكنك استخدامها لتحديد أي مشكلات واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها. يمكن أن يشمل ذلك تغيير محتوى بريدك الإلكتروني، أو إلغاء اشتراك المشتركين غير النشطين، أو تحسين نظافة قائمة بريدك الإلكتروني.

في هذه المقالة، ستتعرف على كيفية عمل حلقات تعليقات البريد الإلكتروني وكل ما تحتاج إلى معرفته عنها لتحسين إمكانية تسليم بريدك الإلكتروني.

ما هي حلقة تعليقات البريد الإلكتروني؟

تتيح حلقة تعليقات البريد الإلكتروني لمرسلي البريد الإلكتروني معرفة متى يشتكي الأشخاص أو يضعون علامة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم كرسائل غير مرغوب فيها. يقوم المشتركون بالإبلاغ عن رسالة بريد إلكتروني كرسالة غير مرغوب فيها ويتم إرسال التقرير إلى عميل البريد الإلكتروني، الذي يرسل التقرير بعد ذلك إلى المرسل المعني.

تساعد عملية حلقة الملاحظات هذه مرسلي البريد الإلكتروني على تحديد ومعالجة المشكلات المتعلقة ببرنامج البريد الإلكتروني الخاص بهم، مثل معدلات الشكاوى المرتفعة أو محتوى البريد الإلكتروني السيئ، والتي قد تؤثر على إمكانية تسليم البريد الإلكتروني والمشاركة.

لإعداد حلقة تعليقات البريد الإلكتروني، يجب على مرسلي البريد الإلكتروني تقديم عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم إلى عملاء البريد الإلكتروني الذين يرغبون في تلقي التعليقات منهم.

عندما يقوم مستلم بوضع علامة على رسالة بريد إلكتروني كرسالة غير مرغوب فيها أو تقديم شكوى، يرسل عميل البريد الإلكتروني تقريرًا بالتعليقات على الشكوى إلى مرسل البريد الإلكتروني، والذي يتضمن تفاصيل حول الشكوى وعنوان البريد الإلكتروني للمستلم.

فوائد تنفيذ حلقة ردود الفعل عبر البريد الإلكتروني

فيما يلي الفوائد التي يمكنك الحصول عليها من تنفيذ حلقة التعليقات عبر البريد الإلكتروني.

تحسين إمكانية تسليم البريد الإلكتروني

يمكنك تحديد مستلمي البريد الإلكتروني الذين يضعون علامة على رسائلك كرسائل غير مرغوب فيها أو يشكون من خلال مراقبة تقارير حلقة التعليقات. بمجرد تحديدها، يمكنك اتخاذ إجراء سريع لحل المشكلات التي تسبب هذه الشكاوى. قد يتضمن ذلك إعادة تقييم محتوى بريدك الإلكتروني، أو ضبط ترددات الإرسال، أو التأكد من أنك ترسل فقط إلى المستلمين المشاركين.

يمكن أن يساعدك أيضًا في تنظيف قوائم البريد الإلكتروني الخاصة بك. ستقوم بإزالة المستلمين غير النشطين أو غير المشاركين، مما يقلل من فرص وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كرسائل غير مرغوب فيها. من المرجح أن يتلقى الجمهور الأصغر والأكثر تفاعلاً رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بهم.

زيادة معدلات المشاركة والاستجابة

يمكنك تحليل بيانات حلقة التعليقات لفهم المستلمين الأكثر تفاعلاً مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكنك بعد ذلك تقسيم قوائم البريد الإلكتروني الخاصة بك بناءً على هذه المشاركة. على سبيل المثال، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني أكثر تكرارًا وتخصيصًا إلى المستلمين ذوي التفاعل العالي وإعادة جذب المشتركين الأقل نشاطًا بمحتوى مخصص.

تساعدك تقارير حلقة التعليقات أيضًا على تحديد أنواع المحتوى التي تلقى صدى أكبر لدى جمهورك. ستحدد أفضل الأوقات لإرسال رسائل البريد الإلكتروني لتحقيق أقصى قدر من التأثير. يمكن أن يؤدي هذا الضبط الدقيق إلى تعزيز معدلات المشاركة والاستجابة بشكل كبير.

سمعة أفضل للمرسل

تسمح لك تقارير حلقة ردود الفعل بتتبع معدلات شكواك. من خلال معالجة الأسباب الجذرية للشكاوى والحد من حدوثها، يمكنك الحفاظ على معدل شكوى منخفض.

يعد هذا عاملاً حاسماً في بناء سمعة المرسل الإيجابية والحفاظ عليها.

تقليل الشكاوى وتقارير البريد العشوائي

باستخدام تقارير حلقة الملاحظات، يمكنك تحديد المشكلات وتصحيحها بشكل استباقي داخل برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك. وقد يشمل ذلك إصلاح المشكلات الفنية التي تؤدي إلى الإبلاغ عن البريد العشوائي، أو تحسين المحتوى لجعله أكثر صلة وجاذبية، أو ضمان تلبية طلبات إلغاء الاشتراك على الفور.

في بعض الأحيان، تنشأ الشكاوى بسبب سوء الفهم أو عدم الوضوح. باستخدام رؤى حلقة ردود الفعل، يمكنك تثقيف المشتركين حول ما يمكن توقعه من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، مما يقلل من احتمالية الشكاوى غير المبررة.

اقرأ أيضًا: تأثير القوائم السوداء والقوائم الرمادية والقوائم البيضاء على إمكانية تسليم بريدك الإلكتروني

كيفية إعداد حلقة تعليقات البريد الإلكتروني

حدد مزود خدمة البريد الإلكتروني المناسب

اختر موفر خدمة بريد إلكتروني يدعم حلقات تعليقات البريد الإلكتروني. تضمن هذه الميزة إمكانية دمج بيانات حلقة التعليقات بسلاسة في استراتيجية التسويق عبر البريد الإلكتروني لديك. من المرجح أن تصل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى صناديق البريد الوارد للمستلمين عندما يتمتع مزود خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك بسمعة طيبة لدى عملاء البريد الإلكتروني.

يمكن أن يؤثر هذا بشكل إيجابي على إمكانية تسليم بريدك الإلكتروني.

تحتاج بعض حلقات الملاحظات إلى استخدام بروتوكولات المصادقة. لذلك، من المهم وجود مزود بريد إلكتروني مثل EngageBay يسمح لك بتنفيذ هذه البروتوكولات.

أيضًا، إذا كنت ترسل بشكل متكرر أكثر من 50000 رسالة بريد إلكتروني شهريًا، فستحتاج إلى أن تسأل منصة التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاصة بك عما إذا كان بإمكانها تزويدك بعنوان IP مخصص لأن بعض عملاء البريد الإلكتروني يطلبون منك ملء عنوان IP الخاص بك.

سجل للحصول على حلقات ردود الفعل

اختر بعناية عملاء البريد الإلكتروني الذين ترغب في تلقي التعليقات منهم. لدى مقدمي الخدمة المختلفين برامج مختلفة لردود الفعل، لذا يعد اختيار البرامج الأكثر صلة بجمهورك أمرًا ضروريًا. تتضمن بعض برامج البريد الإلكتروني الرئيسية التي تحتوي على حلقات التعليقات Outlook وYahoo وGmail. قد تختلف عمليات التسجيل بين مقدمي الخدمة.

فيما يلي الروابط للتسجيل لكل عميل بريد إلكتروني:

• ياهو: خدمة ردود فعل شكوى ياهو
• Gmail: إرشادات حلقة التعليقات
• Outlook: تسجيل حلقة تعليقات Microsoft

إن التسجيل في حلقات التعليقات هو مسؤوليتك كمرسل بريد إلكتروني. إنها طريقتك لإظهار اهتمامك بتعليقات المستلمين ورغبتك في تحسين ممارسات البريد الإلكتروني لديك. ومع ذلك، فإن بعض منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني مسجلة بالفعل، لذا من الأفضل أيضًا أن تسأل مزود خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك.

لقد حاولت الاشتراك في حلقة تعليقات Microsoft، وإليك لوحة المعلومات الرئيسية:

مراقبة تقارير حلقة ردود الفعل

تحقق بانتظام من تقارير حلقة ردود الفعل الخاصة بك. يمكن أن يختلف تكرار هذه التقارير حسب عميل البريد الإلكتروني، ولكن من المهم أن تظل مطلعًا عليها لاكتشاف المشكلات مبكرًا. ابحث عن الأنماط في الشكاوى وتقارير البريد العشوائي.

هل هي مرتبطة بحملات أو محتوى أو ممارسات إرسال محددة؟ استخدم هذه المعلومات لاتخاذ قرارات مستنيرة.

يمكنك بعد ذلك اتخاذ خطوات لمعالجة الشكاوى وتقارير البريد العشوائي. قد يتضمن ذلك إعادة تقييم محتوى بريدك الإلكتروني، والتأكد من خيارات إلغاء الاشتراك الواضحة، وتحسين قائمة بريدك الإلكتروني لاستبعاد المستلمين غير المشاركين.

بعد ذلك، قم بتحسين ممارسات التسويق عبر البريد الإلكتروني بشكل مستمر بناءً على التعليقات التي تتلقاها للحفاظ على سمعة المرسل الإيجابية وتحسين إمكانية تسليم بريدك الإلكتروني.

اقرأ أيضًا: سياسة الغروب للبريد الإلكتروني 101 للمبتدئين

التحديات الشائعة المتعلقة بحلقات ردود الفعل عبر البريد الإلكتروني وكيفية التغلب عليها

على الرغم من أن حلقات تعليقات البريد الإلكتروني تقدم رؤى قيمة من تعليقات المشتركين، إلا أنها تأتي مصحوبة بالتحديات.

الإيجابيات والسلبيات الكاذبة

تحدث النتائج الإيجابية الكاذبة عندما يتم تصنيف رسائل البريد الإلكتروني المشروعة عن طريق الخطأ على أنها رسائل غير مرغوب فيها، بينما تحدث النتائج السلبية الكاذبة عندما لا يتم اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني العشوائية الفعلية.

تخيل أنك اشتركت في رسالة إخبارية تريد تلقيها حقًا. ومع ذلك، فإن نظام البريد الإلكتروني يصنفها عن طريق الخطأ على أنها بريد عشوائي بسبب التصفية الصارمة للبريد العشوائي. في هذه الحالة، تعتبر الرسالة الإخبارية الشرعية إيجابية كاذبة لأنه لا ينبغي أن يتم وضع علامة عليها كرسالة غير مرغوب فيها.

مثال على النتيجة السلبية الكاذبة هو عندما يتلقى المشتركون رسالة بريد إلكتروني تبدو مشروعة، ولكنها في الواقع محاولة تصيد لسرقة معلوماتهم الشخصية. ولا يكتشف عامل تصفية البريد الإلكتروني الخاص بهم أنه بريد عشوائي، مما يسمح له بالدخول إلى صندوق الوارد الخاص بهم.

هذه نتيجة سلبية خاطئة لأن عامل التصفية فشل في التعرف على البريد الإلكتروني الضار.

لا يمكنك التحكم في كيفية تصنيف المستلمين لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم، ولكن يمكنك تقليل فرص النتائج الإيجابية الكاذبة من خلال الالتزام بأفضل الممارسات مثل استخدام سطور موضوع واضحة وتوفير خيارات سهلة لإلغاء الاشتراك.

بالنسبة للنتائج السلبية الخاطئة، يجب عليك التحقق بانتظام من تقارير حلقة التعليقات الخاصة بك بحثًا عن أي تقارير غير مرغوب فيها لم يتم الرد عليها ومعالجتها.

تقارير حلقة ردود الفعل غير متناسقة

قد يكون لدى عملاء البريد الإلكتروني المختلفين عمليات حلقة تعليقات وتنسيقات تقارير مختلفة. وهذا يمكن أن يجعل من الصعب إدارة وتحليل بيانات حلقة التغذية الراجعة.

يجب أن تكون مستعدًا لهذه الاختلافات وأن تكيف عملياتك وفقًا لذلك. يمكنك الاستفادة من أدوات موفر خدمة البريد الإلكتروني التي يمكنها دمج تقارير حلقة التعليقات من مصادر مختلفة والمساعدة في تبسيط العملية.

متطلبات حلقة ردود الفعل الخاصة بمزود خدمة الإنترنت

قد يكون لدى كل مزود خدمة إنترنت متطلبات وإجراءات محددة لإعداد حلقات التغذية الراجعة. يمكن أن يكون تتبع هذه المتطلبات أمرًا مربكًا. يجب عليك البحث وفهم متطلبات حلقة التعليقات الخاصة بمزودي خدمة الإنترنت الذين تهتم بهم (الروابط التي قدمتها سابقًا يمكن أن تساعدك).

على سبيل المثال، قد يطلب بعض موفري خدمة الإنترنت تسجيل المجال أو عنوان IP الخاص بك معهم، بينما قد يطلب البعض الآخر منك تقديم معلومات إضافية، مثل معلومات الاتصال أو بيانات اعتماد المصادقة.

اقرأ أيضًا: كشف أسرار سمعة مرسل البريد الإلكتروني

نصائح لتعظيم فوائد حلقات تعليقات البريد الإلكتروني

فيما يلي بعض النصائح التي يمكنك استخدامها للاستفادة من فوائد حلقات التعليقات عبر البريد الإلكتروني.

تحليل بيانات حلقة ردود الفعل لتحسين حملات البريد الإلكتروني

بيانات حلقة التغذية الراجعة هي بوصلتك. فهو يوفر رؤى قيمة حول ما ينجح وما لا ينجح. قم بمراجعة هذه البيانات بانتظام لفهم شكاوى المستلمين وتقارير البريد العشوائي والاتجاهات.

يمكنك أيضًا تحديد المشكلات المتكررة. هل من المرجح أن تؤدي أنواع معينة من رسائل البريد الإلكتروني إلى إثارة الشكاوى؟ هل هناك وقت معين من اليوم تزداد فيه بلاغات البريد العشوائي؟ يمكن أن يساعدك اكتشاف هذه الأنماط في تحديد المشكلات وحلها.

سيساعدك هذا على اتخاذ قرارات مستنيرة ومبنية على البيانات لضبط حملات البريد الإلكتروني الخاصة بك. اضبط محتوى بريدك الإلكتروني وتكرار الإرسال والاستهداف بناءً على ما تكشفه بيانات حلقة التعليقات.

تجزئة قوائم البريد الإلكتروني بناءً على بيانات حلقة التعليقات

تساعدك بيانات حلقة ردود الفعل على تقسيم قوائم البريد الإلكتروني الخاصة بك بناءً على مستويات مشاركة المشتركين.

وهذا يسمح لك بتلبية تفضيلات الجمهور المختلفة. قد يتلقى المشتركون الأكثر تفاعلاً رسائل بريد إلكتروني أكثر تكرارًا وتخصيصًا، في حين يمكن إعادة تفاعل المشتركين الأقل تفاعلاً مع محتوى مخصص.

تُعلمك هذه البيانات أيضًا بكيفية تحسين استراتيجية التجزئة الخاصة بك. لذا، سترسل محتوى ذي صلة يحافظ على اهتمام المشتركين.

تخصيص محتوى البريد الإلكتروني لتحسين المشاركة

يتجاوز التخصيص مجرد مخاطبة المستلمين بأسمائهم الأولى. يتضمن تخصيص محتوى البريد الإلكتروني بناءً على تفضيلات المستلم والتفاعلات السابقة والسلوك. وهذا يجعل المتلقين يشعرون بالتقدير ويزيد من احتمالية المشاركة.

ولكن بينما تركز حلقات تعليقات البريد الإلكتروني في المقام الأول على تحديد الشكاوى وتقارير البريد العشوائي، فإن بيانات المشاركة التي توفرها يمكن استخدامها جنبًا إلى جنب مع جهود التخصيص.

على سبيل المثال، إذا لاحظت أن أحد المشتركين الذين تفاعلوا سابقًا بشكل إيجابي مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك يبدأ فجأة في وضع علامة عليها كرسائل غير مرغوب فيها (كما هو موضح في تقارير حلقة التعليقات)، فقد يؤدي هذا التحول في السلوك إلى إطلاق حملة إعادة مشاركة مخصصة لمعالجة مخاوفه أو تفضيلاته.

اختبار وتحسين حملات البريد الإلكتروني للحصول على نتائج أفضل

من المهم تجربة عناصر مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني بشكل مستمر لفهم ما يلقى صدى لدى جمهورك.

وهذا يمكن أن يكمل استخدام بيانات حلقة التغذية الراجعة. من خلال اختبار الأشكال المختلفة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتحليل النتائج، يمكنك تحسين محتوى بريدك الإلكتروني واستراتيجياته بناءً على تفضيلات المشترك وسلوكياته، والتي قد تكون مستمدة من بيانات حلقة التعليقات.

على سبيل المثال، يمكن إجراء اختبارات أ/ب على إصدارات مختلفة من البريد الإلكتروني لمعرفة أي منها يحصل على عدد أقل من الشكاوى وتفاعل أعلى، بناءً على بيانات حلقة التعليقات.

اقرأ أيضًا: تحديد أولويات جودة قائمة البريد الإلكتروني: الطريق إلى معدلات فتح أعلى

خاتمة

يعد استخدام حلقات تعليقات البريد الإلكتروني أمرًا مهمًا إذا كنت ترغب في تحسين سمعة المرسل وإمكانية تسليم البريد الإلكتروني وتجربة المشترك الإجمالية.

تؤكد نصائحنا لتحقيق أقصى قدر من فوائد حلقات التعليقات عبر البريد الإلكتروني على اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات، والمحتوى المخصص، وتحسين حملات البريد الإلكتروني.

على الرغم من أن هذه الممارسات لا تقتصر على حلقات التعليقات، إلا أنها تتوافق مع الهدف الشامل المتمثل في إنشاء تجربة بريد إلكتروني أكثر فائدة وملاءمة للمستلمين.