Loops de feedback por e-mail: como funcionam, como configurá-los e algumas dicas

A reputação do remetente influencia se seus e-mails chegam ou não à caixa de entrada. E grande parte da sua reputação se resume à experiência que seus assinantes têm com você.

Quando eles têm uma experiência ruim, você terá taxas de reclamação mais altas. Isso prejudicará sua reputação e afetará a capacidade de entrega do e-mail. Mas como você saberá suas taxas de reclamação?

Ciclos de feedback por e-mail. Isso é o que clientes de e-mail como o Outlook usam para informar aos serviços de marketing por e-mail como o EngageBay quais assinantes marcaram você (o usuário) como spam.

Os ciclos de feedback ajudam você a monitorar suas taxas de reclamação e proteger a reputação do remetente. Eles fornecem dados em tempo real que você pode usar para identificar quaisquer problemas e tomar medidas para resolvê-los. Isso pode incluir alterar o conteúdo do seu e-mail, cancelar a inscrição de assinantes inativos ou melhorar a higiene da sua lista de e-mail.

Neste artigo, você aprenderá como funcionam os ciclos de feedback por e-mail e tudo o que você precisa saber sobre eles para melhorar a capacidade de entrega do e-mail.

O que é um ciclo de feedback por e-mail?

Um ciclo de feedback por e-mail permite que os remetentes de e-mail saibam quando as pessoas reclamam ou marcam seus e-mails como spam. Os assinantes denunciam um e-mail como spam e o relatório é enviado ao cliente de e-mail, que então o envia ao respectivo remetente.

Esse processo de ciclo de feedback ajuda os remetentes de e-mail a identificar e resolver problemas com seu programa de e-mail, como altas taxas de reclamações ou conteúdo de e-mail insatisfatório, que podem afetar a capacidade de entrega e o envolvimento do e-mail.

Para configurar um ciclo de feedback por e-mail, os remetentes de e-mail devem fornecer seus endereços de e-mail aos clientes de e-mail dos quais desejam receber feedback.

Quando um destinatário marca um email como spam ou registra uma reclamação, o cliente de email envia um relatório de feedback da reclamação ao remetente do email, que inclui detalhes sobre a reclamação e o endereço de email do destinatário.

Benefícios da implementação de um ciclo de feedback por e-mail

Aqui estão os benefícios que você pode obter com a implementação de um ciclo de feedback por e-mail.

Melhor capacidade de entrega de e-mail

Você pode identificar destinatários de e-mail que estão marcando suas mensagens como spam ou reclamando, observando os relatórios de feedback. Uma vez identificado, você poderá tomar medidas imediatas para resolver os problemas que causam essas reclamações. Isso pode envolver a reavaliação do conteúdo do seu e-mail, o ajuste da frequência de envio ou a garantia de que você está enviando apenas para destinatários engajados.

Também pode ajudá-lo a limpar suas listas de e-mail. Você removerá destinatários inativos ou não engajados, reduzindo as chances de seus e-mails serem marcados como spam. Um público menor e mais engajado tem maior probabilidade de receber e-mails em sua caixa de entrada.

Maior engajamento e taxas de resposta

Você pode analisar os dados do ciclo de feedback para entender quais destinatários estão mais envolvidos com seus e-mails. Você pode então segmentar suas listas de e-mail com base nesse envolvimento. Por exemplo, você pode enviar e-mails mais frequentes e personalizados para destinatários altamente engajados e reconquistar assinantes menos ativos com conteúdo personalizado.

Os relatórios de ciclo de feedback também ajudam a identificar os tipos de conteúdo que mais repercutem em seu público. Você determinará os melhores horários para enviar e-mails para obter o máximo impacto. Esse ajuste fino pode aumentar significativamente as taxas de engajamento e resposta.

Melhor reputação do remetente

Os relatórios de ciclo de feedback permitem que você acompanhe suas taxas de reclamação. Ao abordar as causas profundas das reclamações e reduzir a sua ocorrência, pode manter uma baixa taxa de reclamações.

Este é um fator crítico na construção e preservação de uma reputação positiva do remetente.

Redução de reclamações e relatórios de spam

Com relatórios de ciclo de feedback, você pode identificar e corrigir proativamente problemas em seu programa de e-mail. Isso pode incluir a correção de problemas técnicos que acionam relatórios de spam, o refinamento do conteúdo para torná-lo mais relevante e envolvente ou a garantia de que as solicitações de cancelamento de assinatura sejam prontamente atendidas.

Às vezes, surgem reclamações devido a mal-entendidos ou falta de clareza. Ao usar insights do ciclo de feedback, você pode educar seus assinantes sobre o que esperar de seus e-mails, reduzindo a probabilidade de reclamações injustificadas.

Leia também: O impacto das listas negras, listas cinza e listas brancas na capacidade de entrega de seu e-mail

Como configurar um ciclo de feedback por e-mail

Selecione o provedor de serviços de e-mail certo

Escolha um provedor de serviços de e-mail que ofereça suporte a ciclos de feedback por e-mail. Esse recurso garante que você possa integrar perfeitamente os dados do ciclo de feedback em sua estratégia de marketing por e-mail. É mais provável que seus e-mails cheguem às caixas de entrada dos destinatários quando seu provedor de serviços de e-mail tiver uma boa reputação junto aos clientes de e-mail.

Isso pode impactar positivamente a capacidade de entrega do seu e-mail.

Alguns ciclos de feedback exigem que você use protocolos de autenticação. Portanto, é importante ter um provedor de e-mail como o EngageBay que permite implementar esses protocolos.

Além disso, se você envia frequentemente mais de 50.000 e-mails por mês, você precisa perguntar à sua plataforma de e-mail marketing se eles podem fornecer um endereço IP dedicado, porque alguns clientes de e-mail precisam que você preencha seu próprio endereço IP.

Registre-se para ciclos de feedback

Escolha cuidadosamente os clientes de e-mail dos quais deseja receber feedback. Diferentes provedores têm programas variados de feedback, portanto, é essencial escolher aqueles mais relevantes para o seu público. Alguns dos principais clientes de e-mail com ciclos de feedback incluem Outlook, Yahoo e Gmail. Os processos de registro podem variar entre os provedores.

Aqui estão os links para se registrar para cada cliente de e-mail:

• Yahoo: Serviço de loop de feedback de reclamações do Yahoo
• Gmail: diretriz sobre ciclo de feedback
• Outlook: registro do ciclo de feedback da Microsoft

O registro para ciclos de feedback é de sua responsabilidade como remetente de e-mail. É a sua maneira de mostrar que você se preocupa com o feedback dos destinatários e deseja melhorar suas práticas de e-mail. No entanto, algumas plataformas de email marketing já estão registradas, então também é melhor perguntar ao seu provedor de serviços de email.

Tentei me inscrever no ciclo de feedback da Microsoft e aqui está o painel principal:

Monitore relatórios de ciclo de feedback

Verifique regularmente seus relatórios de ciclo de feedback. A frequência desses relatórios pode variar de acordo com o cliente de e-mail, mas é importante mantê-los atualizados para detectar problemas com antecedência. Procure padrões em reclamações e relatórios de spam.

Eles estão relacionados a campanhas, conteúdos ou práticas de envio específicos? Use essas informações para tomar decisões informadas.

Você pode então tomar medidas para lidar com reclamações e relatórios de spam. Isso pode envolver a reavaliação do conteúdo do seu e-mail, garantindo opções claras de cancelamento de assinatura e refinando sua lista de e-mail para excluir destinatários não engajados.

Em seguida, refine continuamente suas práticas de marketing por email com base no feedback que você recebe para manter uma reputação de remetente positiva e melhorar a capacidade de entrega do email.

Leia também: Política de descontinuação de e-mail 101 para iniciantes

Desafios comuns com ciclos de feedback por e-mail e como superá-los

Embora os ciclos de feedback por e-mail ofereçam insights valiosos a partir do feedback dos assinantes, eles trazem desafios.

Falsos positivos e negativos

Falsos positivos ocorrem quando e-mails legítimos são erroneamente marcados como spam, enquanto falsos negativos acontecem quando e-mails de spam reais não são detectados.

Imagine que você assina um boletim informativo que realmente deseja receber. No entanto, o sistema de e-mail categoriza-o erroneamente como spam devido à filtragem agressiva de spam. Neste caso, o boletim informativo legítimo é um falso positivo porque não deveria ter sido marcado como spam.

Um exemplo de falso negativo é quando os assinantes recebem um e-mail que parece legítimo, mas na verdade é uma tentativa de phishing para roubar suas informações pessoais. O filtro de e-mail deles não o detecta como spam, permitindo-o entrar na caixa de entrada.

Este é um falso negativo porque o filtro não conseguiu identificar um e-mail malicioso.

Você não pode controlar como os destinatários classificam seus e-mails, mas pode minimizar as chances de falsos positivos aderindo às práticas recomendadas, como usar linhas de assunto claras e fornecer opções fáceis de cancelamento de assinatura.

Para falsos negativos, você deve verificar regularmente seus relatórios de ciclo de feedback em busca de relatórios de spam perdidos e resolvê-los.

Relatórios de ciclo de feedback inconsistentes

Diferentes clientes de e-mail podem ter diferentes processos de feedback e formatos de relatórios. Isso pode dificultar o gerenciamento e a análise dos dados do ciclo de feedback.

Você deve estar preparado para essas variações e adaptar seus processos de acordo. Você pode aproveitar as ferramentas do provedor de serviços de e-mail que podem consolidar relatórios de ciclo de feedback de várias fontes e ajudar a agilizar o processo.

Requisitos de ciclo de feedback específicos do ISP

Cada ISP pode ter requisitos e procedimentos específicos para configurar ciclos de feedback. Acompanhar esses requisitos pode ser cansativo. Você deve pesquisar e compreender os requisitos do ciclo de feedback dos ISPs nos quais está interessado (os links que forneci anteriormente podem ajudar).

Por exemplo, alguns ISPs podem exigir que você registre seu domínio ou endereço IP, enquanto outros podem exigir que você forneça informações adicionais, como informações de contato ou credenciais de autenticação.

Leia também: Desvendando os segredos da reputação do remetente de e-mail

Dicas para maximizar os benefícios dos ciclos de feedback por e-mail

Aqui estão algumas dicas que você pode usar para aproveitar os benefícios dos ciclos de feedback por e-mail.

Analisando dados do ciclo de feedback para melhorar campanhas de e-mail

Os dados do ciclo de feedback são a sua bússola. Ele fornece informações valiosas sobre o que funciona e o que não funciona. Revise regularmente esses dados para entender as reclamações dos destinatários, os relatórios de spam e as tendências.

Você também pode identificar problemas recorrentes. Certos tipos de e-mail têm maior probabilidade de gerar reclamações? Existe um horário específico do dia em que os relatórios de spam aumentam? Identificar esses padrões pode ajudá-lo a identificar e resolver problemas.

Isso o ajudará a tomar decisões informadas e baseadas em dados para ajustar suas campanhas de e-mail. Ajuste o conteúdo do seu e-mail, a frequência de envio e a segmentação com base no que os dados do ciclo de feedback revelam.

Segmentação de listas de e-mail com base em dados do ciclo de feedback

Os dados do ciclo de feedback ajudam a segmentar suas listas de e-mail com base nos níveis de envolvimento do assinante.

Isso permite que você atenda às diferentes preferências do público. Assinantes altamente engajados podem receber e-mails mais frequentes e personalizados, enquanto os menos engajados podem se engajar novamente com conteúdo personalizado.

Esses dados também informam como refinar sua estratégia de segmentação. Assim, você estará enviando conteúdo relevante que mantenha o interesse do assinante.

Personalizando o conteúdo do e-mail para melhorar o engajamento

A personalização vai além de abordar os destinatários pelo primeiro nome. Envolve a personalização do conteúdo do e-mail com base nas preferências do destinatário, nas interações anteriores e no comportamento. Isso faz com que os destinatários se sintam valorizados e aumenta a probabilidade de engajamento.

Mas embora os ciclos de feedback por e-mail se concentrem principalmente na identificação de reclamações e relatórios de spam, os dados de engajamento que eles fornecem podem ser usados ​​em conjunto com esforços de personalização.

Por exemplo, se você notar que um assinante que já se envolveu positivamente com seus e-mails de repente começa a marcá-los como spam (conforme indicado nos relatórios de feedback), essa mudança de comportamento pode desencadear uma campanha de reengajamento personalizada para abordar suas preocupações ou preferências.

Testando e otimizando campanhas de e-mail para melhores resultados

É importante experimentar continuamente diferentes elementos de seus e-mails para entender o que repercute em seu público.

Isto pode complementar o uso de dados do ciclo de feedback. Ao testar variações de seus e-mails e analisar os resultados, você pode refinar o conteúdo e as estratégias de seu e-mail com base nas preferências e comportamentos do assinante, que podem ser informados pelos dados do ciclo de feedback.

Por exemplo, testes A/B podem ser executados em diferentes versões de e-mail para descobrir quais recebem menos reclamações e maior engajamento, com base nos dados do ciclo de feedback.

Leia também: Priorizando a qualidade da lista de e-mail: o caminho para taxas de abertura mais altas

Conclusão

Usar ciclos de feedback por e-mail é importante se você deseja melhorar a reputação do remetente, a capacidade de entrega do e-mail e a experiência geral do assinante.

Nossas dicas para maximizar os benefícios dos ciclos de feedback por e-mail enfatizam a tomada de decisões baseada em dados, o conteúdo personalizado e a otimização de campanhas por e-mail.

Embora essas práticas não sejam exclusivas dos ciclos de feedback, elas se alinham ao objetivo geral de criar uma experiência de e-mail mais significativa e relevante para os destinatários.