Boucles de commentaires par e-mail : comment elles fonctionnent, comment les configurer et quelques conseils

Votre réputation d’expéditeur influence le fait que vos e-mails arrivent ou non dans la boîte de réception. Et une grande partie de votre réputation dépend de l’expérience que vos abonnés vivent avec vous.

Lorsqu’ils vivent une mauvaise expérience, vous constaterez des taux de plaintes plus élevés. Cela nuira à votre réputation et affectera la délivrabilité de vos e-mails. Mais comment connaître vos taux de plaintes ?

Boucles de rétroaction par e-mail. C'est ce que les clients de messagerie comme Outlook utilisent pour indiquer aux services de marketing par courrier électronique comme EngageBay quels abonnés vous ont marqué (l'utilisateur) comme spam.

Les boucles de rétroaction vous aident à surveiller vos taux de réclamations et à protéger votre réputation d'expéditeur. Ils vous fournissent des données en temps réel que vous pouvez utiliser pour identifier tout problème et prendre des mesures pour y remédier. Cela peut inclure la modification du contenu de vos e-mails, la désinscription des abonnés inactifs ou l'amélioration de l'hygiène de votre liste de diffusion.

Dans cet article, vous découvrirez comment fonctionnent les boucles de rétroaction par e-mail et tout ce que vous devez savoir à leur sujet pour améliorer la délivrabilité de vos e-mails.

Qu'est-ce qu'une boucle de rétroaction par e-mail ?

Une boucle de rétroaction par e-mail permet aux expéditeurs d'e-mails de savoir quand des personnes se plaignent ou marquent leurs e-mails comme spam. Les abonnés signalent un e-mail comme spam et le rapport est envoyé au client de messagerie, qui envoie ensuite le rapport à l'expéditeur respectif.

Ce processus de boucle de rétroaction aide les expéditeurs d'e-mails à identifier et à résoudre les problèmes liés à leur programme de messagerie, tels que des taux de plaintes élevés ou un contenu d'e-mail médiocre, qui peuvent affecter la délivrabilité et l'engagement de leurs e-mails.

Pour configurer une boucle de rétroaction par e-mail, les expéditeurs d'e-mails doivent fournir leur adresse e-mail aux clients de messagerie dont ils souhaitent recevoir des commentaires.

Lorsqu'un destinataire marque un e-mail comme spam ou dépose une plainte, le client de messagerie envoie un rapport de retour de plainte à l'expéditeur de l'e-mail, qui comprend des détails sur la plainte et l'adresse e-mail du destinataire.

Avantages de la mise en œuvre d'une boucle de rétroaction par e-mail

Voici les avantages que vous gagnerez en mettant en œuvre une boucle de rétroaction par e-mail.

Délivrabilité améliorée des e-mails

Vous pouvez identifier les destinataires de courrier électronique qui marquent vos messages comme spam ou se plaignent en gardant un œil sur les rapports de boucle de rétroaction. Une fois identifiés, vous pouvez prendre des mesures rapides pour résoudre les problèmes à l’origine de ces plaintes. Cela peut impliquer de réévaluer le contenu de vos e-mails, d'ajuster les fréquences d'envoi ou de vous assurer que vous n'envoyez qu'à des destinataires engagés.

Cela peut également vous aider à nettoyer vos listes de diffusion. Vous supprimerez les destinataires inactifs ou non engagés, réduisant ainsi les risques que vos e-mails soient marqués comme spam. Un public plus restreint et plus engagé est plus susceptible de recevoir des e-mails dans sa boîte de réception.

Augmentation des taux d’engagement et de réponse

Vous pouvez analyser les données de la boucle de rétroaction pour comprendre quels destinataires sont les plus intéressés par vos e-mails. Vous pouvez ensuite segmenter vos listes de diffusion en fonction de cet engagement. Par exemple, vous pouvez envoyer des e-mails plus fréquents et personnalisés à des destinataires très engagés et réengager les abonnés moins actifs avec un contenu personnalisé.

Les rapports sur la boucle de rétroaction vous aident également à identifier les types de contenu qui intéressent le plus votre public. Vous déterminerez les meilleurs moments pour envoyer des e-mails pour un impact maximal. Ce réglage fin peut augmenter considérablement les taux d’engagement et de réponse.

Meilleure réputation de l'expéditeur

Les rapports de boucle de rétroaction vous permettent de suivre vos taux de réclamations. En abordant les causes profondes des plaintes et en réduisant leur occurrence, vous pouvez maintenir un faible taux de plaintes.

Il s’agit d’un facteur essentiel pour bâtir et préserver une réputation d’expéditeur positive.

Réduction des plaintes et des rapports de spam

Grâce aux rapports de boucle de rétroaction, vous pouvez identifier et corriger de manière proactive les problèmes au sein de votre programme de messagerie. Cela peut inclure la résolution de problèmes techniques qui déclenchent des rapports de spam, l'affinement du contenu pour le rendre plus pertinent et attrayant, ou la garantie que les demandes de désabonnement sont rapidement honorées.

Parfois, des plaintes surviennent en raison d’un malentendu ou d’un manque de clarté. En utilisant les informations sur la boucle de rétroaction, vous pouvez informer vos abonnés sur ce qu'ils peuvent attendre de vos e-mails, réduisant ainsi le risque de plaintes injustifiées.

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Comment configurer une boucle de rétroaction par e-mail

Sélectionnez le bon fournisseur de services de messagerie

Choisissez un fournisseur de services de messagerie qui prend en charge les boucles de commentaires par courrier électronique. Cette fonctionnalité garantit que vous pouvez intégrer de manière transparente les données de la boucle de rétroaction dans votre stratégie de marketing par e-mail. Vos e-mails sont plus susceptibles d'atteindre les boîtes de réception des destinataires lorsque votre fournisseur de services de messagerie jouit d'une bonne réputation auprès des clients de messagerie.

Cela peut avoir un impact positif sur la délivrabilité de vos e-mails.

Certaines boucles de rétroaction nécessitent que vous utilisiez des protocoles d'authentification. Il est donc important d'avoir un fournisseur de messagerie comme EngageBay qui vous permet de mettre en œuvre ces protocoles.

De plus, si vous envoyez fréquemment plus de 50 000 e-mails par mois, vous devez demander à votre plateforme de marketing par e-mail si elle peut vous fournir une adresse IP dédiée, car certains clients de messagerie ont besoin que vous fournissiez votre propre adresse IP.

Inscrivez-vous aux boucles de rétroaction

Choisissez soigneusement les clients de messagerie dont vous souhaitez recevoir des commentaires. Différents fournisseurs proposent différents programmes de boucle de rétroaction, il est donc essentiel de choisir ceux qui sont les plus pertinents pour votre public. Certains des principaux clients de messagerie dotés de boucles de rétroaction incluent Outlook, Yahoo et Gmail. Les processus d'inscription peuvent varier selon les fournisseurs.

Voici les liens pour vous inscrire pour chaque client de messagerie :

• Yahoo : service de boucle de rétroaction sur les plaintes Yahoo
• Gmail : ligne directrice sur la boucle de rétroaction
• Outlook : enregistrement de la boucle de rétroaction Microsoft

L'inscription aux boucles de commentaires relève de votre responsabilité en tant qu'expéditeur d'e-mails. C'est votre façon de montrer que vous vous souciez des commentaires des destinataires et que vous souhaitez améliorer vos pratiques de messagerie. Cependant, certaines plateformes de marketing par e-mail sont déjà enregistrées, il est donc également préférable de demander à votre fournisseur de services de messagerie.

J'ai essayé de m'inscrire à la boucle de commentaires Microsoft, et voici le tableau de bord principal :

Surveiller les rapports de boucle de rétroaction

Vérifiez régulièrement vos rapports de boucle de rétroaction. La fréquence de ces rapports peut varier selon le client de messagerie, mais il est important de rester à l'écoute pour détecter les problèmes le plus tôt possible. Recherchez des tendances dans les plaintes et les rapports de spam.

Sont-ils liés à des campagnes, du contenu ou des pratiques d'envoi spécifiques ? Utilisez ces informations pour prendre des décisions éclairées.

Vous pourrez alors prendre des mesures pour traiter les plaintes et les rapports de spam. Cela peut impliquer de réévaluer le contenu de votre e-mail, de garantir des options de désabonnement claires et d'affiner votre liste de diffusion pour exclure les destinataires non engagés.

Ensuite, affinez continuellement vos pratiques de marketing par e-mail en fonction des commentaires que vous recevez pour maintenir une réputation d'expéditeur positive et améliorer la délivrabilité de vos e-mails.

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Défis courants liés aux boucles de rétroaction par courrier électronique et comment les surmonter

Bien que les boucles de commentaires par e-mail offrent des informations précieuses sur les commentaires des abonnés, elles comportent néanmoins des défis.

Faux positifs et négatifs

Les faux positifs se produisent lorsque des e-mails légitimes sont marqués par erreur comme spam, tandis que les faux négatifs se produisent lorsque de véritables spams ne sont pas détectés.

Imaginez que vous vous abonnez à une newsletter que vous souhaitez réellement recevoir. Cependant, le système de messagerie le classe par erreur comme spam en raison d'un filtrage agressif du spam. Dans ce cas, la newsletter légitime est un faux positif car elle n'aurait pas dû être marquée comme spam.

Un exemple de faux négatif est lorsque les abonnés reçoivent un e-mail qui semble légitime, mais qui est en réalité une tentative de phishing visant à voler leurs informations personnelles. Leur filtre de courrier électronique ne le détecte pas comme spam, ce qui le permet d'entrer dans leur boîte de réception.

Il s’agit d’un faux négatif car le filtre n’a pas réussi à identifier un email malveillant.

Vous ne pouvez pas contrôler la façon dont les destinataires classent leurs e-mails, mais vous pouvez minimiser les risques de faux positifs en adhérant aux meilleures pratiques telles que l'utilisation de lignes d'objet claires et en proposant des options de désabonnement simples.

Pour les faux négatifs, vous devez vérifier régulièrement vos rapports de boucle de rétroaction pour détecter tout rapport de spam manqué et y remédier.

Rapports de boucle de rétroaction incohérents

Différents clients de messagerie peuvent avoir différents processus de boucle de rétroaction et formats de reporting. Cela peut rendre difficile la gestion et l’analyse des données de la boucle de rétroaction.

Vous devez vous préparer à ces variations et adapter vos processus en conséquence. Vous pouvez tirer parti des outils des fournisseurs de services de messagerie qui peuvent consolider les rapports de boucle de rétroaction provenant de diverses sources et contribuer à rationaliser le processus.

Exigences de boucle de rétroaction spécifiques au FAI

Chaque FAI peut avoir des exigences et des procédures spécifiques pour mettre en place des boucles de rétroaction. Suivre ces exigences peut s’avérer fastidieux. Vous devez rechercher et comprendre les exigences en matière de boucle de rétroaction des FAI qui vous intéressent (les liens que j'ai fournis plus tôt pourraient vous aider).

Par exemple, certains FAI peuvent exiger que vous enregistriez votre domaine ou votre adresse IP auprès d'eux, tandis que d'autres peuvent exiger que vous fournissiez des informations supplémentaires, telles que des informations de contact ou des informations d'authentification.

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Conseils pour maximiser les avantages des boucles de rétroaction par e-mail

Voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour capitaliser sur les avantages des boucles de rétroaction par e-mail.

Analyser les données de la boucle de rétroaction pour améliorer les campagnes par e-mail

Les données de la boucle de rétroaction sont votre boussole. Il fournit des informations précieuses sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Examinez régulièrement ces données pour comprendre les plaintes des destinataires, les rapports de spam et les tendances.

Vous pouvez également identifier les problèmes récurrents. Certains types d’e-mails sont-ils plus susceptibles de déclencher des plaintes ? Y a-t-il un moment particulier de la journée où les rapports de spam augmentent ? Repérer ces modèles peut vous aider à identifier et à résoudre les problèmes.

Cela vous aidera à prendre des décisions éclairées et fondées sur des données pour affiner vos campagnes par e-mail. Ajustez le contenu de vos e-mails, la fréquence d'envoi et le ciblage en fonction de ce que révèlent les données de la boucle de rétroaction.

Segmentation des listes de diffusion en fonction des données de la boucle de rétroaction

Les données de la boucle de rétroaction vous aident à segmenter vos listes de diffusion en fonction des niveaux d'engagement des abonnés.

Cela vous permet de répondre aux différentes préférences du public. Les abonnés très engagés peuvent recevoir des e-mails plus fréquents et personnalisés, tandis que les moins engagés peuvent être réengagés avec un contenu personnalisé.

Ces données vous informent également sur la manière d’affiner votre stratégie de segmentation. Ainsi, vous enverrez un contenu pertinent qui maintient l’intérêt des abonnés.

Personnaliser le contenu des e-mails pour améliorer l'engagement

La personnalisation va au-delà de l’adresse des destinataires par leur prénom. Cela implique de personnaliser le contenu des e-mails en fonction des préférences du destinataire, des interactions passées et du comportement. Cela permet aux destinataires de se sentir valorisés et augmente la probabilité d'engagement.

Mais si les boucles de rétroaction par courrier électronique se concentrent principalement sur l’identification des plaintes et des rapports de spam, les données d’engagement qu’elles fournissent peuvent être utilisées conjointement aux efforts de personnalisation.

Par exemple, si vous remarquez qu'un abonné qui s'est déjà engagé positivement avec vos e-mails commence soudainement à les marquer comme spam (comme indiqué dans les rapports de boucle de rétroaction), ce changement de comportement pourrait déclencher une campagne de réengagement personnalisée pour répondre à ses préoccupations ou préférences.

Tester et optimiser les campagnes email pour de meilleurs résultats

Il est important d’expérimenter continuellement différents éléments de vos e-mails pour comprendre ce qui résonne auprès de votre public.

Cela peut compléter l’utilisation des données de la boucle de rétroaction. En testant les variantes de vos e-mails et en analysant les résultats, vous pouvez affiner le contenu et les stratégies de vos e-mails en fonction des préférences et des comportements des abonnés, qui peuvent être informés par les données de la boucle de rétroaction.

Par exemple, des tests A/B pourraient être exécutés sur différentes versions d'e-mails pour déterminer lesquelles reçoivent le moins de plaintes et un engagement plus élevé, en fonction des données de la boucle de rétroaction.

Lisez aussi : Donner la priorité à la qualité des listes de diffusion : la voie vers des taux d'ouverture plus élevés

Conclusion

L'utilisation de boucles de rétroaction par e-mail est importante si vous souhaitez améliorer votre réputation d'expéditeur, la délivrabilité des e-mails et l'expérience globale des abonnés.

Nos conseils pour maximiser les avantages des boucles de rétroaction par e-mail mettent l'accent sur la prise de décision basée sur les données, le contenu personnalisé et l'optimisation des campagnes par e-mail.

Bien que ces pratiques ne soient pas exclusives aux boucles de rétroaction, elles s'alignent sur l'objectif primordial de créer une expérience de courrier électronique plus significative et plus pertinente pour les destinataires.