Jak napisać PS w e-mailu: przewodnik po dobrym pisaniu

Opublikowany: 2023-03-21

Wszyscy widzieliśmy to wcześniej używane w wiadomościach e-mail, a być może nawet wysyłałeś je do innych podczas wysyłania wiadomości e-mail. Mówimy o małym akronimie, który robi dużą różnicę – PS.

Czy wiesz, co oznacza PS i jak prawidłowo włączyć go do mediów społecznościowych lub e-mail marketingu?

Jeśli nie, ten przewodnik powie Ci wszystko, co musisz wiedzieć. Wyjaśnimy, co oznacza PS, jak go sformatować i jak profesjonalne jest użycie PS.

Dołączymy również kilka świetnych przykładów, jak pisać PS w e-mailach, więc upewnij się, że przeczytałeś do końca.

Spis treści

PS w e-mailach – co to w ogóle znaczy?

jak używać ps w e-mailu
Pixabay

Skąd wiesz, że używasz PS dobrze? Zanurzmy się od razu i zobaczmy, co oznacza PS.

PS to skrót od postscriptum, które pochodzi od łacińskiego terminu post scriptum . To przekłada się na „napisane po”.

To całkiem trafne, biorąc pod uwagę użycie PS. Dodasz tę sekcję do wiadomości e-mail lub korespondencji, gdy będziesz mieć refleksję do podzielenia się.

Podczas gdy osoba pisząca e-mail lub korespondencję zawsze może wejść i edytować swoją myśl w treści e-maila, pomijając PS, jest coś czarującego w pisaniu PS w wiadomościach.

Skąd wiesz, czy poprawnie piszesz PS w swoich e-mailach? To proste. Jeśli umieścisz go na końcu wiadomości, robisz to dobrze.

Powinieneś dodać postscriptum po zakończeniu wszystkiego, co miałeś do powiedzenia w e-mailu.

Przeczytaj także: Jak powiedzieć „Proszę znaleźć załącznik” na 20 różnych, mądrzejszych sposobów

Formatowanie i interpunkcja PS – wszystko, co musisz wiedzieć

Następnie porozmawiajmy dalej o tym, jak sprawić, by włączenie PS do twoich e-maili wyglądało ładnie.

Formatowanie PS nie jest trudne. Nie ma potrzeby wcinania akapitu PS poza wcięciem innych akapitów w e-mailu.

Nie musisz też pogrubiać ani pisać kursywą akapitu PS. Obecność inicjałów postscriptowych – PS – zwraca wystarczającą uwagę na treść na końcu twojego e-maila.

Teraz prawdopodobnie widziałeś PS interpunkowane na dwa różne sposoby: PS, jak to nazywaliśmy przez cały czas, lub PS

Więc co jest poprawne? Oba są!

Naprawdę, sprowadza się to do osobistych preferencji, czy będziesz używać PS, czy PS.

Twoja lokalizacja również odgrywa pewną rolę, ponieważ używanie kropek w dopisku jest bardziej powszechne w Stanach Zjednoczonych, podczas gdy pomijanie ich jest standardem w Wielkiej Brytanii.

To zależy od Ciebie, co wybierzesz, ale spójność jest niezbędna. Jeśli piszesz PS, a następnie dodajesz PPS, powinieneś stylizować to tak, a nie jako PPS

Ponadto, niezależnie od tego, czy używasz znaków interpunkcyjnych, czy nie, zawsze powinieneś pisać wielką literą akronimu PS.

Czytaj także: Właściwy sposób powiedzenia „Przepraszam za niedogodności”

Jak napisać PS w profesjonalnym e-mailu

Niezależnie od tego, czy jest to wewnętrzna wiadomość e-mail do innych pracowników, czy wiadomość do klienta lub potencjalnego klienta, możesz swobodnie używać PS w swojej korespondencji, gdy jest to właściwe. Oto kilka przypadków, w których postscript się przydaje.

Zrób punkt

Jeśli chcesz powtórzyć coś swojemu czytelnikowi, zwłaszcza podczas wysyłania długiego e-maila, użyj PS.

Nie kopiuj i nie wklejaj powtórzonego tekstu z treści e-maila i wstawiaj go do sekcji postscriptowej. Zamiast tego przepisz punkt, tym razem dla jeszcze większej jasności.

Korzystanie z PS w ten sposób zapewnia, że ​​główny cel nie zgubi się w treści wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli przejrzysz wiele innych istotnych informacji w treści.

Aby zachęcić potencjalnego klienta lub klienta do zawarcia umowy

Po doprowadzeniu odbiorców do określonego punktu w lejku sprzedażowym chcesz, aby zaczęli działać. Użyj postscriptum w swoim e-mailu, jeśli masz ofertę lub bonus, aby zachęcić potencjalnych klientów lub klientów do wykonania następnego kroku.

Możesz wspomnieć więcej o umowie w postscriptum, na przykład o tym, że jest to oferta ograniczona czasowo lub że dorzucisz również bezpłatną wysyłkę.

Jeśli lead lub klient był wcześniej na płocie, powinien czuć się zmotywowany do podjęcia decyzji zakupowej.

Aby podać więcej informacji o nowym produkcie lub usłudze

Prezentacja nowego produktu lub usługi to ekscytujący, ale i stresujący czas. Możesz użyć postscriptum w swoim e-mailu z hiperłączem do nowego produktu/usługi, aby przekazać więcej informacji, jeśli lead lub klient będzie zainteresowany.

Czy pisanie PS w korespondencji biznesowej jest profesjonalne?

Z drugiej strony, jak profesjonalne jest włączenie PS jako końca wiadomości e-mail podczas wysyłania e-maili biznesowych?

To nie jest coś, co zobaczysz w każdej biznesowej wiadomości e-mail, a nawet w większości. Ma jednak swój cel i dlatego nie należy go całkowicie pomijać w wiadomościach e-mail.

Ostatecznie to, czy użyjesz PS w biznesowym e-mailu, zależy od tego, jaki ton chcesz osiągnąć.

Postscriptum ma bardziej swobodny ton, więc jeśli nie jest to postawa, którą chcesz przekazać w swojej korespondencji — na przykład podczas wysyłania oficjalnej wiadomości — najlepiej zrezygnować z PS.

Jak napisać PS w osobistym e-mailu

Wysyłając osobistą korespondencję, dużo bardziej prawdopodobne jest użycie postscriptum. W osobistej wiadomości e-mail presja jest znacznie mniejsza i nie można tego zrobić „źle”, tak jak w przypadku profesjonalnej wiadomości e-mail.

To powiedziawszy, przestrzeganie najlepszych praktyk postscriptowych, które przedstawiliśmy do tej pory, pomoże ci prawidłowo pisać osobiste e-maile przy użyciu PS.

Czytaj także: Jak i kiedy powiedzieć „Moje najszczersze przeprosiny”

PPS – co to znaczy i czym różni się od PS?

E-mailowy obraz akcji
Pixabay

Musimy porozmawiać o innym skrócie, który czasami widzisz w e-mailach, który jest strasznie podobny do PS. To jest PPS.

Co to jest PPS i jak się go używa? A czym to się różni od PS?

PPS to dodatkowe postscriptum dodawane po początkowym PS w e-mailu lub korespondencji. To kolejna okazja, aby dodać swoje refleksje.

Ten zbiór przemyśleń powinien różnić się od tych zawartych w oryginalnym postscriptum.

Możesz pisać PPS tak jak jest lub dodawać kropki między każdą literą, na przykład PPS Jakiekolwiek formatowanie użyte w pierwszym postscriptum powinno być takie same dla drugiego.

PS vs PPS – Czym się różnią

Ostatecznie zarówno postscriptum PS, jak i PPS dają ci możliwość dołączenia dodatkowych myśli, które pominąłeś w oryginalnej treści e-maila lub listu.

Główna różnica między nimi sprowadza się do percepcji.

Podczas gdy postscriptum umieszczone w odpowiednim czasie ładnie wpisuje się w e-maile – zwłaszcza e-maile osobiste, ale także niektóre e-maile zawodowe – mniej jest miłości do drugiego postscriptowego PPS.

O ile oba postscripty nie będą bardzo krótkie, mogą szybko stać się zagracone, przejmując pocztę e-mail i odwracając uwagę od głównego celu.

Włączenie obu indeksów górnych może zostać odebrane jako nieprofesjonalne.

Nie oznacza to, że nigdy nie możesz używać PPS, ale zanim to zrobisz, zastanów się, czy możesz zawrzeć wszystkie informacje w jednym postscriptum.

Czytaj także: Nudzisz się w pracy? 6 sposobów, aby praca znów była ekscytująca

Najlepsze przykłady wykorzystania PS w e-mailu

Aby pokazać Ci, jak PS może kończyć e-maile zarówno zawodowe, jak i osobiste, przygotowaliśmy tę sekcję pełną przydatnych przykładów!

1. Promocyjnie

przykład pisania ps w e-mailu
źródło: Omnisend

Chociaż ten promocyjny PS nie wiąże się z resztą treści e-maila, nadal jest to świetny sposób, aby przyjrzeć się artykułowi, który niedawno opublikował pisarz!

2. Aby pomóc czytelnikom nadrobić zaległości

ps w przykładzie e-maila
Dzięki uprzejmości MyCustomer

Mimo wszelkich starań Twoi odbiorcy mogą nie przeczytać każdego Twojego e-maila. Aby złapać ich mniej więcej raz w miesiącu, możesz wysłać wiadomość z postscriptum, jak pokazano powyżej. Na pewno się przyda!

3. Dorzucić napiwek

Czy chcesz mieć pewność, że Twoi odbiorcy przeczytają postscriptum? Zamieść tam cenną samorodek informacji, którego nie ma w innych częściach Twojej wiadomości, tak jak tutaj.

przykład użycia ps w wiadomości e-mail
źródło: Omnisend

Jest to również doskonały przykład e-maila, który wyjątkowo dobrze wykorzystuje zarówno postscripty PS, jak i PPS!

4. Jako wbudowane wezwanie do działania

przykład pisania ps w e-mailu
Źródło: Inpression Editing

Postscriptum to cenna okazja do wstawienia CTA. Bardziej nowatorskie niż podpis e-maila, kluczem jest, aby CTA było szybkie i na temat. Spróbuj pogrubić go, aby przyciągnąć więcej oczu do postscriptum!

Przeczytaj także: Z pozdrowieniami: Jak przybić swój podpis e-mail

Najlepsze praktyki postscriptowe

Zanim zakończymy, chcemy podzielić się kilkoma najlepszymi praktykami, o których należy pamiętać podczas korzystania z postscriptów w korespondencji.

Używaj go oszczędnie

Podobnie jak w przypadku wielu akcesoriów do poczty e-mail, takich jak emotikony, włączenie postscriptu może bardzo szybko zmienić się z nowatorskiego w nieaktualny.

Nie powinieneś używać PS w każdym wysyłanym liście lub e-mailu; nawet nie blisko. Postscriptum przyda się do dodania ważnego punktu po fakcie.

Jeśli nie masz nic więcej do dodania podczas kończenia wiadomości e-mail, możesz pominąć postscriptum.

Dodaj go do właściwej części wiadomości e-mail

Postscriptum musi znajdować się we właściwym miejscu w e-mailu lub liście. Zawsze powinieneś się podpisać, a następnie dodać PS.

Zachowaj spójność postscriptowej interpunkcji

To wraca do naszego poprzedniego punktu. Niezależnie od tego, czy wolisz kropki w PS i PPS, czy wolisz je pominąć, używaj ich konsekwentnie w swojej korespondencji. W przeciwnym razie będzie to mylące dla czytelnika!

Nie pisz akapit po akapicie

Jeśli masz coś do powiedzenia w kilku zdaniach, dodaj PS. Jeśli jednak twoja uwaga wymaga kilku akapitów, lepiej dodać ją do treści listu lub e-maila.

Nikt nie chce przedzierać się przez zbyt długie postscriptum!

Przeczytaj także: Jak napisać najlepszy e-mail z przypomnieniem o spotkaniu

Wniosek

Dodanie postscriptum do e-maili – czyli za pomocą PS lub PPS – ma na celu wyrażenie refleksji, która nie została pierwotnie zawarta w liście lub e-mailu.

Koncepcja postscriptum pojawiła się wieki temu, zanim cofanie się i edytowanie korespondencji było tak łatwe, jak robią to dzisiejsze komputery i smartfony.

Postscriptum przetrwało w erze cyfrowej, gdzie można je umieszczać zarówno w korespondencji osobistej, jak i zawodowej. Chociaż najlepiej używać ich oszczędnie, postscriptum dodaje uroku Twojej wiadomości i sprawia, że ​​czyta się ją bardziej nieformalnie.

Teraz, gdy lepiej rozumiesz, jak działają postscripty i jak je formatujesz, możesz w razie potrzeby wstawiać je do wiadomości e-mail i listów. Powodzenia!