วิธีเขียน PS ในอีเมล: คู่มือสำหรับการเขียนที่ดี

เราทุกคนเคยเห็นมันใช้ในอีเมลมาก่อน และบางทีคุณอาจเคยส่งให้ผู้อื่นด้วยซ้ำเมื่อออกอีเมล เรากำลังพูดถึงคำย่อเล็กๆ น้อยๆ ที่สร้างความแตกต่างอย่างมาก – ป.ล.

คุณรู้หรือไม่ว่า PS ย่อมาจากอะไรและจะรวมเข้ากับโซเชียลมีเดียหรือการตลาดผ่านอีเมลได้อย่างไร?

ถ้าไม่ คู่มือนี้จะบอกทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ เราจะอธิบายว่า PS หมายถึงอะไร วิธีจัดรูปแบบ และความเป็นมืออาชีพในการใช้งาน PS

นอกจากนี้ เราจะรวมตัวอย่างดีๆ ของการเขียน PS ในอีเมลด้วย ดังนั้นอย่าลืมอ่านจนจบ

PS ในอีเมล – มันหมายความว่าอย่างไร?

แล้วคุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณกำลังใช้ PS อยู่ มาดูกันว่า PS หมายถึงอะไร

PS ย่อมาจากคำว่า postscript ซึ่งมาจากคำภาษาละติน ว่า post scriptum ที่แปลว่า "เขียนหลังจากนั้น"

ค่อนข้างเหมาะสมเมื่อพิจารณาจากการใช้งาน PS คุณจะเพิ่มส่วนนี้ในอีเมลหรือจดหมายโต้ตอบเมื่อคุณมีความคิดที่จะแบ่งปันในภายหลัง

ในขณะที่คนเขียนอีเมลหรือจดหมายโต้ตอบสามารถเข้าไปแก้ไขความคิดของตนในส่วนเนื้อหาของอีเมลได้เสมอ โดยทิ้ง PS ไว้ การเขียน PS ในข้อความนั้นมีเสน่ห์บางอย่าง

แล้วคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณเขียน PS ในอีเมลของคุณถูกต้องหรือไม่? นั่นเป็นเรื่องง่าย หากคุณใส่ไว้ท้ายข้อความ แสดงว่าคุณทำถูกต้องแล้ว

คุณควรเพิ่มคำลงท้ายของคุณหลังจากเสร็จสิ้นสิ่งที่คุณต้องพูดในอีเมล

อ่านเพิ่มเติม: วิธีพูดว่า 'Please Find Attachment' ใน 20 วิธีที่แตกต่างและฉลาดกว่า

การจัดรูปแบบและเครื่องหมายวรรคตอน PS – ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

ต่อไป เรามาคุยกันเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีทำให้การรวม PS ในอีเมลของคุณดูดี

การฟอร์แมต PS ไม่ใช่เรื่องยาก ไม่จำเป็นต้องย่อหน้า PS นอกเหนือไปจากวิธีย่อหน้าอื่นๆ ในอีเมลของคุณ

คุณไม่จำเป็นต้องทำตัวหนาหรือเอียงย่อหน้า PS การมีอยู่ของชื่อย่อของ postscript–PS– ดึงความสนใจไปยังเนื้อหาที่ส่วนท้ายของอีเมลของคุณมากพอ

ตอนนี้ คุณคงเห็น PS คั่นด้วยสองวิธีที่แตกต่างกัน: PS ตามที่เราได้กล่าวถึงมาตลอด หรือ PS

แล้วข้อไหนถูกต้อง? ทั้งสองคือ!

แท้จริงแล้วขึ้นอยู่กับความชอบส่วนบุคคลว่าคุณจะใช้ PS หรือ PS

ตำแหน่งของคุณก็มีบทบาทเช่นกัน เนื่องจากการใช้จุดในคำลงท้ายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นในสหรัฐอเมริกา ในขณะที่การละเว้นเป็นมาตรฐานในสหราชอาณาจักร

ขึ้นอยู่กับคุณว่าจะเลือกอะไร แต่ความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณเขียน PS แล้วเพิ่ม PPS คุณควรทำให้มีสไตล์ ไม่ใช่ PPS

นอกจากนี้ ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องหมายวรรคตอนหรือไม่ก็ตาม คุณควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งสองตัวของตัวย่อ PS เสมอ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีที่ถูกต้องในการพูดว่า 'ขออภัยในความไม่สะดวก'

วิธีเขียน PS ในอีเมลแบบมืออาชีพ

ไม่ว่าจะเป็นอีเมลภายในถึงพนักงานหรือข้อความถึงลูกค้าหรือลีด คุณสามารถใช้ PS ตามความเหมาะสมในการติดต่อของคุณ ต่อไปนี้เป็นบางกรณีที่การลงท้ายด้วยลายมือมีประโยชน์

สร้างประเด็น

หากคุณต้องการย้ำประเด็นให้ผู้อ่านทราบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อส่งอีเมลยาวๆ ให้ใช้ PS

อย่าเพียงแค่คัดลอกและวางข้อความที่ย้ำจากเนื้อหาของอีเมลแล้วแทรกลงในส่วนคำลงท้าย ให้เขียนประเด็นใหม่แทน คราวนี้เพื่อความชัดเจนยิ่งขึ้น

การใช้ PS ในลักษณะนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเป้าหมายหลักของคุณจะไม่หลงหายไปในเนื้อความของอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณอ่านข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องจำนวนมากในเนื้อหาของคุณ

เพื่อจูงใจลูกค้าเป้าหมายหรือลูกค้าในข้อตกลง

เมื่อคุณได้ผู้ชมถึงจุดหนึ่งในช่องทางการขายแล้ว คุณต้องการให้พวกเขาดำเนินการ ใช้คำลงท้ายในอีเมลของคุณหากคุณมีข้อตกลงหรือโบนัสเพื่อจูงใจลีดหรือลูกค้าให้ดำเนินการขั้นตอนต่อไป

คุณสามารถพูดถึงข้อตกลงเพิ่มเติมในบทความท้ายเรื่องได้ เช่น ข้อเสนอพิเศษแบบจำกัดเวลา หรือการจัดส่งฟรี

หากผู้นำหรือลูกค้าเคยอยู่ในรั้วมาก่อน พวกเขาควรรู้สึกมีแรงจูงใจในการตัดสินใจซื้อ

เพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่

การเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่เป็นช่วงเวลาที่น่าตื่นเต้นแต่ก็กดดัน คุณสามารถใช้คำลงท้ายในอีเมลของคุณพร้อมไฮเปอร์ลิงก์ไปยังผลิตภัณฑ์/บริการใหม่เพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมหากลูกค้าเป้าหมายหรือลูกค้าสนใจ

การเขียน PS ในการติดต่อทางธุรกิจมีความเป็นมืออาชีพหรือไม่?

แล้วอีกอย่าง ความเป็นมืออาชีพแค่ไหนในการรวม PS เป็นตัวเอนเดอร์อีเมลเมื่อส่งอีเมลธุรกิจ

ไม่ใช่สิ่งที่คุณจะเห็นในอีเมลธุรกิจทุกฉบับหรือแม้แต่ส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม มีจุดประสงค์ ดังนั้นจึงไม่ควรละเว้นจากอีเมลโดยสิ้นเชิง

ท้ายที่สุดแล้ว ไม่ว่าคุณจะใช้ PS ในอีเมลธุรกิจหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการใช้โทนเสียงแบบไหน

Postscript ให้โทนเสียงที่เป็นกันเอง ดังนั้นหากนั่นไม่ใช่ทัศนคติที่คุณต้องการสื่อในจดหมายของคุณ เช่น เมื่อส่งข้อความที่เป็นทางการ คุณควรเลิกใช้ PS

วิธีเขียน PS ในอีเมลส่วนตัว

เมื่อส่งจดหมายโต้ตอบส่วนตัว คุณมักจะใช้ Postscript มากกว่า ในอีเมลส่วนตัวมีความกดดันน้อยกว่ามาก และคุณไม่สามารถเข้าใจผิดได้เหมือนในอีเมลมืออาชีพ

ที่กล่าวว่า การปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับคำลงท้ายที่เราได้วางไว้จนถึงจุดนี้จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลส่วนตัวโดยใช้ PS ได้อย่างถูกต้อง

อ่านเพิ่มเติม: จะพูด 'คำขอโทษอย่างจริงใจของฉัน' อย่างไรและเมื่อไหร่

PPS – หมายความว่าอย่างไรและแตกต่างจาก PS อย่างไร

เราต้องพูดถึงตัวย่ออื่นที่บางครั้งคุณจะเห็นในอีเมลที่คล้ายกับ PS อย่างมาก เป็นปชป.

PPS คืออะไรและใช้อย่างไร? แล้วมันต่างจาก PS ยังไง?

PPS เป็นข้อความรองที่เพิ่มหลังจาก PS เริ่มต้นในอีเมลหรือจดหมายโต้ตอบของคุณ เป็นอีกโอกาสที่จะเพิ่มความคิดของคุณในภายหลัง

การรวบรวมความคิดภายหลังนี้ควรแตกต่างจากที่รวมอยู่ในบทความต้นฉบับของคุณ

คุณสามารถเขียน PPS ตามที่เป็นอยู่หรือเพิ่มจุดระหว่างตัวอักษรแต่ละตัวได้ เช่น PPS ไม่ว่าคุณจะใช้รูปแบบใดสำหรับข้อความแรกของคุณสำหรับข้อความที่สอง

PS กับ PPS – ต่างกันอย่างไร

ท้ายที่สุดแล้ว ทั้ง PS และ PPS postscripts เปิดโอกาสให้คุณรวมความคิดเพิ่มเติมที่คุณละเว้นจากเนื้อหาต้นฉบับของอีเมลหรือจดหมายของคุณ

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างพวกเขามาจากการรับรู้

ในขณะที่ข้อความในโพสต์ที่มีจังหวะเหมาะสมจะแทรกลงในอีเมลได้อย่างดี โดยเฉพาะอีเมลส่วนบุคคล แต่อีเมลสำหรับมืออาชีพบางฉบับก็มีความรักน้อยลงสำหรับโพสต์สคริปต์รอง PPS

เว้นแต่คุณจะเขียนบทความทั้งสองให้สั้นมาก บทความเหล่านั้นอาจดูรกอย่างรวดเร็ว แย่งอีเมลของคุณและทำให้เสียสมาธิจากประเด็นหลักของคุณ

รวมถึงตัวยกทั้งสองอาจดูไม่เป็นมืออาชีพ

ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถใช้ PPS ได้ แต่ก่อนที่คุณจะใช้ ให้พิจารณาว่าคุณสามารถรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในบทความเดียวได้หรือไม่

อ่านเพิ่มเติม: เบื่อที่ทำงาน? 6 วิธีทำให้งานน่าตื่นเต้นอีกครั้ง

ตัวอย่างที่ดีที่สุดของการใช้ PS ในอีเมล

เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่า PS สามารถสรุปอีเมลสำหรับมืออาชีพและส่วนตัวได้อย่างไร เราได้รวบรวมส่วนนี้พร้อมตัวอย่างที่มีประโยชน์!

1. ส่งเสริมการขาย

แม้ว่า PS ส่งเสริมการขายนี้จะไม่เชื่อมโยงกับเนื้อหาอีเมลที่เหลือ แต่ก็ยังเป็นวิธีที่ดีในการจับตาดูบทความที่นักเขียนเพิ่งตีพิมพ์เมื่อเร็ว ๆ นี้!

2. เพื่อช่วยให้ผู้อ่านติดตาม

ลองทำดู ผู้ชมของคุณอาจไม่อ่านอีเมลทุกฉบับของคุณ หากต้องการติดตามพวกเขาเดือนละครั้ง คุณสามารถส่งข้อความพร้อมคำลงท้ายตามที่เห็นด้านบน แน่นอนว่าต้องมีประโยชน์!

3. การโยนทิป

คุณต้องการให้แน่ใจว่าผู้ชมจะอ่านบทความของคุณหรือไม่? โพสต์ข้อมูลที่มีค่าซึ่งไม่พบที่อื่นในข้อความของคุณ ดังที่เห็นที่นี่

นี่เป็นตัวอย่างที่ดีของอีเมลที่ใช้ทั้ง PS และ PPS postscripts ได้เป็นอย่างดี!

4. เป็น CTA ในตัว

คำลงท้ายเป็นโอกาสอันมีค่าในการแทรก CTA แปลกใหม่กว่าลายเซ็นอีเมล กุญแจสำคัญคือการทำให้ CTA ของคุณรวดเร็วและตรงประเด็น ลองทำให้เป็นตัวหนาเพื่อดึงดูดสายตาให้สนใจบทความมากขึ้น!

อ่านเพิ่มเติม: ขอแสดงความนับถือ: วิธีตอกลายเซ็นอีเมลของคุณ

Postscript แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ก่อนที่เราจะสรุป เราต้องการแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อใช้คำลงท้ายในจดหมายโต้ตอบของคุณ

ใช้เท่าที่จำเป็น

เช่นเดียวกับอีเมลอื่นๆ เช่น อีโมจิ การรวมข้อความท้ายเรื่องไว้สามารถเปลี่ยนจากเรื่องแปลกใหม่ให้กลายเป็นเรื่องที่ค้างคาได้อย่างรวดเร็ว

คุณไม่ควรใช้ PS ในจดหมายหรืออีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง ไม่ได้ใกล้เคียง. Postscripts มีประโยชน์สำหรับการเพิ่มจุดสำคัญหลังจากข้อเท็จจริง

หากคุณไม่มีอะไรเพิ่มเติมที่จะใส่เมื่อสรุปอีเมลของคุณ คุณสามารถข้ามคำลงท้ายได้

เพิ่มลงในส่วนที่ถูกต้องของอีเมลของคุณ

บทความต้องอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องในอีเมลหรือจดหมาย คุณควรลงชื่อออกก่อนแล้วจึงเพิ่ม PS

รักษาเครื่องหมายวรรคตอนของคุณให้สอดคล้องกัน

สิ่งนี้กลับไปสู่ประเด็นของเราจากเมื่อก่อน ไม่ว่าคุณจะชอบช่วงเวลาใน PS และ PPS หรือคุณไม่ต้องการใช้ช่วงเวลาเหล่านี้ ให้ใช้ช่วงเวลาเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอในการติดต่อของคุณ มิฉะนั้นจะทำให้ผู้อ่านสับสนได้!

อย่าเขียนย่อหน้าต่อย่อหน้า

หากคุณมีประเด็นที่คุณสามารถทำได้ในสองสามประโยค ให้เพิ่ม PS อย่างไรก็ตาม หากประเด็นของคุณต้องใช้หลายย่อหน้า จะเป็นการดีกว่าถ้าเพิ่มเข้าไปในเนื้อหาของจดหมายหรืออีเมลของคุณ

ไม่มีใครอยากอ่านบทประพันธ์ที่ยาวเกินไป!

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียนอีเมลเตือนการประชุมที่ดีที่สุด

บทสรุป

การเพิ่มข้อความในอีเมลของคุณ หรือที่เรียกว่าการใช้ PS หรือ PPS มีไว้เพื่อแสดงความคิดภายหลังที่ไม่ได้รวมอยู่ในจดหมายหรืออีเมลของคุณในตอนแรก

แนวคิดของ postscript เกิดขึ้นเมื่อหลายศตวรรษก่อน ก่อนที่การย้อนกลับไปแก้ไขจดหมายโต้ตอบของคุณจะทำได้ง่ายเหมือนเช่นคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟนในทุกวันนี้

Postscripts ยังคงอยู่รอดในยุคดิจิทัลซึ่งคุณสามารถแทรกลงในการติดต่อส่วนตัวและในอาชีพได้ แม้ว่าจะใช้เพียงเล็กน้อย แต่คำลงท้ายก็เพิ่มเสน่ห์บางอย่างให้กับข้อความของคุณ และทำให้เป็นการอ่านที่ไม่เป็นทางการมากขึ้น

ตอนนี้คุณเข้าใจวิธีการทำงานของ postscripts และการจัดรูปแบบแล้ว คุณก็พร้อมที่จะแทรกลงในอีเมลและจดหมายเมื่อจำเป็น ขอให้โชคดี!