11 ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับทีมทุกขนาด

กำลังมองหาเครื่องมือการจัดการโครงการอยู่ใช่ไหม?

มีให้เลือกมากมาย—แต่ละอย่างมีคุณสมบัติและความซับซ้อนที่แตกต่างกันไป แต่แต่ละอย่างจะช่วยให้คุณจัดระเบียบทีมและตรงเวลาได้

ในคู่มือนี้ เราจะเน้นรายการเครื่องมือและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยคุณจัดการงาน ทำงานร่วมกับทีมของคุณ และจัดการทรัพยากร

คุณสมบัติการจัดการโครงการที่สำคัญที่ต้องมองหา

พิจารณาคุณสมบัติหลักเหล่านี้เมื่อประเมินเครื่องมือการจัดการโครงการ:

• การจัดการโครงการ : คุณสมบัติการจัดระเบียบงาน เช่น บอร์ด Kanban สำหรับสถานะโครงการที่เป็นภาพและการมอบหมายงานใหม่อย่างง่ายดาย
• แผนภูมิแกนต์ : แผนงานโครงการแบบเห็นภาพซึ่งแสดงงาน ลำดับเวลา การมอบหมาย เหตุการณ์สำคัญ และการพึ่งพา
• การจัดการทรัพยากร : เครื่องมือในการจัดสรรและติดตามการใช้ทรัพยากร ป้องกันการจัดสรรมากเกินไปและความเหนื่อยหน่าย
• การติดตามเวลา : การติดตามเวลาในตัวเพื่อการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินที่แม่นยำตามงานที่เสร็จสมบูรณ์
• การรายงานและการวิเคราะห์ : แดชบอร์ดเพื่อเปิดเผยแนวโน้ม สร้างข้อมูลเชิงลึก และเป็นแนวทางในการตัดสินใจ
• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน : คุณสมบัติที่รองรับการสื่อสารที่ราบรื่นระหว่างสมาชิกในทีม
• บูรณาการ : ขยายฟังก์ชันการทำงานด้วยการเชื่อมโยงกับซอฟต์แวร์อื่น ช่วยให้ขั้นตอนการทำงานมีความคล่องตัว

ข้อควรพิจารณาเมื่อเลือกเครื่องมือ

เครื่องมือทุกชิ้นมีจุดแข็งและจุดอ่อน พิจารณาความต้องการเฉพาะของทีมและโครงการของคุณเมื่อเลือกเครื่องมือการจัดการโครงการ ข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการ ได้แก่:

• ขนาดทีม : เครื่องมือที่แตกต่างกันรองรับขนาดทีมที่แตกต่างกัน ทีมที่เล็กกว่าอาจต้องการแพลตฟอร์มที่เรียบง่ายและใช้งานง่ายกว่าพร้อมการจัดการงานที่ตรงไปตรงมาเมื่อเปรียบเทียบกันแล้ว ทีมขนาดใหญ่อาจต้องการฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพมากกว่า เช่น การจัดสรรทรัพยากรขั้นสูงและการทำงานร่วมกันแบบหลายผู้ใช้ เลือกเครื่องมือที่ปรับขนาดตามการเติบโตของทีมของคุณ
• อุตสาหกรรม : เลือกเครื่องมือที่สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณตรงตามข้อกำหนดเฉพาะภาคส่วนเครื่องมือบางอย่างรองรับขั้นตอนการทำงานเฉพาะของอุตสาหกรรม เช่น การพัฒนาซอฟต์แวร์ การตลาด การก่อสร้าง หรือการดูแลสุขภาพ ด้วยคุณสมบัติพิเศษ เช่น การติดตามจุดบกพร่อง การวางแผนเนื้อหา เทมเพลตโครงการ หรือการปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรม
• ความยืดหยุ่นเทียบกับโครงสร้าง : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือรองรับวิธีการที่คุณต้องการ และให้คำแนะนำและความสามารถในการปรับตัวที่ผสมผสานกันอย่างลงตัวแม้ว่าทีมที่คล่องตัวอาจชอบเครื่องมือที่มีบอร์ดคัมบังและฟีเจอร์การวางแผนซ้ำ แต่โครงการแบบเดิมอาจได้รับประโยชน์จากแผนภูมิแกนต์ที่มีโครงสร้าง
• งบประมาณ : เครื่องมือการจัดการโครงการมีรูปแบบการกำหนดราคาที่หลากหลาย—ต่อผู้ใช้ ชุดคุณลักษณะ และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลประเมินค่าใช้จ่ายล่วงหน้าและมูลค่าระยะยาว โดยพิจารณาค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก ความสามารถในการปรับขนาด และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการผสานรวมหรือคุณสมบัติระดับพรีเมียม
• ใช้งานง่าย : ความง่ายในการใช้งานของเครื่องมือส่งผลโดยตรงต่ออัตราการนำไปใช้ของทีมและประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมมองหาอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย การนำทางที่ตรงไปตรงมา และความพร้อมใช้งานของทรัพยากรการสนับสนุนและการฝึกอบรมเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเริ่มต้นใช้งานจะราบรื่น

11 เครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุดที่ควรพิจารณา

1. สโกโร

Scoro คือระบบการจัดการงานแบบครบวงจรที่รวมการจัดการโครงการและงานเข้ากับการติดตามเวลา การออกใบแจ้งหนี้ และการรายงานทางการเงิน โดยนำเสนอแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์สำหรับบริษัทที่ปรึกษาและบริษัทตัวแทน

คุณสามารถใช้แผนภูมิ Gantt สำหรับแต่ละโครงการ เพื่อวางแผนงานและเหตุการณ์สำคัญ ติดตามความคืบหน้าของโครงการ และระบุความคลาดเคลื่อนของไทม์ไลน์ได้ หากงานบางอย่างดำเนินไปตามเวลา คุณสามารถปรับกำหนดเวลาและวางแผนใหม่ระหว่างเดินทางได้อย่างง่ายดายเพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงและทำให้โครงการดำเนินไปตามแผน

แท็บ "งบประมาณ " ของ Scoro มีประสิทธิภาพพอๆ กัน ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเวลาและข้อมูลทางการเงินของโครงการตัวอย่างเช่น แผนภูมิ "การเบิร์นอัพ" จะแสดง การใช้งบประมาณด้านเวลาของโครงการของคุณในช่วงเวลาหนึ่ง ช่วยคุณตรวจสอบอัตราที่ทีมของคุณใช้เวลาที่จัดสรรไว้สำหรับโปรเจ็กต์

แผนภูมิจะมองเห็นได้เสมอในส่วน "งบประมาณ" และแสดงข้อมูลทันทีที่คุณกำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับโครงการหรือวางแผนงานบางอย่าง

หากต้องการเจาะลึกข้อมูลทางการเงินของโครงการ ตาราง “ราคาที่เสนอเทียบกับข้อมูลจริง ” ภายในส่วนเดียวกันจะให้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับความสามารถในการทำกำไรของโครงการแบบเรียลไทม์

ช่วยให้คุณติดตาม:

• งบประมาณที่คุณยังมีเหลืออยู่คือกี่ชั่วโมง
• ไม่ว่าจะออกใบแจ้งหนี้และรับชำระเงินงานที่ทำเสร็จแล้วหรือไม่
• คุณใช้จ่ายไปเท่าไรแล้วและแต่ละบริการมีความคืบหน้าภายในงบประมาณหรือไม่
• โครงการสร้างผลกำไรได้มากน้อยเพียงใด เช่น คุณได้กำไรที่คาดหวังสำหรับแต่ละบริการหรือไม่ หรือคุณควรปรับราคาหรือประมาณการเวลาในครั้งต่อไป

เวลาและข้อมูลทางการเงินระดับโครงการทั้งหมดนี้ช่วยให้คุณเข้าใจข้อมูลประมาณการเทียบกับข้อมูลจริงแบบเรียลไทม์ได้ดีขึ้น ช่วยคุณต่อสู้กับการคืบคลานของขอบเขตและจัดสรรทรัพยากรอย่างชาญฉลาดเพื่อให้อยู่ภายในงบประมาณ

สิ่งที่คุณจะรัก

คุณสมบัติการจัดการพอร์ตโฟลิโอช่วยให้คุณตรวจสอบและจัดการหลายโครงการพร้อมกัน

มุมมอง "รายการโครงการ" ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของความคืบหน้า รายได้ ต้นทุนแรงงาน ต้นทุนภายนอก กำไรของโครงการ และสถานะได้อย่างรวดเร็ว

คุณสามารถกรองและจัดกลุ่มรายการได้หลายวิธีเพื่อแบ่งข้อมูลและแบ่งข้อมูลตามที่คุณต้องการ (เช่น ตามสถานะ ลูกค้า ผู้จัดการโครงการ วันที่ แท็ก ฯลฯ)

คุณยังสามารถใช้แท็บ "ไทม์ไลน์ของโครงการ" เพื่อรวบรวมโครงการในอนาคตและโครงการที่อยู่ระหว่างดำเนินการทั้งหมดไว้ในกราฟที่แสดงภาพเดียวเพื่อให้คุณสามารถซูมออกและดูภาพใหญ่ได้

โปรเจ็กต์ทั้งหมดของคุณจะปรากฏบน “ไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์” โดยอัตโนมัติ ทางด้านซ้ายของตารางจะแสดงโครงการที่เลือกทั้งหมด พร้อมด้วยวันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด และกำหนดเวลา

คุณสมบัติหลักของ Scoro ที่คุณต้องการ

• Retainer Agreement สำหรับความร่วมมืออย่างต่อเนื่องกับลูกค้าโดยการจัดทำข้อตกลงระยะยาว
• เครื่องมือสร้างใบเสนอราคาโครงการ เพื่อสร้างการประมาณการต้นทุนโครงการที่แม่นยำตามระยะและงาน
• อัตราแรงงานของทีม เพื่อการจัดทำงบประมาณโครงการที่แม่นยำและการวิเคราะห์ความสามารถในการทำกำไร
• การจัดการค่าใช้จ่ายโครงการ เพื่อช่วยให้คุณควบคุมต้นทุนได้
• เครื่องมือทรัพยากร ที่จะช่วยให้คุณคาดการณ์และสร้างสมดุลภาระงานได้อย่างแม่นยำ
• ตัวเลือก การติดตามเวลาและไทม์ชีท เพื่อจับตาดูเวลาของทีมของคุณ
• แดชบอร์ด CRM การขาย เพื่อติดตามข้อเสนอของลูกค้า
• เทมเพลตรายงานมากกว่า 50 รายการ เพื่อวิเคราะห์แง่มุมต่างๆ ของประสิทธิภาพของโครงการ รวมถึงผลผลิต การใช้งาน รายได้ และความสามารถในการทำกำไร

ราคา

Scoro มีสี่แผน:

• สำคัญ : $26 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน
• มาตรฐาน : $37 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน
• Pro : $63 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน
• ขั้นสูงสุด : การกำหนดราคาองค์กรที่กำหนดเอง

คุณสามารถทดลองใช้ Scoro ได้ฟรีเป็นเวลา 14 วัน