新創公司處理大量電話的 5 個技巧

隨著您的新創公司的發展，電話鈴聲可能會更頻繁。 然而，對於員工和資源較少的新創公司來說，處理大量通話可能具有挑戰性。

它可能會給客戶和員工帶來困難。 客戶可能需要等待更長的時間才能讓客服人員接聽他們的電話。 此外，他們的一些電話也可能會得到回應。 同樣，員工也無法為每位顧客提供優質的服務。 這最終會導致負面的品牌認知。

幸運的是，透過正確的策略，您可以有效地應對這些挑戰，並為您的客戶和支援團隊提供流暢的通話體驗。

那麼，這些技巧是什麼呢？ 這正是我們將在本文中討論的內容。

通話量大的原因是什麼？

導致呼叫量過高的原因有很多。 其中一些解釋如下：

1.季節性

當您根據假期和特殊活動舉辦行銷促銷活動時，您可能會遇到很高的通話量。 假設您發起了一項活動，為所有商品和服務提供 15% 的折扣，作為聖誕節優惠。 在此期間，您將體驗到更高的通話量，因為更多目標受眾致電您詢問促銷和銷售事宜。

2.您的產品或服務有問題

當客戶遇到問題或對產品或服務有疑問時，他們通常會聯絡客戶支援尋求協助。 這通常意味著撥打私人電話求助熱線或透過電子郵件或線上聊天進行聯繫。

當許多客戶同時遇到產品或服務問題時，您可以想像客戶支援代表一天可能需要處理多少電話。

例如，軟體更新可能會引入故障，或者新功能可能會不時出現故障。 當客戶遇到這個問題時，他們會嘗試透過客戶支援尋求協助。

3.人員缺口或人員流失

導致大量呼叫量的另一個因素是人員缺口或人員流失。 當客戶支援團隊中出現人員缺口或人員流失時，公司處理電話的能力就會受到影響。

例如，如果您的客戶代表團隊中有兩名員工，那麼十個電話似乎數量非常大。 這會導致員工工作負擔過重、壓力過大，並導致人員流失。

4.成功的行銷活動

當一家公司推出非常好的廣告或促銷活動時，它可以讓許多人對他們所銷售的產品感興趣。 有興趣的客戶將立即嘗試透過電話與企業聯繫，以了解有關優惠和交易的更多資訊。 這會導致組織中的呼叫量很高。

同樣，對於一個組織來說，從成功的活動中收到強烈的呼聲並不是一個壞兆頭。 相反，它表明特定的活動已經成功地吸引了大量受眾並引起了他們的注意。 它有助於推動更多銷售。

新創公司管理高通話量的 5 個技巧

作為一家新創企業，管理高呼叫量需要一些策略，如下所示：

1.制定個人化的入職計劃

不熟悉您的產品或服務的新客戶更有可能致電您的客戶服務部門。 因此，您應該考慮為新客戶制定個人化的入職計劃，以減少重複查詢的需求。

為此，您可以在網站或社群媒體平台上新增文件、教學課程和常見問題。 這使得客戶無需與現場客服人員交談即可找到問題的答案。 此外，您還可以實施聊天機器人來涵蓋有關產品或服務的一些問題。

透過聊天機器人和文檔，您可以教導客戶如何有效地使用新產品或服務。

總體而言，透過個人化的入職計畫為新來電者建立專用支援管道是處理沒有支援請求的大量呼叫者的絕佳策略。

2.提醒您的客戶支援團隊

溝通是任何組織維持運作順利運作的關鍵因素。 此外，有了它，可以透過預先通知的詳細資訊有效地處理突然湧入的電話。

透過主動與您的團隊溝通，您可以防止瓶頸、減少等待時間並確保每個客戶都能得到及時的幫助。

因此，請確保您的客戶支援團隊了解任何預期的呼叫量高峰。 這使他們能夠適當分配資源並根據增加的需求調整團隊的工作流程。

您應該考慮為您的支援團隊實施最佳的電話呼叫管理軟體，該軟體可以提供呼叫量和佇列狀態的即時更新。

3.優先考慮電話禮儀

在高壓情況下，您將無法像預期的那樣順利地管理所有事情。 因此，練習同理心和保持專業精神至關重要，它可以對您的客戶產生積極影響，即使他們遇到困難。

因此，請培訓您的團隊成員優先考慮電話禮儀，以便他們能夠提供優質的服務。 該服務包括

• 強調積極傾聽
• 擁有清晰的溝通
• 保持積極的心態等等。

此外，提醒他們在選擇適當的字詞時要清晰表達，並在處理複雜問題時保持耐心。

4.使用宣傳語言

您使用的語言會對通話結果產生重大影響。 鼓勵您的團隊成員使用宣傳語言來表明他們對幫助客戶的承諾。

透過表達同理心和提供幫助的意願，您的團隊可以讓來電者放心，他們的擔憂正在被認真對待。 這可以緩解客戶之間的緊張關係，另一方面可以建立牢固的關係。

例如，這可能包括「我理解你的沮喪」、 「讓我看看我能做些什麼來幫助你」之類的短語。 或「我是來幫忙的」等等。

5.故障排除時使用螢幕分享工具

考慮使用螢幕分享工具，讓您可以即時直觀地引導他們完成故障排除過程。 與僅口頭指示相比，更快解決問題更有效。

透過支援策略中的這些工具，您可以確保您的客戶獲得準確的幫助，從而更快地解決問題並提高滿意度。

結論

總之，作為一家新創公司，處理大量電話需要有效的策略和團隊成員之間的有效溝通。 透過奉獻精神和策略規劃，處理電話可以成為一項易於管理的任務，而不是一項令人筋疲力盡的任務。

許多因素都會導致組織中呼叫量的增加。 這包括季節性、產品或服務問題、人員缺口等。

同樣，處理大量電話的可能解決方案可以是使用宣傳語言和螢幕分享工具的有效入職計劃。