تطهير بيانات HubSpot CRM: كيفية القيام بذلك في أقل من 24 ساعة

من الصعب العثور على أغراضك في غرفة فوضوية.

وبالمثل ، من الصعب العثور على البيانات الصحيحة في CRM فوضوي.

ولكن ليس فقط البحث عن البيانات ، فإن إدارة علاقات العملاء غير المرتبة تجعل الأمور صعبة عليك أيضًا.

يعاني معدل التحويل لديك ، وتنخفض الإنتاجية ، وتحصل على رؤى غير دقيقة وتثير غضب العملاء.

لذلك لتجنب ذلك ، يجب عليك تنظيف CRM الخاص بك. وسيخبرك هذا المنشور كيف يمكنك تنظيف HubSpot CRM الخاص بك في أقل من 24 ساعة.

هيا بنا نبدأ.

تطهير بيانات HubSpot CRM: ماذا يعني ذلك؟

يعد تطهير بيانات HubSpot CRM عملية تنظيف وإلغاء تنظيم HubSpot CRM الخاص بك.

الهدف من تطهير HubSpot CRM هو التخلص من جميع البيانات غير الضرورية لتحسين CRM الخاص بك. يتم ذلك عن طريق حذف أو دمج أو تحرير البيانات الزائدة في CRM الخاص بك للتأكد من أن كل ما هو جديد وملائم ودقيق.

ولكن كما نسمع عن تنظيف HubSpot CRM ، نعتقد أنها عملية تستغرق وقتًا وتتطلب بضعة أيام عمل لإنجازها بشكل صحيح.

لكن ليست هذه هي المسألة. إذا تم القيام به بشكل صحيح ، يمكنك إنهاء تنظيف HubSpot CRM في أقل من 24 ساعة بسهولة.

وقد ناقشت الأمر نفسه في النقطة التالية.

كيفية إجراء تطهير بيانات HubSpot CRM في غضون 24 ساعة

لتنظيف HubSpot CRM الخاص بك ، عليك التصرف وفقًا للأشياء أدناه. دعنا نتحدث عنها بالتفصيل مع مقدار الوقت الذي تستغرقه.

1. تدقيق قاعدة البيانات الخاصة بك

الوقت المطلوب: 6 ساعات

تتمثل الخطوة الأولى في تدقيق بيانات HubSpot CRM الخاصة بك. هذا مثل البحث قبل كتابة مقال. كلما كان بحثك أعمق ، كان مقالك أفضل.

وبالتالي ، قبل بدء تطهير بيانات HubSpot CRM ، يمكنك إجراء تدقيق CRM.

في هذا التدقيق ، تقوم بتحليل جميع الأصول التي أنشأتها في HubSpot CRM الخاص بك مثل:

• القوائم
• تدفقات الدردشة
• المقتطفات
• مشاركة المستخدم
• حملات البريد الإلكتروني
• التقارير
• تكاملات
• نماذج
• خطوط الأنابيب
• سير العمل ، إلخ.

بعد التحقق من جميع هذه الأصول ، يمكنك إنشاء جدول بيانات أو تدوين الإجراءات التي تريد تنفيذها في CRM الخاص بك.

2. حذف جهات الاتصال النوم

الوقت المطلوب: 30 دقيقة

يجب ألا تتفاعل العديد من جهات الاتصال في HubSpot CRM مع علامتك التجارية ولكنها تشغل مساحة في قاعدة البيانات.

تسمى هذه الاتصالات جهات الاتصال النائمة. وعليك إزالتها من HubSpot CRM لأنها لن تكون ذات فائدة لعلامتك التجارية.

فيما يلي خطوات القيام بذلك:

• انتقل إلى جهات الاتصال> جهات الاتصال في حساب HubSpot الخاص بك.
• انقر فوق الزر جميع المرشحات هناك وحدد خاصية تاريخ آخر نشاط .

• إذا كنت تريد إزالة جهات الاتصال غير النشطة خلال آخر 6 أشهر ، فحدد التاريخ لمدة 6 أشهر أو قبل ذلك.
• سيتم عرض جميع جهات الاتصال غير النشطة خلال الأشهر الستة الماضية.
• حددها واحذفها من CRM.

إلى جانب جهات الاتصال النائمة ، يجب أن يكون لدى العديد من المستخدمين في HubSpot CRM معلومات اتصال قديمة.

تشير التقارير إلى أن 25 إلى 33٪ من عناوين البريد الإلكتروني تصبح قديمة كل عام. علاوة على ذلك ، فإن 18٪ من أرقام الهواتف تتغير كل عام و 15٪ من المستخدمين يغيرون بريدهم الإلكتروني مرة واحدة أو أكثر في السنة.

لذلك ، من الضروري أيضًا حذف هذه السجلات أو تحديثها. لذا حدد هذه السجلات وقم بحذفها من HubSpot CRM.

3. إصلاح السجلات المكررة

الوقت المطلوب: 1 ساعة

يمكن أن تؤدي السجلات المكررة إلى إفساد HubSpot CRM بشكل سيء. وبالتالي ، يجب عليك إزالة أو دمج هذه السجلات المكررة في تطهير بيانات HubSpot CRM الخاص بك.

للقيام بذلك ، يمكنك الانتقال إلى جهات الاتصال> جهات الاتصال والنقر على القائمة المنسدلة الإجراء هناك. ثم انقر فوق الزر Merge Duplicates وسترى قائمة بجميع جهات الاتصال المكررة.

إذا كنت تريد دمج كلا جهتي الاتصال ، فانقر فوق مراجعة ثم دمج . عدا ذلك ، يمكنك فقط النقر فوق رفض .

4. حذف جهات الاتصال المرتدة أو غير المشتركة

الوقت المطلوب: 30 دقيقة

تعد جهات الاتصال المرتدة أو غير المسجلة عديمة الجدوى لعلامتك التجارية. وبالتالي ، ليس هناك فائدة من الاحتفاظ بها في HubSpot CRM الخاص بك.

هذه نقطة أخرى يجب أن تكون في قائمة التحقق الخاصة بتطهير بيانات HubSpot. فيما يلي خطوات ذلك:

• انتقل إلى التسويق> البريد الإلكتروني في HubSpot CRM.
• في الشريط الجانبي الأيسر ، سترى قائمة منسدلة أدوات ارتداد البريد الإلكتروني .

• انقر فوقه وسترى هناك 3 خيارات مختلفة:
  • قم بإنشاء قائمة بجهات الاتصال المرتدة بشدة: سيتم إنشاء قائمة كاملة بجهات الاتصال المرتدة في HubSpot CRM.
  • إضافة جهات اتصال مرتدة إلى القائمة الحالية: ستتم إضافة جميع السجلات المرتدة إلى قائمة موجودة في CRM الخاص بك.
  • تصدير عمليات إلغاء الاشتراك والارتداد: سيتم تصدير قائمة جهات الاتصال غير المسجلة والمرتدة وإرسالها إليك عبر البريد الإلكتروني.
• اختر الخيار وفقًا لمتطلباتك ثم تصرف وفقًا لذلك.

بمجرد الحصول على قائمة بجميع جهات الاتصال هذه ، قم بإزالتها من HubSpot CRM.

5. مراجعة وإصلاح حقول البيانات

الوقت المطلوب: ساعتان

تعد حقول البيانات مسؤولة عن تخزين جميع بيانات سجلات HubSpot CRM الخاصة بك.

لكن لا تحتوي جميع حقول البيانات على بيانات ذات صلة. وفي الواقع ، تظل معظم حقول HubSpot شاغرة.

وبالتالي ، تحتاج إلى معرفة وإصلاح حقول البيانات في HubSpot CRM الخاص بك.

لهذا ، يمكنك الانتقال إلى الإعدادات> الخصائص في HubSpot CRM. سترى قائمة بجميع خصائص HubSpot التي تم إنشاؤها في HubSpot CRM الخاص بك.

راجعها جميعًا وقم بإزالتها أو تحريرها أو دمجها حسب الحاجة.

لقد تحدثت أيضًا إلى Dan Moyle من Impulse Creative وإليك ما يقوله حول تنظيف HubSpot CRM.

عند تنظيف HubSpot CRM الخاص بك ، غالبًا ما أركز على حقيقة أن هدف الشركة يتركز على مجال العلامة التجارية (أو موقع الويب). إذا كان لديك شركات مكررة ، فمن المحتمل أن يكون ذلك بسبب استيراد سابق حيث لم تتضمن قاعدة البيانات عمودًا لموقع الشركة على الويب. هذا أمر بالغ الأهمية للحفاظ على قاعدة بيانات أنظف للشركات.

دان مويل ، مستشار HubSpot المعتمد

6. توحيد البيانات الخاصة بك

الوقت المطلوب: 30 دقيقة

يساعدك توحيد البيانات في جمع البيانات بالتنسيق الصحيح حتى لا تقوم بتحسينها بعد جمعها. وبالتالي ، تحتاج إلى إصلاح تنسيق إدخال البيانات.

فيما يلي قائمة بمجموعات البيانات التي يمكنك توحيدها:

• الأسماء: استخدم الأحرف الكبيرة في الأحرف الأولى من الاسم الأول واسم العائلة.
• عنوان البريد الإلكتروني: تحقق مما إذا كانت صحيحة.
• الهاتف: تأكد من أنها صحيحة وبالشكل الصحيح.
• الرموز البريدية: انظر ما إذا كانت موجودة بالفعل أم لا.
• المسافات البيضاء: قم بقص المسافات البيضاء أو أي أحرف غير ضرورية.

سيضمن إصلاح الإدخال وتوحيده عدم قيامك بجمع معلومات غير صحيحة. سيؤدي ذلك إلى تسهيل تنظيف بيانات HubSpot في المرة القادمة.

7. حافظ على مراحل دورة الحياة محدثة

الوقت المطلوب: 1 ساعة

تساعدك مراحل دورة الحياة في HubSpot CRM على مراقبة تقدم رحلة المشتري.

وبالتالي ، يصبح من الضروري تحديثها بانتظام في الأحداث المختلفة. على سبيل المثال ، إذا اشترك أحد المشتركين في مدونة في ندوة عبر الإنترنت تستضيفها ، فعليك التأكد من انتقالها إلى مرحلة الرصاص من المشترك.

لهذا ، يمكنك إنشاء سير عمل HubSpot بسيط:

• انتقل إلى الأتمتة> مهام سير العمل في HubSpot CRM من قائمة التنقل.
• انقر فوق الزر Create Workflow وحدد From Scratch.
• حدد سير العمل القائم على جهات الاتصال والفارغ وانقر فوق التالي .
• انقر فوق إعداد المشغلات وحدد خصائص الاتصال في نوع المرشح.
• ثم ابحث وحدد مرحلة دورة الحياة وأضف المشغل وفقًا لذلك.

أكمل سير العمل بناءً على احتياجاتك واختبره إذا كان يعمل بشكل جيد.

8. مراجعة وتحرير نماذج HubSpot الخاصة بك

الوقت المطلوب: 1 ساعة

تحقق من HubSpot CRM الخاص بك بحثًا عن النماذج غير الضرورية أو غير المستخدمة. يمكنك البحث عن النماذج التي لا تتلقى أي عمليات إرسال أو لا يتم استخدامها في أي من صفحات موقع الويب الخاص بك. بمجرد العثور عليها ، قم بإزالتها.

فيما يلي خطوات ذلك:

• انتقل إلى التسويق> النماذج في HubSpot CRM.
• ابحث عن النماذج التي تستند إلى تاريخ آخر تعديل ، ومعدل الإرسال ، وظهور في معايير الصفحات.
• إذا كانت هناك بعض النماذج ذات معدلات إرسال منخفضة ، أو قديمة ، أو تظهر على أي صفحات ، فقم بتحريرها أو حذفها.

بعد هذه الخطوة الحاسمة في عملية تطهير بيانات HubSpot ، يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية لحذف قوائمك.

9. حذف قوائم HubSpot غير الضرورية

الوقت المطلوب: 1 ساعة

مثل النماذج ، يجب عليك أيضًا مراجعة قوائم HubSpot الخاصة بك. وإذا كانت هناك أي قوائم في HubSpot CRM الخاص بك ، فيمكنك إزالتها.

• انتقل إلى حساب HubSpot الخاص بك وانتقل إلى جهات الاتصال> القوائم .
• سترى قائمة بجميع القوائم وتحقق مما إذا كانت مستخدمة في مكان ما ، ولديك بعض السجلات أم لا.
• إذا وجدت أيًا من القوائم غير المستخدمة أو غير النشطة ، فقم بإزالتها.

10. استخدم تكاملات HubSpot بسهولة

الوقت المطلوب: ساعتان

ليس فقط يدويًا ، يمكنك إجراء تطهير بيانات HubSpot CRM على الطيار الآلي باستخدام بعض الأدوات.

لهذا ، أوصي ببعض الأدوات مثل:

• Insycle: يساعدك في إدارة البيانات مثل إزالة البيانات المكررة والتوحيد القياسي والمزيد.
• Neverbounce: جيد لتنظيف القائمة والتحقق من البريد الإلكتروني.
• Leadspace: يساعدك على الحفاظ على دقة بيانات العملاء ومدى ملاءمتها.
• HubSpot Operations Hub: يأتي مع ميزات التنظيف الآلي.

إذا قمت بجمع كميات كبيرة من البيانات ، تصبح هذه الأدوات ضرورية بالنسبة لك.

11. كرر مع الجدول

تطهير بيانات HubSpot CRM ليس مجرد مهمة لمرة واحدة. إنها وظيفة متكررة عليك أداؤها على فترات زمنية محددة.

وفقًا للتقارير ، تتدهور 70٪ من بيانات CRM كل عام. هذا يعني أنه يجب عليك تدقيقها وتنظيفها سنويًا أيضًا.

لذلك ، أوصيك بإجراء تدقيق HubSpot كل 3 أشهر وتطهير بيانات HubSpot كل 3-6 أشهر.

لماذا تحتاج إلى تنظيف HubSpot CRM الخاص بك؟

لن أناقش فوائد تطهير بيانات HubSpot CRM. بدلاً من ذلك ، سأشارك فقط بعض المخاطر والعيوب التي ستواجهها إذا لم تقم بتنظيفها.

• إغلاق صفقات أقل

أنت تعلم أنك ستترك مع HubSpot CRM قديمًا إذا لم تقم بتنظيفه بانتظام. ولن تساعدك المعلومات القديمة حول المستخدمين في تحويلهم أبدًا.

وبالتالي ، يتعين عليك إجراء تطهير بيانات HubSpot على فترات منتظمة للتأكد من إغلاق المزيد من الصفقات.

• التخصيص غير الدقيق

البيانات غير الدقيقة تؤدي إلى تخصيص غير دقيق.

من الناحية الإحصائية ، يشعر 74٪ من العملاء بالإحباط إذا لم يتم تخصيص محتوى موقع الويب.

لذا فإن عدم تنظيف HubSpot CRM الخاص بك سيمنعك من تخصيص المحتوى. نتيجة لذلك ، ستبدأ في فقدان فرص التحويل بالإضافة إلى تلك العوائد المرتفعة.

• تسرب الإيرادات

تؤدي البيانات السيئة إلى خسارة 15 مليون دولار سنويًا للعلامات التجارية.

لذلك ، بدون تنقية بيانات HubSpot CRM ، قد تبدأ في خسارة الإيرادات. وسيبدأ هذا في زيادة تكاليفك المالية كضرر جانبي.

• انخفاض الإنتاجية

إن إدارة علاقات العملاء غير المرتبة المليئة بالبيانات السيئة تترك لممثليك بمعلومات خاطئة تحت تصرفهم. وبما أنك لا تستطيع التحويل باستخدام البيانات الخاطئة ، فإن ممثليك سيضيعون جهودهم ووقتهم.

سيؤدي هذا إلى انخفاض في إنتاجيتك. وبالتالي ، يصبح تنظيف بيانات HubSpot CRM أكثر أهمية لعلامتك التجارية.

• عملاء غاضبون

لا تضر البيانات السيئة بعملك فحسب ، بل تؤثر أيضًا على الجانب الآخر من العملة ، العملاء. إذا استهدفت عملائك ببيانات خاطئة ، فسيشعر عملاؤك أيضًا بالغضب.

هذا يترك أثرًا في سمعة علامتك التجارية منذ أن بدأ عملاؤك في التفكير في أنك لا تعرفهم بشكل صحيح.

• رؤى غير دقيقة

إذا قمت بتخزين البيانات السيئة ، فسوف تتعقب البيانات السيئة.

وإذا قمت بتتبع البيانات السيئة ، فسوف تحصل على رؤى خاطئة وتخطئ في تقدير السيناريو. سيؤدي هذا إلى اتخاذ قرارات خاطئة ولن تحقق لك القرارات السيئة النتائج الصحيحة.

هذا يجعل تطهير بيانات HubSpot أكثر أهمية بالنسبة لك.

إليكم ...

كان هذا كله في تطهير بيانات HubSpot CRM.

قد تبدو عملية تافهة وتستغرق وقتًا طويلاً ، لكنها مهمة جدًا لعملك ويمكن إجراؤها في يوم واحد.

الآن لم يعد الأمر صعبًا ويمكن القيام به ببعض المعرفة بالمنصة. لكن العديد من العلامات التجارية لا تزال تتجنب القيام بذلك بنفسها.

وبالنسبة لمثل هذه العلامات التجارية ، فإننا نتحمل مسؤولية تنظيف HubSpot CRM وتحسينه لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

لذلك إذا كنت تريد أن تقوم أيدي الخبراء بتنظيف HubSpot CRM الخاص بك ، فيمكنك التحدث إلينا في أي وقت.