HubSpot CRM-Datenbereinigung: So geht es in weniger als 24 Stunden

Es ist schwer, Ihre Sachen in einem unordentlichen Raum zu finden.

Ebenso ist es schwierig, die richtigen Daten in einem chaotischen CRM zu finden.

Aber nicht nur die Datenfindung, auch ein unaufgeräumtes CRM macht Ihnen das Leben schwer.

Ihre Konversionsrate leidet, die Produktivität sinkt und Sie erhalten ungenaue Einblicke und verärgerte Kunden.

Um dies zu vermeiden, müssen Sie Ihr CRM aufräumen. Und in diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihr HubSpot-CRM in weniger als 24 Stunden bereinigen können.

Lass uns anfangen.

HubSpot CRM-Datenbereinigung: Was bedeutet das?

Die HubSpot CRM-Datenbereinigung ist ein Prozess zur Bereinigung und Entrümpelung Ihres HubSpot CRM.

Das Ziel der HubSpot CRM-Bereinigung ist es, alle unnötigen Daten zu eliminieren, um Ihr CRM zu optimieren. Dies geschieht durch Löschen, Zusammenführen oder Bearbeiten redundanter Daten in Ihrem CRM, um sicherzustellen, dass alle Daten aktuell, relevant und genau sind.

Aber wenn wir von der CRM-Bereinigung von HubSpot hören, denken wir, dass es ein zeitaufwändiger Prozess ist, der einige Werktage benötigt, um korrekt durchgeführt zu werden.

Aber das ist nicht der Fall. Wenn Sie es richtig gemacht haben, können Sie die HubSpot CRM-Bereinigung problemlos in weniger als 24 Stunden abschließen.

Und ich habe dasselbe im nächsten Punkt besprochen.

So führen Sie eine HubSpot CRM-Datenbereinigung innerhalb von 24 Stunden durch

Um Ihr HubSpot-CRM zu bereinigen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen. Lassen Sie uns im Detail darüber sprechen, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen.

1. Auditieren Sie Ihre Datenbank

Benötigte Zeit: 6 Stunden

Der erste Schritt ist die Prüfung Ihrer HubSpot CRM-Daten. Das ist wie eine Recherche vor dem Schreiben eines Artikels. Je tiefer Ihre Recherche, desto besser Ihr Artikel.

Daher können Sie vor Beginn Ihrer HubSpot CRM-Datenbereinigung ein CRM-Audit durchführen.

In diesem Audit analysieren Sie alle Assets, die Sie in Ihrem HubSpot CRM erstellt haben, wie:

• Listen
• Chatflows
• Ausschnitte
• Benutzerbindung
• E-Mail-Kampagnen
• Berichte
• Integrationen
• Formen
• Rohrleitungen
• Arbeitsabläufe usw.

Nachdem Sie alle diese Assets überprüft haben, können Sie eine Tabelle erstellen oder die Aktionen notieren, die Sie in Ihrem CRM ausführen möchten.

2. Löschen Sie schlafende Kontakte

Benötigte Zeit: 30 Minuten

Viele Kontakte in Ihrem HubSpot-CRM müssen nicht mit Ihrer Marke interagieren, sondern Platz in der Datenbank einnehmen.

Solche Kontakte werden Schlafkontakte genannt. Und Sie müssen sie aus Ihrem HubSpot-CRM entfernen, da sie für Ihre Marke nutzlos wären.

Hier sind die Schritte dazu:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte .
• Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Alle Filter und wählen Sie die Eigenschaft Datum der letzten Aktivität aus.

• Wenn Sie die inaktiven Kontakte der letzten 6 Monate entfernen möchten, wählen Sie das Datum für 6 Monate oder früher aus.
• Alle Kontakte, die in den letzten 6 Monaten inaktiv waren, werden angezeigt.
• Wählen Sie sie aus und löschen Sie sie aus dem CRM.

Zusammen mit den schlafenden Kontakten müssen viele Benutzer in Ihrem HubSpot-CRM veraltete Kontaktinformationen haben.

Berichten zufolge veralten jedes Jahr 25 bis 33 % der E-Mail-Adressen. Darüber hinaus ändern sich 18 % der Telefonnummern jedes Jahr und 15 % der Benutzer ändern ihre E-Mail-Adresse ein- oder mehrmals im Jahr.

Daher ist es wichtig, auch solche Datensätze zu löschen oder zu aktualisieren. Identifizieren Sie diese Datensätze und entfernen Sie sie aus Ihrem HubSpot-CRM.

3. Korrigieren Sie doppelte Datensätze

Benötigte Zeit: 1 Stunde

Doppelte Datensätze können Ihr HubSpot-CRM stark durcheinander bringen. Daher müssen Sie solche doppelten Datensätze in Ihrer HubSpot CRM-Datenbereinigung entfernen oder zusammenführen.

Navigieren Sie dazu zu Kontakte > Kontakte und klicken Sie dort auf das Dropdown-Menü Aktion . Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Duplikate zusammenführen und Sie sehen die Liste aller doppelten Kontakte.

Wenn Sie beide Kontakte zusammenführen möchten, klicken Sie auf Überprüfen und dann auf Zusammenführen . Andernfalls können Sie einfach auf Ablehnen klicken.

4. Löschen Sie zurückgesendete oder abgemeldete Kontakte

Benötigte Zeit: 30 Minuten

Unzustellbare oder abgemeldete Kontakte sind für Ihre Marke einfach nutzlos. Daher macht es keinen Sinn, sie in Ihrem HubSpot-CRM zu behalten.

Dies ist also ein weiterer Punkt, der in Ihrer HubSpot-Datenbereinigungs-Checkliste enthalten sein sollte. Hier sind die Schritte dafür:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot CRM zu Marketing > E -Mail.
• In der linken Seitenleiste sehen Sie eine Dropdown-Liste mit E- Mail-Bounce-Tools .

• Klicken Sie darauf und Sie sehen dort 3 verschiedene Optionen:
  • Liste mit Hard Bounce- Kontakten erstellen: Eine vollständige Liste mit Hard Bounce-Kontakten wird in Ihrem HubSpot CRM erstellt.
  • Hard Bounce-Kontakte zu vorhandener Liste hinzufügen: Alle Bounce-Datensätze werden zu einer bestehenden Liste in Ihrem CRM hinzugefügt.
  • Abbestellungen und Bounces exportieren: Eine Liste der abgemeldeten und Bounce-Kontakte wird exportiert und Ihnen per E-Mail zugesendet.
• Wählen Sie die Option gemäß Ihren Anforderungen und handeln Sie dann entsprechend.

Sobald Sie eine Liste all dieser Kontakte erhalten, entfernen Sie sie aus Ihrem HubSpot CRM.

5. Überprüfen und korrigieren Sie Datenfelder

Benötigte Zeit: 2 Stunden

Datenfelder sind für die Speicherung aller Daten Ihrer HubSpot CRM-Datensätze verantwortlich.

Aber nicht alle Datenfelder enthalten relevante Daten. Und in Wirklichkeit bleiben die meisten HubSpot-Felder unbesetzt.

Daher müssen Sie die Datenfelder in Ihrem HubSpot CRM herausfinden und korrigieren.

Navigieren Sie dazu in Ihrem HubSpot CRM zu Einstellungen > Eigenschaften . Sie sehen die Liste aller HubSpot-Eigenschaften, die in Ihrem HubSpot CRM erstellt wurden.

Überprüfen Sie alle und entfernen, bearbeiten oder führen Sie sie nach Bedarf zusammen.

Ich habe auch mit Dan Moyle von Impulse Creative gesprochen und hier ist, was er über die Bereinigung von HubSpot CRM sagt.

Beim Aufräumen Ihres HubSpot-CRM konzentriere ich mich oft auf die Tatsache, dass sich das Unternehmensobjekt auf die Markendomäne (oder Website) konzentriert. Wenn Sie doppelte Unternehmen haben, liegt dies wahrscheinlich an einem früheren Import, bei dem die Datenbank keine Spalte für die Unternehmenswebsite enthielt. Dies ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer saubereren Datenbank von Unternehmen.

Dan Moyle, Akkreditierter HubSpot-Berater

6. Standardisieren Sie Ihre Daten

Benötigte Zeit: 30 Minuten

Die Datenstandardisierung hilft Ihnen, Daten im richtigen Format zu sammeln, sodass Sie sie nicht nach dem Sammeln optimieren müssen. Daher müssen Sie das Format der Dateneingabe festlegen.

Hier ist die Liste der Datensätze, die Sie standardisieren können:

• Namen: Die Anfangsbuchstaben des Vor- und Nachnamens groß schreiben.
• E-Mail-Adresse: Überprüfen Sie, ob sie korrekt sind.
• Telefon: Stellen Sie sicher, dass sie korrekt sind und das richtige Format haben.
• Postleitzahlen: Schauen Sie, ob sie wirklich existieren oder nicht.
• Leerzeichen : Schneiden Sie die Leerzeichen oder unnötige Zeichen ab.

Durch die Korrektur und Standardisierung der Eingabe wird sichergestellt, dass Sie keine falschen Informationen sammeln. Dadurch wird die Bereinigung der HubSpot-Daten beim nächsten Mal einfacher.

7. Halten Sie die Lebenszyklusphasen auf dem neuesten Stand

Benötigte Zeit: 1 Stunde

Die Lebenszyklusphasen in Ihrem HubSpot-CRM helfen Ihnen, den Fortschritt der Reise eines Käufers zu überwachen.

Daher ist es wichtig, sie regelmäßig zu verschiedenen Ereignissen zu aktualisieren. Wenn sich beispielsweise eine Blog-Abonnentin für ein von Ihnen veranstaltetes Webinar anmeldet, müssen Sie sicherstellen, dass sie vom Abonnenten in die Lead-Phase wechselt.

Dazu können Sie einen einfachen HubSpot-Workflow erstellen:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot CRM über das Navigationsmenü zu Automatisierung > Workflows .
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow erstellen und wählen Sie Von Grund auf neu.
• Wählen Sie Kontaktbasierter und leerer Workflow aus und klicken Sie auf Weiter .
• Klicken Sie auf Trigger einrichten und wählen Sie im Filtertyp Kontakteigenschaften aus.
• Suchen und wählen Sie dann die Lifecycle-Phase aus und fügen Sie den Trigger entsprechend hinzu.

Vervollständigen Sie den Workflow gemäß Ihren Anforderungen und testen Sie, ob er gut funktioniert.

8. Überprüfen und bearbeiten Sie Ihre HubSpot-Formulare

Benötigte Zeit: 1 Stunde

Überprüfen Sie Ihr HubSpot CRM auf unnötige oder ungenutzte Formulare. Sie können nach den Formularen suchen, die keine Einsendungen erhalten oder auf keiner Ihrer Website-Seiten verwendet werden. Sobald Sie sie gefunden haben, entfernen Sie sie.

Hier sind die Schritte dafür:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot CRM zu Marketing > Formulare .
• Suchen Sie nach den Formularen basierend auf den Kriterien „Datum der letzten Änderung“, „Übermittlungsrate“ und „Auf Seiten erschienen “.
• Wenn einige Formulare niedrige Übermittlungsraten aufweisen, veraltet sind oder auf keinen Seiten erscheinen, bearbeiten oder löschen Sie sie.

Nach diesem entscheidenden Schritt in Ihrem HubSpot-Datenbereinigungsprozess können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren und Ihre Listen löschen.

9. Löschen Sie unnötige HubSpot-Listen

Benötigte Zeit: 1 Stunde

Wie Formulare müssen Sie auch Ihre HubSpot-Listen überprüfen. Und wenn es Listen in Ihrem HubSpot CRM gibt, können Sie sie entfernen.

• Gehen Sie zu Ihrem HubSpot-Konto und navigieren Sie zu Kontakte > Listen .
• Sie sehen die Liste aller Listen und prüfen, ob sie irgendwo verwendet werden und einige Aufzeichnungen haben oder nicht.
• Wenn Sie eine der unbenutzten oder inaktiven Listen finden, löschen Sie sie.

10. Verwenden Sie HubSpot-Integrationen für eine einfache Handhabung

Benötigte Zeit: 2 Stunden

Sie können die HubSpot CRM-Datenbereinigung nicht nur manuell, sondern auch mit einigen Tools im Autopiloten durchführen.

Dafür würde ich einige Tools empfehlen wie:

• Insycle: Hilft Ihnen bei der Datenverwaltung wie Deduplizierung, Standardisierung und mehr.
• Neverbounce: Gut für die Listenbereinigung und E-Mail-Verifizierung.
• Leadspace: Hilft Ihnen, die Genauigkeit und Relevanz von Kundendaten aufrechtzuerhalten.
• HubSpot Operations Hub: Enthält automatische Bereinigungsfunktionen.

Wenn Sie große Datenmengen sammeln, werden diese Tools zu einem Muss für Sie.

11. Wiederholen Sie mit einem Zeitplan

Die Datenbereinigung von HubSpot CRM ist nicht nur eine einmalige Aufgabe. Es ist eine wiederkehrende Aufgabe, die Sie in festgelegten Intervallen ausführen müssen.

Berichten zufolge verschlechtern sich 70 % der CRM-Daten jedes Jahr. Das bedeutet, dass Sie es auch jährlich prüfen und reinigen müssen.

Daher würde ich Ihnen empfehlen, alle 3 Monate ein HubSpot-Audit und alle 3-6 Monate eine HubSpot-Datenbereinigung durchzuführen.

Warum müssen Sie Ihr HubSpot-CRM bereinigen?

Ich möchte nicht auf die Vorteile der Datenbereinigung von HubSpot CRM eingehen. Stattdessen teile ich nur einige der Risiken und Nachteile, denen Sie ausgesetzt sind, wenn Sie es nicht bereinigen.

• Weniger Geschäftsabschlüsse

Sie wissen, dass Ihnen ein veraltetes HubSpot-CRM bleibt, wenn Sie es nicht regelmäßig bereinigen. Und veraltete Informationen über Ihre Benutzer werden Ihnen niemals dabei helfen, sie zu konvertieren.

Daher müssen Sie in regelmäßigen Abständen eine HubSpot-Datenbereinigung durchführen, um sicherzustellen, dass Sie mehr Geschäfte abschließen.

• Ungenaue Personalisierung

Ungenaue Daten führen zu einer ungenauen Personalisierung.

Statistisch gesehen sind 74 % der Kunden frustriert, wenn der Inhalt einer Website nicht personalisiert ist.

Wenn Sie also Ihr HubSpot-CRM nicht bereinigen, können Sie den Inhalt nicht personalisieren. Infolgedessen verpassen Sie die Conversion-Möglichkeiten sowie diese steigenden Renditen.

• Einnahmeverlust

Schlechte Daten führen für Marken jedes Jahr zu einem Verlust von 15 Millionen US-Dollar.

Daher können Sie ohne die Datenbereinigung von HubSpot CRM anfangen, Einnahmen zu verlieren. Und dies würde Ihre finanziellen Kosten als Kollateralschaden erhöhen.

• Verringerte Produktivität

Ein unordentliches CRM voller schlechter Daten lässt Ihre Vertreter mit falschen Informationen zurück. Und da Sie mit den falschen Daten nicht konvertieren können, verschwenden Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Mühe und Zeit.

Dies führt zu einem Rückgang Ihrer Produktivität. Daher wird die HubSpot CRM-Datenbereinigung für Ihre Marke immer wichtiger.

• Verärgerte Kunden

Schlechte Daten schaden nicht nur Ihrem Unternehmen, sondern wirken sich auch auf die andere Seite der Medaille aus, die Kunden. Wenn Sie Ihre Kunden mit falschen Daten ansprechen, werden sich auch Ihre Kunden irritiert fühlen.

Dies hinterlässt eine Delle in Ihrem Markenruf, da Ihre Kunden anfangen zu denken, dass Sie sie nicht richtig kennen.

• Ungenaue Erkenntnisse

Wenn Sie fehlerhafte Daten speichern, verfolgen Sie fehlerhafte Daten.

Und wenn Sie schlechte Daten verfolgen, erhalten Sie die falschen Erkenntnisse und schätzen das Szenario falsch ein. Dies führt zu einer schlechten Entscheidungsfindung und schlechte Entscheidungen führen nicht zu den richtigen Ergebnissen.

Dies macht die HubSpot-Datenbereinigung für Sie wichtiger.

Zu dir hinüber…

Das war alles über die Datenbereinigung von HubSpot CRM.

Es mag wie ein trivialer und zeitraubender Prozess aussehen, aber es ist ziemlich wichtig für Ihr Unternehmen und kann an einem einzigen Tag erledigt werden.

Jetzt ist es nicht mehr schwierig und kann mit einigen Kenntnissen der Plattform durchgeführt werden. Aber viele der Marken vermeiden es immer noch, es selbst zu tun.

Und für solche Marken übernehmen wir die Verantwortung, ihr HubSpot CRM zu bereinigen und es für maximale Produktivität zu optimieren.

Wenn Sie also möchten, dass Expertenhände Ihr HubSpot-CRM aufräumen, können Sie jederzeit mit uns sprechen.