HubSpot CRM 數據清理：如何在 24 小時內完成

在凌亂的房間裡很難找到你的東西。

同樣，很難在混亂的 CRM 中找到正確的數據。

但不僅僅是數據查找，不整潔的 CRM 也會讓您感到困難。

您的轉化率會受到影響，工作效率會下降，並且您會得到不准確的見解並激怒客戶。

因此，為避免這種情況，您必須清理您的 CRM。 這篇文章將告訴您如何在 24 小時內清理您的 HubSpot CRM。

讓我們開始吧。

HubSpot CRM 數據清理：它意味著什麼？

HubSpot CRM 數據清理是清理和整理 HubSpot CRM 的過程。

HubSpot CRM 清理的目標是消除所有不必要的數據以優化您的 CRM。 這是通過刪除、合併或編輯 CRM 中的冗餘數據來完成的，以確保它擁有的任何內容都是最新的、相關的和準確的。

但當我們聽說 HubSpot CRM 清理時，我們認為這是一個耗時的過程，需要幾個工作日才能正確完成。

但事實並非如此。 如果操作得當，您可以在 24 小時內輕鬆完成 HubSpot CRM 清理。

我在下一點也討論了同樣的問題。

如何在 24 小時內執行 HubSpot CRM 數據清理

要清理您的 HubSpot CRM，您必須執行以下操作。 讓我們詳細談談他們花了多少時間。

1. 審計你的數據庫

所需時間： 6小時

第一步是審核您的 HubSpot CRM 數據。 這就像在寫文章之前進行研究。 您的研究越深入，您的文章就越好。

因此，在開始 HubSpot CRM 數據清理之前，您可以進行 CRM 審計。

在此審核中，您分析在 HubSpot CRM 中創建的所有資產，例如：

• 列表
• 聊天流程
• 片段
• 用戶參與
• 電子郵件活動
• 報告
• 集成
• 形式
• 流水線
• 工作流程等

檢查完所有這些資產後，您可以創建電子表格或記下要在 CRM 中執行的操作。

2.刪除睡眠聯繫人

所需時間： 30分鐘

HubSpot CRM 中的許多聯繫人一定不會與您的品牌互動，但會佔用數據庫中的空間。

這種接觸稱為睡眠接觸。 而且您必須從 HubSpot CRM 中刪除它們，因為它們對您的品牌毫無用處。

以下是執行此操作的步驟：

• 導航到您的 HubSpot 帳戶中的聯繫人 > 聯繫人。
• 單擊此處的All filters按鈕並選擇Last Activity Date屬性。

• 如果要刪除最近 6 個月不活動的聯繫人，請選擇 6 個月或之前的日期。
• 將顯示最近 6 個月內不活動的所有聯繫人。
• 從 CRM 中選擇並刪除它們。

除了休眠聯繫人，您的 HubSpot CRM 中的許多用戶的聯繫信息肯定已經過時。

報告稱，每年有 25% 到 33% 的電子郵件地址會過時。 此外，每年有 18% 的電話號碼更換，15% 的用戶一年更換一次或多次電子郵件。

因此，刪除或更新此類記錄也很重要。 因此，識別這些記錄並將它們從您的 HubSpot CRM 中刪除。

3.修復重複記錄

所需時間： 1小時

重複的記錄會嚴重破壞您的 HubSpot CRM。 因此，您必須在 HubSpot CRM 數據清理中刪除或合併此類重複記錄。

為此，您可以導航至“聯繫人”>“聯繫人”，然後單擊此處的“操作”下拉菜單。 然後單擊“合併重複項”按鈕，您將看到所有重複聯繫人的列表。

如果要合併兩個聯繫人，請單擊Review然後單擊Merge 。 否則你可以點擊Reject 。

4.刪除退回或取消訂閱的聯繫人

所需時間： 30分鐘

退回或取消訂閱的聯繫人對您的品牌來說是徒勞的。 因此，將它們保留在您的 HubSpot CRM 上毫無意義。

因此，這是您的 HubSpot 數據清理清單中應該包含的另一點。 以下是它的步驟：

• 在您的 HubSpot CRM 中轉到營銷 > 電子郵件。
• 在左側邊欄中，您會看到電子郵件退回工具下拉菜單。

• 點擊它，你會看到 3 個不同的選項：
  • 創建硬退回聯繫人列表：硬退回聯繫人的完整列表將在您的 HubSpot CRM 中創建。
  • 將硬退回的聯繫人添加到現有列表：所有退回的記錄都將添加到您的 CRM 中的現有列表。
  • 導出退訂和退回：退訂和退回的聯繫人列表將導出並通過電子郵件發送給您。
• 根據您的要求選擇選項，然後相應地採取行動。

獲得所有此類聯繫人的列表後，將它們從 HubSpot CRM 中刪除。

5. 查看和修復數據字段

所需時間： 2小時

數據字段負責存儲您的 HubSpot CRM 記錄的所有數據。

但並非所有數據字段都包含相關數據。 事實上，大部分 HubSpot 領域仍然空置。

因此，您需要找出並修復 HubSpot CRM 中的數據字段。

為此，您可以導航至 HubSpot CRM 中的設置 > 屬性。 您將看到在您的 HubSpot CRM 中創建的所有 HubSpot 屬性的列表。

查看所有這些，並根據需要刪除、編輯或合併它們。

我還與 Impulse Creative 的 Dan Moyle 進行了交談，以下是他在 HubSpot CRM 清理上所說的話。

在清理 HubSpot CRM 時，我經常關注公司對像以品牌域（或網站）為中心的事實。 如果您有重複的公司，可能是因為過去的導入導致數據庫不包含公司網站的列。 這對於維護更清潔的公司數據庫至關重要。

Dan Moyle，HubSpot 認證顧問

6. 標準化你的數據

所需時間： 30分鐘

數據標準化可幫助您以正確的格式收集數據，這樣您就無需在收集數據後對其進行優化。 因此，您需要固定數據輸入的格式。

以下是您可以標準化的數據集列表：

• 姓名：名字和姓氏的首字母大寫。
• 電子郵件地址：檢查它們是否正確。
• 電話：確保電話號碼正確且格式正確。
• 郵政編碼：看看它們是否真的存在。
• 空格：修剪空格或任何不需要的字符。

修復和標準化輸入將確保您不會收集到不正確的信息。 這將使 HubSpot 數據在下次清理時更容易。

7. 保持生命週期階段更新

所需時間： 1小時

HubSpot CRM 中的生命週期階段可幫助您監控買家旅程的進度。

因此，在不同事件上定期更新它們變得至關重要。 例如，如果博客訂閱者註冊了您主持的網絡研討會，您必須確保她已從訂閱者轉移到潛在客戶階段。

為此，您可以創建一個簡單的 HubSpot 工作流程：

• 從導航菜單轉到 HubSpot CRM 中的自動化 > 工作流程。
• 單擊創建工作流按鈕並選擇從頭開始。
• 選擇Contact-based和Blank workflow，然後單擊Next 。
• 單擊設置觸發器並在過濾器類型中選擇聯繫人屬性。
• 然後搜索並選擇生命週期階段並相應地添加觸發器。

根據您的需要完成工作流程並測試它是否工作正常。

8. 查看和編輯您的 HubSpot 表格

所需時間： 1小時

檢查您的 HubSpot CRM 是否有不必要或未使用的表格。 您可以查找未收到任何提交或未在您的任何網站頁面上使用的表格。 找到它們後，將它們移除。

以下是它的步驟：

• 在您的 HubSpot CRM 中轉到營銷 > 表單。
• 根據上次修改日期、提交率和出現在頁面上的標準查找表格。
• 如果有一些表單提交率低，已經過時，或者沒有出現在頁面上，請編輯或刪除它們。

在 HubSpot 數據清理過程中的這個關鍵步驟之後，您可以進入下一步刪除列表。

9. 刪除不必要的 HubSpot 列表

所需時間： 1小時

與表格一樣，您還必須查看您的 HubSpot 列表。 如果您的 HubSpot CRM 中有任何列表，您可以將其刪除。

• 轉到您的 HubSpot 帳戶並導航到聯繫人 > 列表。
• 您將看到所有列表的列表，並檢查它們是否在某處使用，以及是否有一些記錄。
• 如果您發現任何未使用或不活動的列表，請將其刪除。

10.輕鬆使用HubSpot Integrations

所需時間： 2小時

不僅僅是手動，您可以使用一些工具在自動駕駛儀上進行 HubSpot CRM 數據清理。

為此，我推荐一些工具，例如：

• Insycle：幫助您進行數據管理，例如重複數據刪除、標準化等。
• Neverbounce：適用於列表清理和電子郵件驗證。
• Leadspace：幫助您保持客戶數據的準確性和相關性。
• HubSpot Operations Hub：具有自動清理功能。

如果您收集大量數據，這些工具將成為您的必備工具。

11. 重複一個時間表

HubSpot CRM 數據清理不僅僅是一次性的任務。 這是您必須按設定的時間間隔執行的重複性工作。

據報導，每年有 70% 的 CRM 數據惡化。 這意味著，您還必須每年對其進行審核和清潔。

因此，我建議您每 3 個月執行一次 HubSpot 審計，每 3-6 個月執行一次 HubSpot 數據清理。

為什麼需要清理 HubSpot CRM？

我不會討論 HubSpot CRM 數據清理的好處。 相反，如果您不清理它，我將分享您將面臨的一些風險和缺點。

• 更少的交易完成

您知道，如果不定期清理，您將得到一個過時的 HubSpot CRM。 關於您的用戶的過時信息永遠不會幫助您轉換他們。

因此，您必須定期執行 HubSpot 數據清理，以確保您完成更多交易。

• 不准確的個性化

不准確的數據會導致不准確的個性化。

據統計，如果網站內容不個性化，74% 的客戶會感到沮喪。

因此，不清理 HubSpot CRM 將阻止您對內容進行個性化設置。 結果，您將開始錯失轉換機會以及那些飆升的回報。

• 收入流失

不良數據導致品牌每年損失 1500 萬美元。

因此，如果不清理 HubSpot CRM 數據，您可能會開始損失收入。 這將作為附帶損害開始增加您的財務成本。

• 生產力下降

一個充滿不良數據的不整潔的 CRM 會讓您的代表掌握錯誤的信息。 由於您無法轉換錯誤的數據，您的銷售代表將浪費他們的精力和時間。

這將導致您的工作效率下降。 因此，HubSpot CRM 數據清理對您的品牌來說變得更加重要。

• 激怒顧客

不良數據不僅會損害您的業務，還會影響硬幣的另一面，即客戶。 如果你用錯誤的數據定位你的客戶，你的客戶也會感到惱火。

這會損害您的品牌聲譽，因為您的客戶開始認為您不了解他們。

• 不准確的見解

如果您存儲壞數據，您將跟踪壞數據。

而且，如果您跟踪不良數據，您將獲得錯誤的見解並誤判情況。 這將導致做出錯誤的決定，而錯誤的決定不會給您帶來正確的結果。

這使得 HubSpot 數據清理對您來說更加重要。

交給你……

這就是 HubSpot CRM 數據清理的全部內容。

它可能看起來像一個微不足道且耗時的過程，但它對您的業務非常重要，可以在一天內完成。

現在這不是什麼棘手的事情，可以通過對平台的一些了解來完成。 但許多品牌仍然避免自己做。

對於此類品牌，我們負責清理他們的 HubSpot CRM 並對其進行優化以實現最大生產力。

因此，如果您希望專家親手清理您的 HubSpot CRM，您可以隨時與我們聯繫。