HubSpot CRM Veri Temizleme: 24 Saatin Altında Nasıl Yapılır?

Dağınık bir odada eşyalarını bulmak zor.

Aynı şekilde, dağınık bir CRM'de doğru verileri bulmak zordur.

Ancak sadece veri bulma değil, dağınık bir CRM de sizin için işleri zorlaştırır.

Dönüşüm oranınız düşer, üretkenliğiniz düşer ve yanlış içgörüler edinir ve müşterilerinizi sinirlendirirsiniz.

Bundan kaçınmak için CRM'nizi temizlemelisiniz. Ve bu gönderi size HubSpot CRM'nizi 24 saatten daha kısa sürede nasıl temizleyebileceğinizi anlatacak.

Başlayalım.

HubSpot CRM Veri Temizleme: Ne Anlama Geliyor?

HubSpot CRM veri temizleme, HubSpot CRM'nizi temizleme ve düzenli hale getirme işlemidir.

HubSpot CRM temizliğinin amacı, CRM'nizi optimize etmek için tüm gereksiz verileri ortadan kaldırmaktır. Bu, sahip olduğu her şeyin yeni, alakalı ve doğru olmasını sağlamak için CRM'nizdeki gereksiz verileri silerek, birleştirerek veya düzenleyerek yapılır.

Ancak HubSpot CRM temizliğini duydukça, bunun doğru bir şekilde yapılması için birkaç iş günü gerektiren zaman alan bir süreç olduğunu düşünüyoruz.

Ama durum böyle değil. Doğru yapılırsa HubSpot CRM temizliğini 24 saatin altında kolaylıkla bitirebilirsiniz.

Ve bir sonraki noktada aynı şeyi tartıştım.

HubSpot CRM Veri Temizleme 24 Saat İçinde Nasıl Yapılır?

HubSpot CRM'nizi temizlemek için aşağıdakilere göre hareket etmelisiniz. Ne kadar zaman aldıklarıyla birlikte onlardan detaylı olarak bahsedelim.

1. Veritabanınızı Denetleyin

Gereken süre: 6 saat

İlk adım, HubSpot CRM verilerinizi denetlemektir. Bu, bir makale yazmadan önce araştırma yapmak gibidir. Araştırmanız ne kadar derin olursa, makaleniz o kadar iyi olur.

Böylece HubSpot CRM veri temizliğinize başlamadan önce CRM denetimi yapabilirsiniz.

Bu denetimde, HubSpot CRM'nizde oluşturduğunuz tüm varlıkları şu şekilde analiz edersiniz:

• Listeler
• sohbet akışları
• Parçacıklar
• Kullanıcı etkileşimi
• E-posta Kampanyaları
• Raporlar
• Entegrasyonlar
• Formlar
• boru hatları
• İş akışları vb.

Tüm bu varlıkları kontrol ettikten sonra bir elektronik tablo oluşturabilir veya CRM'nizde gerçekleştirmek istediğiniz işlemleri not edebilirsiniz.

2. Uyuyan Kişileri Sil

Gereken süre: 30 dakika

HubSpot CRM'nizdeki birçok kişi, markanızla etkileşim kurmamalı, ancak veritabanında yer kaplamalıdır.

Bu tür temaslara uyku temasları denir. Ve markanız için hiçbir işe yaramayacakları için onları HubSpot CRM'nizden çıkarmanız gerekir.

İşte bunu yapmak için gereken adımlar:

• HubSpot hesabınızda Kişiler > Kişiler'e gidin.
• Buradaki Tüm filtreler düğmesine tıklayın ve Son Etkinlik Tarihi özelliğini seçin.

• Son 6 aydır etkin olmayan kişileri kaldırmak istiyorsanız, 6 ay veya öncesi için tarihi seçin.
• Son 6 aydır etkin olmayan tüm kişiler görüntülenecektir.
• Bunları seçin ve CRM'den silin.

Uyuyan kişilerle birlikte, HubSpot CRM'nizdeki birçok kullanıcının güncel olmayan iletişim bilgileri olmalıdır.

Raporlar, e-posta adreslerinin %25 ila 33'ünün her yıl geçerliliğini yitirdiğini söylüyor. Ayrıca telefon numaralarının %18'i her yıl değişiyor ve kullanıcıların %15'i e-postalarını yılda bir veya daha fazla kez değiştiriyor.

Bu nedenle, bu tür kayıtların da silinmesi veya güncellenmesi çok önemlidir. Bu kayıtları tanımlayın ve onları HubSpot CRM'nizden çıkarın.

3. Yinelenen Kayıtları Düzeltin

Gereken süre: 1 saat

Yinelenen kayıtlar, HubSpot CRM'nizi kötü bir şekilde bozabilir. Bu nedenle, HubSpot CRM veri temizleme işleminizde bu tür yinelenen kayıtları kaldırmanız veya birleştirmeniz gerekir.

Bunu yapmak için Kişiler > Kişiler'e gidebilir ve oradaki Eylem açılır menüsünü tıklayabilirsiniz. Ardından Yinelenenleri Birleştir düğmesine tıklayın ve tüm yinelenen kişilerin listesini göreceksiniz.

Her iki kişiyi de Birleştirmek istiyorsanız, İncele'ye ve ardından Birleştir'e tıklayın. Aksi takdirde, sadece Reddet'e tıklayabilirsiniz.

4. Geri Dönen veya Abone Olmayan Kişileri Silin

Gereken süre: 30 dakika

Geri dönen veya abonelikten çıkan kişiler, markanız için tamamen beyhudedir. Bu nedenle, onları HubSpot CRM'nizde tutmanın bir anlamı yoktur.

Bu, HubSpot veri temizleme kontrol listenizde olması gereken başka bir noktadır. İşte bunun için adımlar:

• HubSpot CRM'nizde Pazarlama > E- posta'ya gidin.
• Sol kenar çubuğunda, bir E-posta Geri Dönme Araçları açılır menüsü göreceksiniz.

• Üzerine tıklayın ve orada 3 farklı seçenek göreceksiniz:
  • Kesin olarak geri dönen kişilerin bir listesini oluşturun: HubSpot CRM'nizde kalıcı olarak geri dönen kişilerin tam bir listesi oluşturulacaktır.
  • Kesin geri dönen kişileri mevcut listeye ekle: Tüm geri dönen kayıtlar, CRM'nizdeki mevcut bir listeye eklenir.
  • Abonelikten çıkmaları ve geri dönenleri dışa aktar: Abone olmayan ve geri dönen kişilerin bir listesi dışa aktarılacak ve size e-posta ile gönderilecektir.
• Gereksinimlerinize göre seçeneği seçin ve ardından buna göre hareket edin.

Tüm bu kişilerin bir listesini aldıktan sonra, onları HubSpot CRM'nizden kaldırın.

5. Veri Alanlarını İnceleyin ve Düzeltin

Gereken süre: 2 saat

Veri alanları, HubSpot CRM kayıtlarınızın tüm verilerinin saklanmasından sorumludur.

Ancak tüm veri alanları ilgili verileri içermez. Ve gerçekte, HubSpot alanlarının çoğu boş kalır.

Bu nedenle, HubSpot CRM'nizdeki veri alanlarını bulmanız ve düzeltmeniz gerekir.

Bunun için HubSpot CRM'nizde Ayarlar > Özellikler'e gidebilirsiniz. HubSpot CRM'nizde oluşturulan tüm HubSpot özelliklerinin listesini göreceksiniz.

Hepsini gözden geçirin ve gerekirse kaldırın, düzenleyin veya birleştirin.

Ayrıca Impulse Creative'den Dan Moyle ile konuştum ve HubSpot CRM temizliği hakkında şunları söylüyor.

HubSpot CRM'nizi temizlerken, genellikle Şirket Nesnesinin marka alanını (veya web sitesini) merkez aldığı gerçeğine odaklanırım. Yinelenen Şirketleriniz varsa, bunun nedeni muhtemelen veritabanının şirket web sitesi için bir sütun içermediği geçmiş bir içe aktarmadır. Bu, Şirketlerin daha temiz bir veritabanını korumak için kritik öneme sahiptir.

Dan Moyle, Akredite HubSpot Danışmanı

6. Verilerinizi Standartlaştırın

Gereken süre: 30 dakika

Veri standardizasyonu, verileri topladıktan sonra optimize etmemeniz için doğru biçimde toplamanıza yardımcı olur. Bu nedenle, veri girişi biçimini düzeltmeniz gerekir.

Standartlaştırabileceğiniz veri kümelerinin listesi aşağıdadır:

• Adlar: Ad ve soyadların ilk harflerini büyük yazın.
• E-posta adresi: Doğru olup olmadıklarını kontrol edin.
• Telefon: Doğru olduklarından ve doğru biçimde olduklarından emin olun.
• Posta kodları: Gerçekten var olup olmadıklarına bakın.
• Boşluklar: Boşlukları veya gereksiz karakterleri kesin.

Girdiyi düzeltmek ve standart hale getirmek, yanlış bilgi toplamamanızı sağlayacaktır. Bu, HubSpot verilerinin bir dahaki sefere daha kolay temizlenmesini sağlayacaktır.

7. Yaşam Döngüsü Aşamalarını Güncel Tutun

Gereken süre: 1 saat

HubSpot CRM'nizdeki yaşam döngüsü aşamaları, bir alıcının yolculuğunun ilerlemesini izlemenize yardımcı olur.

Bu nedenle, onları farklı olaylarda düzenli olarak güncellemek çok önemli hale geliyor. Örneğin, bir blog abonesi, düzenlediğiniz bir web seminerine kaydolursa, onun Aboneden Kurşun aşamasına geçtiğinden emin olmalısınız.

Bunun için basit bir HubSpot iş akışı oluşturabilirsiniz:

• Navigasyon menüsünden HubSpot CRM'nizde Otomasyon > İş Akışları'na gidin.
• İş Akışı Oluştur düğmesine tıklayın ve Sıfırdan öğesini seçin.
• Kişi tabanlı ve Boş iş akışı'nı seçin ve İleri'ye tıklayın.
• Tetikleyicileri ayarla'ya tıklayın ve filtre türünde İletişim Özellikleri'ni seçin.
• Ardından Yaşam Döngüsü aşamasını arayıp seçin ve buna göre tetikleyiciyi ekleyin.

İş akışını ihtiyaçlarınıza göre tamamlayın ve düzgün çalışıp çalışmadığını test edin.

8. HubSpot Formlarınızı İnceleyin ve Düzenleyin

Gereken süre: 1 saat

Gereksiz veya kullanılmayan formlar için HubSpot CRM'nizi kontrol edin. Herhangi bir gönderim almayan veya web sitenizin sayfalarının hiçbirinde kullanılmayan formları arayabilirsiniz. Onları bulduğunuzda, kaldırın.

İşte bunun için adımlar:

• HubSpot CRM'nizde Pazarlama > Formlar'a gidin.
• Son Değiştirme tarihi, Gönderim oranı ve Sayfalarda Görünme ölçütlerine göre formları arayın.
• Gönderim oranları düşük, süresi geçmiş veya hiçbir sayfada görünmeyen bazı formlar varsa, bunları düzenleyin veya silin.

HubSpot veri temizleme sürecinizdeki bu önemli adımdan sonra, listelerinizi silmeye yönelik bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

9. Gereksiz HubSpot Listelerini Silin

Gereken süre: 1 saat

Formlar gibi HubSpot listelerinizi de gözden geçirmeniz gerekir. HubSpot CRM'nizde herhangi bir liste varsa bunları kaldırabilirsiniz.

• HubSpot hesabınıza gidin ve Kişiler > Listeler'e gidin.
• Tüm listelerin listesini görecek ve bunların bir yerde kullanılıp kullanılmadığını ve bazı kayıtlarının olup olmadığını kontrol edeceksiniz.
• Kullanılmayan veya etkin olmayan listelerden herhangi birini bulursanız, bunları ortadan kaldırın.

10. Kolaylık için HubSpot Entegrasyonlarını Kullanın

Gereken süre: 2 saat

HubSpot CRM veri temizliğini sadece manuel olarak değil, bazı araçlarla otopilotta da yapabilirsiniz.

Bunun için aşağıdaki gibi bazı araçlar önerebilirim:

• Insycle: Tekilleştirme , standartlaştırma ve daha fazlası gibi veri yönetiminde size yardımcı olur.
• Neverbounce: Liste temizliği ve e-posta doğrulaması için iyidir.
• Leadspace: Müşteri verilerinin doğruluğunu ve alaka düzeyini korumanıza yardımcı olur.
• HubSpot İşlem Merkezi: Otomatik temizleme özellikleriyle birlikte gelir.

Büyük miktarda veri topluyorsanız, bu araçlar sizin için olmazsa olmaz haline geliyor.

11. Bir Programla Tekrarlayın

HubSpot CRM veri temizleme, yalnızca tek seferlik bir görev değildir. Belirli aralıklarla gerçekleştirmeniz gereken yinelenen bir iştir.

Raporlara göre her yıl CRM verilerinin %70'i bozuluyor. Bu, yıllık olarak da denetlemeniz ve temizlemeniz gerektiği anlamına gelir.

Bu nedenle, her 3 ayda bir HubSpot denetimi ve 3-6 ayda bir HubSpot veri temizliği yapmanızı tavsiye ederim.

HubSpot CRM'nizi Neden Temizlemeniz Gerekiyor?

HubSpot CRM veri temizlemenin faydalarını tartışmayacağım. Bunun yerine, temizlemezseniz karşılaşacağınız bazı riskleri ve sakıncaları paylaşacağım.

• Daha Az Anlaşma Kapanıyor

Düzenli olarak temizlemezseniz eski bir HubSpot CRM ile kalacağınızı bilirsiniz. Ve kullanıcılarınız hakkındaki güncel olmayan bilgiler, onları dönüştürmenize asla yardımcı olmaz.

Bu nedenle, daha fazla anlaşma yaptığınızdan emin olmak için düzenli aralıklarla HubSpot veri temizliği yapmanız gerekir.

• Yanlış Kişiselleştirme

Yanlış veriler, yanlış kişiselleştirmeye yol açar.

İstatistiksel olarak konuşursak, müşterilerin %74'ü bir web sitesinin içeriği kişiselleştirilmemişse hüsrana uğruyor.

Dolayısıyla HubSpot CRM'nizi temizlememek, içeriği kişiselleştirmenizi engelleyecektir. Sonuç olarak, artan getirilerin yanı sıra dönüşüm fırsatlarını da kaçırmaya başlayacaksınız.

• Gelir Kaçağı

Kötü veriler, markalar için her yıl 15 milyon dolarlık bir kayba neden oluyor.

Bu nedenle, HubSpot CRM veri temizliği olmadan gelir kaybetmeye başlayabilirsiniz. Bu da ikincil bir zarar olarak mali maliyetlerinizi artırmaya başlar.

• Azalan Verimlilik

Kötü verilerle dolu düzensiz bir CRM, temsilcilerinizin emrinde yanlış bilgiler bırakır. Ve yanlış verilerle dönüşüm yapamayacağınız için temsilcileriniz emeklerini ve zamanlarını boşa harcamış olurlar.

Bu da üretkenliğinizin düşmesine neden olacaktır. Böylece HubSpot CRM veri temizliği markanız için daha da önemli hale geliyor.

• Sinirli Müşteriler

Kötü veriler yalnızca işinize zarar vermekle kalmaz, aynı zamanda madalyonun diğer yüzü olan müşterileri de etkiler. Müşterilerinizi yanlış verilerle hedeflerseniz, müşterileriniz de rahatsız olacaktır.

Bu, müşterileriniz onları doğru dürüst tanımadığınızı düşünmeye başladıkları için marka itibarınızda bir çentik bırakır.

• Yanlış Bilgiler

Kötü verileri depolarsanız, kötü verileri izlersiniz.

Kötü verileri izlerseniz, yanlış içgörüler edinir ve senaryoyu yanlış değerlendirirsiniz. Bu, kötü karar vermeyle sonuçlanacak ve kötü kararlar size doğru sonuçları vermeyecektir.

Bu, HubSpot veri temizliğini sizin için daha önemli hale getirir.

Sana doğru…

Hepsi HubSpot CRM veri temizliğindeydi.

Önemsiz ve zaman alıcı bir süreç gibi görünebilir, ancak işiniz için oldukça önemlidir ve tek bir günde yapılabilir.

Artık bu zor bir şey değil ve platform hakkında biraz bilgi sahibi olunarak yapılabilir. Ancak birçok marka hala bunu kendileri yapmaktan kaçınıyor.

Ve bu tür markalar için HubSpot CRM'lerini temizleme ve maksimum verimlilik için optimize etme sorumluluğunu üstleniyoruz.

HubSpot CRM'inizi uzmanların temizlemesini istiyorsanız, istediğiniz zaman bizimle konuşabilirsiniz.