Czyszczenie danych HubSpot CRM: jak to zrobić w ciągu 24 godzin

Trudno znaleźć swoje rzeczy w zagraconym pokoju.

Podobnie trudno jest znaleźć właściwe dane w bałaganie CRM.

Ale nie tylko wyszukiwanie danych, nieporządny CRM również utrudnia Ci pracę.

Cierpi na tym współczynnik konwersji, spada produktywność, otrzymujesz niedokładne informacje i irytujesz klientów.

Aby tego uniknąć, musisz wyczyścić swój CRM. W tym poście dowiesz się, jak wyczyścić CRM HubSpot w mniej niż 24 godziny.

Zacznijmy.

Czyszczenie danych HubSpot CRM: co to oznacza?

Czyszczenie danych HubSpot CRM to proces czyszczenia i porządkowania Twojego HubSpot CRM.

Celem czyszczenia HubSpot CRM jest wyeliminowanie wszystkich zbędnych danych w celu optymalizacji CRM. Odbywa się to poprzez usuwanie, łączenie lub edytowanie zbędnych danych w CRM, aby zapewnić, że wszystko, co ma, jest aktualne, odpowiednie i dokładne.

Ale kiedy słyszymy o czyszczeniu HubSpot CRM, uważamy, że jest to czasochłonny proces wymagający kilku dni roboczych, aby został poprawnie wykonany.

Ale tak nie jest. Jeśli zrobisz to dobrze, możesz z łatwością zakończyć czyszczenie HubSpot CRM w mniej niż 24 godziny.

I to samo omówiłem w następnym punkcie.

Jak przeprowadzić czyszczenie danych HubSpot CRM w ciągu 24 godzin

Aby wyczyścić CRM HubSpot, musisz wykonać poniższe czynności. Porozmawiajmy o nich szczegółowo, ile czasu zajmują.

1. Przeprowadź audyt swojej bazy danych

Wymagany czas: 6 godzin

Pierwszym krokiem jest audyt danych HubSpot CRM. To jest jak szukanie informacji przed napisaniem artykułu. Im głębsze badania, tym lepszy artykuł.

Dlatego przed rozpoczęciem czyszczenia danych HubSpot CRM możesz przeprowadzić audyt CRM.

W tym audycie analizujesz wszystkie zasoby, które utworzyłeś w swoim HubSpot CRM, takie jak:

• Listy
• Przepływy czatu
• Fragmenty
• Zaangażowanie użytkowników
• Kampanie e-mailowe
• Raporty
• Integracje
• Formularze
• Rurociągi
• Przepływy pracy itp.

Po sprawdzeniu wszystkich tych zasobów możesz utworzyć arkusz kalkulacyjny lub zanotować działania, które chcesz wykonać w swoim CRM.

2. Usuń śpiące kontakty

Wymagany czas: 30 minut

Wiele kontaktów w Twoim HubSpot CRM nie może angażować się w Twoją markę, ale zajmować miejsce w bazie danych.

Takie kontakty nazywane są kontaktami uśpionymi. I musisz je wyeliminować ze swojego HubSpot CRM, bo nie przydadzą się Twojej marce.

Oto kroki, aby to zrobić:

• Przejdź do Kontakty > Kontakty na swoim koncie HubSpot.
• Kliknij tam przycisk Wszystkie filtry i wybierz właściwość Data ostatniej aktywności .

• Jeśli chcesz usunąć kontakty nieaktywne przez ostatnie 6 miesięcy, wybierz datę 6 miesięcy lub wcześniej.
• Zostaną wyświetlone wszystkie kontakty, które były nieaktywne przez ostatnie 6 miesięcy.
• Wybierz i usuń je z CRM.

Wraz z uśpionymi kontaktami wielu użytkowników w Twoim HubSpot CRM musi mieć nieaktualne dane kontaktowe.

Raporty mówią, że każdego roku od 25 do 33% adresów e-mail staje się nieaktualnych. Co więcej, 18% numerów telefonów zmienia się co roku, a 15% użytkowników zmienia adres e-mail raz lub kilka razy w roku.

Dlatego ważne jest, aby usuwać lub aktualizować również takie rekordy. Zidentyfikuj więc te rekordy i wyeliminuj je ze swojego HubSpot CRM.

3. Napraw zduplikowane rekordy

Wymagany czas: 1 godzina

Zduplikowane rekordy mogą źle zepsuć Twój HubSpot CRM. Dlatego musisz usunąć lub scalić takie zduplikowane rekordy podczas czyszczenia danych HubSpot CRM.

Aby to zrobić, możesz przejść do Kontakty> Kontakty i kliknąć tam listę rozwijaną Akcja . Następnie kliknij przycisk Połącz duplikaty , a zobaczysz listę wszystkich zduplikowanych kontaktów.

Jeśli chcesz scalić oba kontakty, kliknij Przejrzyj , a następnie Scal . W przeciwnym razie możesz po prostu kliknąć Odrzuć .

4. Usuń odrzucone lub niesubskrybowane kontakty

Wymagany czas: 30 minut

Odesłane lub niesubskrybowane kontakty są po prostu daremne dla Twojej marki. Dlatego nie ma sensu trzymać ich w Twoim HubSpot CRM.

Jest to więc kolejny punkt, który powinien znaleźć się na liście kontrolnej czyszczenia danych HubSpot. Oto kroki:

• Przejdź do Marketing > E-mail w swoim HubSpot CRM.
• Na lewym pasku bocznym zobaczysz listę rozwijaną Narzędzia odbijania e- maili.

• Kliknij na niego, a zobaczysz tam 3 różne opcje:
  • Utwórz listę twardych odrzuceń kontaktów: Pełna lista twardych odrzuceń kontaktów zostanie utworzona w Twoim HubSpot CRM.
  • Dodaj twarde odesłane kontakty do istniejącej listy: Wszystkie odesłane rekordy zostaną dodane do istniejącej listy w Twoim CRM.
  • Eksportuj anulowane subskrypcje i odesłane kontakty: Lista kontaktów anulowanych i odrzuconych zostanie wyeksportowana i wysłana do Ciebie e-mailem.
• Wybierz opcję zgodnie ze swoimi wymaganiami, a następnie postępuj zgodnie z nią.

Gdy otrzymasz listę wszystkich takich kontaktów, usuń je ze swojego HubSpot CRM.

5. Przejrzyj i napraw pola danych

Wymagany czas: 2 godziny

Pola danych są odpowiedzialne za przechowywanie wszystkich danych Twoich rekordów HubSpot CRM.

Ale nie wszystkie pola danych zawierają odpowiednie dane. W rzeczywistości większość pól HubSpot pozostaje pusta.

Dlatego musisz znaleźć i naprawić pola danych w swoim HubSpot CRM.

W tym celu możesz przejść do opcji Ustawienia > Właściwości w swoim HubSpot CRM. Zobaczysz listę wszystkich właściwości HubSpot utworzonych w Twoim HubSpot CRM.

Przejrzyj je wszystkie i usuń, edytuj lub scalaj je w razie potrzeby.

Rozmawiałem również z Danem Moylem z Impulse Creative i oto, co mówi o czyszczeniu HubSpot CRM.

Robiąc porządki w HubSpot CRM, często skupiam się na tym, że Obiekt Firmy koncentruje się na domenie marki (lub stronie internetowej). Jeśli masz zduplikowane firmy, jest to prawdopodobnie spowodowane wcześniejszym importem, w którym baza danych nie zawierała kolumny dla witryny internetowej firmy. Ma to kluczowe znaczenie dla utrzymania czystszej bazy danych firm.

Dan Moyle, akredytowany doradca HubSpot

6. Standaryzuj swoje dane

Wymagany czas: 30 minut

Standaryzacja danych pomaga zbierać dane w odpowiednim formacie, tak aby nie optymalizować ich po ich zebraniu. Dlatego musisz naprawić format wprowadzania danych.

Oto lista zestawów danych, które można standaryzować:

• Imiona: pierwsze litery imienia i nazwiska pisz wielką literą.
• Adres e-mail: Sprawdź, czy są poprawne.
• Telefon: upewnij się, że są poprawne i mają odpowiedni format.
• Kody pocztowe: sprawdź, czy naprawdę istnieją, czy nie.
• Białe znaki: Przytnij białe znaki lub niepotrzebne znaki.

Poprawienie i ujednolicenie danych wejściowych zagwarantuje, że nie będziesz gromadzić nieprawidłowych informacji. Ułatwi to czyszczenie danych HubSpot następnym razem.

7. Aktualizuj etapy cyklu życia

Wymagany czas: 1 godzina

Etapy cyklu życia w HubSpot CRM pomagają monitorować postępy w ścieżce zakupowej.

Dlatego ważne staje się regularne aktualizowanie ich o różne wydarzenia. Na przykład, jeśli subskrybent bloga zapisuje się na webinar, który prowadzisz, musisz upewnić się, że został przeniesiony do etapu Lead z subskrybenta.

W tym celu możesz utworzyć prosty przepływ pracy HubSpot:

• Przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy w HubSpot CRM z menu nawigacyjnego.
• Kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy i wybierz opcję Od podstaw.
• Wybierz Oparty na kontaktach i Pusty przepływ pracy i kliknij Dalej .
• Kliknij Ustaw wyzwalacze i wybierz Właściwości kontaktu w typie filtra.
• Następnie wyszukaj i wybierz etap cyklu życia i odpowiednio dodaj wyzwalacz.

Uzupełnij przepływ pracy w oparciu o swoje potrzeby i przetestuj, czy działa poprawnie.

8. Przejrzyj i edytuj swoje formularze HubSpot

Wymagany czas: 1 godzina

Sprawdź swój HubSpot CRM pod kątem niepotrzebnych lub nieużywanych formularzy. Możesz wyszukać formularze, które nie są przesyłane lub nie są używane na żadnej ze stron Twojej witryny. Gdy je znajdziesz, usuń je.

Oto kroki:

• Przejdź do Marketing > Formularze w swoim HubSpot CRM.
• Poszukaj formularzy opartych na kryteriach Data ostatniej modyfikacji, Współczynnik przesyłania i Pojawienie się na stronach.
• Jeśli niektóre formularze mają niski współczynnik przesyłania, są nieaktualne lub nie pojawiają się na żadnej stronie, edytuj je lub usuń.

Po tym kluczowym kroku w procesie czyszczenia danych HubSpot możesz przejść do następnego kroku usuwania list.

9. Usuń niepotrzebne listy HubSpot

Wymagany czas: 1 godzina

Podobnie jak formularze, musisz także przejrzeć swoje listy HubSpot. A jeśli w Twoim HubSpot CRM są jakieś listy, możesz je usunąć.

• Przejdź do swojego konta HubSpot i przejdź do Kontakty > Listy .
• Zobaczysz listę wszystkich list i sprawdzisz, czy są one gdzieś używane i czy mają jakieś rekordy, czy nie.
• Jeśli znajdziesz nieużywane lub nieaktywne listy, wyeliminuj je.

10. Korzystaj z integracji HubSpot dla ułatwienia

Wymagany czas: 2 godziny

Nie tylko ręcznie, możesz wykonać czyszczenie danych HubSpot CRM na autopilocie za pomocą niektórych narzędzi.

W tym celu polecam niektóre narzędzia, takie jak:

• Insycle: Pomaga w zarządzaniu danymi, takimi jak deduplikacja, standaryzacja i nie tylko.
• Neverbounce: Dobre do czyszczenia list i weryfikacji e-maili.
• Leadspace: pomaga zachować dokładność i trafność danych klientów.
• Centrum operacyjne HubSpot: zawiera funkcje automatycznego czyszczenia.

Jeśli gromadzisz duże ilości danych, te narzędzia stają się dla Ciebie koniecznością.

11. Powtórz z harmonogramem

Czyszczenie danych HubSpot CRM to nie tylko jednorazowe zadanie. To powtarzająca się praca, którą musisz wykonywać w określonych odstępach czasu.

Według raportów 70% danych CRM pogarsza się każdego roku. Oznacza to, że musisz go również co roku kontrolować i czyścić.

Polecam więc przeprowadzanie audytu HubSpot co 3 miesiące i czyszczenie danych HubSpot co 3-6 miesięcy.

Dlaczego musisz wyczyścić swój HubSpot CRM?

Nie będę omawiał korzyści płynących z czyszczenia danych HubSpot CRM. Zamiast tego po prostu podzielę się niektórymi zagrożeniami i przewinieniami, które napotkasz, jeśli tego nie oczyścisz.

• Mniej zamykanych transakcji

Wiesz, że zostaniesz z przestarzałym HubSpot CRM, jeśli nie będziesz go regularnie czyścić. A nieaktualne informacje o użytkownikach nigdy nie pomogą Ci ich nawrócić.

Dlatego musisz przeprowadzać czyszczenie danych HubSpot w regularnych odstępach czasu, aby mieć pewność, że zawierasz więcej transakcji.

• Niedokładna personalizacja

Niedokładne dane prowadzą do niedokładnej personalizacji.

Statystycznie rzecz biorąc, 74% klientów czuje się sfrustrowanych, jeśli zawartość witryny nie jest spersonalizowana.

Zatem brak czyszczenia HubSpot CRM uniemożliwi personalizację treści. W rezultacie zaczniesz tracić okazje do konwersji, a także gwałtownie rosnące zwroty.

• Wyciek dochodów

Złe dane skutkują stratami w wysokości 15 milionów dolarów rocznie dla marek.

Dlatego bez czyszczenia danych HubSpot CRM możesz zacząć tracić przychody. A to zaczęłoby zwiększać twoje koszty finansowe jako dodatkowe szkody.

• Zmniejszona produktywność

Nieuporządkowany CRM pełen błędnych danych sprawia, że ​​Twoi przedstawiciele mają do dyspozycji błędne informacje. A ponieważ nie możesz konwertować z niewłaściwymi danymi, Twoi przedstawiciele zmarnują swój wysiłek i czas.

Spowoduje to spadek Twojej produktywności. W ten sposób czyszczenie danych HubSpot CRM staje się ważniejsze dla Twojej marki.

• Zirytowani Klienci

Złe dane nie tylko szkodzą Twojej firmie, ale także wpływają na drugą stronę medalu, klientów. Jeśli trafisz do klientów z błędnymi danymi, Twoi klienci również poczują się zirytowani.

Pozostawia to uszczerbek na reputacji Twojej marki, ponieważ Twoi klienci zaczynają myśleć, że nie znasz ich właściwie.

• Niedokładne spostrzeżenia

Jeśli przechowujesz złe dane, będziesz śledzić złe dane.

A jeśli śledzisz złe dane, uzyskasz błędne spostrzeżenia i źle ocenisz scenariusz. Spowoduje to podejmowanie złych decyzji, a złe decyzje nie przyniosą właściwych rezultatów.

To sprawia, że ​​czyszczenie danych HubSpot jest dla Ciebie ważniejsze.

Do Ciebie…

To wszystko na temat czyszczenia danych HubSpot CRM.

Może to wyglądać na trywialny i czasochłonny proces, ale jest bardzo ważny dla Twojej firmy i można go wykonać w ciągu jednego dnia.

Teraz nie jest to coś trudnego i można to zrobić przy pewnej znajomości platformy. Ale wiele marek wciąż unika robienia tego samodzielnie.

W przypadku takich marek bierzemy na siebie odpowiedzialność za oczyszczenie ich systemu HubSpot CRM i zoptymalizowanie go pod kątem maksymalnej wydajności.

Jeśli więc chcesz, aby ręce ekspertów posprzątały Twój HubSpot CRM, możesz z nami porozmawiać w każdej chwili.