Nettoyage des données HubSpot CRM : comment le faire en moins de 24 heures

Il est difficile de trouver ses affaires dans une pièce en désordre.

De même, il est difficile de trouver les bonnes données dans un CRM désordonné.

Mais pas seulement la recherche de données, un CRM désordonné rend également les choses difficiles pour vous.

Votre taux de conversion en souffre, la productivité diminue et vous obtenez des informations inexactes et des clients irrités.

Alors pour l'éviter, vous devez faire le ménage dans votre CRM. Et cet article vous expliquera comment vous pouvez nettoyer votre HubSpot CRM en moins de 24 heures.

Commençons.

Nettoyage des données HubSpot CRM : qu'est-ce que cela signifie ?

Le nettoyage des données HubSpot CRM est un processus de nettoyage et de désencombrement de votre HubSpot CRM.

L'objectif du nettoyage HubSpot CRM est d'éliminer toutes les données inutiles pour optimiser votre CRM. Cela se fait en supprimant, fusionnant ou modifiant les données redondantes dans votre CRM pour s'assurer que tout ce qu'il contient est frais, pertinent et précis.

Mais lorsque nous entendons parler du nettoyage de HubSpot CRM, nous pensons qu'il s'agit d'un processus qui prend du temps et qui nécessite quelques jours ouvrables pour être effectué correctement.

Mais ce n'est pas le cas. Si c'est bien fait, vous pouvez facilement terminer le nettoyage de HubSpot CRM en moins de 24 heures.

Et j'ai discuté de la même chose dans le point suivant.

Comment effectuer le nettoyage des données HubSpot CRM dans les 24 heures

Pour nettoyer votre HubSpot CRM, vous devez agir sur les éléments ci-dessous. Parlons-en en détail avec le temps qu'ils prennent.

1. Auditez votre base de données

Temps requis : 6 heures

La première étape consiste à auditer vos données HubSpot CRM. C'est comme faire des recherches avant d'écrire un article. Plus votre recherche est approfondie, meilleur est votre article.

Ainsi, avant de commencer le nettoyage de vos données HubSpot CRM, vous pouvez réaliser un audit CRM.

Dans cet audit, vous analysez tous les assets que vous avez créés dans votre HubSpot CRM comme :

• Listes
• Flux de discussion
• Extraits
• Engagement des utilisateurs
• Campagnes par e-mail
• Rapports
• Intégrations
• Formes
• Pipelines
• Flux de travail, etc.

Après avoir vérifié tous ces actifs, vous pouvez créer une feuille de calcul ou noter les actions que vous souhaitez effectuer dans votre CRM.

2. Supprimer les contacts endormis

Temps requis : 30 minutes

De nombreux contacts dans votre HubSpot CRM ne doivent pas interagir avec votre marque mais occuper de l'espace dans la base de données.

Ces contacts sont appelés contacts endormis. Et vous devez les éliminer de votre HubSpot CRM car ils ne seraient d'aucune utilité pour votre marque.

Voici les étapes pour le faire :

• Accédez à Contacts > Contacts dans votre compte HubSpot.
• Cliquez sur le bouton Tous les filtres et sélectionnez la propriété Date de la dernière activité .

• Si vous souhaitez supprimer les contacts inactifs au cours des 6 derniers mois, sélectionnez la date de 6 mois ou avant.
• Tous les contacts inactifs au cours des 6 derniers mois seront affichés.
• Sélectionnez-les et supprimez-les du CRM.

En plus des contacts endormis, de nombreux utilisateurs de votre HubSpot CRM doivent avoir des informations de contact obsolètes.

Les rapports indiquent que 25 à 33% des adresses e-mail deviennent obsolètes chaque année. De plus, 18% des numéros de téléphone changent chaque année et 15% des utilisateurs changent d'email une ou plusieurs fois dans l'année.

Par conséquent, il est également crucial de supprimer ou de mettre à jour ces enregistrements. Alors identifiez ces enregistrements et éliminez-les de votre HubSpot CRM.

3. Corrigez les enregistrements en double

Temps requis : 1 heure

Les enregistrements en double peuvent perturber gravement votre HubSpot CRM. Ainsi, vous devez supprimer ou fusionner ces enregistrements en double lors du nettoyage de vos données HubSpot CRM.

Pour ce faire, vous pouvez accéder à Contacts > Contacts et cliquer sur le menu déroulant Action . Cliquez ensuite sur le bouton Fusionner les doublons et vous verrez la liste de tous les contacts en double.

Si vous souhaitez fusionner les deux contacts, cliquez sur Réviser puis sur Fusionner . Sinon, vous pouvez simplement cliquer sur Rejeter .

4. Supprimer les contacts rejetés ou désabonnés

Temps requis : 30 minutes

Les contacts rebondis ou désabonnés sont tout simplement futiles pour votre marque. Par conséquent, il est inutile de les conserver sur votre HubSpot CRM.

C'est donc un autre point qui devrait figurer dans votre liste de contrôle de nettoyage des données HubSpot. Voici les étapes pour cela :

• Accédez à Marketing > E-mail dans votre HubSpot CRM.
• Dans la barre latérale gauche, vous verrez une liste déroulante Outils de rebond d'e-mail .

• Cliquez dessus et vous y verrez 3 options différentes :
  • Créer une liste de contacts bloqués : une liste complète des contacts bloqués sera créée dans votre HubSpot CRM.
  • Ajouter des contacts bloqués à la liste existante : tous les enregistrements renvoyés seront ajoutés à une liste existante dans votre CRM.
  • Exporter les désabonnements et les rebonds : une liste de contacts désabonnés et renvoyés sera exportée et vous sera envoyée par e-mail.
• Choisissez l'option selon vos besoins, puis agissez en conséquence.

Une fois que vous obtenez une liste de tous ces contacts, supprimez-les de votre HubSpot CRM.

5. Examiner et corriger les champs de données

Temps requis : 2 heures

Les champs de données sont responsables du stockage de toutes les données de vos enregistrements HubSpot CRM.

Mais tous les champs de données ne contiennent pas de données pertinentes. Et en réalité, la plupart des champs HubSpot restent vacants.

Ainsi, vous devez connaître et corriger les champs de données dans votre HubSpot CRM.

Pour cela, vous pouvez accéder à Paramètres > Propriétés dans votre HubSpot CRM. Vous verrez la liste de toutes les propriétés HubSpot créées dans votre HubSpot CRM.

Examinez-les tous et supprimez-les, modifiez-les ou fusionnez-les si nécessaire.

J'ai également parlé à Dan Moyle d'Impulse Creative et voici ce qu'il dit sur le nettoyage de HubSpot CRM.

Lors du nettoyage de votre HubSpot CRM, je me concentre souvent sur le fait que l'Objet Entreprise est centré sur le domaine de la marque (ou site web). Si vous avez des entreprises en double, c'est probablement à cause d'une importation passée où la base de données n'incluait pas de colonne pour le site Web de l'entreprise. Ceci est essentiel pour maintenir une base de données plus propre des entreprises.

Dan Moyle, conseiller accrédité HubSpot

6. Standardisez vos données

Temps requis : 30 minutes

La standardisation des données vous aide à collecter des données dans le bon format afin que vous ne les optimisiez pas après les avoir collectées. Ainsi, vous devez fixer le format d'entrée des données.

Voici la liste des ensembles de données que vous pouvez standardiser :

• Noms : mettez en majuscule les premières lettres du prénom et du nom de famille.
• Adresse e-mail : vérifiez si elles sont correctes.
• Téléphone : Assurez-vous qu'ils sont corrects et au bon format.
• Codes postaux : Regardez s'ils existent vraiment ou non.
• Espaces blancs : coupez les espaces blancs ou tout caractère inutile.

La correction et la standardisation de l'entrée garantiront que vous ne collectez pas d'informations incorrectes. Cela facilitera le nettoyage des données HubSpot pour la prochaine fois.

7. Gardez les étapes du cycle de vie à jour

Temps requis : 1 heure

Les étapes du cycle de vie de votre HubSpot CRM vous aident à suivre la progression du parcours d'un acheteur.

Par conséquent, il devient crucial de les mettre à jour régulièrement sur différents événements. Par exemple, si un abonné au blog s'inscrit à un webinaire que vous hébergez, vous devez vous assurer qu'il est passé à l'étape Lead à partir de l'abonné.

Pour cela, vous pouvez créer un workflow HubSpot simple :

• Accédez à Automatisation > Workflows dans votre HubSpot CRM depuis le menu de navigation.
• Cliquez sur le bouton Créer un workflow et sélectionnez From Scratch.
• Sélectionnez Flux de travail basé sur les contacts et vide et cliquez sur Suivant .
• Cliquez sur Configurer les déclencheurs et sélectionnez Propriétés du contact dans le type de filtre.
• Ensuite, recherchez et sélectionnez l' étape du cycle de vie et ajoutez le déclencheur en conséquence.

Complétez le flux de travail en fonction de vos besoins et testez-le s'il fonctionne correctement.

8. Vérifiez et modifiez vos formulaires HubSpot

Temps requis : 1 heure

Vérifiez votre HubSpot CRM pour les formulaires inutiles ou inutilisés. Vous pouvez rechercher les formulaires qui ne reçoivent aucune soumission ou qui ne sont utilisés sur aucune des pages de votre site Web. Une fois que vous les avez trouvés, supprimez-les.

Voici les étapes pour cela :

• Accédez à Marketing > Formulaires dans votre HubSpot CRM.
• Recherchez les formulaires basés sur la date de dernière modification, le taux de soumission et les critères Apparu sur les pages.
• Si certains formulaires ont un faible taux de soumission, sont obsolètes ou n'apparaissent sur aucune page, modifiez-les ou supprimez-les.

Après cette étape cruciale de votre processus de nettoyage des données HubSpot, vous pouvez passer à l'étape suivante de suppression de vos listes.

9. Supprimer les listes HubSpot inutiles

Temps requis : 1 heure

Comme les formulaires, vous devez également revoir vos listes HubSpot. Et s'il existe des listes dans votre HubSpot CRM, vous pouvez les supprimer.

• Accédez à votre compte HubSpot et accédez à Contacts > Listes .
• Vous verrez la liste de toutes les listes et vérifierez si elles sont utilisées quelque part, et si vous avez des enregistrements ou non.
• Si vous trouvez l'une des listes inutilisées ou inactives, éliminez-les.

10. Utilisez les intégrations HubSpot pour plus de facilité

Temps requis : 2 heures

Pas seulement manuellement, vous pouvez effectuer le nettoyage des données HubSpot CRM sur pilote automatique avec certains outils.

Pour cela, je recommanderais des outils comme :

• Insycle : vous aide dans la gestion des données comme la déduplication, la standardisation et plus encore.
• Neverbounce : bon pour le nettoyage de la liste et la vérification des e-mails.
• Leadspace : vous aide à maintenir l'exactitude et la pertinence des données client.
• HubSpot Operations Hub : comprend des fonctionnalités de nettoyage automatisées.

Si vous collectez de grandes quantités de données, ces outils deviennent incontournables pour vous.

11. Répétez avec un horaire

Le nettoyage des données HubSpot CRM n'est pas qu'une tâche ponctuelle. C'est un travail récurrent que vous devez effectuer à intervalles réguliers.

Selon les rapports, 70% des données CRM se détériorent chaque année. Cela signifie que vous devez également l'auditer et le nettoyer chaque année.

Je vous recommande donc d'effectuer un audit HubSpot tous les 3 mois et un nettoyage des données HubSpot tous les 3 à 6 mois.

Pourquoi avez-vous besoin de nettoyer votre HubSpot CRM ?

Je ne parlerai pas des avantages du nettoyage des données HubSpot CRM. Au lieu de cela, je vais simplement partager certains des risques et des démérites auxquels vous serez confronté si vous ne le nettoyez pas.

• Moins de transactions conclues

Vous savez que vous vous retrouverez avec un HubSpot CRM obsolète si vous ne le nettoyez pas régulièrement. Et les informations obsolètes sur vos utilisateurs ne vous aideront jamais à les convertir.

Par conséquent, vous devez effectuer le nettoyage des données HubSpot à intervalles réguliers pour vous assurer de conclure davantage de transactions.

• Personnalisation inexacte

Des données inexactes entraînent une personnalisation inexacte.

Statistiquement parlant, 74 % des clients se sentent frustrés si le contenu d'un site Web n'est pas personnalisé.

Ainsi, ne pas nettoyer votre HubSpot CRM vous empêchera de personnaliser le contenu. En conséquence, vous commencerez à manquer les opportunités de conversion ainsi que ces rendements en flèche.

• Fuite de revenus

Les mauvaises données entraînent une perte de 15 millions de dollars chaque année pour les marques.

Par conséquent, sans nettoyage des données HubSpot CRM, vous pouvez commencer à perdre des revenus. Et cela commencerait à augmenter vos coûts financiers en tant que dommage collatéral.

• Diminution de la productivité

Un CRM désordonné rempli de mauvaises données laisse à vos représentants les mauvaises informations à leur disposition. Et puisque vous ne pouvez pas convertir avec les mauvaises données, vos commerciaux perdront leurs efforts et leur temps.

Cela se traduira par une baisse de votre productivité. Ainsi, le nettoyage des données HubSpot CRM devient plus crucial pour votre marque.

• Clients irrités

Les mauvaises données nuisent non seulement à votre entreprise, mais elles ont également un impact sur le revers de la médaille, les clients. Si vous ciblez vos clients avec de mauvaises données, vos clients se sentiront également irrités.

Cela laisse une brèche dans la réputation de votre marque puisque vos clients commencent à penser que vous ne les connaissez pas correctement.

• Informations inexactes

Si vous stockez de mauvaises données, vous suivrez les mauvaises données.

Et si vous suivez les mauvaises données, vous obtiendrez de mauvaises informations et jugerez mal le scénario. Cela entraînera une mauvaise prise de décision et de mauvaises décisions ne vous donneront pas les bons résultats.

Cela rend le nettoyage des données HubSpot plus important pour vous.

À vous…

C'était tout sur le nettoyage des données HubSpot CRM.

Cela peut sembler être un processus trivial et fastidieux, mais il est très important pour votre entreprise et peut être réalisé en une seule journée.

Maintenant, ce n'est pas quelque chose de délicat et peut être fait avec une certaine connaissance de la plate-forme. Mais de nombreuses marques évitent encore de le faire elles-mêmes.

Et pour ces marques, nous prenons la responsabilité de nettoyer leur HubSpot CRM et de l'optimiser pour une productivité maximale.

Donc, si vous voulez que les mains d'experts nettoient votre HubSpot CRM, vous pouvez nous parler à tout moment.