Limpieza de datos de HubSpot CRM: cómo hacerlo en menos de 24 horas

Es difícil encontrar tus cosas en una habitación desordenada.

Del mismo modo, es difícil encontrar los datos correctos en un CRM desordenado.

Pero no solo la búsqueda de datos, un CRM desordenado también te dificulta las cosas.

Su tasa de conversión sufre, la productividad disminuye y obtiene información inexacta e irrita a los clientes.

Entonces, para evitarlo, debe limpiar su CRM. Y esta publicación le dirá cómo puede limpiar su HubSpot CRM en menos de 24 horas.

Empecemos.

Limpieza de datos de HubSpot CRM: ¿Qué significa?

La limpieza de datos de HubSpot CRM es un proceso de limpieza y limpieza de HubSpot CRM.

El objetivo de la limpieza de HubSpot CRM es eliminar todos los datos innecesarios para optimizar tu CRM. Esto se hace eliminando, fusionando o editando datos redundantes en su CRM para garantizar que todo lo que tenga sea actualizado, relevante y preciso.

Pero a medida que escuchamos sobre la limpieza de HubSpot CRM, creemos que es un proceso lento que requiere algunos días hábiles para realizarse correctamente.

Pero ese no es el caso. Si se hace correctamente, puede terminar la limpieza de HubSpot CRM en menos de 24 horas con facilidad.

Y he discutido lo mismo en el siguiente punto.

Cómo realizar la limpieza de datos de HubSpot CRM en 24 horas

Para limpiar su HubSpot CRM, debe actuar sobre las cosas a continuación. Hablemos de ellos en detalle con cuánto tiempo toman.

1. Audita tu base de datos

Tiempo requerido: 6 horas

El primer paso es auditar tus datos de HubSpot CRM. Esto es como investigar antes de escribir un artículo. Cuanto más profunda sea su investigación, mejor será su artículo.

Por lo tanto, antes de comenzar la limpieza de datos de HubSpot CRM, puede realizar una auditoría de CRM.

En esta auditoría, analizas todos los activos que creaste en tu HubSpot CRM como:

• Liza
• flujos de chat
• fragmentos
• Compromiso del usuario
• Campañas de correo electrónico
• Informes
• integraciones
• formularios
• Tuberías
• Flujos de trabajo, etc

Después de verificar todos estos activos, puede crear una hoja de cálculo o anotar las acciones que desea realizar en su CRM.

2. Eliminar contactos durmientes

Tiempo requerido: 30 minutos

Muchos contactos en tu HubSpot CRM no deben estar interactuando con tu marca sino ocupando espacio en la base de datos.

Dichos contactos se denominan contactos durmientes. Y tienes que eliminarlos de tu HubSpot CRM ya que no le servirían a tu marca.

Estos son los pasos para hacerlo:

• Navega a Contactos > Contactos en tu cuenta de HubSpot.
• Haga clic en el botón Todos los filtros allí y seleccione la propiedad Fecha de la última actividad .

• Si desea eliminar los contactos inactivos durante los últimos 6 meses, seleccione la fecha de 6 meses o antes.
• Se mostrarán todos los contactos que están inactivos durante los últimos 6 meses.
• Selecciónelos y elimínelos del CRM.

Junto con los contactos durmientes, muchos usuarios en tu HubSpot CRM deben tener información de contacto desactualizada.

Los informes dicen que del 25 al 33 % de las direcciones de correo electrónico se vuelven obsoletas cada año. Además, el 18% de los números de teléfono cambia cada año y el 15% de los usuarios cambia su correo electrónico una o más veces al año.

Por lo tanto, es crucial eliminar o actualizar también dichos registros. Así que identifica estos registros y elimínalos de tu HubSpot CRM.

3. Arreglar registros duplicados

Tiempo requerido: 1 hora

Los registros duplicados pueden estropear gravemente tu HubSpot CRM. Por lo tanto, debe eliminar o fusionar dichos registros duplicados en la limpieza de datos de HubSpot CRM.

Para hacer esto, puede navegar a Contactos > Contactos y hacer clic en el menú desplegable Acción allí. Luego haga clic en el botón Combinar duplicados y verá la lista de todos los contactos duplicados.

Si desea fusionar ambos contactos, haga clic en Revisar y luego en Fusionar . De lo contrario, puede simplemente hacer clic en Rechazar .

4. Eliminar contactos rebotados o dados de baja

Tiempo requerido: 30 minutos

Los contactos rebotados o dados de baja son simplemente inútiles para su marca. Por lo tanto, no tiene sentido mantenerlos en tu HubSpot CRM.

Así que este es otro punto que debería estar en tu lista de verificación de limpieza de datos de HubSpot. Aquí están los pasos para ello:

• Ve a Marketing > Correo electrónico en tu CRM de HubSpot.
• En la barra lateral izquierda, verá un menú desplegable Herramientas de rebote de correo electrónico .

• Haga clic en él y verá 3 opciones diferentes allí:
  • Crea una lista de contactos rebotados: se creará una lista completa de contactos rebotados en tu CRM de HubSpot.
  • Agregar contactos rebotados a la lista existente: todos los registros rebotados se agregarán a una lista existente en su CRM.
  • Exportar cancelaciones de suscripción y rebotes: se exportará y se le enviará por correo electrónico una lista de contactos cancelados y rebotados.
• Elija la opción según sus requisitos y luego actúe en consecuencia.

Una vez que obtenga una lista de todos esos contactos, elimínelos de su HubSpot CRM.

5. Revisar y corregir campos de datos

Tiempo requerido: 2 horas

Los campos de datos son los encargados de almacenar todos los datos de tus registros de HubSpot CRM.

Pero no todos los campos de datos contienen datos relevantes. Y en realidad, la mayoría de los campos de HubSpot permanecen vacantes.

Por lo tanto, debe averiguar y corregir los campos de datos en su HubSpot CRM.

Para esto, puedes navegar a Configuración > Propiedades en tu CRM de HubSpot. Verás la lista de todas las propiedades de HubSpot creadas en tu HubSpot CRM.

Revíselos todos y elimínelos, edítelos o combínelos según sea necesario.

También hablé con Dan Moyle de Impulse Creative y esto es lo que dice sobre la limpieza de HubSpot CRM.

Al limpiar su HubSpot CRM, a menudo me enfoco en el hecho de que el objeto de la empresa se centra en el dominio de la marca (o sitio web). Si tiene empresas duplicadas, es probable que se deba a una importación anterior en la que la base de datos no incluía una columna para el sitio web de la empresa. Esto es fundamental para mantener una base de datos de empresas más limpia.

Dan Moyle, asesor acreditado de HubSpot

6. Estandarice sus datos

Tiempo requerido: 30 minutos

La estandarización de datos lo ayuda a recopilar datos en el formato correcto para que no los optimice después de recopilarlos. Por lo tanto, debe corregir el formato de entrada de datos.

Aquí está la lista de los conjuntos de datos que puede estandarizar:

• Nombres: Escriba en mayúsculas las primeras letras del nombre y apellido.
• Dirección de correo electrónico: Comprobar si son correctos.
• Teléfono: asegúrese de que sean correctos y tengan el formato correcto.
• Códigos postales: Mira si realmente existen o no.
• Espacios en blanco: recorte los espacios en blanco o cualquier carácter innecesario.

Arreglar y estandarizar la entrada garantizará que no recopile información incorrecta. Esto hará que la limpieza de los datos de HubSpot sea más fácil para la próxima vez.

7. Mantenga actualizadas las etapas del ciclo de vida

Tiempo requerido: 1 hora

Las etapas del ciclo de vida en tu HubSpot CRM te ayudan a monitorear el progreso del viaje de un comprador.

Por lo tanto, se vuelve crucial actualizarlos regularmente sobre diferentes eventos. Por ejemplo, si un suscriptor del blog se registra en un seminario web que está organizando, debe asegurarse de que haya pasado a la etapa de líder desde el suscriptor.

Para esto, puedes crear un flujo de trabajo simple de HubSpot:

• Ve a Automatización > Flujos de trabajo en tu HubSpot CRM desde el menú de navegación.
• Haga clic en el botón Crear flujo de trabajo y seleccione Desde cero.
• Seleccione Flujo de trabajo en blanco y basado en contactos y haga clic en Siguiente .
• Haga clic en Configurar disparadores y seleccione Propiedades de contacto en el tipo de filtro.
• Luego busque y seleccione la etapa del ciclo de vida y agregue el disparador correspondiente.

Complete el flujo de trabajo según sus necesidades y pruébelo si funciona bien.

8. Revisa y edita tus formularios de HubSpot

Tiempo requerido: 1 hora

Revisa tu CRM de HubSpot en busca de formularios innecesarios o sin usar. Puede buscar los formularios que no reciben envíos o que no se utilizan en ninguna de las páginas de su sitio web. Una vez que los encuentres, quítalos.

Aquí están los pasos para ello:

• Ve a Marketing > Formularios en tu CRM de HubSpot.
• Busque los formularios en función de la fecha de última modificación, la tasa de envío y los criterios de aparición en las páginas.
• Si hay algunos formularios que tienen bajas tasas de envío, están desactualizados o no aparecen en ninguna página, edítelos o elimínelos.

Después de este paso crucial en tu proceso de limpieza de datos de HubSpot, puedes pasar al siguiente paso de eliminar tus listas.

9. Eliminar listas innecesarias de HubSpot

Tiempo requerido: 1 hora

Al igual que los formularios, también debes revisar tus listas de HubSpot. Y si hay listas en tu CRM de HubSpot, puedes eliminarlas.

• Ve a tu cuenta de HubSpot y navega a Contactos > Listas .
• Verá la lista de todas las listas y verificará si se usan en algún lugar y si tienen algunos registros o no.
• Si encuentra alguna de las listas sin usar o inactivas, elimínela.

10. Usa las integraciones de HubSpot para facilitar

Tiempo requerido: 2 horas

No solo manualmente, puede realizar la limpieza de datos de HubSpot CRM en piloto automático con algunas herramientas.

Para esto, recomendaría algunas herramientas como:

• Insycle: lo ayuda con la gestión de datos, como la deduplicación, la estandarización y más.
• Neverbounce: bueno para la limpieza de listas y la verificación de correo electrónico.
• Leadspace: lo ayuda a mantener la precisión y relevancia de los datos del cliente.
• HubSpot Operations Hub: viene con funciones de limpieza automatizadas.

Si recopila grandes cantidades de datos, estas herramientas se vuelven imprescindibles para usted.

11. Repita con un horario

La limpieza de datos de HubSpot CRM no es solo una tarea única. Es un trabajo recurrente que debe realizar a intervalos establecidos.

Según los informes, el 70% de los datos de CRM se deterioran cada año. Esto significa que también debe auditarlo y limpiarlo anualmente.

Por lo tanto, te recomendaría realizar una auditoría de HubSpot cada 3 meses y una limpieza de datos de HubSpot cada 3 a 6 meses.

¿Por qué necesita limpiar su HubSpot CRM?

No discutiría los beneficios de la limpieza de datos de HubSpot CRM. En cambio, solo compartiré algunos de los riesgos y deméritos que enfrentará si no lo limpia.

• Menos acuerdos de cierre

Sabes que te quedarás con un HubSpot CRM desactualizado si no lo limpias regularmente. Y la información desactualizada sobre sus usuarios nunca lo ayudará a convertirlos.

Por lo tanto, debe realizar la limpieza de datos de HubSpot a intervalos regulares para asegurarse de cerrar más tratos.

• Personalización imprecisa

Los datos inexactos conducen a una personalización inexacta.

Estadísticamente hablando, el 74% de los clientes se sienten frustrados si el contenido de un sitio web no está personalizado.

Por lo tanto, no limpiar su HubSpot CRM le impedirá personalizar el contenido. Como resultado, comenzará a perder las oportunidades de conversión, así como esos retornos vertiginosos.

• Fuga de ingresos

Los datos incorrectos resultan en una pérdida de $15 millones cada año para las marcas.

Por lo tanto, sin la limpieza de datos de HubSpot CRM, puede comenzar a perder ingresos. Y esto empezaría a aumentar tus costes económicos como daño colateral.

• Disminución de la productividad

Un CRM desordenado lleno de datos incorrectos deja a sus representantes con la información incorrecta a su disposición. Y dado que no puede convertir con los datos incorrectos, sus representantes perderán tiempo y esfuerzos.

Esto resultará en una disminución de su productividad. Por lo tanto, la limpieza de datos de HubSpot CRM se vuelve más crucial para su marca.

• Clientes irritados

Los datos erróneos no solo perjudican a su empresa, sino que también afectan a la otra cara de la moneda, los clientes. Si se dirige a sus clientes con datos incorrectos, sus clientes también se sentirán irritados.

Esto deja una mella en la reputación de tu marca ya que tus clientes comienzan a pensar que no los conoces adecuadamente.

• Perspectivas inexactas

Si almacena datos incorrectos, hará un seguimiento de los datos incorrectos.

Y si realiza un seguimiento de los datos incorrectos, obtendrá información incorrecta y juzgará mal el escenario. Esto resultará en una mala toma de decisiones y las malas decisiones no le darán los resultados correctos.

Esto hace que la limpieza de datos de HubSpot sea más importante para ti.

A ti…

Eso fue todo en la limpieza de datos de HubSpot CRM.

Puede parecer un proceso trivial y lento, pero es muy importante para su negocio y se puede realizar en un solo día.

Ahora bien, no es algo complicado y se puede hacer con algunos conocimientos de la plataforma. Pero muchas de las marcas aún evitan hacerlo ellas mismas.

Y para tales marcas, asumimos la responsabilidad de limpiar su HubSpot CRM y optimizarlo para lograr la máxima productividad.

Entonces, si desea que las manos de expertos limpien su HubSpot CRM, puede hablar con nosotros en cualquier momento.