Очистка данных HubSpot CRM: как это сделать менее чем за 24 часа

Трудно найти свои вещи в грязной комнате.

Точно так же трудно найти нужные данные в захламленной CRM.

Но не только поиск данных, неопрятная CRM также усложняет вам задачу.

Ваш коэффициент конверсии страдает, производительность снижается, вы получаете неточные данные и раздраженных клиентов.

Поэтому, чтобы избежать этого, вы должны очистить свою CRM. И этот пост расскажет вам, как вы можете очистить свою CRM HubSpot менее чем за 24 часа.

Давайте начнем.

Очистка данных HubSpot CRM: что это значит?

Очистка данных HubSpot CRM — это процесс очистки и наведения порядка в CRM HubSpot.

Цель очистки HubSpot CRM — удалить все ненужные данные для оптимизации вашей CRM. Это делается путем удаления, объединения или редактирования избыточных данных в вашей CRM, чтобы обеспечить свежесть, актуальность и точность всего, что в нем есть.

Но когда мы слышим об очистке HubSpot CRM, мы думаем, что это трудоемкий процесс, требующий нескольких рабочих дней для правильного выполнения.

Но это не так. Если все сделано правильно, вы можете легко завершить очистку HubSpot CRM менее чем за 24 часа.

И я обсуждал то же самое в следующем пункте.

Как выполнить очистку данных HubSpot CRM в течение 24 часов

Чтобы очистить свою CRM HubSpot, вы должны действовать в соответствии с приведенными ниже вещами. Поговорим о них подробно, сколько времени они занимают.

1. Аудит вашей базы данных

Необходимое время: 6 часов

Первым шагом является аудит ваших данных HubSpot CRM. Это похоже на исследование перед написанием статьи. Чем глубже ваше исследование, тем лучше ваша статья.

Таким образом, прежде чем начать очистку данных HubSpot CRM, вы можете провести аудит CRM.

В ходе этого аудита вы анализируете все активы, созданные вами в CRM-системе HubSpot, например:

• Списки
• Чаты
• Фрагменты
• Вовлечение пользователей
• Почтовые кампании
• Отчеты
• Интеграции
• Формы
• Трубопроводы
• Рабочие процессы и т. д.

После проверки всех этих активов вы можете создать электронную таблицу или записать действия, которые вы хотите выполнить в своей CRM.

2. Удалить спящие контакты

Необходимое время: 30 минут

Многие контакты в вашей CRM-системе HubSpot не должны быть связаны с вашим брендом, а должны занимать место в базе данных.

Такие контакты называются спящими контактами. И вы должны исключить их из CRM HubSpot, так как они бесполезны для вашего бренда.

Вот шаги, чтобы сделать это:

• Перейдите в « Контакты» > «Контакты» в своей учетной записи HubSpot.
• Нажмите там кнопку « Все фильтры » и выберите свойство « Дата последней активности ».

• Если вы хотите удалить контакты, неактивные в течение последних 6 месяцев, выберите дату за 6 месяцев или раньше.
• Будут отображены все контакты, неактивные за последние 6 месяцев.
• Выберите и удалите их из CRM.

Наряду со спящими контактами у многих пользователей в CRM HubSpot должна быть устаревшая контактная информация.

В отчетах говорится, что от 25 до 33% адресов электронной почты устаревают каждый год. Более того, 18% телефонных номеров меняются каждый год, а 15% пользователей меняют электронную почту один или несколько раз в год.

Поэтому крайне важно также удалять или обновлять такие записи. Поэтому определите эти записи и удалите их из CRM HubSpot.

3. Исправьте повторяющиеся записи

Необходимое время: 1 час

Дублирующиеся записи могут сильно испортить вашу CRM HubSpot. Таким образом, вы должны удалить или объединить такие повторяющиеся записи в своей очистке данных HubSpot CRM.

Для этого вы можете перейти в « Контакты»> «Контакты» и щелкнуть раскрывающееся меню « Действие» . Затем нажмите кнопку « Объединить дубликаты », и вы увидите список всех дубликатов контактов.

Если вы хотите объединить оба контакта, нажмите « Обзор» , а затем «Объединить ». В противном случае вы можете просто нажать «Отклонить ».

4. Удалить возвращенные или отписавшиеся контакты

Необходимое время: 30 минут

Отброшенные или отписавшиеся контакты просто бесполезны для вашего бренда. Следовательно, нет смысла хранить их в CRM HubSpot.

Так что это еще один пункт, который должен быть в вашем контрольном списке очистки данных HubSpot. Вот шаги для этого:

• Перейдите в « Маркетинг» > «Электронная почта» в CRM HubSpot.
• На левой боковой панели вы увидите раскрывающийся список « Инструменты возврата электронной почты ».

• Нажмите на нее, и вы увидите 3 разных варианта:
  • Создайте список жестко возвращенных контактов: полный список жестко возвращенных контактов будет создан в CRM HubSpot.
  • Добавить жестко возвращенные контакты в существующий список: все возвращенные записи будут добавлены в существующий список в вашей CRM.
  • Экспорт отписок и отказов: список отписавшихся и возвращенных контактов будет экспортирован и отправлен вам по электронной почте.
• Выберите вариант в соответствии с вашими требованиями, а затем действуйте соответственно.

Как только вы получите список всех таких контактов, удалите их из CRM HubSpot.

5. Просмотрите и исправьте поля данных

Необходимое время: 2 часа

Поля данных отвечают за хранение всех данных ваших записей CRM HubSpot.

Но не все поля данных содержат соответствующие данные. И в реальности большинство полей HubSpot остаются вакантными.

Таким образом, вам нужно выяснить и исправить поля данных в вашей CRM HubSpot.

Для этого вы можете перейти в «Настройки»> «Свойства» в CRM HubSpot. Вы увидите список всех свойств HubSpot, созданных в CRM HubSpot.

Просмотрите их все и удалите, отредактируйте или объедините их по мере необходимости.

Я также поговорил с Дэном Мойлом из Impulse Creative, и вот что он говорит об очистке HubSpot CRM.

При очистке вашей CRM-системы HubSpot я часто сосредотачиваюсь на том факте, что объект «Компания» сосредоточен на домене бренда (или веб-сайте). Если у вас есть повторяющиеся компании, это, вероятно, связано с прошлым импортом, когда база данных не включала столбец для веб-сайта компании. Это очень важно для поддержания чистой базы данных компаний.

Дэн Мойл, аккредитованный консультант HubSpot

6. Стандартизируйте свои данные

Необходимое время: 30 минут

Стандартизация данных помогает собирать данные в правильном формате, чтобы не оптимизировать их после сбора. Таким образом, вам необходимо исправить формат ввода данных.

Вот список наборов данных, которые вы можете стандартизировать:

• Имена: Напишите заглавными первые буквы имени и фамилии.
• Адрес электронной почты: проверьте, правильно ли они указаны.
• Телефон: убедитесь, что они указаны правильно и имеют правильный формат.
• Почтовые индексы: посмотрите, существуют ли они на самом деле или нет.
• Пробелы: обрежьте пробелы или любые ненужные символы.

Исправление и стандартизация ввода гарантирует, что вы не будете собирать неверную информацию. Это облегчит очистку данных HubSpot в следующий раз.

7. Обновляйте этапы жизненного цикла

Необходимое время: 1 час

Этапы жизненного цикла в вашей CRM-системе HubSpot помогают отслеживать ход пути покупателя.

Следовательно, становится крайне важным регулярно обновлять их по разным событиям. Например, если подписчик блога подписывается на веб-семинар, который вы проводите, вы должны убедиться, что он перешел на этап «Ведущий» из «Подписчика».

Для этого вы можете создать простой рабочий процесс HubSpot:

• Перейдите в Автоматизация > Рабочие процессы в CRM HubSpot из меню навигации.
• Нажмите кнопку «Создать рабочий процесс » и выберите «С нуля».
• Выберите « Контактный и пустой рабочий процесс» и нажмите «Далее» .
• Нажмите « Настроить триггеры» и выберите « Свойства контакта » в типе фильтра.
• Затем найдите и выберите этап жизненного цикла и соответствующим образом добавьте триггер.

Завершите рабочий процесс в соответствии с вашими потребностями и протестируйте его, если он работает нормально.

8. Просмотрите и отредактируйте свои формы HubSpot

Необходимое время: 1 час

Проверьте CRM-систему HubSpot на наличие ненужных или неиспользуемых форм. Вы можете искать формы, которые не получают никаких представлений или не используются ни на одной из страниц вашего сайта. Как только вы их найдете, удалите их.

Вот шаги для этого:

• Перейдите в Маркетинг > Формы в CRM HubSpot.
• Ищите формы на основе даты последнего изменения, частоты отправки и критерия появления на страницах.
• Если какие-то формы имеют низкую скорость отправки, устарели или не отображаются на страницах, отредактируйте или удалите их.

После этого важного шага в процессе очистки данных HubSpot вы можете перейти к следующему шагу удаления ваших списков.

9. Удалите ненужные списки HubSpot

Необходимое время: 1 час

Как и в случае с формами, вы также должны просматривать свои списки HubSpot. И если в вашей CRM HubSpot есть списки, вы можете их удалить.

• Перейдите в свою учетную запись HubSpot и выберите « Контакты» > «Списки» .
• Вы увидите список всех списков и проверите, используются ли они где-то, и есть ли какие-то записи или нет.
• Если вы найдете какой-либо из неиспользуемых или неактивных списков, удалите их.

10. Используйте интеграцию HubSpot для простоты

Необходимое время: 2 часа

Не только вручную, вы можете выполнять очистку данных HubSpot CRM на автопилоте с помощью некоторых инструментов.

Для этого я бы рекомендовал некоторые инструменты, такие как:

• Insycle: Помогает вам с управлением данными, такими как дедупликация, стандартизация и многое другое.
• Neverbounce: подходит для очистки списка и проверки электронной почты.
• Leadspace: помогает поддерживать точность и актуальность данных о клиентах.
• HubSpot Operations Hub: поставляется с функциями автоматической очистки.

Если вы собираете большие объемы данных, эти инструменты станут для вас обязательными.

11. Повторяйте по расписанию

Очистка данных HubSpot CRM — это не разовая задача. Это повторяющаяся работа, которую вы должны выполнять через определенные промежутки времени.

Согласно отчетам, 70% данных CRM ухудшаются с каждым годом. Это означает, что вы также должны проверять и очищать его ежегодно.

Поэтому я бы рекомендовал вам проводить аудит HubSpot каждые 3 месяца и очистку данных HubSpot каждые 3-6 месяцев.

Зачем вам нужно наводить порядок в CRM HubSpot?

Я бы не стал обсуждать преимущества очистки данных HubSpot CRM. Вместо этого я просто расскажу о некоторых рисках и недостатках, с которыми вы столкнетесь, если не исправите это.

• Закрытие меньшего количества сделок

Вы знаете, что у вас останется устаревшая CRM HubSpot, если вы не будете регулярно ее очищать. А устаревшая информация о ваших пользователях никогда не поможет вам их конвертировать.

Следовательно, вы должны регулярно выполнять очистку данных HubSpot, чтобы убедиться, что вы заключаете больше сделок.

• Неточная персонализация

Неточные данные приводят к неточной персонализации.

По статистике, 74% клиентов расстраиваются, если контент веб-сайта не персонализирован.

Таким образом, если вы не наведете очистку CRM-системы HubSpot, вы не сможете персонализировать контент. В результате вы начнете упускать возможности конверсии, а также стремительную отдачу.

• Утечка доходов

Плохие данные приводят к тому, что бренды ежегодно теряют 15 миллионов долларов.

Поэтому без очистки данных HubSpot CRM вы можете начать терять доход. И это начнет увеличивать ваши финансовые затраты в качестве побочного ущерба.

• Снижение производительности

Неопрятная CRM, наполненная неверными данными, оставляет в распоряжении ваших представителей неверную информацию. А поскольку вы не можете конвертировать с неправильными данными, ваши представители будут тратить свои усилия и время впустую.

Это приведет к снижению вашей продуктивности. Таким образом, очистка данных HubSpot CRM становится более важной для вашего бренда.

• Раздраженные клиенты

Плохие данные не только вредят вашему бизнесу, но и влияют на другую сторону медали — клиентов. Если вы нацеливаете своих клиентов на неверные данные, ваши клиенты также будут чувствовать раздражение.

Это оставляет вмятину на репутации вашего бренда, поскольку ваши клиенты начинают думать, что вы не знаете их должным образом.

• Неточная информация

Если вы храните неверные данные, вы будете отслеживать неверные данные.

И если вы отслеживаете неверные данные, вы получите неверную информацию и неправильно оцените сценарий. Это приведет к принятию неверных решений, а неверные решения не принесут вам правильных результатов.

Это делает очистку данных HubSpot более важной для вас.

К вам…

Это все, что касается очистки данных HubSpot CRM.

Это может показаться тривиальным и трудоемким процессом, но это очень важно для вашего бизнеса и может быть выполнено за один день.

Теперь это не сложно и может быть выполнено при некотором знании платформы. Но многие бренды по-прежнему избегают делать это сами.

И для таких брендов мы берем на себя ответственность за очистку их CRM HubSpot и оптимизацию для максимальной производительности.

Поэтому, если вы хотите, чтобы ваша CRM-система HubSpot была доведена до ума экспертами, вы можете обратиться к нам в любое время.