Pulizia dei dati HubSpot CRM: come eseguirla in meno di 24 ore

È difficile trovare le tue cose in una stanza disordinata.

Allo stesso modo, è difficile trovare i dati giusti in un CRM disordinato.

Ma non solo la ricerca dei dati, un CRM disordinato ti rende anche le cose difficili.

Il tuo tasso di conversione ne risente, la produttività diminuisce e ottieni informazioni imprecise e clienti irritati.

Quindi, per evitarlo, devi ripulire il tuo CRM. E questo post ti dirà come puoi ripulire il tuo HubSpot CRM in meno di 24 ore.

Iniziamo.

Pulizia dati HubSpot CRM: cosa significa?

La pulizia dei dati di HubSpot CRM è un processo di pulizia e decluttering del tuo HubSpot CRM.

L'obiettivo della pulizia di HubSpot CRM è eliminare tutti i dati non necessari per ottimizzare il tuo CRM. Questo viene fatto eliminando, unendo o modificando i dati ridondanti nel tuo CRM per garantire che tutto ciò che ha sia aggiornato, pertinente e accurato.

Ma quando sentiamo parlare della pulizia di HubSpot CRM, pensiamo che sia un processo che richiede tempo e richiede alcuni giorni lavorativi per essere eseguito correttamente.

Ma non è così. Se fatto bene, puoi completare facilmente la pulizia di HubSpot CRM in meno di 24 ore.

E ho discusso lo stesso nel punto successivo.

Come eseguire la pulizia dei dati di HubSpot CRM entro 24 ore

Per ripulire il tuo HubSpot CRM, devi agire in base alle cose seguenti. Parliamo di loro in dettaglio con quanto tempo impiegano.

1. Controlla il tuo database

Tempo richiesto: 6 ore

Il primo passo è controllare i dati di HubSpot CRM. È come fare ricerche prima di scrivere un articolo. Più approfondita è la tua ricerca, migliore è il tuo articolo.

Pertanto, prima di iniziare la pulizia dei dati di HubSpot CRM, puoi condurre un audit CRM.

In questo audit, analizzi tutte le risorse che hai creato nel tuo HubSpot CRM come:

• Liste
• Flussi di chat
• Frammenti
• Coinvolgimento degli utenti
• Campagne e-mail
• Rapporti
• Integrazioni
• Le forme
• Pipeline
• Flussi di lavoro, ecc.

Dopo aver verificato tutte queste risorse, puoi creare un foglio di calcolo o annotare le azioni che desideri eseguire nel tuo CRM.

2. Elimina i contatti inattivi

Tempo necessario: 30 minuti

Molti contatti nel tuo HubSpot CRM non devono interagire con il tuo marchio ma devono occupare spazio nel database.

Tali contatti sono chiamati contatti dormienti. E devi eliminarli dal tuo HubSpot CRM poiché non sarebbero utili al tuo marchio.

Ecco i passaggi per farlo:

• Vai su Contatti > Contatti nel tuo account HubSpot.
• Fare clic sul pulsante Tutti i filtri e selezionare la proprietà Data ultima attività .

• Se desideri rimuovere i contatti inattivi negli ultimi 6 mesi, seleziona la data per 6 mesi o prima.
• Verranno visualizzati tutti i contatti inattivi negli ultimi 6 mesi.
• Selezionali ed eliminali dal CRM.

Insieme ai contatti dormienti, molti utenti nel tuo HubSpot CRM devono avere informazioni di contatto obsolete.

I rapporti dicono che dal 25 al 33% degli indirizzi e-mail diventa obsoleto ogni anno. Inoltre, il 18% dei numeri di telefono cambia ogni anno e il 15% degli utenti cambia la propria email una o più volte all'anno.

Pertanto, è fondamentale eliminare o aggiornare anche tali record. Quindi identifica questi record ed eliminali dal tuo HubSpot CRM.

3. Correggi record duplicati

Tempo necessario: 1 ora

I record duplicati possono rovinare gravemente il tuo HubSpot CRM. Pertanto, è necessario rimuovere o unire tali record duplicati nella pulizia dei dati di HubSpot CRM.

Per fare ciò, puoi andare su Contatti > Contatti e fare clic sul menu a discesa Azione lì. Quindi fai clic sul pulsante Unisci duplicati e vedrai l'elenco di tutti i contatti duplicati.

Se desideri unire entrambi i contatti, fai clic su Rivedi e poi su Unisci . Altrimenti puoi semplicemente fare clic su Rifiuta .

4. Elimina i contatti respinti o non iscritti

Tempo necessario: 30 minuti

I contatti rimbalzati o non iscritti sono semplicemente inutili per il tuo marchio. Quindi, non ha senso tenerli sul tuo HubSpot CRM.

Quindi questo è un altro punto che dovrebbe essere nella tua lista di controllo per la pulizia dei dati HubSpot. Ecco i passaggi per farlo:

• Vai su Marketing > Email nel tuo HubSpot CRM.
• Nella barra laterale di sinistra, vedrai un menu a discesa Strumenti di rimbalzo email .

• Cliccaci sopra e vedrai 3 diverse opzioni lì:
  • Crea un elenco di contatti hard bounce: un elenco completo di contatti hard bounce verrà creato nel tuo HubSpot CRM.
  • Aggiungi contatti rimbalzati all'elenco esistente: tutti i record rimbalzati verranno aggiunti a un elenco esistente nel tuo CRM.
  • Esporta cancellazioni e rimbalzi: un elenco di contatti annullati e rimbalzati verrà esportato e inviato tramite e-mail.
• Scegli l'opzione in base alle tue esigenze e poi agisci di conseguenza.

Una volta ottenuto un elenco di tutti questi contatti, rimuovili dal tuo HubSpot CRM.

5. Rivedere e correggere i campi dati

Tempo necessario: 2 ore

I campi dati sono responsabili della memorizzazione di tutti i dati dei tuoi record HubSpot CRM.

Ma non tutti i campi dati contengono dati rilevanti. E in realtà, la maggior parte dei campi HubSpot rimane vacante.

Pertanto, devi scoprire e correggere i campi dati nel tuo HubSpot CRM.

Per questo, puoi accedere a Impostazioni > Proprietà nel tuo HubSpot CRM. Vedrai l'elenco di tutte le proprietà HubSpot create nel tuo HubSpot CRM.

Esaminali tutti e rimuovili, modificali o uniscili secondo necessità.

Ho anche parlato con Dan Moyle di Impulse Creative ed ecco cosa dice sulla pulizia di HubSpot CRM.

Quando ripulisco il tuo HubSpot CRM, mi concentro spesso sul fatto che l'oggetto aziendale è incentrato sul dominio del marchio (o sito web). Se disponi di aziende duplicate, è probabile che sia a causa di un'importazione passata in cui il database non includeva una colonna per il sito Web dell'azienda. Questo è fondamentale per mantenere un database delle aziende più pulito.

Dan Moyle, consulente HubSpot accreditato

6. Standardizza i tuoi dati

Tempo necessario: 30 minuti

La standardizzazione dei dati ti aiuta a raccogliere i dati nel formato giusto in modo da non ottimizzarli dopo averli raccolti. Pertanto, è necessario correggere il formato dell'input dei dati.

Ecco l'elenco dei set di dati che puoi standardizzare:

• Nomi: Scrivi in ​​maiuscolo le prime lettere del nome e del cognome.
• Indirizzo e-mail: controlla se sono corretti.
• Telefono: assicurati che siano corretti e nel formato corretto.
• Codici postali: guarda se esistono davvero o no.
• Spazi bianchi: taglia gli spazi bianchi o qualsiasi carattere non necessario.

La correzione e la standardizzazione dell'input assicureranno di non raccogliere informazioni errate. Ciò renderà più facile la pulizia dei dati HubSpot per la prossima volta.

7. Mantieni aggiornate le fasi del ciclo di vita

Tempo necessario: 1 ora

Le fasi del ciclo di vita nel tuo HubSpot CRM ti aiutano a monitorare l'avanzamento del viaggio di un acquirente.

Pertanto, diventa fondamentale aggiornarli regolarmente sui diversi eventi. Ad esempio, se un iscritto al blog si iscrive a un webinar che stai ospitando, devi assicurarti che sia passata alla fase principale dall'abbonato.

Per questo, puoi creare un semplice flusso di lavoro HubSpot:

• Vai su Automazione > Flussi di lavoro nel tuo HubSpot CRM dal menu di navigazione.
• Fare clic sul pulsante Crea flusso di lavoro e selezionare Da zero.
• Selezionare Flusso di lavoro basato sui contatti e Vuoto e fare clic su Avanti .
• Fare clic su Imposta trigger e selezionare Proprietà contatto nel tipo di filtro.
• Quindi cerca e seleziona la fase del ciclo di vita e aggiungi il trigger di conseguenza.

Completa il flusso di lavoro in base alle tue esigenze e testalo se funziona correttamente.

8. Rivedi e modifica i tuoi moduli HubSpot

Tempo necessario: 1 ora

Controlla il tuo HubSpot CRM per moduli non necessari o inutilizzati. Puoi cercare i moduli che non ricevono alcun invio o che non vengono utilizzati su nessuna delle pagine del tuo sito web. Una volta trovati, rimuoveteli.

Ecco i passaggi per farlo:

• Vai su Marketing > Moduli nel tuo HubSpot CRM.
• Cerca i moduli in base alla data dell'ultima modifica, alla frequenza di invio e ai criteri di visualizzazione delle pagine.
• Se alcuni moduli hanno tassi di invio bassi, sono obsoleti o non compaiono su nessuna pagina, modificali o eliminali.

Dopo questo passaggio cruciale nel processo di pulizia dei dati HubSpot, puoi passare al passaggio successivo di eliminazione degli elenchi.

9. Elimina gli elenchi HubSpot non necessari

Tempo necessario: 1 ora

Come i moduli, devi anche rivedere i tuoi elenchi HubSpot. E se ci sono elenchi nel tuo HubSpot CRM, puoi rimuoverli.

• Vai al tuo account HubSpot e vai a Contatti > Elenchi .
• Vedrai l'elenco di tutti gli elenchi e verificherai se sono utilizzati da qualche parte e se hanno dei record o meno.
• Se trovi qualcuno degli elenchi inutilizzati o inattivi, eliminali.

10. Usa le integrazioni HubSpot per facilità

Tempo necessario: 2 ore

Non solo manualmente, puoi eseguire la pulizia dei dati di HubSpot CRM con il pilota automatico con alcuni strumenti.

Per questo, consiglierei alcuni strumenti come:

• Insycle: ti aiuta con la gestione dei dati come la deduplicazione, la standardizzazione e altro ancora.
• Neverbounce: utile per la pulizia dell'elenco e la verifica dell'e-mail.
• Leadspace: ti aiuta a sostenere l'accuratezza e la pertinenza dei dati dei clienti.
• Hub delle operazioni HubSpot: viene fornito con funzionalità di pulizia automatica.

Se raccogli grandi quantità di dati, questi strumenti diventano un must per te.

11. Ripeti con un programma

La pulizia dei dati di HubSpot CRM non è solo un'attività una tantum. È un lavoro ricorrente che devi eseguire a intervalli prestabiliti.

Secondo i rapporti, il 70% dei dati CRM si deteriora ogni anno. Ciò significa che devi controllarlo e pulirlo anche ogni anno.

Quindi, ti consiglierei di eseguire un audit HubSpot ogni 3 mesi e la pulizia dei dati HubSpot ogni 3-6 mesi.

Perché hai bisogno di ripulire il tuo HubSpot CRM?

Non discuterei i vantaggi della pulizia dei dati di HubSpot CRM. Invece, condividerò solo alcuni dei rischi e dei demeriti che dovrai affrontare se non pulisci tutto.

• Meno trattative in chiusura

Sai che rimarrai con un HubSpot CRM obsoleto se non lo pulisci regolarmente. E le informazioni obsolete sui tuoi utenti non ti aiuteranno mai a convertirli.

Pertanto, devi eseguire la pulizia dei dati HubSpot a intervalli regolari per assicurarti di chiudere più affari.

• Personalizzazione imprecisa

Dati imprecisi portano a una personalizzazione imprecisa.

Statisticamente parlando, il 74% dei clienti si sente frustrato se il contenuto di un sito web non è personalizzato.

Quindi non ripulire il tuo HubSpot CRM ti impedirà di personalizzare il contenuto. Di conseguenza, inizierai a perdere le opportunità di conversione così come quei rendimenti impennati.

• Perdita di entrate

I dati errati si traducono in una perdita di $ 15 milioni ogni anno per i marchi.

Pertanto, senza la pulizia dei dati di HubSpot CRM, potresti iniziare a perdere entrate. E questo inizierebbe ad aumentare i tuoi costi finanziari come danno collaterale.

• Diminuzione della produttività

Un CRM disordinato pieno di dati errati lascia i tuoi rappresentanti con le informazioni sbagliate a loro disposizione. E poiché non puoi convertire con i dati sbagliati, i tuoi rappresentanti sprecheranno tempo e fatica.

Ciò si tradurrà in un calo della produttività. Pertanto, la pulizia dei dati HubSpot CRM diventa più cruciale per il tuo marchio.

• Clienti irritati

I dati errati non solo danneggiano la tua attività, ma hanno anche un impatto sull'altra faccia della medaglia, i clienti. Se ti rivolgi ai tuoi clienti con dati sbagliati, anche i tuoi clienti si sentiranno irritati.

Ciò lascia un'ammaccatura nella reputazione del tuo marchio poiché i tuoi clienti iniziano a pensare che non li conosci correttamente.

• Approfondimenti imprecisi

Se memorizzi dati errati, monitorerai i dati errati.

E se monitori dati errati, otterrai informazioni sbagliate e giudicherai male lo scenario. Ciò si tradurrà in decisioni sbagliate e decisioni sbagliate non ti daranno i risultati giusti.

Questo rende la pulizia dei dati HubSpot più importante per te.

A voi…

Era tutto sulla pulizia dei dati di HubSpot CRM.

Potrebbe sembrare un processo banale e dispendioso in termini di tempo, ma è piuttosto importante per la tua attività e può essere svolto in un solo giorno.

Ora non è qualcosa di complicato e può essere fatto con una certa conoscenza della piattaforma. Ma molti dei marchi evitano ancora di farlo da soli.

E per tali marchi, ci assumiamo la responsabilità di ripulire il loro HubSpot CRM e ottimizzarlo per la massima produttività.

Quindi, se vuoi che mani esperte puliscano il tuo HubSpot CRM, puoi parlare con noi in qualsiasi momento.