HubSpot CRM データクレンジング: 24 時間以内に行う方法

散らかった部屋で物を探すのは大変です。

同様に、乱雑な CRM で適切なデータを見つけるのは困難です。

しかし、データ検索だけでなく、乱雑な CRM も問題を引き起こします。

コンバージョン率が低下し、生産性が低下し、不正確な洞察を得て顧客を苛立たせます。

それを避けるには、CRM をクリーンアップする必要があります。 この投稿では、HubSpot CRM を 24 時間以内にクリーンアップする方法について説明します。

始めましょう。

HubSpot CRM データクレンジング: どういう意味ですか?

HubSpot CRM データ クレンジングは、HubSpot CRM をクリーニングして整理するプロセスです。

HubSpot CRM クレンジングの目的は、不要なデータをすべて削除して CRM を最適化することです。 これは、CRM の冗長データを削除、マージ、または編集して、データが最新で、関連性があり、正確であることを確認することによって行われます。

しかし、HubSpot CRM のクリーンアップについて聞くと、正しく完了するまでに数営業日かかる時間のかかるプロセスであると考えています。

しかし、そうではありません。 正しく行えば、HubSpot CRM のクリーンアップを 24 時間以内に簡単に完了することができます。

そして、次のポイントでも同じことを話しました。

HubSpot CRM データクレンジングを 24 時間以内に実行する方法

HubSpot CRM をクリーンアップするには、以下のことを実行する必要があります。 それらについて、どれくらいの時間がかかるかを詳しく話しましょう。

1. データベースを監査する

所要時間： 6時間

最初のステップは、HubSpot CRM データの監査です。 これは、記事を書く前に調査するようなものです。 研究が深ければ深いほど、あなたの記事はより良くなります。

したがって、HubSpot CRM データクレンジングを開始する前に、CRM 監査を実施できます。

この監査では、HubSpot CRM で作成したすべてのアセットを次のように分析します。

• リスト
• チャットフロー
• 切れ端
• ユーザーエンゲージメント
• メールキャンペーン
• レポート
• 統合
• フォーム
• パイプライン
• ワークフローなど

これらすべてのアセットを確認したら、スプレッドシートを作成するか、CRM で実行するアクションを書き留めます。

2.睡眠中の連絡先を削除する

所要時間： 30分

HubSpot CRM 内の多くのコンタクトは、ブランドに関与してはならず、データベース内のスペースを占めている必要があります。

このようなコンタクトは睡眠コンタクトと呼ばれます。 また、それらはブランドにとって何の役にも立たないため、HubSpot CRM からそれらを削除する必要があります。

これを行う手順は次のとおりです。

• HubSpot アカウントで[コンタクト] > [コンタクト] に移動します。
• そこで [すべてのフィルター] ボタンをクリックし、[ Last Activity Date ] プロパティを選択します。

• 過去 6 か月間アクティブでない連絡先を削除する場合は、6 か月以前の日付を選択します。
• 過去 6 か月間非アクティブだったすべての連絡先が表示されます。
• それらを選択して CRM から削除します。

眠っている連絡先に加えて、HubSpot CRM の多くのユーザーは古い連絡先情報を持っている必要があります。

レポートによると、毎年 25 ～ 33% の電子メール アドレスが古くなります。 さらに、電話番号の 18% は毎年変更され、ユーザーの 15% は年に 1 回以上メールを変更しています。

したがって、そのようなレコードも削除または更新することが重要です。 したがって、これらのレコードを特定し、HubSpot CRM から削除してください。

3.重複レコードの修正

所要時間： 1時間

重複したレコードは、HubSpot CRM をひどく台無しにする可能性があります。 そのため、HubSpot CRM データクレンジングでそのような重複レコードを削除またはマージする必要があります。

これを行うには、[連絡先] > [連絡先] に移動し、[アクション] ドロップダウンをクリックします。 次に、[重複をマージ] ボタンをクリックすると、重複しているすべての連絡先のリストが表示されます。

両方の連絡先をマージする場合は、[確認] をクリックしてから [マージ] をクリックします。 それ以外の場合は、 Rejectをクリックするだけです。

4.バウンスまたは登録解除された連絡先を削除する

所要時間： 30分

バウンスまたは登録解除された連絡先は、ブランドにとって無駄です。 したがって、それらを HubSpot CRM に保持しても意味がありません。

したがって、これは HubSpot のデータ クレンジング チェックリストに含める必要があるもう 1 つのポイントです。 その手順は次のとおりです。

• HubSpot CRM で[マーケティング] > [メール] に移動します。
• 左側のサイドバーに、[メール バウンス ツール] ドロップダウンが表示されます。

• それをクリックすると、3 つの異なるオプションが表示されます。
  • ハード バウンスされたコンタクトのリストを作成する: ハード バウンスされたコンタクトの完全なリストが HubSpot CRM に作成されます。
  • ハード バウンスされた連絡先を既存のリストに追加する:バウンスされたすべてのレコードが CRM の既存のリストに追加されます。
  • 登録解除とバウンスのエクスポート: 登録解除およびバウンスされた連絡先のリストがエクスポートされ、メールで送信されます。
• 要件に応じてオプションを選択し、それに応じて行動してください。

そのようなすべての連絡先のリストを取得したら、それらを HubSpot CRM から削除します。

5. データ フィールドの確認と修正

所要時間： 2時間

データ フィールドは、HubSpot CRM レコードのすべてのデータを保存する役割を果たします。

ただし、すべてのデータ フィールドに関連データが含まれているわけではありません。 そして実際には、HubSpot フィールドのほとんどは空のままです。

したがって、HubSpot CRM のデータ フィールドを見つけて修正する必要があります。

これには、HubSpot CRM で[設定] > [プロパティ]に移動できます。 HubSpot CRM で作成されたすべての HubSpot プロパティのリストが表示されます。

それらをすべて確認し、必要に応じて削除、編集、またはマージします。

また、Impulse Creative の Dan Moyle とも話をしました。HubSpot CRM のクリーンアップについて、彼は次のように述べています。

HubSpot CRM をクリーンアップするとき、企業オブジェクトがブランド ドメイン (または Web サイト) を中心としているという事実に注目することがよくあります。 会社が重複している場合は、データベースに会社の Web サイトの列が含まれていなかった過去のインポートが原因である可能性があります。 これは、よりクリーンな企業データベースを維持するために重要です。

Dan Moyle、認定 HubSpot アドバイザー

6. データを標準化する

所要時間： 30分

データの標準化により、適切な形式でデータを収集できるため、収集後に最適化する必要がなくなります。 したがって、データ入力の形式を修正する必要があります。

標準化できるデータセットのリストは次のとおりです。

• 名前:姓と名の最初の文字を大文字にします。
• メールアドレス：お間違いないかご確認ください。
• 電話:それらが正しく、正しい形式であることを確認します。
• 郵便番号:本当に存在するかどうかを調べます。
• 空白:空白または不要な文字を削除します。

入力を修正して標準化することで、誤った情報を収集しないようにすることができます。 これにより、次回の HubSpot データのクリーンアップが容易になります。

7.ライフサイクルステージを最新の状態に保つ

所要時間： 1時間

HubSpot CRM のライフサイクル ステージは、購入者のジャーニーの進行状況を監視するのに役立ちます。

したがって、さまざまなイベントで定期的に更新することが重要になります。 たとえば、ブログの購読者が、あなたが主催しているウェビナーにサインアップした場合、彼女が購読者からリード ステージに移動していることを確認する必要があります。

このために、単純な HubSpot ワークフローを作成できます。

• ナビゲーション メニューから、HubSpot CRM の[自動化] > [ワークフロー] に移動します。
• [ Create Workflow ] ボタンをクリックし、[From Scratch] を選択します。
• [連絡先ベース] および [空のワークフロー] を選択し、[次へ] をクリックします。
• [トリガーの設定] をクリックし、フィルター タイプで [連絡先のプロパティ] を選択します。
• 次に、 Lifecycle ステージを検索して選択し、それに応じてトリガーを追加します。

必要に応じてワークフローを完了し、正常に機能するかどうかをテストします。

8. HubSpot フォームの確認と編集

所要時間： 1時間

不要または未使用のフォームがないか、HubSpot CRM を確認してください。 送信されていないフォームや、Web サイトのどのページでも使用されていないフォームを探すことができます。 それらを見つけたら、それらを削除します。

その手順は次のとおりです。

• HubSpot CRM で[マーケティング] > [フォーム] に移動します。
• 最終更新日、提出率、およびページに表示された基準に基づいてフォームを探します。
• 送信率が低い、古い、またはページに表示されないフォームがある場合は、それらを編集または削除します。

HubSpot データ クレンジング プロセスのこの重要なステップの後、リストを削除する次のステップに進むことができます。

9. 不要な HubSpot リストを削除する

所要時間： 1時間

フォームと同様に、HubSpot リストも確認する必要があります。 また、HubSpot CRM にリストがある場合は、それらを削除できます。

• HubSpot アカウントに移動し、 [コンタクト] > [リスト] に移動します。
• すべてのリストのリストが表示され、それらがどこかで使用されているかどうか、およびいくつかのレコードがあるかどうかを確認できます。
• 未使用または非アクティブなリストが見つかった場合は、それらを削除します。

10. 簡単に HubSpot 統合を使用する

所要時間： 2時間

手動だけでなく、いくつかのツールを使用してオートパイロットで HubSpot CRM データ クレンジングを実行できます。

このために、次のようなツールをお勧めします。

• Insycle:重複排除、標準化などのデータ管理を支援します。
• Neverbounce:リストのクリーニングとメールの確認に適しています。
• Leadspace:顧客データの正確性と関連性を維持するのに役立ちます。
• HubSpot Operations Hub:自動クリーンアップ機能が付属しています。

大量のデータを収集する場合、これらのツールは必須になります。

11.スケジュールを立てて繰り返す

HubSpot CRM のデータ クレンジングは、1 回限りの作業ではありません。 これは、一定の間隔で実行する必要がある繰り返しの仕事です。

レポートによると、CRM データの 70% が毎年劣化しています。 つまり、毎年監査とクリーニングも行う必要があります。

そのため、3 か月ごとに HubSpot 監査を実行し、3 ～ 6 か月ごとに HubSpot データ クレンジングを実行することをお勧めします。

HubSpot CRM をクリーンアップする必要があるのはなぜですか?

HubSpot CRM データ クレンジングの利点については説明しません。 代わりに、クリーンアップしない場合に直面するリスクとデメリットのいくつかを共有します.

• 成約件数の減少

定期的にクリーンアップしないと、古い HubSpot CRM が残ることはわかっています。 また、ユーザーに関する古い情報は、ユーザーのコンバージョンには決して役立ちません。

したがって、定期的に HubSpot のデータ クレンジングを実行して、より多くの取引を確実に成立させる必要があります。

• 不正確なパーソナライゼーション

不正確なデータは、不正確なパーソナライゼーションにつながります。

統計的に言えば、ウェブサイトのコンテンツがパーソナライズされていないと、顧客の 74% が不満を感じています。

そのため、HubSpot CRM をクリーンアップしないと、コンテンツをパーソナライズできなくなります。 その結果、変換の機会とそれらの急上昇するリターンを逃し始めます.

• 収益漏れ

悪いデータは、ブランドにとって毎年 1,500 万ドルの損失につながります。

したがって、HubSpot CRM のデータ クレンジングを行わないと、収益が失われる可能性があります。 そして、これにより、巻き添え被害として財務コストが増加し始めます。

• 生産性の低下

不適切なデータで満たされた乱雑な CRM は、担当者が自由に使用できる誤った情報を残します。 また、間違ったデータでは変換できないため、営業担当者は労力と時間を無駄にします。

これは生産性の低下につながります。 したがって、HubSpot CRM データクレンジングは、ブランドにとってより重要になります。

• いらいらした顧客

質の悪いデータはビジネスに損害を与えるだけでなく、コインの反対側である顧客にも影響を与えます。 間違ったデータで顧客をターゲットにすると、顧客もイライラします。

これにより、顧客はあなたが自分のことをよく知らないと考え始めるため、ブランドの評判に傷が残ります。

• 不正確な洞察

悪いデータを保存すると、悪いデータを追跡することになります。

また、悪いデータを追跡すると、間違った洞察を得て、シナリオの判断を誤ることになります。 これにより、悪い意思決定が行われ、悪い決定では正しい結果が得られません。

これにより、HubSpot のデータ クレンジングがより重要になります。

あなたに…

以上、HubSpot CRMのデータクレンジングについてでした。

些細で時間のかかるプロセスのように見えるかもしれませんが、ビジネスにとって非常に重要であり、1 日で完了できます。

これは難しいことではなく、プラットフォームの知識があれば実行できます。 しかし、多くのブランドは今でも自社で行うことを避けています。

そのようなブランドの場合、私たちは HubSpot CRM をクリーンアップし、生産性を最大化するために最適化する責任を負います。

そのため、HubSpot CRM のクリーンアップを専門家に任せたい場合は、いつでもご相談ください。