Limpeza de dados do HubSpot CRM: como fazer em menos de 24 horas

É difícil encontrar suas coisas em um quarto bagunçado.

Da mesma forma, é difícil encontrar os dados certos em um CRM confuso.

Mas não apenas a descoberta de dados, um CRM desarrumado também dificulta as coisas para você.

Sua taxa de conversão sofre, a produtividade diminui e você obtém insights imprecisos e clientes irritados.

Portanto, para evitá-lo, você deve limpar seu CRM. E esta postagem mostrará como você pode limpar seu HubSpot CRM em menos de 24 horas.

Vamos começar.

Limpeza de dados do HubSpot CRM: o que significa?

A limpeza de dados do HubSpot CRM é um processo de limpeza e organização do seu HubSpot CRM.

O objetivo da limpeza do HubSpot CRM é eliminar todos os dados desnecessários para otimizar seu CRM. Isso é feito excluindo, mesclando ou editando dados redundantes em seu CRM para garantir que tudo seja novo, relevante e preciso.

Mas quando ouvimos falar da limpeza do HubSpot CRM, pensamos que é um processo demorado que requer alguns dias úteis para ser feito corretamente.

Mas esse não é o caso. Se feito corretamente, você pode concluir a limpeza do HubSpot CRM em menos de 24 horas com facilidade.

E eu discuti o mesmo no próximo ponto.

Como executar a limpeza de dados do HubSpot CRM em 24 horas

Para limpar seu HubSpot CRM, você deve agir de acordo com as coisas abaixo. Vamos falar sobre eles em detalhes com quanto tempo eles levam.

1. Audite seu banco de dados

Tempo necessário: 6 horas

A primeira etapa é auditar seus dados do HubSpot CRM. Isso é como pesquisar antes de escrever um artigo. Quanto mais profunda for sua pesquisa, melhor será seu artigo.

Portanto, antes de iniciar a limpeza de dados do HubSpot CRM, você pode realizar uma auditoria de CRM.

Nesta auditoria, você analisa todos os ativos que criou em seu HubSpot CRM como:

• Listas
• Fluxos de bate-papo
• Trechos
• Engajamento do usuário
• Campanhas de e-mail
• Relatórios
• Integrações
• Formulários
• Oleodutos
• Fluxos de trabalho, etc.

Depois de verificar todos esses ativos, você pode criar uma planilha ou anotar as ações que deseja realizar em seu CRM.

2. Excluir contatos inativos

Tempo necessário: 30 minutos

Muitos contatos em seu HubSpot CRM não devem estar envolvidos com sua marca, mas ocupando espaço no banco de dados.

Esses contatos são chamados de contatos adormecidos. E você tem que eliminá-los do seu HubSpot CRM, pois eles não seriam úteis para a sua marca.

Aqui estão os passos para fazê-lo:

• Navegue até Contatos > Contatos em sua conta da HubSpot.
• Clique no botão Todos os filtros e selecione a propriedade Data da última atividade .

• Se você deseja remover os contatos inativos nos últimos 6 meses, selecione a data de 6 meses ou antes.
• Todos os contatos inativos nos últimos 6 meses serão exibidos.
• Selecione e exclua-os do CRM.

Junto com os contatos inativos, muitos usuários em seu HubSpot CRM devem ter informações de contato desatualizadas.

Os relatórios dizem que 25 a 33% dos endereços de e-mail ficam desatualizados a cada ano. Além disso, 18% dos números de telefone mudam todos os anos e 15% dos usuários mudam seus e-mails uma ou mais vezes em um ano.

Portanto, é crucial excluir ou atualizar esses registros também. Portanto, identifique esses registros e elimine-os do seu HubSpot CRM.

3. Conserte Registros Duplicados

Tempo necessário: 1 hora

Registros duplicados podem atrapalhar muito o seu HubSpot CRM. Portanto, você deve remover ou mesclar esses registros duplicados em sua limpeza de dados do HubSpot CRM.

Para fazer isso, você pode navegar para Contatos > Contatos e clicar no menu suspenso Ação . Em seguida, clique no botão Mesclar Duplicatas e você verá a lista de todos os contatos duplicados.

Se você deseja mesclar os dois contatos, clique em Revisar e, em seguida, Mesclar . Caso contrário, basta clicar em Rejeitar .

4. Excluir contatos rejeitados ou não inscritos

Tempo necessário: 30 minutos

Contatos rejeitados ou não inscritos são simplesmente inúteis para sua marca. Portanto, não faz sentido mantê-los em seu HubSpot CRM.

Portanto, este é outro ponto que deve estar em sua lista de verificação de limpeza de dados da HubSpot. Aqui estão os passos para isso:

• Vá para Marketing > E-mail em seu HubSpot CRM.
• Na barra lateral esquerda, você verá um menu suspenso Ferramentas de devolução de e-mail .

• Clique nele e você verá 3 opções diferentes:
  • Crie uma lista de contatos hard bounce: uma lista completa de contatos hard bounce será criada em seu HubSpot CRM.
  • Adicionar contatos devolvidos definitivamente à lista existente: todos os registros devolvidos serão adicionados a uma lista existente em seu CRM.
  • Exportar cancelamentos de inscrição e devoluções: uma lista de contatos cancelados e rejeitados será exportada e enviada por e-mail para você.
• Escolha a opção de acordo com seus requisitos e, em seguida, aja de acordo.

Depois de obter uma lista de todos esses contatos, remova-os do seu HubSpot CRM.

5. Revise e corrija os campos de dados

Tempo necessário: 2 horas

Os campos de dados são responsáveis ​​por armazenar todos os dados de seus registros do HubSpot CRM.

Mas nem todos os campos de dados contêm dados relevantes. E, na realidade, a maioria dos campos da HubSpot permanecem vagos.

Portanto, você precisa descobrir e corrigir os campos de dados em seu HubSpot CRM.

Para isso, você pode navegar para Configurações > Propriedades em seu HubSpot CRM. Você verá a lista de todas as propriedades da HubSpot criadas em seu HubSpot CRM.

Revise todos eles e remova, edite ou mescle-os conforme necessário.

Também conversei com Dan Moyle, da Impulse Creative, e aqui está o que ele diz sobre a limpeza do HubSpot CRM.

Ao limpar seu HubSpot CRM, geralmente me concentro no fato de que o objeto da empresa se concentra no domínio da marca (ou site). Se você tiver Empresas duplicadas, provavelmente é devido a uma importação anterior em que o banco de dados não incluía uma coluna para o site da empresa. Isso é fundamental para manter um banco de dados de empresas mais limpo.

Dan Moyle, consultor credenciado da HubSpot

6. Padronize seus dados

Tempo necessário: 30 minutos

A padronização de dados ajuda a coletar dados no formato certo para que você não os otimize após a coleta. Assim, você precisa corrigir o formato de entrada de dados.

Aqui está a lista dos conjuntos de dados que você pode padronizar:

• Nomes: coloque as primeiras letras do nome e sobrenome em maiúsculas.
• Endereço de e-mail: Verifique se estão corretos.
• Telefone: verifique se estão corretos e no formato correto.
• Códigos postais: veja se eles realmente existem ou não.
• Espaços em branco: corte os espaços em branco ou quaisquer caracteres desnecessários.

Corrigir e padronizar a entrada garantirá que você não colete informações incorretas. Isso facilitará a limpeza dos dados do HubSpot na próxima vez.

7. Mantenha as etapas do ciclo de vida atualizadas

Tempo necessário: 1 hora

Os estágios do ciclo de vida em seu HubSpot CRM ajudam você a monitorar o progresso da jornada de um comprador.

Portanto, torna-se crucial atualizá-los regularmente em diferentes eventos. Por exemplo, se um assinante de blog se inscreve para um webinar que você está hospedando, você deve garantir que ele foi movido para o estágio de Lead do Assinante.

Para isso, você pode criar um fluxo de trabalho simples do HubSpot:

• Acesse Automação > Fluxos de trabalho em seu HubSpot CRM no menu de navegação.
• Clique no botão Create Workflow e selecione From Scratch.
• Selecione Fluxo de trabalho baseado em contato e em branco e clique em Avançar .
• Clique em Configurar gatilhos e selecione Propriedades do contato no tipo de filtro.
• Em seguida, pesquise e selecione o estágio do ciclo de vida e adicione o gatilho de acordo.

Conclua o fluxo de trabalho com base em suas necessidades e teste se está funcionando bem.

8. Revise e edite seus formulários da HubSpot

Tempo necessário: 1 hora

Verifique seu HubSpot CRM em busca de formulários desnecessários ou não utilizados. Você pode procurar os formulários que não estão sendo enviados ou não são usados ​​em nenhuma das páginas do seu site. Depois de encontrá-los, remova-os.

Aqui estão os passos para isso:

• Vá para Marketing > Formulários em seu HubSpot CRM.
• Procure os formulários com base nos critérios Data da última modificação, Taxa de envio e Apareceu nas páginas.
• Se houver alguns formulários com baixas taxas de envio, desatualizados ou não aparecendo em nenhuma página, edite ou exclua-os.

Após esta etapa crucial no processo de limpeza de dados da HubSpot, você pode passar para a próxima etapa de exclusão de suas listas.

9. Exclua listas desnecessárias do HubSpot

Tempo necessário: 1 hora

Assim como os formulários, você também precisa revisar suas listas do HubSpot. E se houver listas em seu HubSpot CRM, você pode removê-las.

• Acesse sua conta da HubSpot e navegue até Contatos > Listas .
• Você verá a lista de todas as listas e verificará se elas são usadas em algum lugar e possuem alguns registros ou não.
• Se você encontrar alguma das listas não utilizadas ou inativas, elimine-as.

10. Use as integrações do HubSpot para facilitar

Tempo necessário: 2 horas

Não apenas manualmente, você pode fazer a limpeza de dados do HubSpot CRM no piloto automático com algumas ferramentas.

Para isso, recomendo algumas ferramentas como:

• Insycle: ajuda você com o gerenciamento de dados, como desduplicação, padronização e muito mais.
• Neverbounce: Bom para limpeza de lista e verificação de e-mail.
• Leadspace: ajuda você a manter a precisão e a relevância dos dados do cliente.
• HubSpot Operations Hub: vem com recursos de limpeza automatizados.

Se você coletar grandes quantidades de dados, essas ferramentas se tornarão uma obrigação para você.

11. Repita com uma programação

A limpeza de dados do HubSpot CRM não é apenas uma tarefa pontual. É um trabalho recorrente que você deve executar em intervalos definidos.

Segundo relatórios, 70% dos dados de CRM se deterioram a cada ano. Isso significa que você também deve auditar e limpá-lo anualmente.

Portanto, recomendo que você realize uma auditoria da HubSpot a cada 3 meses e uma limpeza de dados da HubSpot a cada 3-6 meses.

Por que você precisa limpar seu HubSpot CRM?

Eu não discutiria os benefícios da limpeza de dados do HubSpot CRM. Em vez disso, vou apenas compartilhar alguns dos riscos e deméritos que você enfrentará se não limpá-lo.

• Fechamento de menos negócios

Você sabe que ficará com um HubSpot CRM desatualizado se não o limpar regularmente. E informações desatualizadas sobre seus usuários nunca ajudarão você a convertê-los.

Portanto, você deve realizar a limpeza de dados da HubSpot em intervalos regulares para garantir que fechará mais negócios.

• Personalização imprecisa

Dados imprecisos levam a uma personalização imprecisa.

Estatisticamente falando, 74% dos clientes se sentem frustrados se o conteúdo de um site não for personalizado.

Portanto, não limpar seu HubSpot CRM impedirá que você personalize o conteúdo. Como resultado, você começará a perder as oportunidades de conversão, bem como os retornos crescentes.

• Vazamento de receita

Dados ruins resultam em uma perda de US$ 15 milhões por ano para as marcas.

Portanto, sem a limpeza de dados do HubSpot CRM, você pode começar a perder receita. E isso começaria a aumentar seus custos financeiros como um dano colateral.

• Diminuição da Produtividade

Um CRM desordenado e cheio de dados incorretos deixa seus representantes com informações erradas à disposição. E como você não pode converter com os dados errados, seus representantes desperdiçarão seus esforços e tempo.

Isso resultará em uma queda na sua produtividade. Assim, a limpeza de dados do HubSpot CRM se torna mais crucial para sua marca.

• Clientes Irritados

Dados incorretos não apenas prejudicam seus negócios, mas também afetam o outro lado da moeda, os clientes. Se você segmentar seus clientes com dados errados, eles também ficarão irritados.

Isso prejudica a reputação da sua marca, pois seus clientes começam a pensar que você não os conhece adequadamente.

• Informações imprecisas

Se você armazenar dados inválidos, rastreará dados inválidos.

E se você rastrear dados incorretos, obterá insights errados e julgará mal o cenário. Isso resultará em uma tomada de decisão ruim e decisões ruins não lhe darão os resultados certos.

Isso torna a limpeza de dados da HubSpot mais importante para você.

Para Você…

Isso foi tudo na limpeza de dados do HubSpot CRM.

Pode parecer um processo trivial e demorado, mas é muito importante para o seu negócio e pode ser feito em um único dia.

Agora não é algo complicado e pode ser feito com algum conhecimento da plataforma. Mas muitas das marcas ainda evitam fazer isso sozinhas.

E para essas marcas, assumimos a responsabilidade de limpar o HubSpot CRM e otimizá-lo para obter o máximo de produtividade.

Portanto, se você quiser que as mãos de especialistas limpem seu HubSpot CRM, fale conosco a qualquer momento.