Pembersihan Data HubSpot CRM: Cara Melakukannya Dalam Waktu 24 Jam

Sulit untuk menemukan barang-barang Anda di kamar yang berantakan.

Demikian pula, sulit untuk menemukan data yang tepat di CRM yang berantakan.

Tapi bukan hanya pencarian data, CRM yang tidak rapi juga mempersulit Anda.

Tingkat konversi Anda menurun, produktivitas menurun, dan Anda mendapatkan wawasan yang tidak akurat serta pelanggan yang kesal.

Jadi untuk menghindarinya, Anda harus membersihkan CRM Anda. Dan posting ini akan memberi tahu Anda bagaimana Anda dapat membersihkan CRM HubSpot Anda dalam waktu kurang dari 24 jam.

Mari kita mulai.

Pembersihan Data HubSpot CRM: Apa Artinya?

Pembersihan data HubSpot CRM adalah proses pembersihan dan decluttering HubSpot CRM Anda.

Tujuan pembersihan HubSpot CRM adalah untuk menghilangkan semua data yang tidak diperlukan untuk mengoptimalkan CRM Anda. Ini dilakukan dengan menghapus, menggabungkan, atau mengedit data redundan di CRM Anda untuk memastikan apa pun yang ada di dalamnya segar, relevan, dan akurat.

Tetapi ketika kami mendengar tentang pembersihan HubSpot CRM, menurut kami ini adalah proses yang memakan waktu yang membutuhkan beberapa hari kerja untuk menyelesaikannya dengan benar.

Tapi bukan itu masalahnya. Jika dilakukan dengan benar, Anda dapat menyelesaikan pembersihan HubSpot CRM di bawah 24 jam dengan mudah.

Dan hal yang sama sudah saya bahas pada poin berikutnya.

Cara Melakukan Pembersihan Data HubSpot CRM Dalam 24 Jam

Untuk membersihkan CRM HubSpot Anda, Anda harus melakukan hal-hal di bawah ini. Mari kita bicarakan secara detail dengan berapa banyak waktu yang mereka habiskan.

1. Audit Database Anda

Waktu yang dibutuhkan: 6 jam

Langkah pertama adalah mengaudit data HubSpot CRM Anda. Ini seperti meneliti sebelum menulis artikel. Semakin dalam penelitian Anda, semakin baik artikel Anda.

Jadi, sebelum memulai pembersihan data HubSpot CRM Anda, Anda dapat melakukan audit CRM.

Dalam audit ini, Anda menganalisis semua aset yang Anda buat di CRM HubSpot seperti:

• Daftar
• Alur obrolan
• Cuplikan
• Keterlibatan Pengguna
• Kampanye Email
• Laporan
• Integrasi
• Formulir
• Saluran pipa
• Alur kerja, dll.

Setelah memeriksa semua aset ini, Anda dapat membuat spreadsheet atau mencatat tindakan yang ingin Anda lakukan di CRM.

2. Hapus Kontak Tidur

Waktu yang diperlukan: 30 menit

Banyak kontak di CRM HubSpot Anda tidak boleh terlibat dengan merek Anda, tetapi menempati ruang di basis data.

Kontak semacam itu disebut kontak tidur. Dan Anda harus menghilangkannya dari HubSpot CRM Anda karena tidak akan berguna bagi merek Anda.

Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukannya:

• Arahkan ke Kontak > Kontak di akun HubSpot Anda.
• Klik tombol Semua filter di sana dan pilih properti Tanggal Aktivitas Terakhir .

• Jika ingin menghapus kontak yang tidak aktif selama 6 bulan terakhir, pilih tanggal selama 6 bulan atau sebelumnya.
• Semua kontak yang tidak aktif selama 6 bulan terakhir akan ditampilkan.
• Pilih dan hapus dari CRM.

Bersamaan dengan kontak yang tertidur, banyak pengguna di HubSpot CRM Anda pasti memiliki info kontak yang kedaluwarsa.

Laporan mengatakan, 25 hingga 33% alamat email menjadi usang setiap tahun. Selain itu, 18% nomor telepon berubah setiap tahun dan 15% pengguna mengubah email mereka sekali atau lebih dalam setahun.

Oleh karena itu, sangat penting untuk menghapus atau memperbarui catatan tersebut juga. Jadi identifikasi catatan ini dan hilangkan dari CRM HubSpot Anda.

3. Perbaiki Catatan Duplikat

Waktu yang diperlukan: 1 jam

Catatan duplikat dapat mengacaukan CRM HubSpot Anda dengan buruk. Dengan demikian, Anda harus menghapus atau menggabungkan catatan duplikat tersebut dalam pembersihan data HubSpot CRM Anda.

Untuk melakukan ini, Anda dapat menavigasi ke Kontak> Kontak dan mengklik dropdown Tindakan di sana. Kemudian klik tombol Merge Duplicates dan Anda akan melihat daftar semua kontak duplikat.

Jika Anda ingin Menggabungkan kedua kontak, klik Tinjau lalu Gabungkan . Jika tidak, Anda cukup mengklik Reject .

4. Hapus Kontak yang Terpental atau Berhenti Berlangganan

Waktu yang diperlukan: 30 menit

Kontak yang terpental atau berhenti berlangganan hanya sia-sia untuk merek Anda. Oleh karena itu, tidak ada gunanya menyimpannya di CRM HubSpot Anda.

Jadi ini adalah poin lain yang harus ada dalam daftar periksa pembersihan data HubSpot Anda. Berikut langkah-langkah untuk itu:

• Buka Pemasaran > Email di HubSpot CRM Anda.
• Di sidebar kiri, Anda akan melihat dropdown Email Bounce Tools .

• Klik di atasnya dan Anda akan melihat 3 opsi berbeda di sana:
  • Buat daftar kontak yang dipantulkan dengan keras: Daftar lengkap kontak yang dipantulkan dengan keras akan dibuat di CRM HubSpot Anda.
  • Tambahkan kontak yang terpental keras ke daftar yang ada: Semua rekaman yang terpental akan ditambahkan ke daftar yang ada di CRM Anda.
  • Ekspor berhenti berlangganan dan terpental: Daftar kontak yang berhenti berlangganan dan terpental akan diekspor dan dikirim melalui email kepada Anda.
• Pilih opsi sesuai kebutuhan Anda dan kemudian bertindak sesuai itu.

Setelah Anda mendapatkan daftar semua kontak tersebut, hapus dari CRM HubSpot Anda.

5. Tinjau dan Perbaiki Kolom Data

Waktu yang dibutuhkan: 2 jam

Bidang data bertanggung jawab untuk menyimpan semua data catatan CRM HubSpot Anda.

Tapi tidak semua bidang data berisi data yang relevan. Dan kenyataannya, sebagian besar bidang HubSpot tetap kosong.

Dengan demikian, Anda perlu mencari tahu dan memperbaiki bidang data di CRM HubSpot Anda.

Untuk ini, Anda dapat menavigasi ke Pengaturan> Properti di CRM HubSpot Anda. Anda akan melihat daftar semua properti HubSpot yang dibuat di CRM HubSpot Anda.

Tinjau semuanya dan hapus, edit, atau gabungkan sesuai kebutuhan.

Saya juga berbicara dengan Dan Moyle dari Impulse Creative dan inilah yang dia katakan tentang pembersihan HubSpot CRM.

Saat membersihkan CRM HubSpot Anda, saya sering berfokus pada fakta bahwa Objek Perusahaan berpusat pada domain merek (atau situs web). Jika Anda memiliki Perusahaan duplikat, kemungkinan karena impor sebelumnya di mana database tidak menyertakan kolom untuk situs web perusahaan. Ini sangat penting untuk menjaga database Perusahaan yang lebih bersih.

Dan Moyle, Penasihat HubSpot Terakreditasi

6. Standarisasi Data Anda

Waktu yang diperlukan: 30 menit

Standardisasi data membantu Anda mengumpulkan data dalam format yang benar sehingga Anda tidak mengoptimalkannya setelah mengumpulkannya. Jadi, Anda perlu memperbaiki format input data.

Berikut daftar kumpulan data yang dapat Anda standarkan:

• Nama: Gunakan huruf besar untuk huruf pertama nama depan dan belakang.
• Alamat email: Periksa apakah sudah benar.
• Telepon: Pastikan sudah benar dan dalam format yang benar.
• Kode pos: Lihat apakah benar-benar ada atau tidak.
• Spasi putih: Pangkas spasi putih atau karakter yang tidak perlu.

Memperbaiki dan menstandarkan masukan akan memastikan bahwa Anda tidak mengumpulkan informasi yang salah. Ini akan membuat data HubSpot lebih mudah dibersihkan untuk waktu berikutnya.

7. Selalu Perbarui Tahapan Siklus Hidup

Waktu yang diperlukan: 1 jam

Tahapan siklus hidup di CRM HubSpot Anda membantu Anda memantau kemajuan perjalanan pembeli.

Oleh karena itu, menjadi penting untuk memperbaruinya secara teratur di berbagai acara. Misalnya, jika pelanggan blog mendaftar ke webinar yang Anda selenggarakan, Anda harus memastikan dia dipindahkan ke tahap Prospek dari Pelanggan.

Untuk ini, Anda dapat membuat alur kerja HubSpot sederhana:

• Buka Automation > Workflows di HubSpot CRM Anda dari menu navigasi.
• Klik tombol Create Workflow dan pilih From Scratch.
• Pilih alur kerja Berbasis Kontak dan Kosong , lalu klik Berikutnya .
• Klik Siapkan pemicu dan pilih Properti Kontak di jenis filter.
• Kemudian cari dan pilih tahap Siklus Hidup dan tambahkan pemicu yang sesuai.

Selesaikan alur kerja berdasarkan kebutuhan Anda dan uji jika berfungsi dengan baik.

8. Tinjau dan Edit Formulir HubSpot Anda

Waktu yang diperlukan: 1 jam

Periksa CRM HubSpot Anda untuk formulir yang tidak perlu atau tidak terpakai. Anda dapat mencari formulir yang tidak mendapatkan kiriman atau tidak digunakan di salah satu halaman situs web Anda. Setelah Anda menemukannya, hapus.

Berikut langkah-langkah untuk itu:

• Buka Pemasaran > Formulir di CRM HubSpot Anda.
• Cari formulir berdasarkan kriteria Tanggal Terakhir Dimodifikasi, Tingkat pengiriman, dan Muncul di halaman.
• Jika ada beberapa formulir yang tingkat pengirimannya rendah, sudah usang, atau tidak muncul di halaman, edit atau hapus formulir tersebut.

Setelah langkah penting ini dalam proses pembersihan data HubSpot Anda, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya untuk menghapus daftar Anda.

9. Hapus Daftar HubSpot yang Tidak Perlu

Waktu yang diperlukan: 1 jam

Seperti formulir, Anda juga harus meninjau daftar HubSpot Anda. Dan jika ada daftar di HubSpot CRM Anda, Anda dapat menghapusnya.

• Buka akun HubSpot Anda dan arahkan ke Kontak > Daftar .
• Anda akan melihat daftar semua daftar dan memeriksa apakah mereka digunakan di suatu tempat, dan memiliki beberapa catatan atau tidak.
• Jika Anda menemukan daftar yang tidak terpakai atau tidak aktif, hilangkan.

10. Gunakan Integrasi HubSpot untuk Kemudahan

Waktu yang dibutuhkan: 2 jam

Tidak hanya secara manual, Anda dapat melakukan pembersihan data HubSpot CRM secara autopilot dengan beberapa alat.

Untuk ini, saya akan merekomendasikan beberapa alat seperti:

• Insycle: Membantu Anda dengan pengelolaan data seperti deduplikasi, standarisasi, dan lainnya.
• Neverbounce: Bagus untuk pembersihan daftar dan verifikasi email.
• Leadspace: Membantu Anda mempertahankan akurasi dan relevansi data pelanggan.
• Pengoperasian HubSpot Hub: Dilengkapi dengan fitur pembersihan otomatis.

Jika Anda mengumpulkan data dalam jumlah besar, alat ini menjadi suatu keharusan bagi Anda.

11. Ulangi Dengan Jadwal

Pembersihan data HubSpot CRM bukan hanya tugas satu kali. Ini adalah pekerjaan berulang yang harus Anda lakukan pada interval yang ditentukan.

Menurut laporan, 70% data CRM memburuk setiap tahun. Artinya, Anda juga harus mengaudit dan membersihkannya setiap tahun.

Jadi, saya akan merekomendasikan Anda untuk melakukan audit HubSpot setiap 3 bulan dan pembersihan data HubSpot setiap 3-6 bulan.

Mengapa Anda Perlu Membersihkan CRM HubSpot Anda?

Saya tidak akan membahas manfaat pembersihan data HubSpot CRM. Sebagai gantinya, saya hanya akan membagikan beberapa risiko dan kerugian yang akan Anda hadapi jika Anda tidak membersihkannya.

• Lebih Sedikit Penawaran Penutupan

Anda tahu Anda akan ditinggalkan dengan HubSpot CRM yang sudah ketinggalan zaman jika Anda tidak membersihkannya secara teratur. Dan informasi usang tentang pengguna Anda tidak akan pernah membantu Anda mengonversinya.

Karenanya, Anda harus melakukan pembersihan data HubSpot secara berkala untuk memastikan Anda mendapatkan lebih banyak kesepakatan.

• Personalisasi yang tidak akurat

Data yang tidak akurat menyebabkan personalisasi yang tidak akurat.

Secara statistik, 74% pelanggan merasa frustrasi jika konten situs web tidak dipersonalisasi.

Jadi, tidak membersihkan CRM HubSpot Anda akan mencegah Anda mempersonalisasi konten. Akibatnya, Anda akan mulai kehilangan peluang konversi serta hasil yang melonjak.

• Kebocoran Pendapatan

Data buruk mengakibatkan kerugian $15 juta setiap tahun untuk merek.

Oleh karena itu, tanpa pembersihan data HubSpot CRM, Anda mungkin mulai kehilangan pendapatan. Dan ini akan mulai meningkatkan biaya keuangan Anda sebagai jaminan kerusakan.

• Penurunan Produktivitas

CRM yang tidak rapi diisi dengan data buruk membuat perwakilan Anda memiliki informasi yang salah. Dan karena Anda tidak dapat mengonversi dengan data yang salah, perwakilan Anda akan menyia-nyiakan waktu dan tenaga mereka.

Hal ini akan berdampak pada penurunan produktivitas Anda. Dengan demikian, pembersihan data HubSpot CRM menjadi lebih penting untuk merek Anda.

• Pelanggan yang Kesal

Data buruk tidak hanya merugikan bisnis Anda, tetapi juga berdampak pada sisi lain dari mata uang, yaitu pelanggan. Jika Anda menargetkan pelanggan Anda dengan data yang salah, pelanggan Anda juga akan merasa jengkel.

Ini membuat reputasi merek Anda rusak karena pelanggan Anda mulai berpikir bahwa Anda tidak mengenal mereka dengan baik.

• Wawasan yang Tidak Akurat

Jika Anda menyimpan data buruk, Anda akan melacak data buruk.

Dan jika Anda melacak data yang buruk, Anda akan mendapatkan wawasan yang salah dan salah menilai skenario. Ini akan menghasilkan pengambilan keputusan yang buruk dan keputusan yang buruk tidak akan memberi Anda hasil yang benar.

Ini membuat pembersihan data HubSpot lebih penting bagi Anda.

Ke Anda…

Itu semua tentang pembersihan data HubSpot CRM.

Ini mungkin terlihat seperti proses yang sepele dan memakan waktu, tetapi ini cukup penting untuk bisnis Anda dan dapat dilakukan dalam satu hari.

Sekarang ini bukan sesuatu yang rumit dan bisa dilakukan dengan sedikit pengetahuan tentang platform. Tetapi banyak merek masih menghindari melakukannya sendiri.

Dan untuk merek seperti itu, kami bertanggung jawab untuk membersihkan CRM HubSpot mereka dan mengoptimalkannya untuk produktivitas maksimum.

Jadi jika Anda ingin tangan para ahli membersihkan HubSpot CRM Anda, Anda dapat berbicara dengan kami kapan saja.