การล้างข้อมูล HubSpot CRM: ทำอย่างไรภายใน 24 ชั่วโมง

ยากที่จะหาสิ่งของของคุณในห้องรกๆ

ในทำนองเดียวกัน เป็นการยากที่จะค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องใน CRM ที่ยุ่งเหยิง

แต่ไม่ใช่แค่การค้นหาข้อมูล CRM ที่ไม่เป็นระเบียบยังทำให้คุณลำบากอีกด้วย

อัตรา Conversion ของคุณตกต่ำ ผลผลิตลดลง และคุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ไม่ถูกต้องและทำให้ลูกค้าหงุดหงิด

ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณต้องทำความสะอาด CRM ของคุณ และโพสต์นี้จะบอกคุณว่าคุณสามารถทำความสะอาด HubSpot CRM ได้อย่างไรภายในเวลาไม่ถึง 24 ชั่วโมง

มาเริ่มกันเลย.

การล้างข้อมูล HubSpot CRM: หมายความว่าอย่างไร

การล้างข้อมูล HubSpot CRM เป็นกระบวนการทำความสะอาดและขจัดความยุ่งเหยิงของ HubSpot CRM ของคุณ

วัตถุประสงค์ของการล้างข้อมูล CRM ของ HubSpot คือการกำจัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นทั้งหมดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ CRM ของคุณ สิ่งนี้ทำได้โดยการลบ รวม หรือแก้ไขข้อมูลที่ซ้ำซ้อนใน CRM ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่มีอยู่นั้นใหม่ เกี่ยวข้อง และถูกต้อง

แต่เมื่อเราได้ยินเกี่ยวกับการล้าง CRM ของ HubSpot เราคิดว่าเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลาซึ่งต้องใช้เวลาสองสามวันทำการในการดำเนินการให้ถูกต้อง

แต่นั่นไม่ใช่กรณี หากทำถูกต้อง คุณสามารถทำความสะอาด HubSpot CRM ให้เสร็จภายใน 24 ชั่วโมงได้อย่างง่ายดาย

และฉันได้กล่าวถึงสิ่งเดียวกันในประเด็นถัดไป

วิธีดำเนินการล้างข้อมูล HubSpot CRM ภายใน 24 ชั่วโมง

ในการล้างข้อมูล HubSpot CRM คุณต้องดำเนินการตามสิ่งต่อไปนี้ เรามาพูดถึงรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลาที่พวกเขาใช้กัน

1. ตรวจสอบฐานข้อมูลของคุณ

ระยะ เวลาที่ต้องการ: 6 ชม

ขั้นตอนแรกคือการตรวจสอบข้อมูล HubSpot CRM ของคุณ เหมือนกับการค้นคว้าก่อนเขียนบทความ ยิ่งคุณค้นคว้าลึกมากเท่าไหร่ บทความของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

ดังนั้น ก่อนเริ่มการล้างข้อมูล HubSpot CRM คุณสามารถดำเนินการตรวจสอบ CRM ได้

ในการตรวจสอบนี้ คุณจะวิเคราะห์สินทรัพย์ทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นใน HubSpot CRM เช่น:

• รายการ
• กระแสการแชท
• เกร็ดเล็กเกร็ดน้อย
• การมีส่วนร่วมของผู้ใช้
• แคมเปญอีเมล
• รายงาน
• การบูรณาการ
• แบบฟอร์ม
• ท่อส่ง
• ขั้นตอนการทำงาน ฯลฯ

หลังจากตรวจสอบเนื้อหาเหล่านี้ทั้งหมดแล้ว คุณสามารถสร้างสเปรดชีตหรือจดบันทึกการดำเนินการที่คุณต้องการดำเนินการใน CRM ของคุณได้

2. ลบผู้ติดต่อที่นอนหลับ

เวลาที่ต้องการ: 30 นาที

ผู้ติดต่อจำนวนมากใน HubSpot CRM ของคุณต้องไม่มีส่วนร่วมกับแบรนด์ของคุณ แต่ใช้พื้นที่ในฐานข้อมูล

ผู้ติดต่อดังกล่าวเรียกว่าผู้ติดต่อสลีป และคุณต้องกำจัดสิ่งเหล่านี้ออกจาก HubSpot CRM เนื่องจากจะไม่มีประโยชน์กับแบรนด์ของคุณ

นี่คือขั้นตอนในการทำ:

• นำทางไปยัง ผู้ติดต่อ > ผู้ติดต่อ ในบัญชี HubSpot ของคุณ
• คลิกที่ปุ่ม ตัวกรองทั้งหมด ที่นั่นและเลือกคุณสมบัติ วันที่กิจกรรมล่าสุด

• หากคุณต้องการลบผู้ติดต่อที่ไม่ได้ใช้งานในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมา ให้เลือกวันที่สำหรับ 6 เดือนหรือก่อนหน้านั้น
• ผู้ติดต่อทั้งหมดที่ไม่ได้ใช้งานในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมาจะปรากฏขึ้น
• เลือกและลบออกจาก CRM

ผู้ใช้จำนวนมากใน HubSpot CRM จะต้องมีข้อมูลติดต่อที่ล้าสมัย

รายงานระบุว่า 25 ถึง 33% ของที่อยู่อีเมลล้าสมัยในแต่ละปี ยิ่งไปกว่านั้น 18% ของหมายเลขโทรศัพท์เปลี่ยนทุกปี และ 15% ของผู้ใช้เปลี่ยนอีเมลอย่างน้อยหนึ่งครั้งในหนึ่งปี

ดังนั้น การลบหรืออัปเดตเรกคอร์ดดังกล่าวจึงมีความสำคัญเช่นกัน ดังนั้นระบุบันทึกเหล่านี้และกำจัดออกจาก HubSpot CRM ของคุณ

3. แก้ไขบันทึกที่ซ้ำกัน

เวลาที่ต้องการ: 1 ชั่วโมง

บันทึกที่ซ้ำกันอาจทำให้ HubSpot CRM ของคุณยุ่งเหยิงได้ ดังนั้น คุณต้องลบหรือรวมบันทึกที่ซ้ำกันในการล้างข้อมูล HubSpot CRM ของคุณ

ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถไปที่ ผู้ติดต่อ > ผู้ติดต่อ และคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง การดำเนินการ ที่นั่น จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ผสานรายการที่ซ้ำกัน แล้วคุณจะเห็นรายชื่อผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมด

หากคุณต้องการผสานผู้ติดต่อทั้งสอง ให้คลิกที่ ตรวจสอบ แล้วคลิก ผสาน มิฉะนั้น คุณสามารถคลิกที่ ปฏิเสธ

4. ลบผู้ติดต่อที่ถูกตีกลับหรือไม่ได้สมัคร

เวลาที่ต้องการ: 30 นาที

ผู้ติดต่อที่ถูกตีกลับหรือไม่ได้สมัครเป็นสมาชิกนั้นไร้ประโยชน์สำหรับแบรนด์ของคุณ ดังนั้นจึงไม่มีประโยชน์ที่จะเก็บไว้ใน HubSpot CRM ของคุณ

นี่เป็นอีกจุดที่ควรอยู่ในรายการตรวจสอบการล้างข้อมูล HubSpot ของคุณ นี่คือขั้นตอนสำหรับมัน:

• ไปที่การ ตลาด > อีเมล ใน HubSpot CRM ของคุณ
• ในแถบด้านข้างด้านซ้าย คุณจะเห็นดร็อปดาวน์ เครื่องมือตีกลับอีเมล

• คลิกที่มันแล้วคุณจะเห็น 3 ตัวเลือกที่แตกต่างกัน:
  • สร้างรายชื่อผู้ติดต่อที่มีการตีกลับเนื่องจากข้อมูลไม่ถูกต้อง: รายชื่อ ผู้ติดต่อที่มีการตีกลับเนื่องจากข้อมูลไม่ถูกต้องทั้งหมดจะถูกสร้างขึ้นใน HubSpot CRM ของคุณ
  • เพิ่มผู้ติดต่อที่มีการตีกลับอย่างหนักไปยังรายการที่มีอยู่: เรกคอร์ดที่ถูกตีกลับทั้งหมดจะถูกเพิ่มไปยังรายการที่มีอยู่ใน CRM ของคุณ
  • ส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อที่ยกเลิกการสมัครและถูกตีกลับ: รายชื่อผู้ติดต่อที่ยกเลิกการสมัครและถูกตีกลับจะถูกส่งออกและส่งอีเมลถึงคุณ
• เลือกตัวเลือกตามความต้องการของคุณแล้วดำเนินการตามนั้น

เมื่อคุณได้รายชื่อผู้ติดต่อดังกล่าวทั้งหมดแล้ว ให้ลบออกจาก HubSpot CRM ของคุณ

5. ตรวจสอบและแก้ไขฟิลด์ข้อมูล

เวลาที่ต้องการ: 2 ชั่วโมง

เขตข้อมูลมีหน้าที่จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของบันทึก HubSpot CRM ของคุณ

แต่ไม่ใช่ว่าฟิลด์ข้อมูลทั้งหมดจะมีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และในความเป็นจริงแล้ว ช่อง HubSpot ส่วนใหญ่ยังคงว่างอยู่

ดังนั้น คุณต้องค้นหาและแก้ไขฟิลด์ข้อมูลใน HubSpot CRM ของคุณ

สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถไปที่ การตั้งค่า > คุณสมบัติ ใน HubSpot CRM ของคุณ คุณจะเห็นรายการคุณสมบัติ HubSpot ทั้งหมดที่สร้างขึ้นใน HubSpot CRM ของคุณ

ตรวจสอบทั้งหมดแล้วลบ แก้ไข หรือรวมเข้าด้วยกันตามต้องการ

ฉันยังได้พูดคุยกับ Dan Moyle จาก Impulse Creative และนี่คือสิ่งที่เขาพูดเกี่ยวกับการทำความสะอาด HubSpot CRM

เมื่อทำความสะอาด HubSpot CRM ของคุณ ฉันมักเน้นไปที่ข้อเท็จจริงที่ว่า Company Object มีศูนย์กลางอยู่ที่โดเมนแบรนด์ (หรือเว็บไซต์) หากคุณมีบริษัทที่ซ้ำกัน อาจเป็นเพราะการนำเข้าในอดีตที่ฐานข้อมูลไม่มีคอลัมน์สำหรับเว็บไซต์ของบริษัท นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาฐานข้อมูลที่สะอาดขึ้นของบริษัทต่างๆ

Dan Moyle ที่ปรึกษา HubSpot ที่ได้รับการรับรอง

6. สร้างมาตรฐานข้อมูลของคุณ

เวลาที่ต้องการ: 30 นาที

การกำหนดมาตรฐานข้อมูลช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลในรูปแบบที่ถูกต้อง เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องปรับให้เหมาะสมหลังจากรวบรวมแล้ว ดังนั้นคุณต้องแก้ไขรูปแบบการป้อนข้อมูล

นี่คือรายการชุดข้อมูลที่คุณสามารถสร้างมาตรฐานได้:

• ชื่อ: ใช้อักษรตัวแรกของชื่อและนามสกุลเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
• ที่อยู่อีเมล: ตรวจสอบว่าถูกต้องหรือไม่
• โทรศัพท์: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้องและอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง
• รหัสไปรษณีย์: ดูว่ามีอยู่จริงหรือไม่
• ช่องว่าง: ตัดช่องว่างหรืออักขระที่ไม่จำเป็นออก

การแก้ไขและทำให้อินพุตเป็นมาตรฐานจะช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่รวบรวมข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง สิ่งนี้จะทำให้การล้างข้อมูล HubSpot ง่ายขึ้นในครั้งต่อไป

7. อัปเดตขั้นตอนวงจรชีวิตอยู่เสมอ

เวลาที่ต้องการ: 1 ชั่วโมง

ขั้นตอนวงจรชีวิตใน HubSpot CRM ช่วยให้คุณตรวจสอบความคืบหน้าของเส้นทางของผู้ซื้อได้

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องอัปเดตเป็นประจำในเหตุการณ์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น หากสมาชิกบล็อกสมัครเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บที่คุณเป็นเจ้าภาพ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเธอได้ย้ายไปยังระยะนำจากสมาชิกแล้ว

สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ HubSpot อย่างง่าย:

• ไปที่การ ทำงานอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์ ใน HubSpot CRM ของคุณจากเมนูการนำทาง
• คลิกที่ปุ่ม Create Workflow และเลือก From Scratch
• เลือกเวิร์กโฟลว์ ที่อิงตามผู้ติดต่อ และ ว่างเปล่า แล้วคลิก ถัดไป
• คลิกที่ ตั้งค่าทริกเกอร์ และเลือก คุณสมบัติผู้ติดต่อ ในประเภทตัวกรอง
• จากนั้นค้นหาและเลือก ระยะวงจรชีวิต และเพิ่มทริกเกอร์ตามนั้น

ทำเวิร์กโฟลว์ตามความต้องการของคุณและทดสอบว่าทำงานได้ดีหรือไม่

8. ตรวจสอบและแก้ไขแบบฟอร์ม HubSpot ของคุณ

เวลาที่ต้องการ: 1 ชั่วโมง

ตรวจสอบ HubSpot CRM ของคุณเพื่อหาแบบฟอร์มที่ไม่จำเป็นหรือไม่ได้ใช้ คุณสามารถค้นหาแบบฟอร์มที่ไม่ได้รับการส่งหรือไม่ได้ใช้ในหน้าเว็บไซต์ของคุณ เมื่อคุณพบแล้ว ให้นำออก

นี่คือขั้นตอนสำหรับมัน:

• ไปที่การ ตลาด > แบบฟอร์ม ใน HubSpot CRM ของคุณ
• ค้นหาแบบฟอร์มตามวันที่ แก้ไขล่าสุด อัตราการส่ง และเกณฑ์ ที่ปรากฏบน หน้า
• หากมีบางแบบฟอร์มที่มีอัตราการส่งต่ำ ล้าสมัย หรือไม่ปรากฏในหน้าใด ให้แก้ไขหรือลบออก

หลังจากขั้นตอนสำคัญนี้ในกระบวนการล้างข้อมูล HubSpot คุณสามารถไปยังขั้นตอนถัดไปในการลบรายการของคุณได้

9. ลบรายการ HubSpot ที่ไม่จำเป็น

เวลาที่ต้องการ: 1 ชั่วโมง

เช่นเดียวกับแบบฟอร์ม คุณต้องตรวจสอบรายการ HubSpot ของคุณด้วย และถ้ามีรายการใดๆ ใน HubSpot CRM ของคุณ คุณสามารถลบออกได้

• ไปที่บัญชี HubSpot ของคุณและไปที่ รายชื่อ > รายการ
• คุณจะเห็นรายการของรายการทั้งหมดและตรวจดูว่ามีการใช้งานในที่ใดที่หนึ่งหรือไม่ และมีบันทึกหรือไม่
• หากคุณพบรายชื่อที่ไม่ได้ใช้หรือไม่ใช้งาน ให้กำจัดทิ้ง

10. ใช้การรวม HubSpot เพื่อความสะดวก

เวลาที่ต้องการ: 2 ชั่วโมง

ไม่เพียงแค่ทำด้วยตนเอง คุณสามารถทำการล้างข้อมูล HubSpot CRM บนระบบอัตโนมัติด้วยเครื่องมือบางอย่าง

สำหรับสิ่งนี้ ฉันขอแนะนำเครื่องมือบางอย่าง เช่น:

• Insycle: ช่วยคุณในการจัดการข้อมูล เช่น การขจัดข้อมูลซ้ำ การกำหนดมาตรฐาน และอื่นๆ
• Neverbounce: เหมาะสำหรับการทำความสะอาดรายชื่อและการยืนยันอีเมล
• Leadspace: ช่วยให้คุณรักษาความถูกต้องและความเกี่ยวข้องของข้อมูลลูกค้า
• HubSpot Operations Hub: มาพร้อมกับคุณสมบัติการล้างอัตโนมัติ

หากคุณรวบรวมข้อมูลจำนวนมาก เครื่องมือเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับคุณ

11. ทำซ้ำตามกำหนดการ

การล้างข้อมูล HubSpot CRM ไม่ใช่แค่งานครั้งเดียว เป็นงานที่เกิดซ้ำที่คุณต้องดำเนินการตามช่วงเวลาที่กำหนด

ตามรายงาน 70% ของข้อมูล CRM แย่ลงทุกปี ซึ่งหมายความว่าคุณต้องตรวจสอบและทำความสะอาดเป็นประจำทุกปีเช่นกัน

ดังนั้น ฉันขอแนะนำให้คุณทำการตรวจสอบ HubSpot ทุก 3 เดือน และล้างข้อมูล HubSpot ทุก 3-6 เดือน

ทำไมคุณต้องทำความสะอาด HubSpot CRM ของคุณ

ฉันจะไม่พูดถึงประโยชน์ของการล้างข้อมูล HubSpot CRM ฉันจะแบ่งปันความเสี่ยงและข้อเสียที่คุณจะต้องเผชิญหากคุณไม่ทำความสะอาด

• การปิดดีลน้อยลง

คุณรู้ว่าคุณจะเหลือ HubSpot CRM ที่ล้าสมัยหากคุณไม่ทำความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ และข้อมูลที่ล้าสมัยเกี่ยวกับผู้ใช้ของคุณจะไม่ช่วยให้คุณแปลงพวกเขา

ดังนั้น คุณต้องทำการล้างข้อมูล HubSpot เป็นระยะๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปิดดีลได้มากขึ้น

• ส่วนบุคคลที่ไม่ถูกต้อง

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องนำไปสู่การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณที่ไม่ถูกต้อง

ตามสถิติแล้ว 74% ของลูกค้ารู้สึกหงุดหงิดหากเนื้อหาของเว็บไซต์ไม่ได้รับการปรับให้เป็นส่วนตัว

ดังนั้นการไม่ทำความสะอาด HubSpot CRM จะทำให้คุณไม่สามารถปรับแต่งเนื้อหาในแบบของคุณได้ ผลที่ตามมาคือ คุณจะเริ่มพลาดโอกาสในการแปลงและผลตอบแทนที่เพิ่มขึ้น

• การรั่วไหลของรายได้

ข้อมูลที่ไม่ดีส่งผลให้เกิดการสูญเสีย 15 ล้านดอลลาร์ทุกปีสำหรับแบรนด์ต่างๆ

ดังนั้น หากไม่มีการล้างข้อมูล HubSpot CRM คุณอาจเริ่มสูญเสียรายได้ และสิ่งนี้จะเริ่มเพิ่มต้นทุนทางการเงินของคุณเพื่อเป็นหลักประกันความเสียหาย

• ผลผลิตลดลง

CRM ที่ไม่เป็นระเบียบซึ่งเต็มไปด้วยข้อมูลที่ไม่ดีทำให้ตัวแทนของคุณได้รับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง และเนื่องจากคุณไม่สามารถแปลงข้อมูลด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ตัวแทนของคุณจะสูญเสียความพยายามและเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์

สิ่งนี้จะส่งผลให้ผลผลิตของคุณลดลง ดังนั้น การล้างข้อมูล HubSpot CRM จึงมีความสำคัญมากขึ้นสำหรับแบรนด์ของคุณ

• ลูกค้าหงุดหงิด

ข้อมูลที่ไม่ดีไม่เพียงสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจของคุณเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบต่อลูกค้าอีกด้วย หากคุณกำหนดเป้าหมายลูกค้าด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ลูกค้าของคุณก็จะรู้สึกหงุดหงิดเช่นกัน

สิ่งนี้ทำให้ชื่อเสียงของแบรนด์ของคุณเสียหายเนื่องจากลูกค้าของคุณเริ่มคิดว่าคุณไม่รู้จักพวกเขาอย่างถูกต้อง

• ข้อมูลเชิงลึกที่ไม่ถูกต้อง

หากคุณจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ดี คุณจะติดตามข้อมูลที่ไม่ดี

และหากคุณติดตามข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ไม่ถูกต้องและตัดสินสถานการณ์ผิดพลาด สิ่งนี้จะส่งผลให้เกิดการตัดสินใจที่ผิดพลาด และการตัดสินใจที่ไม่ถูกต้องจะไม่ทำให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

สิ่งนี้ทำให้การล้างข้อมูลของ HubSpot มีความสำคัญมากขึ้นสำหรับคุณ

ไปยังคุณ…

นั่นคือทั้งหมดที่ในการล้างข้อมูล HubSpot CRM

อาจดูเป็นกระบวนการที่เล็กน้อยและกินเวลา แต่ค่อนข้างสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณและสามารถทำได้ภายในวันเดียว

ตอนนี้ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากและสามารถทำได้ด้วยความรู้เกี่ยวกับแพลตฟอร์ม แต่หลายแบรนด์ก็ยังเลี่ยงที่จะทำเอง

และสำหรับแบรนด์ดังกล่าว เรามีหน้าที่รับผิดชอบในการทำความสะอาด HubSpot CRM และปรับให้เหมาะสมเพื่อให้ได้ผลผลิตสูงสุด

ดังนั้นหากคุณต้องการความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญในการทำความสะอาด HubSpot CRM ของคุณ คุณสามารถพูดคุยกับเราได้ตลอดเวลา