Curățarea datelor HubSpot CRM: Cum se face în mai puțin de 24 de ore

Este greu să-ți găsești lucrurile într-o cameră dezordonată.

De asemenea, este greu să găsești datele potrivite într-un CRM dezordonat.

Dar nu doar găsirea datelor, un CRM neîngrijit vă îngreunează și lucrurile.

Rata dvs. de conversie suferă, productivitatea scade și obțineți informații inexacte și clienți iritați.

Deci, pentru a o evita, trebuie să vă curățați CRM-ul. Și această postare vă va spune cum vă puteți curăța HubSpot CRM în mai puțin de 24 de ore.

Să începem.

Curățarea datelor HubSpot CRM: ce înseamnă?

Curățarea datelor HubSpot CRM este un proces de curățare și dezordine a HubSpot CRM.

Obiectivul curățării HubSpot CRM este de a elimina toate datele inutile pentru a vă optimiza CRM. Acest lucru se face prin ștergerea, îmbinarea sau editarea datelor redundante din CRM-ul dvs. pentru a vă asigura că tot ceea ce are este proaspăt, relevant și precis.

Dar, după cum auzim despre curățarea HubSpot CRM, credem că este un proces care necesită timp, care necesită câteva zile lucrătoare pentru a fi realizat corect.

Dar nu este cazul. Dacă este făcut corect, puteți finaliza cu ușurință curățarea HubSpot CRM în mai puțin de 24 de ore.

Și am discutat același lucru în punctul următor.

Cum să efectuați curățarea datelor HubSpot CRM în 24 de ore

Pentru a vă curăța HubSpot CRM, trebuie să acționați în conformitate cu lucrurile de mai jos. Să vorbim despre ele în detaliu cu cât timp le ia.

1. Auditează-ți baza de date

Timp necesar: 6 ore

Primul pas este auditarea datelor tale HubSpot CRM. Este ca și cum ai cerceta înainte de a scrie un articol. Cu cât cercetarea dvs. este mai profundă, cu atât articolul este mai bun.

Astfel, înainte de a începe curățarea datelor HubSpot CRM, puteți efectua un audit CRM.

În acest audit, analizați toate activele pe care le-ați creat în HubSpot CRM, cum ar fi:

• Liste
• Fluxuri de chat
• Fragmente
• Implicarea utilizatorului
• Campanii prin e-mail
• Rapoarte
• Integrari
• Forme
• Conducte
• Fluxuri de lucru etc.

După ce ați verificat toate aceste active, puteți crea o foaie de calcul sau puteți nota acțiunile pe care doriți să le efectuați în CRM.

2. Ștergeți contactele în somn

Timp necesar: 30 minute

Multe persoane de contact din HubSpot CRM nu trebuie să interacționeze cu marca dvs., ci să ocupe spațiu în baza de date.

Astfel de contacte se numesc contacte de dormit. Și trebuie să le eliminați din HubSpot CRM, deoarece nu ar fi de nici un folos pentru marca dvs.

Iată pașii pentru a o face:

• Navigați la Contacte > Contacte în contul dvs. HubSpot.
• Faceți clic pe butonul Toate filtrele acolo și selectați proprietatea Data ultimei activități .

• Dacă doriți să eliminați contactele inactive în ultimele 6 luni, selectați data pentru 6 luni sau înainte.
• Vor fi afișate toate contactele care sunt inactive în ultimele 6 luni.
• Selectați și ștergeți-le din CRM.

Împreună cu persoanele de contact în stare de somn, mulți utilizatori din HubSpot CRM trebuie să aibă informații de contact învechite.

Rapoartele spun că 25 până la 33% dintre adresele de e-mail devin învechite în fiecare an. Mai mult, 18% dintre numerele de telefon se schimbă în fiecare an și 15% dintre utilizatori își schimbă adresa de e-mail o dată sau de mai multe ori într-un an.

Prin urmare, este crucial să ștergeți sau să actualizați și astfel de înregistrări. Așadar, identificați aceste înregistrări și eliminați-le din HubSpot CRM.

3. Remediați înregistrările duplicate

Timp necesar: 1 oră

Înregistrările duplicate vă pot strica CRM HubSpot. Astfel, trebuie să eliminați sau să îmbinați astfel de înregistrări duplicate în curățarea datelor HubSpot CRM.

Pentru a face acest lucru, puteți naviga la Contacte > Contacte și faceți clic pe meniul drop-down Acțiune de acolo. Apoi faceți clic pe butonul Îmbinare duplicate și veți vedea lista tuturor contactelor duplicate.

Dacă doriți să îmbinați ambele contacte, faceți clic pe Revizuire și apoi pe Îmbinare . În caz contrar, puteți doar să faceți clic pe Respingere .

4. Ștergeți contactele respinse sau neabonate

Timp necesar: 30 minute

Contactele respinse sau neabonate sunt pur și simplu inutile pentru marca dvs. Prin urmare, nu are rost să le păstrați pe HubSpot CRM.

Deci, acesta este un alt punct care ar trebui să fie în lista de verificare a curățării datelor HubSpot. Iată pașii pentru aceasta:

• Accesați Marketing > E-mail în HubSpot CRM.
• În bara laterală din stânga, veți vedea un meniu drop-down Instrumente de respingere a e-mailului .

• Faceți clic pe el și veți vedea 3 opțiuni diferite acolo:
  • Creați o listă de contacte hard returnate: o listă completă de contacte hard returnate va fi creată în HubSpot CRM.
  • Adăugați contacte refuzate greu la lista existentă: Toate înregistrările respinse vor fi adăugate la o listă existentă în CRM.
  • Exportați dezabonări și respingeri: o listă de contacte neabonate și respinse va fi exportată și trimisă prin e-mail.
• Alegeți opțiunea conform cerințelor dvs. și apoi acționați în consecință.

După ce obțineți o listă cu toate aceste contacte, eliminați-le din HubSpot CRM.

5. Examinați și reparați câmpurile de date

Timp necesar: 2 ore

Câmpurile de date sunt responsabile pentru stocarea tuturor datelor din înregistrările tale HubSpot CRM.

Dar nu toate câmpurile de date conțin date relevante. Și, în realitate, majoritatea câmpurilor HubSpot rămân vacante.

Astfel, trebuie să aflați și să remediați câmpurile de date din HubSpot CRM.

Pentru aceasta, puteți naviga la Setări > Proprietăți în HubSpot CRM. Veți vedea lista tuturor proprietăților HubSpot create în HubSpot CRM.

Examinați-le pe toate și eliminați-le, editați-le sau îmbinați-le după cum este necesar.

Am vorbit și cu Dan Moyle de la Impulse Creative și iată ce spune el despre HubSpot CRM clean up.

Când vă curățesc HubSpot CRM, mă concentrez adesea pe faptul că obiectul companiei se concentrează pe domeniul mărcii (sau site-ul web). Dacă aveți Companii duplicate, este probabil din cauza unui import trecut în care baza de date nu includea o coloană pentru site-ul web al companiei. Acest lucru este esențial pentru menținerea unei baze de date mai curate a companiilor.

Dan Moyle, consilier HubSpot acreditat

6. Standardizați-vă datele

Timp necesar: 30 minute

Standardizarea datelor vă ajută să colectați date în formatul potrivit, astfel încât să nu le optimizați după colectare. Astfel, trebuie să remediați formatul de intrare a datelor.

Iată lista seturilor de date pe care le puteți standardiza:

• Nume: scrieți cu majuscule primele litere ale prenumelui și prenumelui.
• Adresă de e-mail: verificați dacă sunt corecte.
• Telefon: asigurați-vă că sunt corecte și în formatul potrivit.
• Codurile poștale: Uitați-vă dacă există sau nu cu adevărat.
• Spații albe: tăiați spațiile albe sau orice caractere inutile.

Remedierea și standardizarea intrării vă va asigura că nu colectați informații incorecte. Acest lucru va face curățarea datelor HubSpot mai ușoară pentru data viitoare.

7. Țineți actualizate etapele ciclului de viață

Timp necesar: 1 oră

Etapele ciclului de viață din HubSpot CRM vă ajută să monitorizați progresul călătoriei unui cumpărător.

Prin urmare, devine crucial să le actualizați în mod regulat cu privire la diferite evenimente. De exemplu, dacă un abonat al blogului se înscrie la un webinar pe care îl găzduiești, trebuie să te asiguri că a trecut la etapa Lead de la Abonat.

Pentru aceasta, puteți crea un flux de lucru HubSpot simplu:

• Accesați Automatizare > Fluxuri de lucru în HubSpot CRM din meniul de navigare.
• Faceți clic pe butonul Creare flux de lucru și selectați De la zero.
• Selectați flux de lucru bazat pe contacte și necompletat și faceți clic pe Următorul .
• Faceți clic pe Configurare declanșatoare și selectați Proprietăți contact în tipul de filtru.
• Apoi căutați și selectați etapa Ciclului de viață și adăugați declanșatorul în consecință.

Finalizați fluxul de lucru în funcție de nevoile dvs. și testați-l dacă funcționează bine.

8. Examinați și editați formularele HubSpot

Timp necesar: 1 oră

Verificați HubSpot CRM pentru formulare inutile sau neutilizate. Puteți căuta formularele care nu primesc nicio trimitere sau care nu sunt utilizate pe niciuna dintre paginile site-ului dvs. Odată ce le găsiți, eliminați-le.

Iată pașii pentru aceasta:

• Accesați Marketing > Formulare din HubSpot CRM.
• Căutați formularele în funcție de data ultimei modificări, rata de trimitere și criteriile Apărut pe pagini.
• Dacă există anumite formulare cu rate scăzute de trimitere, sunt învechite sau nu apar pe pagini, editați-le sau ștergeți-le.

După acest pas crucial în procesul de curățare a datelor HubSpot, puteți trece la următorul pas de ștergere a listelor.

9. Ștergeți listele HubSpot inutile

Timp necesar: 1 oră

La fel ca și formularele, trebuie să vă revizuiți și listele HubSpot. Și dacă există liste în HubSpot CRM, le puteți elimina.

• Accesați contul HubSpot și navigați la Contacte > Liste .
• Veți vedea lista tuturor listelor și veți verifica dacă sunt folosite undeva și dacă aveți unele înregistrări sau nu.
• Dacă găsiți vreuna dintre listele nefolosite sau inactive, eliminați-le.

10. Folosiți integrările HubSpot pentru ușurință

Timp necesar: 2 ore

Nu doar manual, puteți face curățarea datelor HubSpot CRM pe pilot automat cu unele instrumente.

Pentru aceasta, aș recomanda câteva instrumente precum:

• Insycle: vă ajută cu gestionarea datelor, cum ar fi deduplicarea, standardizarea și multe altele.
• Neverbounce: bun pentru curățarea listelor și verificarea e-mailului.
• Leadspace: vă ajută să mențineți acuratețea și relevanța datelor clienților.
• HubSpot Operations Hub: Vine cu funcții de curățare automată.

Dacă colectați cantități mari de date, aceste instrumente devin o necesitate pentru dvs.

11. Repetați cu un program

Curățarea datelor HubSpot CRM nu este doar o sarcină unică. Este o lucrare recurentă pe care trebuie să o efectuați la intervale stabilite.

Potrivit rapoartelor, 70% din datele CRM se deteriorează în fiecare an. Aceasta înseamnă că trebuie să-l auditați și să îl curățați și anual.

Așadar, v-aș recomanda să efectuați un audit HubSpot la fiecare 3 luni și curățarea datelor HubSpot la fiecare 3-6 luni.

De ce trebuie să curățați HubSpot CRM?

Nu aș discuta despre beneficiile curățării datelor HubSpot CRM. În schimb, voi împărtăși doar câteva dintre riscurile și demeritele cu care vă veți confrunta dacă nu le curățați.

• Mai puține oferte de închidere

Știți că veți rămâne cu un HubSpot CRM învechit dacă nu îl curățați în mod regulat. Și informațiile învechite despre utilizatorii dvs. nu vă vor ajuta niciodată să-i convertiți.

Prin urmare, trebuie să efectuați curățarea datelor HubSpot la intervale regulate pentru a vă asigura că încheiați mai multe oferte.

• Personalizare inexactă

Datele inexacte duc la personalizare incorectă.

Statistic vorbind, 74% dintre clienți se simt frustrați dacă conținutul unui site web nu este personalizat.

Prin urmare, dacă nu curățați HubSpot CRM, vă va împiedica să personalizați conținutul. Ca urmare, veți începe să pierdeți oportunitățile de conversie, precum și acele randamente în creștere.

• Scurgeri de venituri

Datele proaste au ca rezultat o pierdere de 15 milioane USD în fiecare an pentru mărci.

Prin urmare, fără curățarea datelor HubSpot CRM, este posibil să începeți să pierdeți venituri. Și aceasta ar începe să vă crească costurile financiare ca daune colaterale.

• Scăderea productivității

Un CRM neîngrijit, plin cu date proaste, lasă reprezentanții tăi cu informații greșite la dispoziție. Și din moment ce nu puteți efectua conversii cu date greșite, reprezentanții dvs. își vor pierde eforturile și timpul.

Acest lucru va duce la o scădere a productivității dvs. Astfel, curățarea datelor HubSpot CRM devine mai crucială pentru marca dvs.

• Clienți iritați

Datele proaste nu numai că vă dăunează afacerii, dar afectează și cealaltă parte a monedei, clienții. Dacă vă vizați clienții cu date greșite, clienții dvs. se vor simți și iritați.

Acest lucru lasă o pătură în reputația mărcii dvs., deoarece clienții dvs. încep să creadă că nu îi cunoașteți în mod corespunzător.

• Perspective inexacte

Dacă stocați date proaste, veți urmări datele proaste.

Și dacă urmăriți date proaste, veți obține informații greșite și veți judeca greșit scenariul. Acest lucru va duce la luarea unor decizii proaste, iar deciziile proaste nu vă vor aduce rezultatele corecte.

Acest lucru face ca curățarea datelor HubSpot să fie mai importantă pentru dvs.

Este randul tau…

Asta a fost totul despre curățarea datelor HubSpot CRM.

Ar putea părea un proces banal și care consumă timp, dar este destul de important pentru afacerea dvs. și poate fi realizat într-o singură zi.

Acum nu este ceva complicat și se poate face cu anumite cunoștințe despre platformă. Dar multe dintre mărci încă evită să o facă singure.

Și pentru astfel de mărci, ne asumăm responsabilitatea curățării lor HubSpot CRM și optimizarea acestuia pentru o productivitate maximă.

Deci, dacă doriți ca mâinile experților să vă curățeze HubSpot CRM, puteți vorbi cu noi oricând.