Un truco de productividad para ayudarlo a abordar su lista de tareas pendientes de marketing de contenido

Nadie tiene la bendición de simplemente sentarse e inmediatamente publicar una publicación de blog o un guión para un video explicativo. La creación de contenido requiere tiempo, esfuerzo y organización, sin mencionar la energía mental involucrada.

Habiendo estado allí y hecho eso, puedo decir que lo he intentado todo.

Probé la técnica Pomodoro, el diario de viñetas y, en algún momento, incluso usé una pizarra para hacer un seguimiento de mis tareas.

He usado Trello, Monday y Notion y probé versiones DIY de estas herramientas.

La cuestión es que todavía no podía marcar todo en mi lista de tareas pendientes sin olvidar algo o repasar la línea de tiempo.

Eso fue hasta que me topé con un truco de productividad que lo cambió todo.

Yo lo llamo la Matriz de Eisenhower.

Puede usar este sistema para mantenerse al tanto de las tareas, delegar tareas, programar su tiempo, hacer un seguimiento de las tareas y planificar el futuro, todo de una sola vez.

Es rápido, es simple y no requiere herramientas sofisticadas.

¿Listo para intentarlo? Empecemos.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Es una técnica de productividad desarrollada por primera vez por el presidente Dwight Eisenhower, el 34º presidente de los Estados Unidos.

Este sistema ayuda a priorizar las tareas según la urgencia y la importancia.

Las tareas urgentes no son importantes; las tareas importantes no son urgentes.

Eisenhower Matrix lo ayuda a distinguir entre los dos y planificar su tiempo en consecuencia.

Se compone de cuatro cuadrantes: Urgente e importante, No urgente e importante, Urgente y no importante, y No urgente y no importante.

Puede comenzar dibujando un eje X e Y en una hoja de papel para crear cuatro cuadrantes, como se muestra en la imagen a continuación.

Coloque el eje x sobre el eje y de modo que formen una letra L invertida.

Una vez que se establece la matriz, trace sus tareas en el cuadrante apropiado.

El eje Y cubre el grado de importancia, con "no importante" en la parte inferior e "importante" en la parte superior.

El eje X cubre la urgencia, con "urgente" en el lado izquierdo y "no urgente" en el extremo derecho.

Cada cuadro tiene una etiqueta que sirve como señal para acciones específicas:

• Si la tarea es urgente e importante (cuadrante uno), debe comenzar a trabajar en ella de inmediato.
• Si la tarea no es urgente e importante (cuadrante dos), debe decidir cuándo realizarla. Programe tiempo para trabajar en él antes de que alguien lo llene como una tarea urgente.
• Si la tarea es urgente pero “no importante” (cuadrante tres), debe delegarla en otra persona.
• Y por último, si la tarea no es urgente o importante (cuatro cuadrante), debes olvidarla. Puede eliminarlo o archivarlo.

Si bien puede usar la Matriz de Eisenhower para planificar el día, puede crear una matriz para su equipo o para todo un mes o un año.

Una vez que lo domine, puede priorizar tareas y planificar su tiempo de manera efectiva.

Beneficios de usar una matriz de Eisenhower para mejorar la productividad

Entonces, ¿cómo ayuda Eisenhower Matrix con la creación de contenido?

• Puede dividir tareas complejas en partes más pequeñas y fáciles de administrar.
• Puede dividir tareas complejas en partes más pequeñas y fáciles de administrar. Puede priorizar las tareas y centrarse primero en las más importantes.
• Le permite categorizar y clasificar tareas. Puede establecer fechas límite y realizar un seguimiento del progreso para evitar perder una tarea importante o una fecha límite.
• Ayuda a reducir el estrés y la ansiedad al crear una estructura de tareas organizada.
• Puede delegar tareas y liberar tiempo para otras tareas.
• Y puede planificar y realizar cambios en la matriz según sea necesario. Eisenhower Matrix es una gran herramienta para los creadores de contenido porque los ayuda a mantenerse organizados y enfocados.

¿Cuándo debe usarlo?

Puede utilizar la Matriz de Eisenhower para cualquier tarea. Ya sea que cree contenido, planifique una campaña de marketing u organice su tiempo, la matriz lo ayuda a priorizar y concentrarse en tareas importantes.

Aquí hay algunos escenarios en los que puede ser útil:

• Cuando tienes varias tareas y no sabes por dónde empezar.
• Cuando necesite establecer prioridades y plazos para las tareas.
• Cuando tienes demasiadas ideas pero no sabes cuáles seguir primero.
• Cuando te sientes abrumado y necesitas dar un paso atrás.
• Mejorar y mejorar la armonía entre los miembros del equipo.
• Para una mejor gestión y planificación del tiempo.
• Cuando desee crear una estructura de tareas organizada

¿Cuáles son los 4 niveles de priorización de tareas?

Los cuatro niveles de priorización de tareas son:

Nivel 1 – Tareas Críticas (Importante y Urgente)

Estas tareas se consideran urgentes y urgentes. Si está trabajando con un equipo, se supone que el equipo debe detener todo lo demás que está haciendo y concentrarse primero en estas tareas. Estas tareas representan un riesgo para el negocio si no se completan de inmediato.

Nivel 2: tareas de alta prioridad (importantes pero no urgentes)

Estas tareas son importantes pero no urgentes. Estas tareas deben programarse lo antes posible y completarse a tiempo, pero no presentan el mismo riesgo que las tareas de nivel 1. Sin embargo, deben hacerlo dentro de una semana más o menos.

Nivel 3 – Tareas Neutrales (No Importantes pero Urgentes)

Estas tareas no son tan importantes, pero aún deben completarse. Estas tareas pueden esperar unos días, pero aún deben realizarse eventualmente.

Lo mejor es delegar estas tareas a otros o subcontratarlas. Por ejemplo, digamos que necesita renovar su sitio web, pero la tarea no es tan importante como otras tareas. Puede delegar esta tarea a un desarrollador web o subcontratarla.

Nivel 4 – Tareas No Esenciales (No Importantes y No Urgentes)

Estas tareas no son importantes y pueden esperar algunos días o semanas. Puede eliminar o archivar estas tareas, ya que no son necesarias.

Por ejemplo, si tiene una idea para una publicación de blog que no es urgente (nivel 4 cuatro), puede priorizar otras tareas primero y volver a esta publicación de blog más tarde cuando no tenga nada más que hacer.

Ahora que conoce los conceptos básicos de Eisenhower Matrix, es hora de organizarse y abordar su lista de tareas pendientes de marketing de contenido.

¿Cómo prioriza las tareas?

Entonces, ¿cómo priorizas las tareas?

Listado de todas sus tareas:

El primer paso es hacer una lista de todas sus tareas. Eso podría incluir tareas como crear contenido, grabar videos, optimizar publicaciones de blog y más.

Puede crear una hoja de cálculo o una tabla o utilizar una herramienta más sofisticada como KanbanFlow.

O puede hacer una lista con lápiz y papel.

Identifique el peso y los criterios de cada tarea:

A continuación, identifique el peso y los criterios de cada tarea. La idea es comparar la relación entre entrada y salida de cada tarea. Esto lo ayudará a determinar qué tareas son más gratificantes y deben priorizarse. Por ejemplo, la creación de nuevas piezas de contenido puede llevar más tiempo que la optimización de una publicación de blog, pero puede tener un mayor valor en términos de rendimiento.

Determine el nivel de urgencia:

Una vez que haya identificado el peso y los criterios de cada tarea, el siguiente paso es determinar el nivel de urgencia de cada tarea. ¿Algunas tareas deben realizarse de inmediato? ¿Algunas tareas pueden esperar unos días o incluso semanas? Eso lo ayudará a decidir qué tareas deben incluirse en qué niveles de la Matriz de Eisenhower.

Haga un plan y establezca plazos:

Ahora es el momento de planificar y establecer plazos para cada tarea. Determine cuánto tiempo necesita para cada tarea y luego establezca una fecha límite para completarlas. Asegúrese de agregar un búfer de tiempo en caso de que surja algo inesperado.

Analice la matriz completa:

Una vez que haya completado la matriz, es hora de analizar sus tareas. Debe revisar cada tarea y asegurarse de que tenga el nivel de urgencia adecuado. Si una tarea debe tener un nivel de urgencia más alto, muévala hacia arriba en la lista y ajuste las otras tareas en consecuencia.

Cómo crear una matriz de Eisenhower en la herramienta para tomar notas de Microsoft, OneNote

Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo crear una matriz de Eisenhower en OneNote:

Paso n.º 1: configure el eje

Puede etiquetar la página como "Matriz de Eisenhower".

Luego, etiquete su eje x como "Urgente" y "no urgente". Asegúrese de dejar suficiente espacio entre las dos palabras.

Luego etiquete su eje y como "Importante" y "no importante". Nuevamente, deje suficiente espacio entre las dos palabras para agregar sus tareas.

La pantalla resultante debería ser algo como esto:

Consejo profesional: use la fuente de estilo Titular para las etiquetas de los ejes para que se destaquen y sean más legibles.

Paso #2: Etiquete los Cuadrantes

Identifique los cuadrados etiquetando cada uno de los cuatro cuadrantes. Etiquete el cuadrante superior izquierdo como "Hacer", el inferior izquierdo como "Delegado", el superior derecho como "Programar" y el inferior derecho como "Eliminar".

Debajo de cada cuadrante, haga clic y mueva el cursor a la función "tareas pendientes" (el icono con una marca de verificación roja dentro de un cuadrado) antes del encabezado. Haga clic en el icono de "hacer".

Debería verse algo como esto:

Consejo profesional: use la fuente de estilo "título 2" para las etiquetas de los cuadrantes para que sean más legibles.

Paso 3: Agrega tus tareas

Ahora es el momento de agregar sus tareas.

Anote todas las tareas en el cuadrante apropiado.

Por ejemplo, puede escribir "Publicación de blog sobre marketing de contenidos" en el cuadrante "Hacer".

Con cada nueva tarea que agregue, haga clic en la función "hacer" para agregar una casilla de verificación y marcarla como completada cuando se complete.

Consejo profesional: use una fuente de estilo de "cuerpo" para las etiquetas de tareas para que sean más legibles.

Puede extraer estas tareas de notas adhesivas, blocs de notas, recortes de papel, notas telefónicas, listas, correos electrónicos y más.

Paso 4: mueva sus tareas a los cuadrantes apropiados

Mientras trabaja en las tareas, muévalas a diferentes cuadrantes. Por ejemplo, mueva una tarea al cuadrante "Hacer" si es urgente e importante.

Si una tarea no es urgente sino importante, muévala al cuadrante "Programar".

Una vez que mueva una tarea, márquela de su lista; de esa manera, sabrá qué tareas se han completado y cuáles aún están pendientes.

La idea es priorizar las tareas en el primer cuadrante y trabajar en los otros cuadrantes.

Si no puede completar una tarea en el "DO" hoy, muévala a otro cuadrante.

El primer paso es ponerlo en el cuadrante "decidir" y programarlo para una fecha posterior.

Y continúe monitoreando su progreso y ajuste los plazos en consecuencia.

Paso 5: Actúe

La parte más hermosa de usar OneNote para crear una matriz de Eisenhower es la capacidad de agregar etiquetas a sus tareas.

Puede hacer clic derecho en una tarea y asignarle una etiqueta. Sus opciones incluyen etiquetar una tarea como "importante", "recordar para más adelante", "definición" o "pregunta".

Marcar una tarea como "importante" agregará una estrella dorada junto a la casilla de verificación. Este es un recordatorio de que es una tarea importante que debe hacerse primero.

Consejo profesional: use códigos de colores para distinguir proyectos o temas coherentes, como colegas, proyectos o tareas.

Paso 6: Establezca sus reglas y sígalas

A medida que construye su matriz, recuerde que es importante establecer y seguir las reglas.

Para mantener su matriz manejable, aquí hay algunas reglas simples que puede seguir:

Mantenga todas las tareas en una sola página

El uso de varias páginas para sus tareas puede resultar confuso y consumir mucho tiempo. Mantenga todas las tareas en una sola página, para que sea visible y fácil de administrar.

Si su lista de tareas es demasiado larga y algunas se deslizan fuera de la página o la pantalla, entonces tal vez debería considerar revisarlas y volver a priorizarlas.

Vea si puede delegar, eliminar o programar cualquier tarea en su lista.

Sé lo que estás pensando: "¿y si hay que hacer todas las tareas?"

Bueno, es por eso que debes priorizar tus tareas y concentrarte primero en las más importantes. Recuerde, solo puede hacer mucho en un día.

Limite sus prioridades a tres tareas al día

No te sobrecargues. Mantenga sus prioridades al mínimo y concéntrese en completarlas una a la vez.

Intentar hacer demasiadas cosas a la vez puede causar confusión y frustración.

Mantenga su lista de tareas enfocada y sencilla para ser productivo sin sentirse abrumado.

Colocar tareas en el cuadrante "Hacer" no significa necesariamente que todas deban completarse hoy. Simplemente significa que las tareas en este cuadrante deben tener prioridad al programar su día.

Si tiene una tarea urgente e importante que debe completarse hoy, mueva todo lo demás a los cuadrantes "Decidir" y "Delegar". Asegúrate de que todos sepan que no estás disponible hasta que termines la tarea en cuestión.

También ayuda bloquear el calendario del día para que no se puedan agregar reuniones o llamadas.

Mover tareas delegadas a una página separada

Una vez que delegue una tarea, no olvide moverla del cuadrante "Delegar" a una página separada. Eso debería ayudar a mantener la matriz organizada y enfocada.

Al crear una página separada para las tareas delegadas, puede monitorear fácilmente su progreso y asegurarse de que se completen a tiempo.

Hazlo tuyo

Ahora que sabe cómo crear una matriz de Eisenhower en OneNote, personalícela para que sea suya.

Puede agregar códigos de color, etiquetas, plazos, imágenes, cualquier cosa que lo ayude a administrar y priorizar mejor las tareas.

Crear una página de victorias

¿Quieres seguir tu progreso? Cree una página de victorias y enumere cada tarea que complete.

Cada tarea completada debe moverse a la página de victorias. Eso le dará una sensación de satisfacción y logro, haciendo que trabajar con la matriz sea más divertido.

Además, tendrá una lista de éxitos para reflexionar cada vez que sienta que no ha sido lo suficientemente productivo.

Además, cuando está vacío, puede actuar como un recordatorio para retomar el rumbo y terminar lo que comenzó.

Tome descansos para mantenerse motivado

No olvides tomar un descanso de vez en cuando. Tomar descansos le permite mantenerse enfocado y motivado mientras aborda sus tareas de marketing de contenido.

Salga a caminar, tome una taza de café, tome una siesta o siéntese y piense en lo que ha hecho.

Estos breves descansos pueden ayudar a revitalizar su mente y empujarlo a terminar sus tareas.

Problemas con la matriz de Eisenhower

La idea central detrás de la matriz de Eisenhower es priorizar las tareas en función de la urgencia y la importancia.

Sin embargo, este enfoque tiene sus limitaciones.

Echemos un vistazo a algunos de ellos:

#1.No tiene en cuenta el contexto.

La Matriz de Eisenhower no considera el contexto o el entorno en el que se están realizando las tareas.

Por ejemplo, no considera el impacto de los plazos u otros factores externos que pueden influir en la tarea en cuestión.

#2.Sin alineación en los criterios

Las personas a menudo pueden tener diferentes criterios al decidir qué tareas deben priorizarse.

Por lo tanto, la Matriz de Eisenhower no puede garantizar que todos estén de acuerdo sobre qué tareas deben tener prioridad.

Recuerde, el cliente debe estar en el centro de todas las decisiones. Pero también ayuda considerar los recursos disponibles, el cronograma y otros factores para tomar una decisión informada.

#3.No enfocado en el futuro

La Matriz de Eisenhower está diseñada para ayudar a administrar las tareas que deben completarse ahora, pero no es eficaz para ayudarlo a planificar el futuro.

Si bien puede usar la matriz para planificar sus tareas, no le brinda una visión precisa del futuro.

Para comprender lo que se avecina, también debe considerar otros factores, como las tendencias, los comentarios de los clientes y la competencia.

#4.Sin Proceso para Establecer Pesos

La Matriz de Eisenhower también carece de un proceso para establecer los pesos de las tareas.

Decidir a qué tareas se les debe dar más prioridad que a otras puede ser difícil y requiere una cuidadosa consideración.

5. Sin sistema para monitorear el progreso

La matriz de Eisenhower no proporciona un sistema de seguimiento.

Solo se puede usar para priorizar tareas, pero no proporciona una forma de medir la finalización y el rendimiento.

En general, Eisenhower Matrix sigue siendo una excelente herramienta para administrar sus tareas, pero tiene algunas limitaciones.

Alternativas a la matriz de Eisenhower

Si la matriz de Eisenhower no es lo tuyo, hay otras formas de gestionar tus tareas de marketing de contenidos.

Aquí hay otras cinco alternativas que puede usar para mantenerse productivo:

#1.El método Kanban

El método Kanban es una representación visual de tareas, con columnas para "Por hacer", "En progreso" y "Terminado".

La idea es mover las tareas de la columna "Por hacer" a la columna "En progreso" y, finalmente, a la columna "Listo".

Tenga en cuenta que cada columna solo debe tener un número limitado de tareas. Eso debería ayudar a garantizar que no se esté sobrecargando y lo alienta a concentrarse en una tarea a la vez.

#2.La Técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo que divide las tareas en intervalos de 25 minutos, seguidos de un descanso de cinco minutos.

Hay muchas aplicaciones de Pomodoro disponibles de forma gratuita que pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de sus intervalos y descansos.

#3.El método de análisis de Pareto

El análisis de Pareto es una forma de priorizar tareas por importancia.

Se basa en la regla 80/20, que establece que el 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados.

Con este método, la idea es concentrar su energía en las tareas que probablemente producirán el mayor impacto cuando se implementen.

#4.El método Ivy Lee

El método Ivy Lee es un sistema simple de administración de tareas en el que enumera las seis tareas más importantes del día y luego las prioriza de la más a la menos importante.

Una vez que haya terminado con la primera tarea, pasa a la segunda, y así sucesivamente.

#5.El diagrama de Ishikawa

El diagrama de Ishikawa es una técnica eficaz de resolución de problemas que le ayuda a identificar la causa raíz de un problema.

A menudo se usa en las industrias de fabricación y desarrollo de productos, pero también se puede aplicar al marketing de contenido.

Sirve para identificar las posibles causas de la interrupción de los procesos y flujos de trabajo, ayudándole a administrar mejor y priorizar las tareas.

Además de identificar las causas y efectos de un problema, el diagrama de Ishikawa puede ayudarte a crear mejor contenido.

Algunas palabras finales

Entonces, si desea abordar sus tareas de marketing de contenido como un profesional, use Eisenhower Matrix para obtener la máxima productividad y eficiencia.